En la actualidad, muchas empresas optan por contratar a profesionales financieros para gestionar su contabilidad, desde el cálculo de números hasta la creación de facturas y la búsqueda de exenciones fiscales. Debido a este fenómeno, la industria de la contabilidad ha experimentado un auge en los últimos años, por lo que es una buena idea estudiar una carrera o un ciclo del sector empresarial y financiero para adquirir los conocimientos básicos de contabilidad y trabajar de ello. En este artículo, exploraremos aspectos esenciales de la contabilidad, como el método de partida doble.
¿Qué es la Contabilidad de Partida Doble?
La contabilidad de partida doble no es un concepto nuevo. Fue descubierta por primera vez en Venecia en 1491 y tiene más de 500 años, pero a lo largo de los años ha sido uno de los métodos más fundamentales que han usado los contables. Este método, que ha sido fundamental para los contables a lo largo de los años, requiere que cada transacción financiera de una empresa se registre con una entrada en al menos dos de sus contables del libro mayor. Se utiliza para calcular la siguiente ecuación financiera: Activos = Pasivos + Patrimonio.
Débitos y Créditos
En un sistema de partida doble, todas las transacciones se registran como débitos y créditos. Los débitos en una cuenta compensan los créditos en otra. Por lo tanto, todos los débitos y créditos deben tener una suma igual en la contabilidad de partida doble. El débito siempre aparece a la izquierda en un libro mayor y el crédito, a la derecha. Dibujar una cuenta T puede ayudar a los nuevos contables a visualizar el efecto de registrar un importe de débito o crédito y los saldos resultantes de las cuentas del libro mayor.
Es importante señalar que los débitos no siempre están asociados a aumentos y los créditos no siempre están asociados a disminuciones. Por ejemplo, un débito puede aumentar una cuenta de activos, pero disminuir las cuentas de pasivo y patrimonio. Este ejemplo respalda perfectamente la ecuación de activos = pasivos + patrimonio. El objetivo principal es que los débitos y los créditos deben equilibrarse para evitar confusiones financieras.
Tipos de Cuentas
Los contables son miembros indispensables de una empresa ya que miden, registran e informan sobre la información financiera de una entidad. Cada interacción financiera entre compradores o proveedores debe clasificarse en las cuentas para tenerlo todo registrado de forma ordenada. Estos son los siete tipos diferentes de informes en los que se pueden clasificar todas las transacciones comerciales:
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- Activos
- Pasivos
- Capital
- Ingresos
- Gastos
- Pérdidas y ganancias
Ventajas de utilizar un sistema de partida doble
Los contables tienen muchas ventajas al usar del sistema de contabilidad de partida doble, como:
- Es más fácil redactar estados financieros precisos.
- La situación financiera es fácil de observar en cualquier momento debido al método de partida doble bien organizado.
- Si se hace de manera eficiente y efectiva, los errores son más fáciles de detectar y corregir.
- A ningún contable le gusta estar desorganizado al redactar los informes financieros de fin de año. Por lo tanto, el método de partida doble es una excelente manera de analizar las cuentas de forma ordenada y evitar gastos adicionales.
Cinco principios de contabilidad
Los principios contables son reglas, pautas y estándares que las empresas deben seguir para informar sobre los datos financieros. Los principios contables se establecieron para que la contabilidad se realizara de acuerdo con reglas y conceptos generales. Son la base de los estándares de contabilidad más complicados, detallados y legales. Si bien existen diferentes principios contables en cada país, hay algunos que los contables y profesionales financieros de todo el mundo comprenden fácilmente. Vamos a describir las características de cinco principios contables muy diferentes.
Principio de divulgación total
El principio de divulgación completa puede ser un poco abrumador. El principio de divulgación total es un principio esencial que todas las entidades respetuosas de la ley deben poner en práctica. Este principio afirma que se incluya toda la información que pueda afectar la comprensión del lector de los documentos financieros. Muchos auditores y asesores financieros consideran que el principio de divulgación total es el que menos les gusta debido a la gran cantidad de documentos o papeleo que potencialmente se pueden presentar para justificar decisiones financieras. Para evitar comentarios y miradas críticas de los examinadores financieros, sería mejor priorizar la cantidad de divulgación y solo proporcionar información que pueda tener un efecto positivo o negativo en las finanzas de la corporación o pequeña empresa. Los siguientes son algunos ejemplos de divulgación completa:
- Razones del cambio de un principio contable a otro.
- Razones para las transacciones no monetarias.
- La cantidad total de pérdidas materiales causadas por el menor costo.
