Si quieres mejorar la toma de decisiones o buscar financiamiento, debes aprender a organizar tus flujos de dinero. La mejor manera de proyectar tu negocio es midiendo todos los avances, pues si no lo haces, es difícil evaluar y delinear proyectos futuros.
Sistemas de Contabilidad
Existen varios sistemas de contabilidad, cada uno con sus propias características:
- Contabilidad de partida doble: Es aquella que la mayoría de las escuelas dan como curso de contabilidad básico. Cada operación se registra en dos cuentas, de las cuales una tiene que ser cargada o debitada y la otra abonada o acreditada por un monto equivalente.
- Sistemas de contabilidad por computadora: Existen diversos programas en el mercado. Son rápidos y permiten hacer cálculos y también generar estados financieros al día de manera cotidiana. Sin embargo, hay que ser prudentes a la hora de elegirlos y evitar caer en la tentación de comprar material demasiado costoso o muy elaborado con relación a las necesidades reales de la empresa.
- Contabilidad de partida simple (entradas y salidas): En este sistema las operaciones se registran una sola vez, ya sea como ingreso o gasto, como activo o pasivo. Todos los registros se realizan en un diario.
Contabilidad de Partida Simple en Detalle
En este sistema, las operaciones se registran una sola vez, ya sea como ingreso o gasto, como activo o pasivo. Todos los registros se realizan en un diario. Desde el punto de vista legal, los registros contables deben reflejar de manera permanente y completa los ingresos y los gastos de la empresa.
Orígenes de la Contabilidad Moderna
En general, los historiadores aceptan que el "método italiano" de la teneduría de libros por partida doble, asentado en la realización de registros de igual monto en el débito y en el crédito de dos cuentas diferentes, fue el fundamento de la contabilidad moderna. Aunque todos los sistemas contables modernos dependen del principio de dualidad incorporado en tal técnica, no entendemos cómo este sistema emergió. La importancia de esta cuestión para los contadores es que la emergencia de la partida doble marcó el punto en el cual la contabilidad evolucionó de una tarea mecánica que virtualmente cualquier persona podía realizar para convertirse en un oficio cualificado. Esto señaló los comienzos de la profesión contable.
Se adopta la perspectiva de "la nueva historia de la contabilidad" que refleja el contexto histórico, las condiciones locales, el idioma y el vocabulario en el que esta práctica particular estuvo articulada (Miller y Napier, 1993, p. 631). La motivación de este estudio fue la publicación reciente de un libro de gran éxito en ventas que ha popularizado la historia de la teneduría de libros por partida doble. Se titula Double entry: How the merchants of Venice shaped the modern world and how their invention could make or break the planet (Partida doble: ¿cómo los mercaderes de Venecia crearon el mundo moderno y cómo su invención podría edificar o agrietar el planeta?) (Gleeson-White, 2011).
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Varios académicos han especulado sobre el origen de la contabilidad por partida doble, incluso, De Roover (1971), Besta (1909), Lee (1972, 1973a, 1973b, 1977), Littleton (1927, 1931, 1933), Martinelli (1974), Melis (1950), Peragallo (1938), Rossi (1896) y Zerbi (1952). Sin embargo, con la excepción de Rossi y Littleton y, en menor medida, Martinelli, los demás se centran en la presencia de un sistema de contabilidad por partida doble de ámbito empresarial, lo cual nos dice poco sobre los orígenes de la partida doble de muchos años atrás. Identificar cómo, dónde, por qué y por quién fue desarrollada por primera vez la partida doble, las condiciones que dieron origen a esta probablemente es más fundamental que las circunstancias de su primera aplicación en el ámbito empresarial.
Se sigue el enfoque adoptado por Rossi y Littleton. Este último autor también consideró lo que la terminología de la partida doble nos manifiesta acerca de sus orígenes. Sin embargo, ninguno de ellos buscó específicamente el grupo que desarrolló el método, ni dónde surgió primero. Este estudio se basa en su trabajo y además lo extiende.
