En el panorama fiscal mexicano, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) distingue, a grandes rasgos, entre dos tipos de contribuyentes: las personas físicas -individuos- y las personas morales -empresas-. Sin embargo, existe un término que puede generar confusión: el de las personas físicas con actividades empresariales.
Para empezar, es importante definir que las personas físicas, según el SAT, son “individuos que realizan cualquier actividad económica (vendedor, comerciante, empleado, profesionista, etc.), los cuales tienen derechos y obligaciones.”. La principal confusión que existe al momento de hablar de este régimen es que, comúnmente, se suele enfocar la atención en las personas físicas (empleados) y las personas morales (empresarios), lo que provoca un entendimiento general de que solo existen estas dos opciones.
¿Qué es una Persona Física con Actividad Empresarial (PFAE)?
El concepto de persona física con actividad empresarial hace referencia a personas que se dedican al comercio o participan en alguna industria por cuenta propia, sin conformar una empresa. También abarca a contribuyentes que generan ingresos por autotransporte, a raíz de la agricultura, de la ganadería o de la pesca.
El Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es el régimen fiscal para personas físicas que realizan actividades comerciales: venta de productos, prestación de servicios, manufactura, comercio al mayoreo o menudeo, restaurantes, talleres, agencias y negocios en general. Es diferente al régimen de honorarios (que aplica principalmente para servicios profesionales independientes) en que cubre una gama más amplia de actividades, incluyendo la compra y venta de bienes.
Pero, ¿sabes cuáles son las implicaciones de tributar bajo este régimen? En este artículo te explicamos a profundidad qué es el régimen fiscal de personas físicas con actividades empresariales.
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¿Quién tributa en Actividad Empresarial y Profesional?
Este régimen aplica para personas físicas con diversas actividades, incluyendo aquellas que ofrecen servicios profesionales independientes o comerciales. Si te dedicas a actividades como producir contenidos para alguna industria cultural de forma libre, consultoría de manera autónoma, o cualquier otra actividad comercial o industrial que no encaje en el concepto de servicios profesionales puros, entonces eres de los contribuyentes que deben estar adscritos bajo el régimen fiscal de personas físicas con actividades empresariales.
Recuerda que cuando nos referimos a las personas físicas, hablamos de aquellos individuos que pueden dedicarse particularmente a diversas actividades y percibir ingresos por éstas, sin asociarse con terceros. En este sentido, el régimen de personas físicas con actividad empresarial puede englobar cualquier actividad que implique adquisiciones y enajenaciones. Técnicamente, no importa si quienes tributan en este régimen poseen o no un título profesional.
Ventajas de ser Persona Física con Actividad Empresarial
Las personas que generan ingresos de manera independiente tienen el beneficio de poder administrar sus propios costos de operación, así como establecer sus propios tiempos para trabajar. En otras palabras, son sus propios jefes. Al ser tú el que disfrutará de las utilidades que resulten de la actividad independiente que desarrolles, todas las decisiones que tomes sobre tu negocio dependerán de tu juicio en absoluto, de nadie más.
Por otro lado, una ventaja de ser persona física con actividad empresarial, en lugar de ser persona moral, es el dinero que te puedes ahorrar en gastos de constitución. Las personas morales, quienes deciden emprender una compañía, sin importar qué tan grande o chica sea, deben realizar más trámites administrativos para que su organización pueda operar de manera formal. Esto requiere, por lo menos, de trámites ante notario público para que puedas establecer tu empresa. En cambio, las personas físicas con actividades empresariales no tienen que hacer ese tipo de trámites o desembolsos. Tampoco deben repartir utilidades, pues son los únicos beneficiarios de sus ganancias.
Desventajas del Régimen de PFAE
Una de las desventajas más frecuentes para quienes realizan trabajo de forma autónoma es que uno mismo debe mantenerse activo de manera constante para generar ingresos. Dependiendo de la actividad económica que desempeñe, pueden existir temporadas bajas, por lo que es necesario saber gestionar los ingresos, así como el tiempo dedicado a este trabajo.
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Por otro lado, las personas físicas con actividades empresariales generalmente no cuentan con prestaciones. Ellos mismos tienen que cubrir sus gastos médicos, en caso de que los necesiten. Tampoco cotizan en el Infonavit y, además, son responsables legales ante cualquier complicación que pudiera presentarse en su trabajo.
Obligaciones Fiscales y Proceso de Alta como PFAE
Si ya te identificaste en una de las actividades correspondientes al régimen de persona física con actividad empresarial, deberás darte de alta como tal ante el SAT. Una vez que acudas a tu cita, recibirás tu Cédula de Identificación Fiscal, un acuse de inscripción en el RFC y tu firma electrónica (e.Firma) en la USB. Pertenecer a este régimen tiene diversos beneficios fiscales, sobre todo al momento de las declaraciones y los deducibles.
