Si eres persona física con actividad empresarial, sabes que cumplir con tus obligaciones fiscales puede ser un desafío ya que implica realizar actividades económicas de manera independiente, como un negocio propio o prestación de servicios, y estás obligado a cumplir con ciertas reglas fiscales. El Régimen de Actividad Empresarial y Profesional es el régimen fiscal más completo para personas físicas en México. Si eres freelancer, consultor, médico, abogado, arquitecto o tienes un negocio propio, aquí te explicamos todo lo que necesitas saber sobre tus impuestos. Esta guía te explica cómo funciona y qué obligaciones tienes.
El Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es el régimen fiscal para personas físicas que realizan actividades comerciales: venta de productos, prestación de servicios, manufactura, comercio al mayoreo o menudeo, restaurantes, talleres, agencias y negocios en general. Es diferente al régimen de honorarios (que aplica principalmente para servicios profesionales independientes) en que cubre una gama más amplia de actividades, incluyendo la compra y venta de bienes. También es diferente al RESICO: puedes estar en actividad empresarial con el esquema de ISR progresivo, o puedes optar por el RESICO si cumples los requisitos (ingresos menores a $3.5 millones y no estar en los supuestos de exclusión).
¿Quiénes Pertenecen a este Régimen?
Este régimen aplica para personas físicas con:
- Comercio de productos: tiendas, boutiques, ventas en línea, importación y exportación.
- Restaurantes, cafeterías y servicios de alimentos.
- Talleres mecánicos, carpintería, herrería y manufactura artesanal.
- Agencias de viajes, de publicidad, de recursos humanos.
- Constructoras y contratistas individuales.
- Servicios de transporte de carga.
- Cualquier actividad comercial o industrial que no encaje en el concepto de servicios profesionales puros.
- Profesionistas independientes: médicos, abogados, contadores, arquitectos, psicólogos.
- Freelancers y consultores en cualquier área.
- Artistas e influencers con ingresos por su actividad creativa.
- Personas con negocios propios (tiendas, talleres, restaurantes pequeños).
Si tienes un negocio propio en México, ya sea una tienda, un restaurante, un taller, una agencia o cualquier actividad que combine la venta de productos y servicios, es probable que tributes o debas tributar en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales.
Obligaciones Fiscales Generales y Fechas Clave
Cumplir con tus obligaciones fiscales como persona física con actividad empresarial no tiene que ser complicado. ¿Tienes dudas sobre la declaración de impuestos? En este artículo te compartimos una serie de claves para que entiendas lo más importante sobre cómo funciona y cómo hacer una declaración de impuestos mensual, que es una de las obligaciones fiscales más importantes.
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Lo primero que debes tomar en cuenta es que para poder ingresar a la plataforma y presentar tus declaraciones es necesario que además de tu clave de RFC, tengas tu contraseña o e.firma. También debes tener a la mano tu información sobre los ingresos acumulables, compras y gastos del periodo, deducciones personales y total de deducciones.
- Antes de iniciar operaciones, debes registrarte ante el SAT para obtener tu RFC y definir tu régimen fiscal, ya sea Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) o con Actividad empresarial y profesional.
- Emitir facturas electrónicas (CFDI) es obligatorio para todas las personas físicas con actividad empresarial.
- Como persona física con actividad empresarial, debes presentar declaraciones mensuales de IVA e ISR y declaración anual de ISR.
Presentar puntualmente las declaraciones mensuales es fundamental. Debes contar con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y estar dado de alta en el régimen fiscal correspondiente a tu actividad. Al inscribirte, el SAT te asigna obligaciones de ISR, IVA, IEPS según tu caso. Para presentar declaraciones en línea necesitas acceso al portal del SAT. Esto se logra con tu Contraseña (RFC + clave), que sirve para trámites básicos, o con tu e.firma vigente (un certificado digital más seguro).
- Declaraciones mensuales (ISR e IVA): A más tardar el día 17 del mes siguiente.
- Declaración anual: del 1 al 30 de abril del año siguiente.
- Facturación (CFDI): Obligatorio emitir facturas por cada ingreso y solicitar facturas con tus datos exactos (Nombre y Código Postal de tu Constancia de Situación Fiscal) para tus gastos.
- Buzón Tributario: Debe estar activo y con medios de contacto actualizados.
- DIOT: Mensualmente presentas la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, informando al SAT sobre los proveedores a quienes pagaste IVA.
- Contabilidad electrónica: Llevas contabilidad electrónica completa: catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas de movimientos. Se envía al SAT de forma periódica.
