La auditoría administrativa es un proceso sistemático de evaluación que examina la eficiencia y eficacia de la gestión dentro de una organización. Se entiende por auditoría administrativa a una revisión completa de la estructura organizacional de una empresa u organización de cualquier tipo, así como de sus mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y materiales. Una Auditoría Administrativa es un análisis completó de la estructura organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control, operación, además de sus recursos humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión.
A diferencia de la auditoría financiera, su enfoque se centra en las estructuras, procedimientos, métodos y controles operativos. Su objetivo principal es diagnosticar el funcionamiento de las áreas administrativas para identificar áreas de oportunidad, fortalezas y debilidades. Mediante un análisis integral, proporciona a la dirección recomendaciones objetivas para optimizar el uso de los recursos, mejorar los procesos de toma de decisiones y fortalecer el cumplimiento de los objetivos institucionales.
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización. Dentro de las funciones de la administración de empresas, la Auditoría Administrativa permite observar en qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo que se evalúan las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control.
El término Auditoría Administrativa se empleó por primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos de James O. McKinsey, para analizar una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Este concepto ha permitido el surgimiento de ideas como la auto-auditoría y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la competitividad entre organizaciones y en la Teoría Administrativa.
Objetivos y Alcance de la Auditoría Administrativa
Los objetivos principales de la auditoría administrativa se centran en evaluar y mejorar el desempeño organizacional. Esto implica verificar la eficacia con la que se logran las metas establecidas, la eficiencia en el uso de los recursos para alcanzar dichos resultados, y la economía en la adquisición y empleo de dichos recursos. Los objetivos centrales son evaluar la eficacia de los planes y programas, verificar el cumplimiento de políticas y normas, medir el rendimiento de la organización y asegurar el uso óptimo de los recursos.
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El alcance de una auditoría administrativa es amplio y puede abarcar desde la organización en su totalidad hasta un proceso específico. Se puede aplicar a cualquier área funcional de la organización. Comúnmente se auditan departamentos como Dirección General, Recursos Humanos, Finanzas, Producción, Ventas y Marketing, Compras y Logística.
Foco de la Evaluación
- Sentido de la evaluación: este tipo de auditorías no mide el potencial o la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, sino las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos responsables de coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.
- Pensar en términos administrativos: la atención de los auditores debe estar puesta en el aspecto administrativo de la empresa y no en otras áreas supeditadas a la gerencia administrativa. El foco de los auditores ha de estar puesto siempre en el aspecto administrativo de la empresa, y no en otras áreas supeditadas a la gerencia administrativa.
Importancia y Beneficios de la Auditoría Administrativa
La implementación de una auditoría administrativa reporta múltiples beneficios tangibles e intangibles para la organización. Las empresas suelen usar las Auditorías Administrativas como un apoyo a los miembros de la organización, en especial a los Directores y Gerentes, en el desempeño de sus funciones, por medio de análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Su importancia recae en que es un medio para evaluar la eficacia de los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de capital en el manejo administrativo. Para la consecución de los objetivos empresariales, los procesos empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos. Además, permite evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables.
Sin controles internos o sistemas de Auditorías Administrativas, una empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos. De esta forma, no se podría determinar cómo asignar sus recursos ni saber cuáles de sus segmentos o líneas de productos son rentables. Esto también apoya la prevención y detección de fraude. El resultado de la auditoría sirve para tomar las decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de tu empresa. En muchas ocasiones, es a través de las auditorías que los directores o altos gerentes de una empresa o institución eligen llevar a cabo importantes inversiones, cerrar plantas o incluso prescindir de personal. Todo ello con la intención de lograr una eficiencia administrativa y el buen funcionamiento administrativo que es una constante en la organización.
Áreas de Impacto
- Control
- Productividad
- Organización
- Servicio
- Calidad
- La toma de decisiones
Tipos de Auditoría Administrativa
Las Auditorías Administrativas pueden realizarse de diferentes maneras, adecuándose a las necesidades y el contexto de la organización.
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Según su Enfoque
- Analítica: Consiste en el estudio y comprensión de las políticas de actuación, los procesos, las dinámicas administrativas y directivas.
- Funcional: Se enfoca más en la puesta en operación y la administración de los puestos y mandos de responsabilidad. Toda auditoría administrativa busca dar con las deficiencias o debilidades de las diversas regiones de una empresa, para corregirlas o solventarlas.
