El manejo contable de inventarios es un aspecto vital en la gestión empresarial, a menudo subestimado, pero crucial para la salud financiera de una organización. El presente tema corresponde a la UDA “Contabilidad del activo”, de la carrera de Contador Público, es necesario el estudio de este tema denominado “Manejo contable de inventarios” porque en la vida laboral es una de las herramientas que más se descuida, ya que en la actualidad las empresas viven con tan poco cuidado que solo revisan si hay e ignoran las existencias.
El objetivo didáctico de este artículo es establecer las normas de valuación, presentación y revelación para el reconocimiento inicial y posterior de los inventarios en el estado de posición financiera de una entidad económica, para tener una visualización clara de las operaciones constantes de las compras y ventas, y el reconocimiento contable del costo de un activo para que pueda disminuir hasta el momento en que se vendan.
Introducción a la NIF C-4
Bienvenidos a este recurso didáctico de la NIF C-4, cuyas disposiciones son aplicables a todas las entidades que emitan estados financieros en los términos establecidos en la NIF A-3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros.
La necesidad de los inventarios surge de la antigua costumbre de almacenar alimentos para tiempos de escasez, asegurando la subsistencia y el desarrollo de actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.
El tema de los Inventarios, en particular y como parte de un renglón tan vital en los activos de la empresa, posee mayor énfasis en algunos aspectos tales como: La concepción de lo que es un inventario, el papel que desempeña en la empresa, su real importancia, los diferentes tipos de inventario que existen o pueden aplicarse, la utilidad que se deriva al aplicarlos correctamente y con la rigurosidad requerida por cada caso particular.(UV.2012:2)
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La NIF C-4 se aplica a todos los inventarios, con las siguientes excepciones:
- Desde el punto de vista del constructor, las obras en proceso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados con ellos.
- Los instrumentos financieros
- Los activos biológicos relativos a actividades agrícolas y los productos agrícolas hasta el punto (momento) de su cosecha.
La NIF C-4 no es aplicable a la valuación de inventarios mantenidos por:
- Productores de productos agrícolas y forestales, productos agrícolas después de su cosecha y minerales y productos minerales, siempre que esos inventarios sean valuados a su valor neto de realización, de acuerdo con las prácticas establecidas en esas industrias. Cuando esos inventarios se valúan a su valor neto de realización, los cambios en ese valor deben reconocerse en los resultados del periodo en el que ocurren.
- Intermediarios que comercializan bienes genéricos (commodities) que valúen sus inventarios a valor razonable deducido de los costos a incurrir para venderlos, de acuerdo con las prácticas establecidas en su sector. Los cambios en el valor razonable deducidos de los costos para venderlos deben reconocerse en resultados en el periodo en que ocurren.(Instituto Mexicano de Contadores Públicos. 2020:635)
Desarrollo del Tema: Componentes del Inventario
El rubro de inventarios, lo constituyen los bienes de la empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. (UV. 2012:3)
Nota: El costo de los inventarios se modificará sobre la base del “Costo o valor de mercado, el que sea menor, excepto que: El valor de mercado no debe exceder del valor de realización y que El valor de mercado no debe ser menor que el valor neto de realización(Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera. 2020:633)
Clases de Inventarios
- Materias primas y materiales: Son artículos que se transforman para elaborar bienes de consumo u otros artículos que se convertirán en productos terminados o en componentes de productos de una entidad manufacturera.
- Productos en proceso: Los artículos que aún no estén terminados deben valuarse en proporción a los diferentes grados de avance que se tenga en cada uno de los elementos que forman su costo.
- Artículos terminados: Aquellos artículos destinados a su venta dentro del curso normal de las operaciones de la entidad y el importe reconocido debe ser el costo de producción tratándose de industrias y el costo de compra si se trata de comercios.
- Artículos entregados y/o recibidos en consignación y/o en demostración: Las materias primas, materiales, artículos terminados y en proceso entregados a terceros, deben formar parte de los inventarios al costo que les corresponda, pues su venta aún no se ha efectuado, ya que los riesgos y beneficios aún no se han transferido.
- Mercancías en tránsito: Los artículos que se adquieren y se trasladan por cualquier medio de las instalaciones del proveedor a las de la entidad adquirente, se debe de reconocer a partir del momento en que se transfieren a ésta los beneficios y riesgos inherentes a ellos.
- Refacciones, suministros y herramentales: Aquellas que están destinadas a la producción, pero no cumplen con la definición de inventarios.(Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera. 2020:639)
Métodos de Valuación de Inventarios
- Costo de adquisición: Es el importe pagado de efectivo o equivalentes por un activo o servicio al momento de su adquisición.
- Costo estándar: Se determina anticipadamente y en esta determinación se toman en consideración los niveles normales de utilización de materia prima, materiales, mano de obra y gastos de fabricación y la eficiencia y la utilización de la capacidad de producción instalada.
- Detallistas: Los inventarios se valúan a los precios de venta de los artículos que los integran deducidos del correspondiente margen de utilidad bruta (el importe del precio de venta asignado a un artículo disminuido de su costo de adquisición).
Nota: Se utiliza en entidades que tienen grandes cantidades de artículos con márgenes de utilidad bruta semejantes y con una alta rotación, que hacen impráctico utilizar otro método.
