La constante actualización de la profesión contable, impulsada por la evolución tecnológica, ha hecho que la contabilidad de las entidades deba ser electrónica.
Por ende, las pólizas deben realizarse en paquetes contables y se busca la manera más óptima de realizarlas.
CONTPAQi Contabilidad es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México, diseñada para facilitar el cumplimiento fiscal y mejorar la eficiencia operativa de las empresas.
Conocer la metodología que conlleva el registro de las pólizas en los paquetes contables es fundamental para el estudiante y para profesionales, con el fin de que se conozca la nueva manera de realizar los registros contables, y dar un marco de referencia de la elaboración de las mismas en aquellos programas que fueron creados específicamente para el registro de la contabilidad de la entidad.
La Póliza Contable: Concepto y Elementos Esenciales
Una póliza es un documento contable donde se registran las transacciones, transformaciones y otros eventos que suceden en la empresa.
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Sirve para registrar las transacciones, transformaciones y eventos propios de la entidad.
El momento en el que se realiza dichas pólizas, según el postulado básico de “Devengación contable” establecidos en las NIF A-1, sucede en el momento en que esté ocurriendo el evento que afecta económicamente a la entidad.
Esta póliza es muy similar a los asientos contables, ya que por el sistema de partida doble, se registra un cargo y un abono por la misma cantidad.
Elementos Fundamentales de una Póliza
Una póliza debe contar con elementos esenciales, que ayudarán a conocer la naturaleza de la póliza, las cuentas afectadas, el monto por el que se afectará la contabilidad, la fecha en la que ocurre el evento que es origen de la póliza.
Las pólizas se elaboran con cierto formato y elementos que permitirán tener mayor conocimiento del origen de la póliza, de las cuentas que se verán afectadas y la cantidad por la que se registra la póliza.
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Los elementos son los siguientes:
- Fecha: Se colocará la fecha en la que sucedió el evento.
- Clase de póliza: Se definirá qué tipo de póliza es la que se está registrando, ya sea de diario, de ingreso o de egreso.
- Número de póliza: Esta numeración es consecutiva y está relacionada con la clase de póliza que sea. Por ejemplo, la primera póliza del ejercicio es de diario, por lo tanto le corresponde el número 1; la segunda póliza es de egresos y tendría el número 1; la tercera póliza, al igual que la segunda, es de egresos, por ende, le corresponde el número 2.
- Cargo: Aquí se debe colocar la cuenta por la cual se está cargando la póliza.
- Abono: Debe colocarse la contra cuenta del cargo, llamada abono.
- Monto igualado en cargo y abono: Todas las pólizas deben tener saldos igualados, por lo tanto el monto del cargo debe ser exactamente igual al monto del abono.
- Descripción: Algunas veces los programas, hojas de cálculo o hojas físicas incluyen una fila en la que puede agregar una pequeña descripción del origen del registro.
Clases de Pólizas Contables
En la contabilidad podemos tener distintos tipos de pólizas, las cuales se diferencian por la naturaleza del evento que dio origen al registro, es decir la clase de póliza que se está ingresando.
A continuación se explican:
- Diario: Cuando el evento que es origen de la póliza no representa una entrada o salida física de dinero, ya sea en transacción bancaria o efectivo. Un ejemplo claro sería el registro de las depreciaciones o amortizaciones.
- Ingreso: Cuando la empresa recibe dinero por cualquier concepto se considera que es un ingreso y por lo tanto debe hacerse una póliza de ingreso. El dinero puede ingresarse por una venta, o por un documento por cobrar por el que ya se recibió el pago.
- Egreso: Esta póliza se realiza cuando existe una disminución del dinero de la entidad, ya sea por medio de una transacción o por medio de un pago en efectivo. Su origen es diverso, puesto que un egreso puede suceder por una compra de material, de activos fijos, por el pago a un acreedor, etc.
- Orden: Pueden ser utilizadas para fines fiscales, financieros o presupuestos.
