El Método Continental, expuesto por Luca Paccioli en el siglo XV, implica el registro de todas las operaciones en un libro denominado Diario General, también conocido como Libro Diario o Libro de Primera Anotación. Este libro captura por primera vez las transacciones de una entidad.
Después del desarrollo en el Libro diario, se afecta ahora el Libro mayor utilizando su representación más simple: los Esquemas de mayor. Conviene recordar que toda operación realizada por una entidad se registra en primer lugar en el Libro diario, y después se pasan a las cuentas del Mayor cada uno de los cargos y abonos asentados en aquél.
El Libro Diario debe presentarse debidamente encuadernado, empastado y foliado. Los registros se pueden efectuar de manera manual, mecánica o electrónica, según sea el procedimiento de registro que se tenga implantando. Si el contribuyente adopta los procedimientos de registro mecánico o electrónico, las fojas (hojas) que se destinen a formar los libros Diarios y/o Mayor deben ser encuadernadas, empastadas y foliadas consecutivamente. Para que ello sea posible, cada foja debe contener sólo asientos completos, es decir, no dejar inconcluso el registro de alguna operación, sino que se la debe completar en la página siguiente. Las cantidades obtenidas, tales como la suma de cargos y abonos de cada página de este libro, deben ser trasladadas a la foja siguiente, la cual las contemplará en el primer renglón en el que se debe anotar la leyenda "de la página anterior", u otra similar y luego proseguir con los asientos que se sucedan.
Procedimiento del Diario Continental
El procedimiento consiste en registrar en un libro denominado diario general, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando; pasar dicho asientos diariamente, uno a uno, tanto a los mayores auxiliares como al libro Mayor, y obtener de este ultimo los datos para hacer en el libro de inventarios y balances, los estados financieros, o sea; el balance general y el estado de perdidas y ganancias.
Este procedimiento lo emplean únicamente aquellos negocios en que el volumen de operaciones que efectúan no es muy grande, o en aquellos en que, por razones económicas, les es imposible establecer uno o más costoso.
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Desventajas del Diario Continental
El procedimiento de registro de Diario Continental tiene varias desventajas:
- No es posible registrar, oportunamente, en el libro Diario, un crecido volumen de operaciones; puesto que estas deben ser anotadas por una sola persona, ya que no es factible que entre dos o mas las puedan asentar, simultáneamente en un mismo libro.
- En el diario por tratarse de un libro encuadernado, el registro de las operaciones se debe hacer en forma manuscrita.
- Los asientos del diario deben ser pasados diariamente, uno a uno al libro mayor, indicando fechas contra cuentas, folios y cantidades, lo cual hace que sea necesariamente lento el registro.
- El pase a las subcuentas de los mayores auxiliares se debe hacer tomando los datos del libro diario, labor que para llevarse acabo, obliga a interrumpir el registro de operaciones en el libro diario; y esto es a causa de su retraso.
Nuevos Procedimientos de Registro
Las desventajas del procedimiento de registro de diario continental; obligaron a buscar nuevos procedimientos para registrar eficaz y oportunamente las operaciones efectuadas. Y así, los que ahora están en su uso tienen dicha finalidad, la cual se logro mediante el ahorro de tiempo y la división del trabajo.
Ahorro de Tiempo
El ahorro de tiempo se obtuvo aumentando una serie de columnas para valores en el Diario Continental.
División del Trabajo
La división del trabajo se logro dividiendo el diario continental en varios Diarios, o también registrando las operaciones en hojas sueltas llamadas pólizas, en lugar de hacerlo, en ambos casos en el Diario Continental.
Aumento de una Serie de Columnas en el Diario Continental
Al aumentar una serie de columnas en el Diario Continental se obtiene ahorro de tiempo, porque con ello se evita pasar diariamente uno a uno, los asientos del Diario al libro Mayor ya que en dichas columnas se van acumulando los cargos y abonos de las cuentas que tienen movimiento por las operaciones que se han verificado, y solamente al terminar el ejercicio, por las sumas de los cargos y abonos de cada cuenta, se hace un solo pase al libro Mayor.
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El pasar esporádicamente, un solo asiento al Mayor, que comprende todas las operaciones efectuadas durante el ejercicio, en lugar de hacer diariamente tantos pases como asientos se hayan hecho en el Diario Continental, produce un considerable ahorro de tiempo, y se puede disponer del necesario para que el registro de las operaciones sea mas oportuno.
División del Diario Continental en Varios Días
Al dividir el Diario Continental en varios Diarios se puede también dividir el trabajo, por que una vez clasificadas las operaciones en grupos de la misma naturaleza, por ejemplo, operaciones de caja, de ventas, de compras, etc., se distribuyen entre dos o mas personas para que las registren en el diario destinado a ellas.
La división del diario permite asimismo la división del trabajo con lo que se logra que el registro de las operaciones sea mas rápido y, en consecuencia, mas oportuno, pues entre varias personas lo pueden hacer simultáneamente sin que haya inferencia; lo cual no se puede efectuar cuando el registro de las operaciones se hace en el diario continental, ya que en él los asientos deben ser hechos por una sola persona.