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Costo de los Inventarios
Los inventarios deben valuarse al costo de adquisición o de producción, cuando este sea menor en el mercado. Es decir, la suma de erogaciones aplicables a la compra y los cargos que directa o indirectamente se incurran para colocar al artículo en condiciones de venta. Por lo tanto incluye: Fórmulas de asignación del costo. Su objetivo es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo. El método de valuación debe seleccionarse de acuerdo a las características particulares de la empresa.
A continuación, se describen las fórmulas de asignación del costo:
- Costo específico
- PEPS (Primeras entradas, Primeras Salidas)
- UEPS (Últimas entradas, Primeras Salidas)
- Promedio Ponderado
| Fórmula | Características |
|---|---|
| Costo específico |
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| PEPS (Primeras entradas, Primeras Salidas) |
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| UEPS (Ultimas entradas, Primero Salidas) |
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| Promedio Ponderado |
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Elementos de un Buen Control Interno Sobre los Inventarios
- Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
- Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.
- Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
- Comprar el inventario en cantidades económicas.
- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Sistemas de Registro de Inventarios
Existen dos sistemas de registro referentes a la partida de inventarios:
- Sistema Perpetuo o Inventarios periódicos
- Sistema analítico o Pormenorizado
Sistema Perpetuo o Inventarios Periódicos
Este sistema es empleado por empresas que manejan artículos de precio relativamente altos cuyo costo individual puede ser cotejado en el momento de su enajenación.
- Ventajas:
- Control interno más riguroso, por lo que permite detectar más oportunamente, malos manejos, extravíos, errores, robos, etc.
- Los inventarios físicos de pueden tomar en diferentes épocas del año y sobre diferentes productos.
- Los Estados financieros son más fáciles de preparar, por lo tanto, se pueden generar mensualmente.
- Cualquier operación que represente cargos o abonos a compras, devoluciones, descuentos, fletes s/compras. se realizan a una sola cuenta de inventario de mercancías
- Desventajas:
- Es necesario llevar un control riguroso por medio de tarjetas de almacén de todos los artículos.
- El estado de resultados es más difícil de elaborar porque no se conoce el monto de cada concepto
Sistema Analítico o Pormenorizado
Este sistema es empleado por empresas que manejan artículos de precio relativamente altos cuyo costo individual puede ser cotejado en el momento de su enajenación.
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- Ventajas:
- En cualquier momento se conoce el importe del Inventario inicial, ventas, compras, gastos s/compras. Etc.
- Se dispone de información más clara debido al registro detallado que se hace de las operaciones
- Facilita la elaboración del estado de Resultados
- Desventajas:
- No es posible conocer el inventario final, porque no hay cuentas que controlen las existencias.
- Para conocer el inventario final es necesario realizar una toma física y valorarla.
- Debido a que no se conoce el inventario final, n o es posible conocer el Costo de ventas ni la utilidad bruta.
Diferencias entre los Sistemas Perpetuo y Analítico
| Perpetuo o Inventarios periódicos | Analítico o Pormenorizado |
|---|---|
| Se conoce en cualquier momento el inventario final y el costo de ventas | Para determinar el inventario final y el costo de lo vendido es necesario hacer un recuento físico de mercancías |
| Utiliza únicamente las cuentas de inventarios, costo de ventas y ventas | Registra las operaciones en cuentas de compras, devoluciones, rebajas, bonificaciones o descuentos sobre compras o ventas |
| Dificultad la elaboración del Estado de resultados | Facilita la elaboración del Estado de resultados |
Normas de Presentación
La presentación debe hacerse clasificándolos como integrantes de los activos a corto plazo (circulantes) a menos que, debido a la naturaleza de las operaciones de la entidad, ésta tenga en existencia inventarios que serán vendidos o utilizados después de doce meses posteriores a la fecha del estado de posición financiera o en un plazo que exceda al ciclo normal de operaciones de la entidad, según sea el caso.
En el cuerpo del estado de posición financiera o en las notas a los estados financieros deben presentarse los diferentes rubros que integran los inventarios y sus correspondientes estimaciones con el suficiente detalle para mostrar cada rubro de acuerdo con la naturaleza de sus integrantes. Esos rubros, por ejemplo, pueden ser inventarios de: materias primas y/o materiales, de producción en proceso, de artículos terminados, en consignación y de mercancías en tránsito. El inventario de las entidades prestadoras de servicios debe presentarse como inventario de servicios en proceso.
Normas de Revelación
En los estados financieros o en sus notas debe revelarse la siguiente información:
- Las políticas contables adoptadas para la valuación de los inventarios, así como los métodos de valuación de inventarios y fórmulas de asignación del costo utilizados.
- La composición, al cierre del periodo, de los inventarios, neto de sus estimaciones, mostrando el importe de cada uno de los diferentes rubros.
- El importe de los inventarios recibidos en consignación y/o en administración.
- El importe contable de los inventarios que no cumplan con la regla general de valuación y que, están reconocidos a su valor neto de realización (inciso a) o a su valor razonable deducido de los costos a incurrir para venderlos.
- El importe de los inventarios reconocido en resultados durante el periodo, cuando:
- En el costo de ventas se incluyen otros elementos;
- Una parte del costo de ventas se incluye como parte de las operaciones discontinuadas; y
- El estado de resultados se presenta clasificado conforme a la naturaleza de los rubros que lo integran y no se presenta un rubro de costo...
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