Sabemos con certeza que la técnica de la partida doble surgió en el siglo XIII en Italia. Por desgracia, no ha sobrevivido un conjunto completo de la documentación de la época. Los estudios previos documentan que la contabilidad por partida doble surgió en diferentes lugares y momentos, y que la forma que esta tomó varió de lugar a lugar. Sin embargo, todas estas diversas formas comparten la característica fundamental de "partidas duales" que sirven como punto de inicio para el cambio a la teneduría de libros por partida doble.
Partida Dual vs. Partida Doble
Las partidas duales requieren que, cuando las cuentas estén siendo llevadas según las partes y/o según los elementos que intervienen en una transacción, para cada partida hecha en una sola cuenta una "contrapartida" igual y opuesta debe ser hecha en otra. La diferencia entre la partida dual y la partida doble está en la forma como se registra la contrapartida. En la partida doble, cada partida en una cuenta debe incluir la localización de la cuenta en la cual se ha realizado la contrapartida. Esta información no es proporcionada por la partida dual. Por tanto, en este estudio, se incluye este requisito esencial en la definición de partida doble.
Esta es una definición apropiada de la partida doble por dos razones adicionales. Los libros de contabilidad de este periodo fueron únicamente el de deudores y el de acreedores (Goldthwaite, 2009), y algunas veces las partidas se hicieron transfiriendo cantidades entre dos de estas cuentas, como se hacía entre las cuentas de un deudor y un acreedor. En tales casos, la partida dual sucede por casualidad debido a que una cantidad igual es registrada en lados opuestos de dos cuentas. En contraste, como se define aquí, la emergencia de la partida doble se deriva del reconocimiento de que cada partida debe incluir la ubicación de la contrapartida. Este paso consciente marcó la génesis de teneduría de libros por partida doble.
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En este punto, la teneduría de libros pasó de ser un dispositivo que se utilizó para mantener un registro histórico de una transacción a un método que permitió la confirmación rápida de que la operación había sido introducida con precisión en ambas cuentas. Esta llegó a ser importante al asegurar que los registros se hicieran correctamente. Este paso fue el punto de partida común para la partida doble, el enlace entre todas las variantes italianas de la teneduría de libros por partida doble que estaban en uso durante los siglos XIII al XVIII.
Estas variantes incluyen "cuentas confusas" (Martinelli, 1974) con créditos inmediatamente debajo de los débitos, y viceversa; libros de cuentas con cuentas de deudores en el frente y cuentas de acreedores en la parte posterior; libros de contabilidad bilaterales con partidas débito y crédito en cada cuenta en páginas opuestas; y libros de contabilidad bilaterales con partidas débito y crédito de cada cuenta en dos columnas en la misma página. Todos estos formatos tenían sus propias variantes en la secuencia de palabras y en la manera en la cual se anotaron las fechas, las referencias cruzadas y las cantidades. Lo común en la racionalidad básica subyacente a la teneduría de libros por partida doble permitió que todas estas variantes se fusionaran en un método unificado muchos siglos después.
Más allá del alcance de este estudio, la emergencia de la teneduría de libros por partida doble, eventualmente, condujo a otra fase en la evolución de la contabilidad, que terminó en empresas que integran los detalles en sus cuentas para calcular las ganancias y pérdidas. Este estudio contribuye al debate concerniente a las condiciones que dieron lugar a la teneduría de libros y a la contabilidad moderna, modificando y extendiendo las anteriores teorías. Se introduce un contexto centrado en Florencia, en contraposición a la totalidad del país italiano. Mi enfoque abarca condiciones explicativas que son exclusivas de Florencia y que revelarían la emergencia de la partida doble allí antes que en otros lugares. La amenaza continua de un escrutinio externo y las sanciones por el incumplimiento de las normas existentes en Florencia fueron las condiciones que demandaron una respuesta efectiva por parte de los banqueros.