La Contabilidad Electrónica y CONTPAQi Contabilidad
Dentro de la contabilidad tradicional, las entidades realizaban todos los registros en papel, por lo que se prestaba a cometer muchos errores, esto solo significaba tener que volver a hacer todo el papeleo que ya se había hecho.
Con el avance de la tecnología, se optimizaron todos estos procesos contables, reduciendo los errores que se pueden cometer.
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Los paquetes contables permiten el registro de las pólizas necesarias para la entidad, ofreciendo todas las variaciones propias de los registros, tales como cambiar la clase de póliza, elegir las cuentas afectadas, el monto y en caso de un error, restablecer una copia de seguridad del programa anterior al error cometido.
En el entorno fiscal, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT.
Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa.
Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad.
Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten.
Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas.
Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica.
El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología.
CONTPAQi Contabilidad es un software de contabilidad electrónica diseñado para facilitar el cumplimiento fiscal y mejorar la eficiencia operativa de las empresas mexicanas.
No es obligatorio tener un software como este para cumplir con el SAT, pero sí altamente recomendable.
CONTPAQi Contabilidad no es solo un software, es una solución integral para el cumplimiento fiscal y la automatización contable.
Método de Registro de Pólizas en CONTPAQi Contabilidad
Existen varias formas de iniciar el registro de pólizas en el sistema CONTPAQi Contabilidad.
Para capturar pólizas sin errores, es necesario tener el periodo contable correcto abierto (el mes del que se van a capturar los movimientos), tener identificadas y creadas las cuentas contables (como "Bancos", "Ventas", "Gastos", etc.), y tener los documentos que respalden cada movimiento (facturas, notas, tickets, recibos…).
Pasos para Capturar una Póliza
- Abre la pantalla de pólizas: Desde el menú principal, ve a: Contabilidad > Pólizas > Captura de pólizas. Bastará con dar click a la primera opción para que se despliegue la pestaña de edición de pólizas, oprimir el comando “Ctrl + P” o existe un botón en la pantalla principal que cumple con la misma función.
- Elige el tipo de póliza:
- Ingreso: cuando se recibe dinero (ej. ventas, cobros).
- Egreso: cuando sale dinero (ej. pagos, compras).
- Diario: para otros movimientos (ajustes, traspasos, provisiones).
- Ponle fecha y folio: Asegúrate de que coincida con la fecha real de la operación. El número se genera automáticamente, pero se puede cambiar si es necesario.
- Captura los movimientos (cargos y abonos): Aquí es donde se registra la operación. Siempre debe cuadrar, es decir, que los cargos sean iguales a los abonos.
- Agrega concepto y referencia: Escribe una pequeña descripción que explique qué se está registrando.
- Guarda la póliza: Cuando termines, da clic en Guardar (o presiona F5). Si la póliza no cuadra, el sistema mostrará un mensaje de error.
Pantalla de Creación, Modificación o Eliminación de Pólizas en CONTPAQi
En la parte superior izquierda, se encuentran las funciones que se pueden realizar al momento de la creación de pólizas:
- Guardar: Esta opción permite guardar la información de la póliza.
- Nuevo: Guarda la información de la póliza actual y da paso a la pestaña de edición de una póliza nueva.
- Borrar: La función elimina la información y la póliza actual.
- Restablecer: Restablece la información de la póliza desde la última vez que se guardó la información.
- Copiar: Permite copiar la información de la póliza actual a otra distinta.
- Imprimir: Ejecuta un reporte de la póliza para que su impresión o guardar en formato PDF o XLS.
- Guardar como pre póliza: Guarda la información de los movimientos realizados sin cantidades como pre póliza para ser utilizados en pólizas posteriores.
- Ejecutar pre póliza: Ejecuta alguna de las pólizas a selección de las que se han guardado como pre pólizas.
- ADD (Administrador de documentos digitales): Da funciones con respecto a los documentos digitales de la póliza.
- Asociar uno o más CFDI: Permite asociar un CFDI a la póliza del almacén de documentos digitales.