Registro de Operaciones de Hojas Sueltas
Al registrar las operaciones en hojas sueltas también se puede dividir el trabajo, por que una vez clasificadas las operaciones por grupos de las misma naturaleza, se reparten entre varias personas para que las registren en las pólizas u hojas sueltas destinadas a ellas.
Al hacer los asientos en hojas sueltas, se consigue que el registro de las operaciones sea mas rápido, y por lo tanto, mas oportuno. Debido a la división del trabajo pues entre las personas lo pueden hacer al mismo tiempo, sin que haya inferencia; lo cual no se puede efectuar cuando el registro de las operaciones se hace en el diario continental, ya que en el las anotaciones deben ser hechas por una persona.
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Evolución del Diario Continental
De acuerdo con lo expuesto antes , la evolución del diario continental la origino tanto el ahorro de tiempo como la división del trabajo; objetivo que se logro aumentándole columnas, dividiéndolo en varios diarios o registrando las operaciones en hojas sueltas.
Los procedimientos del registro de operaciones que hasta la fecha se han puesto teniendo por base la evolución o transformaron del diario continental por el aumento de columnas, por su división en varios diarios o por registrar las operaciones en hojas sueltas son los siguientes:
- procedimiento del Diario Mayo Único.
- procedimiento del Diario Columnar.
- procedimiento de Diario y Caja.
- procedimiento Centralizador.
- procedimiento de Pólizas.
- procedimiento de Cuentas por Cobrar.
- procedimiento de Cuentas por Pagar.
- procedimiento de Volantes o Fichas.
- procedimientos Combinados.
Diario Columnar
El Diario Columnar, llamado también Tabular, y que más bien debiera llamarse columnario, es el resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario Continental por aumento de múltiples columnas de valores.
Rayado del diario tabular con concepto en el lado izquierdo
El rayado de este libro es muy semejante al Diario Mayor único; por lo regular, consta de diez a doce columnas de valores, además de las de fecha, número de partida, concepto, subcuenta, número de la subcuenta y parcial.
El empleo de las columnas que constituyen el rayado del Diario tabular es el siguiente:
- Fecha. Para el mes y día en que se efectuó la operación.
- Numero de partida. Para el número que le corresponde a la operación en el momento de registrar el número debe ser progresivo.
- Concepto. Para anotar principalmente el nombre y número del documento que ampara la operación y además todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormente para cualquier aclaración; se pueden emplear varios renglones, si fuere necesario, pero no hay que olvidar que la redacción debe ser clara y concisa.
- Subcuenta. Para anotar el nombre de la subcuenta de las cuentas colectivas que se afecten. En la columna marcada se debe anotar el número de la subcuenta, o simplemente la contraseña, lo cual indica que ya se hizo el pase al Mayor auxiliar en la subcuenta correspondiente.
- Columnas especiales. De las cuales se destinan dos para cada una de las cuentas que tienen movimiento constante de cargo y abono; en cambio, a cuentas que únicamente tienen movimiento constante de cargo y rara vez de abono, se les asigna una sola columna para asentar cargos; los abonos, si los hubiera, se escribirían en el espacio denominado varias cuentas; lo mismo se aplica a cuentas que solamente tienen movimientos frecuentes de abono y esporádicamente de cargo.
- Columnas de varias cuentas. En estas columnas se anotan los cargos y abonos de las cuentas que tienen poco movimiento; en la primera de ellas, de izquierda a derecha, se anotan los cargos; en la segunda, los abonos y en la tercera el nombre de las cuentas.
Forma de registrar las operaciones
Existen dos formas de registrar las operaciones en el Diario tabular; la primera, consiste en emplear tantos renglones como cuentas afecta la operación, o sea tal como se hace el registro en el Diario Continental; la segunda, consiste en suprimir en el espacio de concepto, los nombres de las cuentas afectadas, y tan solo emplear de él, para redactar cada operación, uno o varios renglones, si fuera necesario.
El hecho de suprimir, en el espacio de concepto, los nombres de las cuentas, no resta claridad al registro, ya que si se trata de saber las cuentas que afectó determinada operación, basta localizar las columnas en las cuales se hizo el cargo y el abono.
La segunda forma de registrar las operaciones en el Diario tabular tiene, en relación con la primera, las siguientes ventajas:
- Mayor rapidez en el registro de operaciones, debido a que no se anota el nombre de las cuentas afectadas.
- Las operaciones se registran en menos renglones, lo cual hace caber mayor número de asientos en la hoja del Diario tabular.
Pases del Diario tabular al Mayor
El Diario tabular evita que los asientos pasen diariamente, uno a uno, a las cuentas de Mayor; los asientos de éste pasan por concentración a las cuentas del Mayor.
Concentración
Es el asiento que, al terminar el ejercicio, pasa del Diario tabular a las cuentas del Mayor, y que comprende todos los asientos efectuados durante uno o varios días.