Principio de unidad monetaria
El principio de la unidad monetaria es el supuesto general de que el dinero en sí se considera una unidad de medida. Por tanto, esto significa que todas las transacciones financieras registradas en las cuentas de una empresa pueden expresarse en términos monetarios mediante una moneda específica como el euro, el dólar o la libra esterlina. Cuando se utiliza el principio de unidad monetaria, los elementos no cuantificables, que no se pueden medir en moneda, se excluyen de los informes financieros de una empresa. Todo lo que se registra en los libros de una entidad debe medirse en términos monetarios mediante monedas estables. Ejemplos de elementos no cuantificables que no pueden incluirse en los estados financieros son la calidad del servicio al cliente, el nivel de habilidad de los empleados, la experiencia en gestión, la motivación de los empleados y la pérdida de tiempo debido a daños. Por ejemplo: el director ejecutivo de la corporación en la que trabajas ofrece un discurso de motivación dos veces al año para promover la unidad en el trabajo. Esta conferencia no se puede incluir en los documentos financieros ya que no puede medirse en dinero.
Principio de reconocimiento de ingresos
El principio de reconocimiento de ingresos presenta similitudes tanto con los principios de contabilidad de devengo como con los de pareo. Según este principio, los ingresos se reconocen cuando se realizan y se obtienen, no necesariamente cuando se reciben, y esto significa que los servicios o bienes han sido entregados y aceptados por el cliente, pero el pago se recibirá en un momento posterior. Otra característica o requisito de este principio de contabilidad es el hecho de que la acción generadora de ingresos debe completarse total o parcialmente durante el período contable respectivo. Para garantizar que esto ocurra, debe haber prueba o evidencia de que se recibirán los ingresos obtenidos.
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Principio del período contable
El principio del período contable es un principio de contabilidad esencial para las empresas, los empresarios y los trabajadores. Según este principio, una empresa debe registrar o informar sobre sus estados financieros que sean apropiados para un período de tiempo específico, que puede ser un año contable, un mes, un trimestre, un semestre o cualquier intervalo de tiempo que prefiera la empresa o el particular. Es importante señalar que los estados financieros cuentan una historia sobre una empresa o entidad en particular. Por tanto, se estableció el principio del período contable para informar a todos los interesados ??sobre el plazo en el que se elaboró ??el informe financiero.
Principio de reconocimiento de gastos
El principio de reconocimiento de gastos sirve para realizar un seguimiento de los gastos e ingresos en el mismo período. En este principio fundamental de contabilidad, los gastos deben reconocerse en el mismo período que los ingresos con los que se relacionan. Si el principio de reconocimiento de gastos no se ejerciera en asuntos financieros, los costos se reconocerían como incurridos, lo que seguiría al período en el que se reconoce el importe de los ingresos en cuestión. Por ejemplo, digamos que una entidad gasta 50 000 euros en merchandising y luego, el mes siguiente, vende el merchandising por 75 000 euros. Si se utiliza el principio de reconocimiento de gastos, las 50 000 euros no deben reconocerse hasta el mes siguiente, cuando también se reconocen los ingresos o ganancias de 25 000 euros. Si no se utiliza este principio, los gastos se sobrestimarían en 50 000 euros en el mes actual y se subestimarían en 50 000 euros en el mes siguiente.
Además, el principio de reconocimiento de gastos también afecta drásticamente los impuestos sobre la renta. En el ejemplo anterior, los cargos por la mercancía estarán mal pagados en el mes de la compra, porque los gastos de la empresa son demasiado altos y se pagarán en exceso en el mes o meses siguientes cuando los costos generales son bajos. Es importante señalar que el principio de reconocimiento de gastos es un componente vital del concepto de contabilidad de devengo: los ingresos se reconocen cuando se ganan y los gastos cuando se gastan.
Los principios de contabilidad que hemos mencionado en este artículo son solo la punta del iceberg. Los aspirantes a contables y las personas interesadas deben saber que hay muchos más principios y conceptos básicos en contabilidad que pueden descubrir para mejorar sus habilidades en su oficio.
La Historia de la Contabilidad de Partida Doble
La contabilidad que sigue la gran mayoría de las empresas viene determinada por la historia de los intercambios mercantiles. Si bien hay hallazgos anteriores que ya documentan una contabilidad primitiva, en general suele tomarse como referencia del origen de la partida doble al monje franciscano Luca Paccioli (Fray Luca Bartolomeo de Pacioli), quien en el siglo XV publicó “Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità” (Venecia, 1494).
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Con la Summa, el matemático y contador popularizó y estandarizó un método de contabilidad basado en el equilibrio entre diferentes cuentas, el llamado principio de la partida doble.
Principios Básicos de la Partida Doble
El método de la partida doble se fundamenta en dos principios básicos:
- “Quien recibe debe a quien entrega”
- “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
En contabilidad nada se crea por sí solo y una entrada en una cuenta significa que sale de otra: todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita. Esto explica el mecanismo que sostiene la contabilidad, esto es, que toda entrada ocasiona una salida y viceversa, de forma que al final del ejercicio resulta un balance entre entradas y salidas que es el que, en definitiva, garantiza un estado saludable de las cuentas.