- Ver CFDI asociados: Permite ver los CFDI asociados a la póliza actual.
- Registrar control de IVA a partir de los CFDI: Solo se habilita si la empresa permite esta función en la parametrización, ayuda al control de IVA acreditable de la póliza, para futuros reportes de IVA o de la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT).
- Registrar causación de IVA a partir de los CFDI: Permite el control del IVA causado o trasladado de la póliza actual, para futuros reportes de IVA.
- Deshacer asociación con los CFDI: Deshace la asociación de los CFDI de la póliza actual.
- Asociar un archivo a la póliza: Existen pólizas que la documentación que la respalda no es un CFDI, puede ser desde un pedimento, un contrato, esta función es para anexar algún documento a la póliza.
- Ver archivo: Permite ver archivos asociados a la póliza actual.
- Deshacer la asociación con el archivo: Deshace la asociación de los archivos de la póliza actual.
- Asociar comprobante extranjero: Permite asociar algún comprobante de origen extranjero.
- XML-Pólizas comprobantes: Permite el registro de póliza según el XML, que es un archivo con un lenguaje más apto para sistemas; existe un XML por cada CFDI.
- Pago: Ayuda al control del flujo de efectivo o de la cuenta bancaria.
- Ayuda: Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
- Cerrar: Cierra la pestaña de edición de la póliza actual.
En la parte superior derecha se encuentran botones para el movimiento entre pólizas del periodo vigente y dos casillas:
- Póliza de ajuste: Sirve para la identificación de la póliza.
- Sin afectar: Los movimientos de la póliza actual no afectarán la acumulación de cuentas y por tanto, de los estados financieros.
En la parte central se encuentra la información de la póliza. En esta parte se coloca la fecha de la póliza, puede o no existir una limitante, esta limitante depende si se manejan periodos abiertos en la empresa o no.
Luego se coloca el tipo de póliza: Diario, Ingreso, Egreso, Orden, los cuales se vieron con anterioridad, posteriormente el número de identificación de la póliza en el periodo actual, así como el concepto de la póliza, el cual será en base al encargado de realizar la póliza.
Se muestra posteriormente las partidas que conforman la póliza actual e información con respecto de la misma:
- No. de partida.
- Cuenta que afecta la partida.
- Nombre de cuenta de la partida según el catálogo de cuentas.
- Cargo o abono.
- Referencia del documento o comprobante de la póliza actual.
- Concepto de la póliza.
En la parte posterior se encuentra la sumatoria de las partidas de la póliza actual.
En la parte inferior de la pantalla se encuentran cuatro pestañas, estas son:
- CFDI Relacionados: En esta pestaña se enumeran a manera de lista los CFDI relacionados a la póliza actual e información de los mismos, entre ella se encuentra: Tipo de CFDI, Fecha del CFDI, Serie, folio, Forma de Pago, RFC del emisor del comprobante o receptor según sea el caso, Razón social, Total del CFDI, Pago REP, Moneda, Tipo de cambio, Relacionado, UUID (Folio fiscal) es un código de identificación del CFDI que lo diferencia de cualquier otro.
- Documentos bancarios: Permite ver los documentos generados por el mismo sistema para el control de cuentas bancarias.
- Asociar movimientos a proveedor: Permite ver los movimientos asociados a los proveedores del padrón de la empresa, y el control de IVA para reportes fiscales.
- Desglose de IVA causado: Permite ver el control del IVA causado por la póliza actual.
Pantalla de Creación, Modificación o Eliminación de Movimientos de la Póliza
En la parte superior se encuentran las opciones que se pueden realizar al movimiento o partida de la póliza:
- Guardar: Esta opción permite guardar la información del movimiento.
- Nuevo: Guarda la información del movimiento actual y da paso a la pestaña de edición de un movimiento nuevo.
- Borrar: La función elimina la información y el movimiento actual.
- Restablecer: Restablece la información del movimiento desde la última vez que se guardó la información.
- Anterior y Siguiente: Ayudan al desplazamiento del usuario entre los movimientos de la póliza actual.
- ADD (Administrador de documentos digitales):
- Asociar uno o más CFDI: Permite asociar un CFDI al movimiento de los asociados a la póliza.
- Ver CFDI asociados: Permite ver los CFDI asociados al movimiento actual.
- Deshacer asociación con los CFDI: Deshace la asociación de los CFDI del movimiento actual.
- Ayuda: Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
- Cerrar: Cierra la pestaña de edición del movimiento actual.
En la parte izquierda, si se ha anexado un CFDI, se muestra un pequeño resumen del mismo y de la parte derecha:
- Cuenta: Se ingresa la cuenta que afectará el movimiento, bajo la misma aparecerá el nombre de la cuenta en el catálogo.
- Cargo o abono: Se inserta el monto del cargo o del abono, existen dos herramientas para este importe, al presionar la tecla “C”, se abre una calculadora para insertar el importe o al presionar la tecla “x” permite observar y si se quiere utilizar los importes del CFDI.
Posteriormente se encuentra un campo para poder anexar una referencia al movimiento y el concepto del mismo, al inferior del mismo se encuentran las sumatorias de los movimientos de las pólizas y si existiera alguna diferencia entre los cargos y abonos de la póliza.
Soporte y Servicios de Pólizas en CONTPAQi
Los servicios de pólizas de soporte CONTPAQi ofrecen un especialista disponible cuando se necesite. La cobertura está enfocada en CONTPAQi para resolver dudas, procesos y cierres con un consultor de confianza.
Es ideal para equipos que prefieren una bolsa de horas fija en lugar de pagar servicios aislados, con seguimiento claro del consumo.
Se ofrece soporte funcional, acompañamiento en procesos y atención remota para mantener los sistemas operativos.
Estos planes están pensados para equipos que requieren apoyo continuo en procesos, cierres y cambios de versión de CONTPAQi, como despachos con cierres mensuales que necesitan ajustes recurrentes de pólizas y reportes, PyMEs con rotación de personal que requieren acompañamiento en el uso de CONTPAQi para nuevos ingresos, o empresas que planean actualizar sistemas CONTPAQi o moverlos de servidor y buscan un especialista que supervise la transición.
Planes de Pólizas de Soporte CONTPAQi
| Paquete | Bolsa de Horas Mensuales | Cobertura | Atención | Visitas en Sitio | Vigencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Bronce | 4 horas | Exclusivo CONTPAQi | Remota y telefónica | No incluye | 6 meses |
| Plata | 8 horas | Exclusivo CONTPAQi | Remota y telefónica | 1 visita de hasta 3 horas/mes | 6 meses |
| Oro | 12 horas | Exclusivo CONTPAQi | Remota y telefónica | 1 visita de hasta 3 horas/mes | 6 meses |
| Esmeralda | 32 horas | CONTPAQi + Windows Server | Remota y telefónica | 1 visita de hasta 3 horas/mes | 12 meses |
| Diamante | 52 horas | CONTPAQi + Windows Server | Remota y telefónica | 1 visita de hasta 3 horas/mes | 12 meses |
Las bolsas de horas son mensuales por póliza y se recomienda utilizarlas en el mismo mes para mantener continuidad en procesos y pendientes.
Por defecto no se acumulan entre meses, salvo acuerdo específico, ya que la idea es mantener un ritmo constante de atención y mejoras.
Si se necesitan más horas que las del plan, se pueden contratar horas adicionales a tarifa preferencial según el nivel de póliza, las cuales se cotizan y se agregan a la siguiente factura.
Esta póliza se enfoca en los sistemas CONTPAQi, por lo que temas de servidor, red o hardware se atienden con pólizas de infraestructura.
Las sesiones de capacitación cuentan como horas, y en los planes que incluyen capacitación e implementación (Esmeralda y Diamante) las sesiones se descuentan de la bolsa mensual.