Período de concentración
El espacio de tiempo que se tome para concentrar los asientos del Diario tabular a las cuentas del Mayor, se llama período de concentración, el cual por lo regular es de un mes. El período de concentración que se escoja no debe alterarse durante todo el ejercicio; sólo podrá ampliarse o reducirse, según convenga, al iniciar un nuevo ejercicio. La concentración se forma con las sumas de los cargos y los abonos de las cuentas que tengan o no columnas especiales en el Diario tabular. Las sumas de los cargos y abonos de las cuentas que tengan columnas especiales se anotan después en el último asiento, y de los cargos y abonos de las que no las tengan se anotan al pie del espacio de varias cuentas, bajo el título de Resumen.
Resumen de varias cuentas
El resumen de varias cuentas se forma con el total de cargos y abonos que, durante el ejercicio, recibieron cada una de las cuentas que no alcanzaron columnas especiales en el Diario Tabular, o sea las que aparecen en el espacio de varias cuentas.
Antes de pasar a las cuentas del Mayor las sumas de los cargos y los abonos de las cuentas, o sea la concentración de los asientos del Diario tabular, es preciso comprobar lo siguiente:
- Que las sumas del resumen coincidan con las de los cargos y abonos de las columnas de varias cuentas.
- Que la suma de los movimientos deudores de todas las cuentas, incluyendo el de las que aparecen en el resumen de varias cuentas, coincida con la de los movimientos acreedores de todas las cuentas.
Constancia de haber pasado al mayor
Al irse pasando a las cuentas del Mayor la concentración de los cargos y abonos, se debe anotar en el Diario tabular, debajo de la suma de cada columna, el número de la página del libro Mayor adonde aquélla se haya pasado. Esta anotación, sirve de constancia de que se ha hecho dicha concentración en las que han quedado concentrados los cargos y abonos de las cuentas que han tenido movimiento en el Diario tabular.
Pases del Diario tabular a las subcuentas
Como en un principio se indicó, el pase a las subcuentas se hace tomando los datos directamente del Diario tabular; pues dichos pases no se hacen por concentración, sino cada vez que tengan movimiento de cargo o abono las cuentas colectivas. El objeto de pasar inmediatamente los cargos o abonos de las cuentas colectivas a las subcuentas respectivas es que en cualquier momento se pueda conocer, en forma ordenada y minuciosa, el movimiento y saldo de cada una de ellas.
Es preciso que el movimiento y saldo de las subcuentas se lleve al día, sobre todo los que corresponden a cuentas personales, debido a que con frecuencia se quieren para proporcionar informes, o para formular con ellos estados de cuenta.
Constancia de haber hecho el pase a las subcuentas
Después de haber hecho el pase a las subcuentas, como constancia de esto, es conveniente anotar en el Diario tabular, en la columna marcada, el número que tengan las subcuentas, o una simple contraseña.
Rayado del Diario tabular con concepto en el centro
El rayado de este Diario, por lo regular, consta de veinte o veinticuatro columnas, pues se emplean las dos páginas; las que quedan en el lado izquierdo, al abrir el libro, se destinan para cargos; las de la derecha, para abonos; la fecha, número de partida, concepto, subcuenta referencia y parcial, se anotan en el espacio que hay entre las columnas para cargos y abonos.
Empleo de columnas
Las columnas especiales de la página izquierda se emplean para las cuentas que tienen movimiento constante de cargo, y las de la derecha, para las de abono; las columnas de varias cuentas que se encuentran en la página izquierda se utilizan para las cuentas que tienen poco movimiento de cargo, y las de la derecha, para las de abono.
Forma de registrar las operaciones
El registro de las operaciones se puede hacer en cualquiera de las dos formas ya conocidas; sin embargo, es preferible que se haga de acuerdo con la segunda, por ser la más rápida y la que da cabida a mayor número de operaciones en cada hoja del Diario tabular.
Asiento de concentración
El asiento de concentración se forma con las sumas de los cargos y abonos de las cuentas que tengan o no columnas especiales en el Diario tabular. Las sumas de cargos y abonos de las cuentas que tengan columnas especiales se anotan después del último asiento; en el espacio de Varias cuentas, que está en la página izquierda, se anota el resumen de los cargos de las cuentas que no alcanzaron columnas especiales, y en el de la derecha, el de los abonos.
Antes de pasar a las cuentas del Mayor la concentración de cargos y abonos, es conveniente comprobar que la suma de movimientos deudores de todas las cuentas coincida con el de los movimientos acreedores.
El pase por concentración a las cuentas del Mayor y el pase constante a las subcuentas se deben hacer en la misma forma que el diario tabular, con concepto del lado izquierdo.
Ventajas del Diario tabular con concepto en el centro
El Diario tabular con concepto en el centro tiene, en relación con el Diario tabular con concepto en el lado izquierdo, las siguientes ventajas:
- Da cabida a mayor número de cuentas, debido a que se emplean las columnas de las dos hojas.
- Evita la equivocación de cargar, en vez de abonar, o viceversa, pues las columnas para cargos y abonos se encuentran separadas; error que se puede cometer cuando las columnas para cargos y abonos están en un mismo lado.
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