En México, llevar la contabilidad fiscal no es opcional, sino una obligación legal.
¿Qué es la Contabilidad Fiscal?
La contabilidad fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria, a diferencia de otros tipos de contabilidad. El Código Fiscal de la Federación (CFF) señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
¿Quiénes Deben Llevar la Contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío.
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Lea también: Cómo obtener la e.firma
Requisitos Fiscales de la Contabilidad
De acuerdo con la fracción II del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, los registros o asientos contables deben cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de ese Código y las disposiciones de carácter general (reglas misceláneas) que emita el SAT. El rubro B del artículo 33 del Reglamento del Código señala que los registros o asientos contables deben satisfacer los siguientes requisitos:
- Análisis y Registro Oportuno: Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad. La fracción II de la regla 2.8.1.18 de la RMF2016 indica que el registro de los asientos contables de referencia, se podrá efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación. En los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinta a la realización de la póliza contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación si la diferencia en días no es mayor al plazo previsto en el párrafo anterior.
- Integración en el Libro Diario: Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando lo siguiente:
- El movimiento de cargo o abono que a cada operación, acto o actividad corresponda.
- Los nombres de las cuentas de la contabilidad.
- El saldo al final de la cuenta del periodo de registro inmediato anterior.
- El total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo de que se trate.
- El saldo final de cada cuenta.
Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
- Identificación de Operaciones: Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse lo siguiente:
- La forma de pago. La fracción III de la regla 2.8.1.18 de la RMF2016 señala que cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros la expresión "NA", en lugar de señalar la forma de pago a que se refiere este inciso.
- Las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.
- Identificación de Inversiones: Permitir la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que puedan precisarse los datos siguientes:
- La fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión.
- Su descripción.
- El monto original de la inversión.
- El porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso.
- La fecha de inicio de su deducción.
En relación con este numeral, la fracción I de la regla 2.8.1.18 de la RMF2016 señala que los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar los datos mencionados en los incisos a) al d) de este numeral, son parte de la contabilidad.
- Relación con Saldos Finales: Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.
Contabilidad Electrónica
La información contable se convierte en archivos con formato electrónico XML, y dichos archivos se depositan en el Buzón Tributario del SAT. El proceso de envío de la contabilidad electrónica al SAT se realiza de manera mensual, trimestral o semestral, dependiendo de las especificaciones para cada tipo de contribuyente.
Desde la formalización del envío de la contabilidad electrónica en 2015, las reglas establecidas por la Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) han delineado claramente los requisitos para los contribuyentes en México.
Lea también: Persona Moral en Hacienda
- Envío del Catálogo de Cuentas: Este documento esencial debe ser enviado al inicio de las actividades y cada vez que se realicen modificaciones en él. De acuerdo con la regla 2.8.1.5.
- Presentación de Balanzas Contables Mensuales: Los contribuyentes deben enviar de manera regular las balanzas contables que resumen sus transacciones mensuales.
- Entrega de Pólizas Contables Bajo Solicitud: Aunque no es un requerimiento constante, las pólizas contables deben ser enviadas cuando la autoridad fiscal las solicite, especialmente durante auditorías o en la gestión de devoluciones de saldos a favor.
Las especificaciones técnicas para estos documentos se encuentran detalladas en el Anexo 24, cuya última versión fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 7 de marzo de 2019.
El proceso de envío de la información contable en el marco de la contabilidad electrónica es un aspecto fundamental que los contribuyentes deben manejar con precisión. La información debe enviarse en archivos comprimidos en formato ZIP. Esta modalidad de envío se realiza a través del Buzón Tributario o mediante la sección Trámites del portal del SAT. Un elemento crucial en este proceso es el uso de la firma electrónica vigente.
En cuanto al catálogo de cuentas, este debe ser enviado junto con la balanza de comprobación inicialmente, y posteriormente cada vez que se realicen modificaciones o adiciones a las cuentas de mayor o subcuentas reportadas.
La transición hacia la contabilidad electrónica en México, impulsada por el SAT, no es solo un cambio en la forma en que se llevan los registros contables, sino un paso hacia la modernización y eficiencia en la gestión fiscal.
Beneficios de la Contabilidad Electrónica
La contabilidad electrónica ofrece numerosos beneficios, como la simplificación del cumplimiento de obligaciones fiscales, mayor acceso a datos en tiempo real y una gestión financiera optimizada. Es esencial para todos los contribuyentes, ya sean tanto para personas físicas o morales, comprender sus obligaciones en este nuevo contexto. Conocer las regulaciones, los documentos requeridos y las excepciones es crucial para evitar errores y sanciones.
Lea también: Documentación RFC Empresas
En resumen, la contabilidad electrónica es más que una obligación; es una herramienta estratégica que, si se utiliza correctamente, puede aportar un valor significativo a la gestión empresarial y financiera.
¿Dónde Debe Permanecer la Contabilidad?
Una práctica común en los Despachos de Contadores es que realizan en sus propias instalaciones, el registro de las operaciones contables, el cálculo y determinación de impuestos, declaraciones fiscales y reportes financieros, por lo que cuentan físicamente con los originales de los estados de cuenta bancarios, las conciliaciones bancarias e incluso contratos de más de uno de sus clientes.
La información Contable se ingresará a través de la página de Internet del SAT, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.
En lo que se refiere a la documentación mencionada, deberá conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Cuando al inicio de una visita domiciliaria los contribuyentes omitan asentar registros en su Contabilidad dentro de los plazos establecidos en las disposiciones fiscales, dichos registros sólo podrán efectuarse después de que la omisión correspondiente haya sido asentada en acta parcial; esta obligación subsiste inclusive cuando las autoridades hubieran designado un depositario distinto del contribuyente, siempre que la contabilidad permanezca en alguno de sus establecimientos.
Los visitados, sus representantes o la persona con quien se entienda la visita en el domicilio fiscal, están obligados a permitir a los visitadores designados por las autoridades fiscales el acceso al lugar o lugares objeto de la misma, así como mantener a su disposición la Contabilidad y demás papeles que acrediten el cumplimiento de las disposiciones fiscales de los que los visitadores podrán sacar copias para que previo cotejo con sus originales se certifiquen por éstos y sean anexados a las actas finales o parciales que levanten con motivo de la visita. En ningún caso las autoridades fiscales podrán recoger la contabilidad del visitado.
Durante el desarrollo de la visita los visitadores a fin de asegurar la Contabilidad, correspondencia o bienes que no estén registrados en la Contabilidad, podrán, indistintamente, sellar o colocar marcas en dichos documentos, bienes o en muebles, archiveros u oficinas donde se encuentren, así como dejarlos en calidad de depósito al visitado o a la persona con quien se entienda la diligencia, previo inventario que al efecto formulen, siempre que dicho aseguramiento no impida la realización de las actividades del visitado. Se considera que no se impide la realización de actividades cuando se asegure contabilidad o correspondencia no relacionada con las actividades del mes en curso y los dos anteriores.
tags: #persona #natural #contabilidad #requisitos