En la partida doble, el valor positivo corresponde a un débito (lo que se tiene, se debe, activo) y el negativo a un crédito (lo que se da, se acredita, patrimonio / pasivo). Un valor se ha de anotar en dos cuentas al menos pero puede darse el caso de requerir más de dos cuentas. Si un valor se anota en dos cuentas se trata de un asiento simple o sencillo porque los registros se anotan en una cuenta que se carga y en otra que abona. Si intervienen más de dos cuentas (en el caso que se adquiriera una mercancía y se pagara en efectivo y en crédito), se trata de asientos compuestos o dobles. En ambos casos ha de garantizarse el equilibrio entre lo que sale y lo que entra de forma que se mantenga el equilibrio o balance en las cuentas.
Esto se puede entender si pensamos en cómo se debería anotar un ingreso procedente de una venta: por un lado, una determinada cantidad entra en caja (cuenta 1), mientras que por otra (cuenta 2) esta cantidad sale en concepto del valor de la mercancía que ha salido, que ha de ser equivalente. Este movimiento ha de implicar al menos a dos cuentas diferentes, puesto que, y este es otro de los principios de la contabilidad de doble entrada, “una cuenta da al tiempo que otra recibe”.
Estos son algunos de los principios que fundamentan la partida doble:
- Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos, sino que proceden de algún sitio)
- Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
- Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta se debe poder anular de la misma forma que se crea)
¿Qué empresas deben llevar una contabilidad de partida doble?
Según establece el Plan General de Contabilidad, todas las empresas, a excepción de las personas físicas (autónomos), están obligadas a llevar contabilidad de partida doble, que en España es la única. Las únicas obligaciones registrales de los autónomos comprenden el registro permanente de los ingresos (facturas emitidas) y el registro permanente de los gastos (facturas recibidas). Estos libros sirven para calcular las declaraciones tributarias (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o IRPF y el Impuesto sobre el Valor Añadido o IVA) y pueden ser requeridos por Hacienda en caso de inspección.
Sin embargo, al ser un instrumento tan útil para determinar la salud financiera de un negocio, suele llevarse una contabilidad profesional de partida doble en la mayoría de empresas.
Información el Plan General de Contabilidad es el texto legal que regula la contabilidad en España y viene determinado por el Real Decreto 1514/2007, que pretendía adaptarla a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS, International Financial Reporting Standards), que fueron adoptadas por la Unión Europea. Recogiendo como normas contables las establecidas en el Código de Comercio por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) o en la legislación aplicable, el Plan establece qué cuentas anuales han de presentar las empresas al final del ejercicio y de qué forma se redactan.
¿Cómo funciona el principio de la partida doble?
El procedimiento expuesto por el precursor de la probabilidad Luca Paccioli en el siglo XV, denominado en ocasiones como “método veneciano” por ser la forma de contabilidad llevada por los comerciantes italianos en los albores del Renacimiento, consiste en registrar en el libro diario todas las operaciones a medida que se van produciendo en función de su entrada y su salida de las cuentas y pasarlos diariamente al libro mayor al tiempo que se clasifican en las cuentas correspondientes.
La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el patrimonio total de una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un elemento disminuye ha de ser porque otro aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra), como en el ejemplo de la venta de mercancía que vimos anteriormente, según el principio fundamental de “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es por esto que cada operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores han de estar en “equilibrio”.
Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra) se ha apuntado siempre a la izquierda y el “crédito” (o lo que sale) a la derecha, constituyendo una cuenta mayor, denominada popularmente cuenta “T” por su estructura. La cuenta en contabilidad se representa con una T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y Nombre de la cuenta.
Las cuentas “T” en la contabilidad de partida doble
Cada cuenta equivale a un concepto del balance y en ellas se registran los aumentos y las disminuciones ocasionados por la actividad de la empresa. Un ejemplo de cuenta podría ser una cuenta de “Caja”, que registra la entrada o la salida de efectivo. La denominación de la cuenta ha de dar una idea inequívoca del concepto que se registra:
- El dinero que una empresa posee en efectivo se representa con la cuenta "Caja".
- Los artículos que el comerciante compra para revender quedan representados con la cuenta "Mercaderías".
- La venta de las mencionadas mercaderías se representa con la cuenta "Ventas".
- Y el gasto por el alquiler del local puede representarse con la cuenta "Alquileres".
Como se ve en el dibujo anterior, cada cuenta tiene dos columnas para registrar por separado cada partida, la del incremento y la de la disminución, y se denominan “Debe” y “Haber”: al anotar algo en el “Debe” se carga o debita una cuenta y cuando se anota algo en el “Haber” se abona o acredita:
- DEBE: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas. Conviene recordar que la palabra en sí no significa nada más que el nombre que se asigna a la columna izquierda de la cuenta.