Según su Origen
- Externa: Este tipo de auditoría es llevada a cabo por un contador público sin vínculos laborales con la empresa u organización y consiste en un examen crítico, sistemático y detallado de la unidad económica, por medio de técnicas determinadas y con el fin de obtener una opinión independiente de la operación del sistema económico, su control interno y, por último, dar sugerencias para mejorarlo. La relevancia de este tipo de auditoría radica en que con ella, los resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública, es decir, la información examinada tiene plena credibilidad de forma independiente a la propia empresa.
- Interna: Una auditoría interna se realiza por integrantes de la empresa, o sea, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que den como resultado una operación más eficiente y eficaz. Ya que se lleva a cabo por personal de la empresa, la imparcialidad e independencia en una auditoría interna no puede ser absoluta, pues el auditor no tiene la posibilidad de separarse por completo de la influencia de la administración de la organización, a la cual responde.
Conocer y saber cuándo aplicar las diferentes técnicas y métodos de auditoría es una función primordial del auditor ISO 9001 para ser efectivo en su labor y garantizar la mejora continua del sistema.
Metodología para Realizar una Auditoría Administrativa
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible, la metodología se ha dividido en las siguientes etapas:
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
A continuación, se describen las fases clave y sus actividades:
| Fase del Proceso | Actividades Clave | Resultado Esperado |
|---|---|---|
| Planeación | Definición del alcance, objetivos, recursos y cronograma. Recopilación preliminar de información. | Plan de auditoría y programa de trabajo formalizado. |
| Ejecución | Aplicación de técnicas de investigación (entrevistas, cuestionarios, observación, análisis documental). Pruebas de cumplimiento y sustantivas. | Evidencia suficiente y competente recopilada y analizada. |
| Informe | Elaboración del borrador con hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Discusión con la gerencia. |
1. Fase de Planeación
La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios. En esta fase se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda.
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Elementos Clave de la Planeación
- Objetivo: En esta etapa se define el propósito de la auditoría y se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
- Factores a revisar: Incluye los elementos específicos que forman parte del funcionamiento de la organización. El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
- Fuentes de Información: Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Las fuentes de información externas pueden ser organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad, así como organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
- Investigación Preliminar: El siguiente paso lógico es realizar un "reconocimiento" o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
- Determinar las necesidades específicas.
- Identificar los factores que requieren atención.
- Definir estrategias de acción.
- Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
- Especificar el perfil del auditor.
- Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
- Preparación del proyecto de auditoría: Esto incluye la elaboración de una propuesta técnica que detalle el tipo de auditoría, el alcance (áreas de aplicación), los antecedentes (auditorías y estudios previos), los objetivos (logros esperados), la estrategia (ruta fundamental), la justificación (demostración de la necesidad), las acciones (iniciativas para su ejecución), los recursos (humanos, materiales, tecnológicos), el costo (estimación financiera) y los resultados (beneficios esperados), así como información complementaria.
- Programa de trabajo: Documenta la identificación (nombre de la auditoría), responsable(s) (auditor a cargo), área(s) (universo bajo estudio), clave (número progresivo de actividades), actividades (pasos específicos), fases (orden secuencial), calendario (fechas), representación gráfica y reportes de avance (seguimiento y periodicidad).
- Diagnóstico preliminar: Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, incluyendo aspectos como la creación de la organización, cambios en su forma jurídica, conversión del objeto en estrategias, manejo de la delegación de facultades, modificaciones a la estructura organizacional, programación institucional, nivel de desarrollo tecnológico, desempeño registrado y logros alcanzados.
2. Fase de Instrumentación
Concluida la parte preparatoria, se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva. Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de Recolección de Información
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental: Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
- Observación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
- Acceso a redes de información.
- Entrevistas: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
- Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capítulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
- Cédulas: Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de Trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría. El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
Tipos de Evidencia
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Características de la Evidencia
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Supervisión
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de auditoría. Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar los siguientes criterios:
- Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
- Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las limitaciones para acceder a los sistemas de información. En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
3. Fase de Informe
Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados. Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, que motiven la acción correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
4. Fase de Seguimiento
Después de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente con las prioridades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y lineamientos generales para preparar la propuesta de implementación, es conveniente concentrarse en el seguimiento. El seguimiento implica constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones.