Este artículo proporciona información acerca de las facturas electrónicas que su organización puede enviar a la autoridad fiscal mexicana (SAT).
¿Qué es una Factura Electrónica (CFDI) en México?
Una factura electrónica es un recibo de impuestos digital aceptado legalmente que la organización envía a la autoridad fiscal mexicana (Servicio de Administración Tributaria [SAT]). Las empresas mexicanas deben tener la posibilidad de enviar facturas de forma electrónica como archivos de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
El método de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) genera facturas electrónicas en el formato que requiere SAT. La autoridad fiscal (Servicio de Administración Tributaria) anunció una versión 4.0 del sistema de comprobante fiscal digital por internet (CFDI). Tras la fecha de vencimiento, no se pueden emitir comprobantes en la versión 4.0.
El Desafío de las Facturas de Microsoft y la Deducción Fiscal en México
Adquirir una solución de software empresarial no debería ser complicado, pero cuando se trata de licencias como Microsoft 365 en México, muchas empresas se enfrentan a una realidad fiscal inesperada: compran directamente desde el sitio oficial de Microsoft y luego descubren que no pueden deducir el gasto en sus declaraciones fiscales.
Cuando una empresa compra licencias de Microsoft 365 directamente en el portal oficial, lo más común es que reciba una factura emitida desde el extranjero, generalmente desde Irlanda. «Muchas empresas, en su afán por simplificar procesos, optan por adquirir licenciamiento de Microsoft directamente a través del portal en línea de la compañía. Microsoft factura a nivel global desde sus entidades fiscales fuera de México. Esto significa que las operaciones de venta no están sujetas al marco legal del SAT.
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La pregunta común es: ¿Microsoft emite factura válida para deducir en México? La respuesta es No. Si compras directamente desde el portal oficial de Microsoft, recibirás una factura extranjera que no cumple con los requisitos fiscales del SAT.
La Solución: Adquirir Licencias a Través de un Partner Autorizado
La mejor forma -y la única legalmente segura- de adquirir licenciamiento Microsoft empresarial deducible en México es hacerlo a través de un Partner autorizado como Nextcore. Nextcore es un Microsoft Solutions Partner con amplia experiencia en soluciones de Microsoft, incluyendo Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 y licenciamiento perpetuo.
Para iniciar, el Paso 1 es Contactar a Nextcore. Puedes hacerlo directamente desde su sitio web o a través de sus canales oficiales. Muchos clientes que inicialmente buscaban solo resolver el tema de la factura, descubren con Nextcore una oportunidad real de transformación digital.
Proceso y Requisitos para la Emisión de CFDIs Válidos en México
Para la correcta emisión de CFDIs, es fundamental seguir una serie de configuraciones y procesos específicos.
Configuración Inicial y Requisitos
- Se requiere un identificador de registro de impuestos RFC o CURP para la organización y sus clientes.
- Durante el proceso de finalización de la compra, cuando llegue al paso 4. Pago y facturación, seleccione la casilla para ingresar un RFC. Es importante que agregue o modifique el RFC antes de realizar la compra. Puede agregar o modificar el RFC para que la información se refleje en futuras compras de Microsoft 365 para empresas.
- Antes de poder usar el método CFDI para generar facturas electrónicas, configure una conexión de servicio web a un PAC autorizado. Contrate un servicio web de PAC e identifique el servicio web PAC que usa. Busque los servicios PAC autorizados en el sitio web del SAT.
- Antes de poder usar Business Central para la facturación electrónica, debe obtener la certificación apropiada, el sello digital y números de control de las autoridades fiscales. Debe instalar el certificado en el equipo en el que genera los archivos de CFDI. Obtenga más información en Configurar la facturación electrónica.
- Puede utilizar diferentes certificados del SAT para las sucursales de la empresa. Además del certificado del SAT que especifique en la página Configuración de contabilidad, puede asignar certificados del SAT independientes a cada ubicación asociado con una sucursal de la empresa. Para los envíos de transferencia, el certificado se determina por el almacén de Transfer.
- Además, debe especificar los servicios web que utiliza para comunicarse con el PAC con el fin de obtener los sellos digitales correspondientes. También debe especificar información sobre su empresa y cada uno de sus clientes y proveedores.
- Habilite la configuración para enviar correo electrónico y defina la plantilla de correo electrónico que usa para transmitir archivos XML y PDF. Habilite a la configuración para emitir facturas electrónicas CFDI.
El Rol del PAC y la Generación de CFDI
Debe enviar las facturas electrónicas a un PAC, que es un proveedor de servicios autorizado designado por las autoridades fiscales de México (SAT). Tenga en cuenta que el SAT ha certificado a varios PAC en México, por lo que deberá obtener la información pertinente para comunicarse con el PAC que elija.
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Para el método CFDI, envíe un mensaje XML de Finance al PAC. El PAC valida cada factura, asigna un número de folio y luego incorpora el sello digital que proporcionan las autoridades fiscales de servicio. La integración con el servicio web PAC no forma parte de la localización mexicana. Como explica el documento de ámbito de localización mexicana, debe personalizar la integración con los servicios web PAC.
Dynamics 365 Finance ayuda a garantizar que las facturas electrónicas que genera su organización son seguras, confidenciales, auténticas y legalmente aceptables. También puede asegurarse de que los estándares internacionales se aplican a las facturas electrónicas.
Al generar un documento electrónico para solicitar un sello, Business Central crea un documento XML y lo envía al PAC para su procesamiento. El documento XML original incluye la misma información que el campo de cadena original que se muestra en el documento impreso. El PAC devuelve un documento XML que incluye la cadena original y, también, una sección para el sello digital. Técnicamente, el componente de Business Central para facturación electrónica se implementa en un ensamblado de biblioteca (Microsoft.Dynamics.NAV.MX.dll), que se incluye automáticamente con Business Central.
Una vez que registre una factura o una nota de crédito, podrá enviarla al cliente. Pero antes debe obtener el sello digital del PAC. Al enviar una factura o una nota de crédito electrónica al cliente, Business Central utiliza la dirección de correo electrónico que se ha especificado en la página Información de la empresa. El documento se envía a la dirección de correo electrónico que especificó en la página Ficha Cliente del cliente de facturación que consta en la factura o la nota de crédito. Los usuarios encargados de enviar las facturas electrónicas deben ser capaces de enviar correo a través del Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP).
Asegúrese de que los archivos PDF y XML cumplen con los requisitos del SAT. Envíe estos archivos a los clientes como datos adjuntos de correo electrónico. El archivo XML que genere debe basarse en la definición de esquema XML (XSD) que proporciona SAT.
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Asimismo, si desea imprimir los documentos, estos incluyen un código de barras de respuesta rápida (QR) y otra información identificatoria de la factura electrónica relacionada. Dicha información permite que un equipo informático pueda leer el documento impreso y proporciona un vínculo entre el documento electrónico y el documento impreso.
Información Obligatoria en el CFDI
Un CFDI debe incluir información crucial para su validez fiscal:
- El importe que ha retenido para el impuesto sobre la renta (ISR) y el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
- Nombre, número y fecha del documento aduanero que genera para los artículos importados.
- Número de registro de la propiedad si la transacción de la factura incluye servicios de leasing.
Cancelación de CFDIs
Quizá sea necesario revertir una transacción; por ejemplo, si debe cambiar el almacén de un envío por alguna razón.
Para cancelar un CFDI, si elige el código 01, también debe especificar el documento que sustituye el documento cancelado en el campo N.º doc. Seleccione Cancelar solicitud y confirme. De este modo, podrá enviar la solicitud de cancelación al servicio del PAC y recibirá el id.
Una vez que reciba una respuesta del servicio del PAC que confirme el envío correcto, el estado se actualiza a Cancelación en curso. A continuación, se toma el id. de cancelación que consta en la respuesta y se actualiza el documento. Si aparece un mensaje de error, el estado se actualiza a Error de cancelación. Los detalles del error se muestran en los campos Código de error y Descripción del error.
Las autoridades del SAT deben procesar y aprobar el documento que necesita cancelar. En ciertos casos, por ejemplo, cuando el sistema no puede procesar el documento correctamente debido a códigos de razón incorrectos o problemas de clasificación del SAT, puede forzar la cancelación de forma manual.
Gestión y Acceso a Facturas de Microsoft (Fuera del Contexto CFDI Deducible en México)
La factura se enviará a la dirección registrada de correo electrónico de la notificación de facturación 24 horas después de que se confirme la compra. Puede ver o descargar la factura o el extracto de facturación de su suscripción empresarial de Microsoft en el Centro de administración de Microsoft 365.
Debe ser al menos un administrador de facturación para realizar los pasos descritos en este artículo. Debe poder iniciar sesión en el Centro de administración de Microsoft 365. Seleccione una factura de la lista para ver los detalles en línea. Si no ve ninguna factura, cambie el intervalo de fechas o seleccione una cuenta de facturación diferente en el selector de vista Cuenta de facturación. Si necesita ayuda para interpretar los cargos que ve en la factura, averigüe qué tipo de cuenta de facturación tiene.
Los servicios de Microsoft 365 no proporcionan recibos de pago. Puede descargar su recibo fiscal en determinadas jurisdicciones desde la página Facturación > y pagos. Esta transacción es para nuevas compras.
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