- Nómina (si tienes empleados): Si tienes trabajadores, además de las obligaciones anteriores debes retener el ISR de su nómina, pagar cuotas al IMSS e Infonavit, y presentar declaraciones informativas de sueldos y salarios.
Las declaraciones mensuales (ya sean pagos provisionales u obligaciones definitivas) se presentan a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponde el pago. ¡No esperes al último día! Se permite enviar la declaración desde el día 1 del mes siguiente. En términos prácticos, el día 17 de cada mes es la fecha marcada en el calendario fiscal.
¿Qué es la Declaración Mensual?
Empecemos por explicar qué es la declaración mensual. También conocida como declaración provisional, ya que es la forma en que se presenta la información sobre los ingresos, gastos, utilidades y pérdidas en un mes, así como los impuestos federales:
- Impuesto Sobre la Renta (ISR)
- Impuesto al Valor Agregado (IVA)
- Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS)
- Retenciones de Impuestos realizadas a terceros
De acuerdo con lo que establece el Sistema de Administración Tributaria (SAT) esta declaración debe realizarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponde el pago.
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Impuestos Clave para Personas Físicas con Actividad Empresarial
Impuesto Sobre la Renta (ISR)
El ISR es el impuesto que grava los ingresos o ganancias obtenidas por las personas físicas. Es un impuesto directo y progresivo: la tasa varía según el nivel de ingresos acumulados en el año (desde 1.92 % hasta 35 % en los tramos más altos). En la declaración mensual de ISR se calculan los ingresos del mes menos las deducciones autorizadas del mismo periodo (gastos indispensables para la actividad, etc.).
En algunos casos, parte del ISR ya viene retenido por terceros. Por ejemplo, si rentas un inmueble a una persona moral (empresa), dicha empresa te retiene el 10 % del monto de la renta como pago provisional de ISR. Al hacer tu cálculo mensual de ISR por ese ingreso, podrás acreditar (restar) el impuesto retenido para reducir lo que pagas al SAT.
El ISR se calcula con la tabla progresiva que aplica para todas las personas físicas, con tasas del 1.92% al 35% según el nivel de ingresos. La base gravable es la utilidad del negocio: ingresos totales menos los gastos deducibles del negocio. A diferencia del RESICO, aquí sí puedes restar tus gastos del negocio para calcular tu impuesto. Ejemplo: si tu negocio facturó $200,000 en el mes y tuviste $120,000 en costos y gastos deducibles, tu utilidad es $80,000. El ISR se calcula sobre esos $80,000, no sobre los $200,000 de facturación. Cada mes calculas y pagas un pago provisional de ISR antes del día 17 del mes siguiente. El cálculo es acumulativo: considera todos los ingresos y gastos del año desde enero.
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El IVA es un impuesto indirecto que se aplica al consumo: grava la venta de productos, la prestación de servicios independientes y el arrendamiento de ciertos bienes. La tasa general de IVA en México es el 16 % sobre el valor de lo vendido o servicio prestado (hay tasas 0 % para algunos bienes y servicios, y exenciones para otros).
Cada mes, los contribuyentes deben declarar el IVA cobrado a sus clientes (IVA trasladado) y el IVA pagado en sus compras o gastos (IVA acreditable) del mismo período. El pago mensual de IVA es definitivo, no provisional, lo que significa que liquida la obligación correspondiente a ese mes. Si tus servicios están gravados, debes cobrar el 16% de IVA. En tu declaración mensual, restas el IVA que pagaste en tus gastos (IVA acreditable) del IVA que cobraste a tus clientes, y pagas la diferencia.
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Ejemplo IVA: Imagina que en un mes facturaste servicios por $50,000 + IVA. Cobraste $8,000 de IVA a tus clientes. En tus gastos deducibles, pagaste $10,000 + IVA (pagaste $1,600 de IVA a proveedores).
No todas las operaciones de personas físicas causan IVA. Por ejemplo, la renta de casa habitación (vivienda) sin amueblar está exenta de IVA, pero si la rentas amueblada o es un local comercial, sí se causa el 16 %. Para los efectos de los artículos 116, párrafos primero y tercero, 118, fracción IV de la Ley del ISR y 32, fracción IV de la Ley del IVA, si tienes ingresos por arrendamiento y en general por otorgar el uso o goce temporal de bienes inmuebles y optaste por utilizar el aplicativo de “Mis cuentas” en términos de lo dispuesto en las reglas 2.8.1.8. y 3.14.3. Presentas declaración mensual de IVA. El IVA que cobras a tus clientes menos el IVA que pagas en tus compras e insumos determina si tienes IVA a pagar o saldo a favor.
Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS)
El IEPS es un impuesto indirecto especial que aplica a la producción, venta o importación de ciertos productos y servicios específicos, independientemente de tu régimen. Similar al IVA, el IEPS se declara y paga mensualmente sobre lo efectivamente cobrado en tus ventas de productos gravados. Cada mes calculas el IEPS causado conforme a la tasa o cuota aplicable a tu producto (por ejemplo, las bebidas alcohólicas tienen una tasa de IEPS que varía según la graduación alcohólica; la gasolina tiene cuotas por litro, etc.).
Ejemplo IEPS: Supongamos que eres persona física y tienes una pequeña vinatería. En enero vendiste bebidas alcohólicas con un valor total de $100,000. Si la tasa de IEPS aplicable promedio es, digamos, 26.5%, habrás causado $26,500 de IEPS en ese mes.
¿Cómo Hacer una Declaración Mensual de Personas Físicas?
Si tienes dudas sobre cómo hacer tu declaración mensual ante el SAT, a continuación te presentamos una breve guía sobre cómo hacer este trámite paso a paso:
Se trata de un procedimiento que se realiza en línea, a través del portal del SAT: www.sat.go.mx, donde tendrás que elegir el apartado "Declaraciones" y seleccionar la opción "Ver más", dentro del menú desplegable, deberás dar clic entre alguno de estos, según sea tu caso, si perteneces al Régimen Simplificado de Confianza (Resico) o al Régimen General. Una vez que elijas la opción "Presenta tus pagos provisionales o definitivos de personas físicas", deberás dar clic en el botón "INICIAR", el menú te pedirá ingresar con tu contraseña o e.firma.
Cuando estés dentro del sistema, deberás elegir la opción "Presentar tu declaración", te desplegará un formulario, donde deberás llenar la declaración. Te pedirá elegir, dentro de diversas opciones: Tipo de declaración normal, el mes correspondiente en el campo denominado "Periodo"; en la periodicidad "Mensual", el año en el campo de "Ejercicio" y posteriormente deberás seleccionar las obligaciones que se declaran.
La plataforma te cargará las obligaciones predeterminadas, de acuerdo con el Régimen en el que estás inscrito: Impuesto al Valor Agregado (IVA) o Impuesto Sobre la Renta (ISR), entre otros. Es necesario dar clic en "Continuar".
Posteriormente, te pedirá llenar la "Determinación del Impuesto", de cada una de las obligaciones, con información sobre: Ingresos, Ingresos exentos, compras y gastos del periodo, estímulos deducibles, actividades gravadas, exentas; IVA cobrado e IVA acreditable, entre otros, de acuerdo con el tipo de impuesto del que se trata, para calcular los montos correspondientes a impuestos, que deben pagarse. Finalmente, deberás revisar las declaraciones correspondientes para verificar los datos y cantidades en la vista previa de la declaración. Dar clic en enviar declaración y descargar los acuses generados.
Deducciones y Reducción de Carga Fiscal
No todo es pagar impuestos: también puedes reducir tu carga fiscal mediante deducciones permitidas. Es vital no confundir los gastos deducibles del negocio con las deducciones personales para evitar auditorías del SAT:
Gastos del Negocio (En declaraciones Mensuales):
- Renta de oficina o local.
- Equipo de cómputo, mobiliario y herramientas.
- Papelería, internet, teléfono y luz del local.
- Sueldos, salarios y cuotas del IMSS.
- Publicidad y marketing digital.
Puedes deducir todos los gastos estrictamente indispensables para tu negocio, con CFDI y pagados con medios electrónicos:
- Costo de los productos que vendes (costo de ventas)
- Renta de local, bodega u oficina
- Servicios de luz, agua y teléfono del negocio
- Salarios y prestaciones de empleados
- Cuotas patronales al IMSS e Infonavit
- Equipo, maquinaria y mobiliario (deducción por depreciación)
- Papelería, insumos y materiales
- Publicidad y marketing
- Transporte y logística
- Honorarios de contadores, abogados u otros profesionistas
- Gastos de mantenimiento del local o vehículos del negocio
- Combustible de vehículos del negocio (con CFDI y requisitos adicionales)
Deducciones Personales (Solo en la Declaración Anual):
El seguro de gastos médicos mayores, los honorarios médicos dentales, y las colegiaturas no se restan mes con mes; estos se guardan para la declaración anual de abril para generar tu saldo a favor.
