En el sistema Aspel COI, la visualización de información en colores específicos tiene una finalidad de control y alerta. Si te has preguntado por qué están en rojo las pólizas de COI, la respuesta principal radica en la configuración de seguridad y cuadre de la información financiera.
Guardar pólizas no cuadradas
El sistema cuenta con una función específica denominada Guardar pólizas no cuadradas. Esta opción permite guardar pólizas aunque existan diferencias entre el debe y el haber. Cuando el sistema detecta pólizas no cuadradas, las mostrará en color rojo dentro de la consulta de pólizas para facilitar su identificación.
Esta funcionalidad es útil para no detener el flujo de trabajo si aún no se han terminado de registrar todas las partidas, pero requiere atención inmediata para asegurar la integridad de la contabilidad antes de realizar el cierre o la emisión de estados financieros.
Otras razones de visualización
Es importante distinguir este aviso de otros indicadores visuales. Por ejemplo, en la consulta de pólizas, el punto rojo que aparece en la póliza indica que el registro cuenta con un documento digital asociado (CFDI), lo cual es una señal informativa y no de error.
Resumen de indicadores en la consulta de pólizas
- Color rojo en la póliza: Indica que la póliza no está cuadrada (diferencia entre debe y haber).
- Punto rojo en la póliza: Indica que el registro tiene un documento digital (CFDI) asociado.
Configuración para el cuadre automático
Para evitar que las pólizas queden en rojo permanentemente, puedes configurar el sistema para que realice el ajuste necesario:
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- Cuenta de cuadre: Define la cuenta contable que el sistema utilizará para cuadrar automáticamente las pólizas. Considera que esta cuenta debe ser de detalle.
- Cuadrar Pólizas automáticamente: Con este parámetro y la Cuenta de cuadre definida, se podrá “cuadrar” una póliza automáticamente desde su captura, aún cuando no se hayan terminado de registrar todas sus partidas.
Recuerda que para modificar estos parámetros debes ingresar a la ruta: Configuración, dirigirte a Parámetros del sistema y hacer clic en Pólizas. Esta configuración facilita el control de la información financiera, ayuda a mantener un registro ordenado y evita errores en los procesos contables.
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