El término auditoría, inicialmente enfocado en lo contable y financiero, ha evolucionado hacia la gestión. El cambio de datos contables (valoración económica de la realidad) a datos de gestión (valoración objetiva de la realidad) marca esta evolución. La auditoría se ha extendido a otros campos de gestión como producción, marketing, logística y recursos humanos.
Se presenta como una ayuda a la dirección, ofreciendo información y medios para ser más eficaz y eficiente. Es un sistema de revisión y control para informar a la gerencia sobre la eficiencia y eficacia de la gestión de los recursos humanos en la organización. Mediante la auditoría se obtiene información sobre cómo están gestionándose los recursos humanos de la organización, y su objetivo es garantizar que los directivos de línea y los especialistas en recursos humanos lleven a cabo las políticas vigentes de recursos humanos y mantengan un personal efectivo y satisfecho.
Objetivos de la Auditoría
La auditoría permite:
- Detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios, adoptando un enfoque proactivo.
- Aportar elementos de apoyo entre el departamento de recursos humanos y los directivos de línea.
- Cambiar enfoques que ya no corresponden a la realidad para ayudar al departamento de recursos humanos a cumplir mejor su tarea.
- Aportar procedimientos mejores para contribuir a los objetivos de la organización.
La auditoría es un proceso racional para investigar, diagnosticar y proponer cambios en la práctica de recursos humanos de una empresa y es un instrumento muy eficaz para conocer todos los pros y contras de las políticas de recursos humanos.
Niveles de la Auditoría
La auditoría se debe realizar en dos niveles:
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- Estratégico: Las políticas de recursos humanos deben ser compatibles con su plan estratégico, debe realizarse sobre la contribución de este departamento a los objetivos estratégicos de la organización.
- Operativo: Consiste en comprobar la eficacia y eficiencia de las políticas de recursos humanos, evaluar las funciones del departamento de recursos humanos como órgano staff.
Colectivos que Abarca la Auditoría
Las áreas de la auditoría de la gestión de recursos humanos abarcan a un triple colectivo: los especialistas en recursos humanos, los directivos de línea y los trabajadores.
- Los especialistas en recursos humanos tienen que verificar el trabajo que llevan a cabo los miembros del departamento, distintos programas o procesos de recursos humanos y una mejora de las políticas.
- Los directivos de línea abarcan la función del personal, la forma en que aplican las políticas y los procedimientos; si los directivos de línea ignoran alguna regla o no la cumplen, la auditoría debe detectar esa irregularidad y proceder a aplicar medidas correctivas.
- Los departamentos de recursos humanos que actúan de manera adecuada contribuyen al logro de los objetivos de la organización pero también contribuyen al logro de los objetivos de los empleados. Si los objetivos y las necesidades de los trabajadores no son atendidos, incrementa el absentismo y los conflictos.
Beneficios de la Auditoría
Diversos son los beneficios que aporta una auditoría al conjunto de la organización:
- Anima a los directivos a que examinen la gestión de recursos humanos en conjunto.
- Fomenta la idea de que todos los directivos son directivos de recursos humanos.
- Sitúa al departamento de recursos humanos en la perspectiva adecuada como suministrador de servicios y socio de la empresa.
- Programa espacios de tiempo para estudiar el valor de las prácticas existentes en la gestión de recursos humanos y anima a directivos y al personal a informar sobre cuestiones importantes.
- Estimula el cambio.
- Valora la contribución de la gestión de recursos humanos al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
- Determina periódicamente los puntos fuertes y áreas de mejora que afectan a las personas.
- Verificar si los cambios requeridos a las personas y a la organización pueden dar soporte a la estrategia, y en que medida.
- Ganar credibilidad y aceptación en la empresa como departamento.
- Poder justificar inversiones o recortes de presupuesto en el ámbito de los RH, determinar las prácticas que ya no contribuyen y son perjudiciales e identificar las que se han de potenciar.
- Evitar la reincidencia de posibles fallos o errores.
- Contribuir a conocer el estado de salud/calidad de vida del factor humano y descubrir las áreas problemáticas.
- Ayudar a anticipar posibles problemas, y por lo tanto, actuar de manera proactiva respecto a un activo importante como son los recursos humanos.
- Detectar los costes sociales ocultos o excesivos.