Como explicamos al inicio, los contribuyentes que estén dados de alta bajo el régimen fiscal de persona física con actividad empresarial están obligados a cumplir con ciertas disposiciones oficiales. La primera de ellas es la de expedir facturas electrónicas (también conocidas como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI), cada vez que generen un ingreso. Si facturas menos de 2 millones de pesos al año, podrás hacer uso del sistema de facturación del SAT, que es digital y gratuito.
Recuerda que, en general, para que las personas físicas puedan generar los CFDI que comprueban su actividad económica, antes que nada, deben disponer de su firma electrónica o e-firma (.KEY), de su archivo de certificación (.CER) así como de su respectiva contraseña. Con estos ficheros de uso personal, el usuario podrá ingresar al portal de internet del SAT y generar las facturas que necesite. Pero si, en cambio, prefieren emitir estos comprobantes fiscales por medio de un sistema especializado de contabilidad electrónica, pueden recurrir a sistemas comerciales.
Declaraciones y Cálculos de Impuestos
Con el fin de calcular los ingresos, el ISR y el IVA de tus actividades económicas, como persona física con actividad empresarial deberás hacer declaraciones mensuales y declaraciones anuales.
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- Pago provisional de ISR: Cada mes calculas y pagas un pago provisional de ISR antes del día 17 del mes siguiente. El cálculo es acumulativo: considera todos los ingresos y gastos del año desde enero.
- Declaración de IVA: Presentas declaración mensual de IVA. El IVA que cobras a tus clientes menos el IVA que pagas en tus compras e insumos determina si tienes IVA a pagar o saldo a favor.
- DIOT: Mensualmente presentas la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, informando al SAT sobre los proveedores a quienes pagaste IVA.
- Contabilidad electrónica: Llevas contabilidad electrónica completa: catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas de movimientos. Se envía al SAT de forma periódica.
- Nómina (si tienes empleados): Si tienes trabajadores, además de las obligaciones anteriores debes retener el ISR de su nómina, pagar cuotas al IMSS e Infonavit, y presentar declaraciones informativas de sueldos y salarios.
Para declarar necesitas tener tus ingresos, gastos y retenciones organizados y sumados mensualmente para capturarlos en la aplicación de Declaraciones y Pagos en sat.gob.mx. Informas el monto total de tus ingresos, gastos y retenciones al año, así como los pagos provisionales que realizaste mensualmente. En caso de que obtengas saldo a favor, el SAT te notificará la buena noticia y podrás solicitar la devolución de tu saldo, operación que será efectuada dentro de los primeros cinco días después de la declaración anual.
El ISR se calcula con la tabla progresiva que aplica para todas las personas físicas, con tasas del 1.92% al 35% según el nivel de ingresos. La base gravable es la utilidad del negocio: ingresos totales menos los gastos deducibles del negocio. Ejemplo: si tu negocio facturó $200,000 en el mes y tuviste $120,000 en costos y gastos deducibles, tu utilidad es $80,000. El ISR se calcula sobre esos $80,000, no sobre los $200,000 de facturación.
Deducciones Autorizadas
Quienes tributan bajo este régimen pueden realizar deducciones para disminuir el pago de impuestos. Para ello, sólo deben solicitar factura de sus gastos deducibles. Además, pueden acceder a estímulos fiscales para reducir el pago de ISR.
Puedes deducir todos los gastos estrictamente indispensables para tu negocio, siempre que cuenten con CFDI y sean pagados con medios electrónicos:
| Categoría de Gasto | Ejemplos |
|---|---|
| Costo de Ventas | Costo de los productos que vendes |
| Arrendamiento | Renta de local, bodega u oficina |
| Servicios Básicos del Negocio | Luz, agua, teléfono, internet |
| Personal | Salarios y prestaciones de empleados, cuotas patronales al IMSS e Infonavit |
| Activos Fijos | Equipo, maquinaria y mobiliario (deducción por depreciación) |
| Insumos y Materiales | Papelería, materiales de oficina |
| Publicidad y Marketing | Gastos relacionados con la promoción de tu negocio o servicios |
| Transporte y Logística | Fletes, envío de productos, combustible de vehículos del negocio (con CFDI y requisitos adicionales) |
| Servicios Profesionales | Honorarios de contadores, abogados u otros profesionistas |
| Mantenimiento | Gastos de mantenimiento del local o vehículos del negocio |
Declaración Anual
La declaración anual en actividad empresarial hace el cálculo definitivo del ISR del ejercicio. Se acumulan todos los ingresos del año, se restan todas las deducciones del negocio y las deducciones personales, y se calcula el ISR anual. Los pagos provisionales mensuales se acreditan contra el ISR anual. Si pagaste de más, tienes saldo a favor. Si pagaste de menos, tienes impuesto a cargo adicional. El plazo es del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.