- HABER: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas. De nuevo, la palabra no tiene más significado que ser el nombre de la columna de la derecha.
Las cuentas se clasifican en función de los elementos que componen la ecuación contable (activo = pasivo + capital), es decir, hay cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital. Como activo se entienden los bienes o derechos que el negocio posee; como pasivo, las deudas u obligaciones, y el capital (capital contable o líquido) es la diferencia resultante entre el activo y el pasivo.
En el método de la partida doble, el registro de los eventos económicos que afectan al patrimonio de una empresa se refleja en los libros en forma de asientos, que han de ser anotados en el libro diario, registro contable obligatorio por ley, numerados correlativamente y ordenados cronológicamente. Para registrar un asiento contable se anota primero la cuenta (o cuentas) de cargo, donde “cargo” (débito) equivale a un ingreso de dinero o de bienes, y a continuación la cuenta (o cuentas) de abono, donde el término “abono” (crédito) se utiliza para registrar una salida.
En estos gráficos a continuación se observa la diferencia entre el Libro diario, en el cual se van anotando las entradas y salidas indicando la cuenta a las que pertenecen (Mercaderías, Caja) y el Libro Mayor, en el que se especifica cada cuenta por separado:
Es muy importante llevar una contabilidad ordenada que contenga todos los hechos contables y que los libros estén al día. Un error imperceptible puede hacer que al final las cuentas no cuadren y el balance resultante sea erróneo, lo que podría tener consecuencias fatales para las finanzas de la empresa.
El balance en la contabilidad de partida doble
El balance constituye el fundamento de la partida doble y se estructura según los activos y los pasivos de una empresa. Por activos se entienden todas aquellas operaciones que tienen que ver con el uso del patrimonio, es decir, en qué se invierte el capital (lo que posee la empresa): instalaciones, máquinas, materias primas, acciones, etc. Los pasivos serían todas las operaciones que indican la procedencia del patrimonio, es decir, de dónde procede el capital (deudas y obligaciones): capital propio, créditos, beneficios, etc.
Clave para la contabilidad es que en las cuentas del activo los ingresos se anotan en el “Debe”, mientras que los egresos se anotan en el “Haber”.
- Cuentas del activo: los abonos se registran en el “Debe”, los cargos en el “Haber”.
- Cuentas del pasivo: las entradas se registran en el “Haber”, las salidas en el “Debe”.
El balance ha de resultar igual (mismo valor en ambas partes). El activo y el pasivo han de estar en equilibrio. Al final lo importante es que la suma del balance dé el mismo valor en activos y en pasivos.
Esta disposición permite averiguar cuál era el estado inicial y el final y la ganancia de la empresa en un determinado periodo.
Los empresarios y profesionales autónomos tienen la opción de recurrir a diversos medios que les faciliten llevar la contabilidad. Para que esta tarea no se adueñe de la mayor parte de tu tiempo, conviene considerar la existencia de herramientas especializadas que, sobre todo en el caso de grandes empresas con mucha actividad comercial, pueden aliviar el día a día de forma considerable.
En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían, mas por ello no deja de existir una igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, ya que si la operación aumenta, por ejemplo, uno de los valores de activo, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con un aumento en cualquiera de los elementos del pasivo o del capital, o con una disminución en cualquiera de los valores del mismo activo. Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del capital, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con una disminución de cualquiera de los valores de activo o con una disminución de los elementos del mismo pasivo o del capital. Esta compensación entre los elementos del balance es la base de la partida doble.
La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que se producen el las operaciones de los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma de pasivo con el capital.
Nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada y sistemática las operaciones que diariamente realiza el ente económico. La cuenta es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital. El nombre que se le asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en efectivo se llama Caja; a la cuenta que controla los documentos a favor de una empresa se le llama Documentos por cobrar, etc., por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital. Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones que sufren los conceptos de activo, de pasivo y de capital, por las operaciones realizadas.
Tipos de cuentas
- Cuentas reales o de balance: Activo, Pasivo y Capital (patrimonio).
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos, Gastos y Costos.
- Cuentas de orden: Deudoras y Acreedoras.
Normalmente a cada cuenta se le asignan dos columnas a las que se les llama Debe y Haber.
- Debe: columna que se encuentra en la parte izquierda.
- Haber: columna que se encuentra en la parte derecha.
- Cargar o debitar: es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
- Abonar o acreditar: es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
- Movimiento deudor: suma de los cargos de una cuenta.
- Movimiento acreedor: suma de los abonos de una cuenta.
- Saldo: es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor.
- Saldo deudor: una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
- Cuenta saldada o cerrada: cuando sus movimientos son iguales.
Para realizar un asiento contable de forma correcta es importante:
- Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminución.
- Definir si se trata de un débito o crédito.
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