Una segunda contribución a la literatura existente sobre los orígenes de la teneduría de libros por partida doble es que este estudio es uno de los pocos que se centra en identificar el contexto histórico que permitió la aparición de la teneduría de libros por partida doble. La hipótesis relacionada es tanto nueva como fundamentada en otro estudio único que intentó identificar el grupo profesional que podría haber sido el primero en desarrollar la partida doble, y concluyó que tal grupo eran los bancos.
Por último, el trabajo también hace una contribución significativa al conocimiento y a la comprensión de cómo la teneduría de libros se desarrolló desde la partida simple hasta la partida doble. Se identifica por primera vez el paso intermedio de una teneduría de libros por "partida dual". La partida dual implica registros iguales que se realizan en lados opuestos de dos cuentas personales, pero sin ninguna indicación en alguna de las cuentas de la ubicación de la cuenta que contiene la contrapartida. Esto representa la última etapa en la que se llevó a cabo la teneduría de libros puramente para conservar un registro histórico de algo que se consideraba importante por el tenedor de libros.
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Una vez que la ubicación de la contrapartida fue adicionada, esta se vuelve partida doble, y los registros no solo muestran el resultado de lo que había ocurrido, sino también dónde se han registrado estos detalles. Enseguida, se presenta una visión general de la transformación del sistema tabular de partida simple de los Caballeros Templarios a la partida doble. Luego, se consideran los catalizadores y las condiciones necesarias que dieron lugar a la emergencia de la partida doble. Posteriormente, se presenta una discusión de las prácticas y las regulaciones bancarias en la Florencia medieval, principal centro financiero de aquel tiempo (Goldthwaite, 2009, pp. 119-120). A continuación, se estima la hipótesis de que los comerciantes fueron los primeros en utilizar la partida doble.
Evolución desde la Partida Simple
En esta sección, se describen las etapas mediante las cuales la teneduría de libros se convirtió en la teneduría de libros por partida doble. En el siglo XII, los Caballeros Templarios utilizaron un sistema de teneduría de libros tabular basado en un libro de caja y libros mayores de partida simple, en el que cada transacción solo se registra en una cuenta (Barbero, 1994, pp. 269-271; Bisson, 1989, pp. 287-292; Delisle, 1889, pp. 162-210). La teneduría de libros tabular se remonta a la época romana, cuando los registros se mantenían en tablillas de cera, o tabulae cerague.
En cuanto a los libros de cuentas, un adversaria (libro diario) se utilizó para registrar todas las deudas, compras, créditos y obligaciones de intercambio. Los datos financieros fueron entonces trasladados del libro diario para un tabulae rationum, o un libro mayor tabular. Cada cuenta en el tabulae rationum era dividida en dos páginas enfrentadas entre sí, una para los asientos débito y otra para los asientos crédito. No había ningún registro en la segunda cuenta. Todos los asientos realizados fueron efectuados en la forma de partida simple (Martinelli, 1974, pp.
El método tabular tenía la ventaja de que las partidas podían hacerse en una amplia gama de monedas, algo que es imposible en la partida doble porque requiere que todas las partidas se registren en una única moneda (Martinelli, 1974, pp. 265-267). El método tabular fue más que adecuado para la típica pequeña escala y reducida actividad del siglo XII, incluso para los Templarios. Sin embargo, este era limitado en alcance, diseñado únicamente para identificar la situación actual con respecto a las obligaciones financieras específicas.
La teneduría de libros tabular podría haber sido la antecesora del método de partida simple detallado que se transformó en partida doble. Zerbi (1952) estaba convencido de que este era el caso. Sin embargo, las variaciones de cómo la partida doble emergió en diversos lugares y el rango asociado de verbos sugieren que fue de otra manera. Lo más probable fue que surgió un nuevo método de registro, influido por la teneduría de libros tabular, de una naturaleza y forma diferente.