Retenciones en Pagos por Servicios de Publicidad
En México, los pagos por servicios de publicidad pueden estar sujetos a retención de impuestos, dependiendo del tipo de servicio y del régimen fiscal del proveedor. Las tasas de retención varían dependiendo del tipo de publicidad y del régimen fiscal del proveedor. Las empresas que efectúan retenciones deben reportarlas y enterarlas al SAT dentro del período fiscal correspondiente.
Las retenciones en pagos por publicidad son una obligación fiscal clave para las empresas que contratan servicios publicitarios en México. Herramientas como Retenciones R2000 de EdiFactMx permiten expedir y almacenar comprobantes fiscales de retención, asegurando que las empresas cumplan con sus obligaciones fiscales de manera eficiente y sin errores.
Comparativa: PFAE vs. Otros Regímenes
Persona Física vs. Persona Moral
Conforme a lo estipulado en el Código Fiscal de la Federación (CFF), en el Artículo 1, tanto las personas físicas como las morales están obligadas a contribuir para los gastos públicos de acuerdo con las leyes fiscales correspondientes. Sin embargo, la ley hace una clara división entre estos dos tipos de régimen.
Todas las personas somos, en esencia, personas físicas en términos fiscales, es decir, aquellas personas que tienen derechos y, por lo tanto, obligaciones. La diferencia está cuando dos o más personas físicas se unen para constituir una organización, ya sea una empresa, una sociedad con fines de lucro, una asociación civil o una fundación. En ese caso, constituyen una persona moral.
Para efectos prácticos, las personas físicas son aquellas que cuentan con un nombre propio; el que se les asignó al ser registradas tras su nacimiento. Mientras tanto, a las personas morales se les identifica con una razón social. Esta puede ser un nombre inventado, correspondiente a la organización, por ejemplo, o algo que indique la actividad comercial que la empresa desempeña.
Muchos pequeños negocios operan perfectamente como persona física en actividad empresarial sin necesidad de constituir una sociedad. Las ventajas de seguir como persona física incluyen menos trámites, menor costo de operación y contabilidad más simple. Conviene considerar la constitución de una persona moral cuando el negocio crece significativamente, cuando quieres separar formalmente el patrimonio personal del negocio, o cuando necesitas socios con participaciones definidas.
PFAE vs. Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) y RESICO
Las personas físicas pueden registrarse en uno de los siguientes regímenes fiscales de acuerdo con las actividades que realicen: Asalariados, Honorarios, Arrendamiento, Actividades Empresariales y Régimen de Incorporación Fiscal.
El Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) fue creada con la Reforma Fiscal de 2013 con el objetivo de combatir la informalidad, lo que facilitó la incorporación de comerciantes y fomentó la creación de pequeñas y medianas empresas (PyME’s). Se trata de una solución para aquellas personas físicas que desempeñan actividades empresariales y perciben ingresos menores a los 2 millones de pesos anuales, así como aquellos contribuyentes que no usan la herramienta “Mis cuentas” del SAT. Además contempla actividades y servicios que se pueden ofrecer sin la necesidad de contar con título profesional.
Cuando te registras en el régimen de incorporación fiscal, la autoridad otorga un descuento en el Impuesto sobre la Renta (ISR) del 100 por ciento para el primer año. Es decir, que quedarás exento de impuestos en el año de tu incorporación. Además, para los años subsecuentes podrás obtener descuentos de entre 90 y 10 por ciento en el pago de impuestos. En caso de que tus ingresos no logren alcanzar la cifra de 300 mil pesos anuales, quedas exento del pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA), así como el Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS).
Otra ventaja adicional es que, a diferencia de las personas físicas con actividades empresariales, que deben realizar declaraciones mensualmente, quienes tributan bajo el régimen de incorporación fiscal sólo deben hacerlo bimestralmente. Además, no están obligados a expedir facturas electrónicas por montos menores a los $250 pesos, si sus clientes o contratistas no lo solicitan.
Si tus ingresos no superan $3.5 millones anuales y cumples los requisitos, el RESICO (Régimen Simplificado de Confianza) puede ser una alternativa más simple con tasas más bajas. Sin embargo, en el RESICO no deduces gastos del negocio en el cálculo mensual. El régimen de actividad empresarial tradicional conviene cuando tienes márgenes de utilidad bajos (muchos costos y gastos), porque al deducirlos tu base gravable se reduce y la tasa efectiva puede ser menor. Regla general: negocios con márgenes altos (servicios de alto valor, poco inventario) tienden a beneficiarse más del RESICO. Negocios con márgenes bajos (comercio, restaurantes) pueden beneficiarse más del esquema de actividad empresarial con deducciones.
A partir del 1 de junio de 2020, las personas físicas que obtienen ingresos mediante plataformas digitales deberán tributar dentro del régimen de actividades empresariales, de acuerdo al artículo 111 fracción VI de la ley del ISR.