La Declaración Anual
La declaración anual en actividad empresarial hace el cálculo definitivo del ISR del ejercicio. Se acumulan todos los ingresos del año, se restan todas las deducciones del negocio y las deducciones personales, y se calcula el ISR anual. Los pagos provisionales mensuales se acreditan contra el ISR anual. Si pagaste de más, tienes saldo a favor. Si pagaste de menos, tienes impuesto a cargo adicional. El plazo es del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.
Actividad Empresarial vs. RESICO: ¿Cuál Conviene?
Si tus ingresos no superan $3.5 millones anuales y cumples los requisitos, el RESICO puede ser una alternativa más simple con tasas más bajas. Sin embargo, en el RESICO no deduces gastos del negocio en el cálculo mensual. El régimen de actividad empresarial tradicional conviene cuando tienes márgenes de utilidad bajos (muchos costos y gastos), porque al deducirlos tu base gravable se reduce y la tasa efectiva puede ser menor.
- Elige Actividad Empresarial si: Tus gastos operativos son muy altos (superan el 30% de tus ingresos), ya que las deducciones te ayudarán a bajar el impuesto.
- Elige RESICO si: Tus gastos son mínimos. Pagarás entre el 1% y el 2.5% de ISR directo sobre tus ingresos brutos, lo cual suele ser mucho más barato si no tienes qué deducir.
Regla general: negocios con márgenes altos (servicios de alto valor, poco inventario) tienden a beneficiarse más del RESICO. Negocios con márgenes bajos (comercio, restaurantes) pueden beneficiarse más del esquema de actividad empresarial con deducciones. Recuerda que, en caso de pertenecer al Resico, tendrás un cálculo precargado, de acuerdo con las facturas emitidas y recibidas. De igual manera que en el caso de las personas físicas, recuerda que para el caso de las personas morales, bajo el régimen de Resico, el cálculo de los impuestos está precargado y es mucho más sencillo.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo emitir facturas en actividad empresarial?
Sí, estás obligado a emitir CFDI por todos tus ingresos. Necesitas tu RFC activo con la actividad correspondiente, contraseña del SAT o e.firma, y certificado de sello digital (CSD).
¿Puedo tener empleados siendo persona física en actividad empresarial?
Sí. Las personas físicas con actividad empresarial pueden tener trabajadores en nómina. Tienes las mismas obligaciones patronales que cualquier empresa: IMSS, Infonavit, retención de ISR de nómina e Infonacot si aplica.
¿Qué pasa si mezclo ventas de productos y servicios profesionales?
Ambas actividades se acumulan en el mismo régimen. Si vendes productos y también prestas servicios, todo entra en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales y llevas una contabilidad integrada.
¿Puedo cambiarme al RESICO desde actividad empresarial?
Sí, siempre que cumplas los requisitos de ingresos y no estés en los supuestos de exclusión. El cambio se hace de preferencia en enero para no complicar la contabilidad del ejercicio.
Sanciones por Incumplimiento
No presentar las declaraciones mensuales en tiempo puede acarrear multas y recargos. Además, si se omite el pago, el SAT cobrará recargos y actualizaciones sobre el impuesto no pagado oportunamente. No presentar una declaración mensual puede resultar en multas desde $1,850 pesos mexicanos, más recargos del 1.47% mensual sobre el impuesto no pagado. Estos montos se van acumulando si no se regulariza la situación.
La importancia de cumplir con las declaraciones fiscales radica en que una de las obligaciones de las personas físicas es hacer las declaraciones correspondientes ante el SAT. Por el contrario, cuando se paga fuera del plazo alguna obligación fiscal, las autoridades pueden llegar a imponer alguna multa o recargo. Como ves, es mejor declarar y pagar tus impuestos en el tiempo establecido.
En resumen, cumplir con los pagos provisionales mensuales de ISR, IVA e IEPS es manejable si aprovechas la tecnología y te mantienes informado. El SAT proporciona plataformas en línea para declarar y pagar, y existen herramientas contables para automatizar cálculos. Si requieres asesoría sobre cómo hacer la declaración mensual para personas físicas con actividad empresarial y ponerte al día con el pago de tus impuestos, recuerda que en Konta somos especialistas en contabilidad para personas físicas con actividades empresariales. Te invitamos a conocer nuestro software automatizado con el que ¡podrás calcular tus impuestos y declarar en minutos!