En este nuevo método, las cuentas se conectan directamente en lugar de relacionarse a través de partidas iniciales en un libro diario. El primer cambio en el método tabular de partida simple ocurrió cuando la teneduría de libros para deudores y acreedores comenzó a ser registrada mediante una partida simple muy detallada en un quaderno di cassa, o libro de caja. Este libro contenía registros históricos de entradas y salidas de efectivo. Las partidas registran los resultados de estas transacciones en la forma de cambios en las cantidades debidas por los deudores y para los acreedores.
Sin embargo, los registros solo se hicieron en las cuentas para deudores y acreedores, no para las cuentas en efectivo, ni para nada más (Goldthwaite, 2009, p. La ausencia de una cuenta de efectivo fue consecuencia de la prohibición de la usura de la Iglesia católica, la cual solo disminuyó a mediados del siglo XV. Los registros de los intereses tuvieron que ocultarse debido a la prohibición. Como un resultado, no necesariamente los registros en las cuentas de deudores reflejan el movimiento real de efectivo. Por ejemplo, un banco podría registrar un préstamo en la cuenta del prestatario por el monto total que debía ser pagado, incluso todos los intereses adeudados (Goldthwaite, 1985, pp. 35-37).
En consecuencia, si una cuenta de efectivo hubiese sido llevada, entonces los registros en cada cuenta de la transacción podrían no haber sido iguales y cualquiera que inspeccionara las cuentas habría descubierto las actividades usurarias del banco. Por esta razón, los bancos no mantenían cuentas de dinero en efectivo, ni de comerciantes. Cada registro relacionado con efectivo en el quaderno di cassa solo se registraba en la cuenta personal correspondiente, en forma de partida simple.
Para los bancos de finales del siglo XII y principios del siglo XIII, que no tenían idea de usar las cuentas para calcular la riqueza o el beneficio, esto no marcó una gran diferencia. Cuando una cantidad adeudada era pagada, esta era anotada marcando transversalmente la cuenta, independiente de la naturaleza de la transacción original. Las partidas duales eran hechas solo cuando una transacción implicaba deudores o acreedores del banco. Cuando la localización de la contrapartida fue agregada a estas partidas duales, el resultado fue una anotación por partida doble.
Los mercaderes tenían su equivalente del quaderno di cassa de los bancos en el libro de debitori e creditori, o libro de deudores y acreedores. Cuando muchos años después una cuenta de efectivo fue incluida, probablemente en el siglo XV (De Roover, 1938, p. 147), el nombre del libro no cambió. Similarmente, la denominación permaneció sin cambio cuando el libro empezó a incluir cuentas impersonales, como cuentas por honorarios de corretaje, comisiones, salarios, gastos generales, cerillas, caballos, seda, lana, vino, accesorios y mobiliario, y flete.
Al mismo tiempo, los banqueros también adoptaron un libro mayor de este tipo, pero solo para la actividad comercial, tales como la venta de joyas que habían sido depositadas con el banco e ingresaban en la cuenta del depositante por el banquero a su valor analizado. Cuando los bancos usaron este libro mayor, así como un quaderno di cassa, los dos libros estaban claramente separados, dividiendo efectivamente el negocio en dos actividades diferentes (Goldthwaite, 1985, p.
El primer ejemplo conocido de la teneduría de libros por partida dual se encontró en dos folios de pergamino de un banco florentino que datan de 1211. Se utilizaba tanto el frente como la parte posterior del pergamino. El extracto presentado en la figura 1, aun cuando no es muy legible, muestra cada página divida en dos columnas verticales con las cuentas separadas por una línea horizontal. El uso de las dos columnas simplemente dividió el pergamino en dos, creando dos páginas de registros en cada lado de este. Estos registros fueron traducidos al italiano moderno y descritos por Santini (1887). Tanto Lee (1972, 1973a, 1973b) como Martinelli (1974) l...
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