La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de Internet del SAT. Es un elemento crucial para mejorar la eficiencia, cumplir con las normativas fiscales y garantizar la transparencia y precisión en la gestión financiera de las empresas.
En términos prácticos, consiste en el envío de archivos XML de las transacciones registradas en medios electrónicos a través del Buzón Tributario. Este esquema obliga a ciertos contribuyentes a enviar sus registros contables en formatos específicos, con el objetivo de facilitar la revisión por parte de la autoridad fiscal.
¿Quién está obligado a adoptar la contabilidad electrónica?
- Personas morales: Incluidas las personas morales con fines no lucrativos.
- Personas físicas: Con actividad empresarial, profesional o arrendamiento cuyos ingresos sean superiores a los 2 millones, siempre y cuando no utilicen la aplicación de "Mis Cuentas" del SAT.
Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de contabilidad electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica "Mis cuentas".
Archivos necesarios para la contabilidad electrónica
Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación. Los archivos requeridos son:
- Catálogo de cuentas: Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cada vez que sea modificado. Debe incluir el código agrupador del SAT.
- Balanza de comprobación: Se presenta mensualmente, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
- Información de pólizas y auxiliares: Solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
Características de la información
La información contable se integrará en archivos XML con el detalle de la contabilidad electrónica conforme a lo establecido en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Todos los archivos deben ser comprimidos en formato .ZIP para su envío.
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Nomenclatura oficial de archivos
Para que el sistema del SAT procese la información, los archivos deben nombrarse siguiendo la estructura oficial:
RFC + Ejercicio + Periodo + Clave + Extensión
Donde las claves identificativas son:
- CT: Catálogo de cuentas.
- BN: Balanzas de comprobación (información normal).
- BC: Balanzas de comprobación (información complementaria).
- PL: Pólizas del periodo.
- XC: Auxiliar de cuenta o subcuenta.
- XF: Auxiliar de folios.
Calendario y plazos de envío
El cumplimiento de los plazos es fundamental para evitar sanciones:
| Contribuyente | Plazo de envío mensual |
|---|---|
| Personas morales | Primeros 3 días hábiles del segundo mes posterior |
| Personas físicas | Primeros 5 días hábiles del segundo mes posterior |
| Contribuyentes que cotizan en Bolsa | Primeros 3 días hábiles del segundo mes posterior al trimestre |
Proceso de envío ante el SAT
Para dar cumplimiento al proceso, se deben seguir estos pasos:
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- Contar con la firma electrónica (e.firma) vigente.
- Generar los archivos XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.
- Ingresar al portal del SAT, seleccionar "Buzón Tributario" y acceder a la sección de "Contabilidad Electrónica".
- Seleccionar el motivo del envío (Mensual, Acto de Fiscalización, Devolución o Compensación).
- Cargar los archivos, sellar la información y conservar el acuse de recepción.
Si al momento de enviar la información surgió algún problema o el sistema no permite el acceso, los contribuyentes pueden acudir a las administraciones locales de servicios al contribuyente, donde serán atendidos por un asesor fiscal en las salas de internet.
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