Método General para la Auditoría de RRHH
Se divide en 6 etapas: la fase previa, el planteamiento, el diseño, la implementación, el análisis y la redacción del informe.
- Fase previa: El objetivo de esta fase es conocer a la organización. Esta información se obtiene básicamente mediante entrevistas con los responsables.
- Planteamiento: El auditor debe determinar los objetivos que se quieren conseguir y su ámbito de actuación. A partir de aquí ya puede decidir qué información necesita y qué es lo que hay que examinar.
- Diseño: Planteado lo anterior, es necesario diseñar el procedimiento. Se decide qué técnicas se utilizarán y con qué instrumento se obtendrá la información, además de decidir qué personas intervendrán y temporalizar el plan. No hay un procedimiento determinado, sino que el auditor habrá de crear o escoger aquellos procedimientos que se adecuen a las circunstancias de la empresa que se ha de auditar.
- Implementación: En este punto se recoge la información. Son importantes los aspectos logísticos, disponer del material necesario, espacio de trabajo adecuado, etc. Las personas implicadas han de conocer la finalidad de la auditoría para facilitar que se establezca una colaboración plena y fructífera.
- Análisis: Se analiza la información obtenida para detectar errores o problemas. Se analiza la adecuación de las políticas y programas de la empresa y las causas del éxito o fracaso a la luz de la información disponible. Partiendo de esto se sugieren medidas correctoras o soluciones a los problemas y se recomiendan alternativas para la mejora.
- Redacción del informe: En esta fase el auditor expresa su opinión profesional sobre la gestión de los RH de la empresa. En el informe debe constar el alcance del trabajo hecho, los objetivos y el procedimiento seguido. Se recogen los puntos fuertes, débiles, el ámbito auditado y las indicaciones de mejora o alternativas de actuación. Las conclusiones finales se argumentan a partir del análisis de la fase anterior. La información se presenta de manera clara y precisa.
Técnicas de Auditoría de RRHH
Hay diversas técnicas que permiten plantear un buen diseño. Se escoge la técnica según el enfoque seleccionado. La mayor parte de las veces se combinan varias entre sí. Estas son: El impacto en el cliente, análisis del trabajo, Análisis de presupuestos, Seguimiento con indicadores clave y análisis de coste y beneficios.
- Impacto en el cliente: Esta técnica se relaciona con el modelo de gestión de la calidad total. Parte de 2 planteamientos: El departamento de RH presta un servicio interno al resto de departamentos de la empresa y la eficacia de un servicio se mide por la satisfacción de los usuarios. Así consiste en pedir la opinión de los clientes/usuarios. Se determina el colectivo a interrogar y la muestra mínima necesaria para extraer conclusiones.
- Análisis del trabajo: Consiste en extraer conclusiones sobre el departamento RH con el análisis de muestras seleccionados al azar. Se comprueba si la dedicación del personal de RH es coherente con la línea estratégica de la empresa o si hay costes ocultos. Se puede llegar a conclusiones tipo: Los técnicos del departamento dedican el 60% de su tiempo a la selección y contratación del personal, cosa que no es coherente con la estrategia de la empresa que apunta hacia el desarrollo.
- Análisis de presupuestos: Técnica que trata el estudio de cada actividad según el presupuesto que se le asigna. Se valoran los porcentajes en relación con el total que se dota para cada función, de modo que se puede analizar la coherencia con la estrategia. Parte de la base que la cantidad asignada a cada programa o función responde al valor real que la organización otorga a esa área.
- Seguimiento con indicadores clave: Se selecciona diversos indicadores que representan actividades principales del departamento, la productividad, absentismo, rotación y accidentabilidad son los más típicos. Se comparan con un referente y se analizan las causas de los desajustes, si hay, para poder corregir los efectos no deseados o implementar mejoras. Los referentes pueden ser: empresas del mismo sector, de distinto pero con similitudes en el ámbito de RH, empresas del grupo si se pertenece a uno, el historia de la empresa, los estándares prefijados, entre diversos departamentos, antes y después de la implementación de un programa de RH y los objetivos previstos siempre que estén definidos con indicadores medibles.
- Análisis costes y beneficios: Consiste en calcular el valor monetario de los beneficios resultantes de los programas de recursos humanos para ver si el coste se puede considerar una inversión y en que medida esta es rentable. Se aplica poco por la dificultad de valorar económicamente cuestiones como la mejora del clima laboral, etc.
Instrumentos de la Auditoría
Para poder recabar información los auditores se valen de un conjunto de instrumentos:
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- Cuestionario: Es un documento que contiene una serie de preguntas que permiten conocer las situaciones de debilidad o fortaleza de un entorno determinado. Se utiliza cuando: Hay que recoger información de poblaciones numerosas, es más económico, evita desplazamientos, no se requiere personal cualificado para las encuestas, etc., la naturaleza de la información solicitada requiere anonimato, cuando se prefiere dar a la información un tratamiento estadístico y cuando no se disponga de personal cualificado para realizar entrevistas.
- Entrevistas: Llevadas a cabo por el comité evaluador a los empleados y directivos, para conocer la visión respecto a las políticas y prácticas de RH, o obtener los datos que dispongan relacionados con las mismas. Es una de las herramientas más efectivas, pues hay un feed-back que permite un verdadero flujo de comunicación y es idónea para temas complejos y delicados o poco tangibles.
- Lista de control o checklist: Es una batería de ítems que han de ser comprobados. Es una combinación con la entrevista produce unos resultados más productivos que el cuestionario puro.
- Sesiones grupales: La extracción de la información se hace a partir de una discusión grupal. Son buenas para recoger información sobre percepciones y opiniones. Se puede fomentar el contraste de opiniones y apreciar en qué grado son compartidas o su nivel de dispersión. Como ventajas destacan la rapidez y la economía de medios.
- Análisis de registros: Constituye una fuente muy valiosa de información sobre los recursos humanos, los registros que verifica el comité evaluador son: Aspectos sobre seguridad e higiene, quejas de los empleados, retribución, rotación y absentismo, formación, promoción, técnicas de selección de personal y los expedientes de los empleados.
- Información externa: Información de otras empresas permite comparar la actividad interna del personal con la de otras empresas u organizaciones, obtiene una panorámica más amplia para el comité evaluador.
La Auditoría Social como Instrumento de Gestión
La auditoría Social se ha convertido en una herramienta de ayuda al management, puesto que esta ha pasado de la verificación y el control de la conformidad a poner en evidencia los riesgos de la gestión de recursos humanos y del personal en la empresa. Se ha encontrado en esta herramienta un control para que no existan disfuncionamientos con relación a los objetivos y estrategias de la empresa, y por tanto controlar que estos riesgos no alcancen a las competencias o motivación personal.
Por tanto esta auditoría social:
- Refuerza la dirección en circunstancias de cambio, involucrando a las personas con los valores de la empresa y haciéndolos partícipes de los proyectos y estrategias decididos.
- Valora la adecuación estratégica del equipo directivo. Esto supone que la dirección estará dispuesta a tomar en seguida cualquier decisión difícil que redunde en el beneficio futuro de la empresa. La evaluación establecerá el equilibrio entre capacidades y necesidades, sobre una base previamente definida de criterios de éxito.
- Obtiene un rendimiento máximo del despliegue de los recursos humanos. Al cuestionar las ideas preconcebidas sobre la descripción de cada tarea y destacar la relativa importancia de los conocimientos que se requerirán en el futuro, pone el acento en la experiencia presente más que en los logros pasados.
- Destaca otros valores organizativos: líneas de contacto informales, aspiraciones de promoción personal, red de comunicaciones y espíritu de la empresa. Estos valores cualitativos son importantes y necesarios en la conducción del cambio que otros más concretos y cuantificables.
Según Sainz, J., la auditoría social es algo más que un informe de los aspectos sociales. En concreto, busca:
- Que sea un instrumento de medición-evaluación, que nos permita objetivizar y cuantificar la realidad de la organización.
- Que sea una herramienta para la gestión social, que nos posibilite crear políticas de influencia en los actores de la organización para crear nuevos contextos organizativos.
- Que sea un elemento de diagnóstico, que nos faculte detectar corrosiones en la articulación socio-técnica (sistema social y sistema organizativo).
- Que sea un elemento operacional de actuación, que nos permita establecer los planes y objetivos del sistema social.
- Que sea un elemento integrador que origine feedback, que nos ayude en el acercamiento del sistema soc...
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