El software de contabilidad, al igual que el software SAP, hoy en día representa una gran ayuda en las empresas que requieren de un mejor manejo de cada uno de sus recursos.
Como sabemos, el área contable de una empresa es de las más importantes por la naturaleza de los temas que se manejan en ella, y por eso mismo es que requiere de un buen control, manejo y organización por parte de los encargados y trabajadores de este departamento, y qué mejor que llevar a cabo dicho trabajo con sistemas de apoyo que en la actualidad ofrecen aplicaciones y herramientas que permiten tener una mejor organización y administración con respecto a los recursos de la empresa.
Sin embargo, a pesar de que ya muchas compañías y negocios trabajan sobre este esquema, hay quienes aún no han tomado la decisión de implementarlo, esto se debe en gran medida a que aún existen dudas al respecto, las cuales trataremos de aclarar a lo largo de este artículo.
Preguntas y Respuestas Clave sobre Contabilidad Empresarial
1. ¿Cómo saber si los equipos con los que se cuenta dentro de las empresas pueden soportar un sistema de contabilidad actual?
En la actualidad, la mayoría de las empresas cuentan con equipos rápidos y funcionales, esto en parte por las revisiones y actualizaciones que el área de sistemas lleva a cabo, es por eso que aunque no se trate de equipos de última generación, la gran mayoría de ellos son capaces de resistir este tipo de programas; de cualquier manera, siempre es importante preguntar al proveedor sobre las especificaciones y requerimientos para ir a la segura y que el software sea funcional y cumpla con su objetivo.
2. ¿Estos sistemas cuentan con acceso a la nube?
Hoy en día prácticamente todos los sistemas empresariales que se encuentran en el mercado tienen la posibilidad de resguardar información, facturas, imágenes y hasta videos en la nube, esto con el objetivo de que dicha información se encuentre segura en todo momento, y no solo eso, sino que también en caso de fallo de los equipos o algún otro problema, las personas con los permisos adecuados puedan hacer uso de ella y consultarla mediante cualquier otra computadora.
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Debemos decir que en la actualidad la nube ha traído a los usuarios del software de contabilidad y otros más, como el software de inventarios, muchas ventajas y beneficios con las que anteriormente no se contaba y debido a esto se llegaba a perder información valiosa.
Ahora que se trabaja bajo este esquema, la información se encuentra respaldada y se puede trabajar prácticamente desde cualquier lugar en caso de problemas, de esta manera se optimizan tiempos y se puede seguir trabajando sin impedimentos.
3. ¿Qué hay de los cursos y soporte?
Una vez que se ha tomado la decisión de implementar este o algún otro tipo de software dentro de la organización, es importante acercarse con el proveedor para saber qué tipo de soporte ofrecen en caso de problemas con el funcionamiento de alguno de los sistemas o sus herramientas y aplicaciones, es importante que exista disponibilidad en ese tema para no perder tiempo valioso de trabajo.
Asimismo, es esencial preguntar si la empresa cuenta con algún tipo de curso que permita a los usuarios futuros de dichos sistemas operarlos de manera adecuada y aprovechar al máximo cada una de sus funciones.
4. ¿Cuánto tiempo lleva adaptarse a este tipo de sistemas?
Esto depende en gran medida del tipo de trabajo que se ha realizado anteriormente en la empresa; por ejemplo, si la empresa hasta el momento llevaba la contabilidad de manera tradicional, pero siguiendo las leyes fiscales actuales, es normal que el proceso pueda alargarse un poco más mientras todos los procesos se actualizan y la información se carga al sistema, estamos hablando probablemente de un par de meses, que aunque puede ser mucho para algunas empresas, se debe tomar en cuenta que al final los resultados y la nueva forma de trabajo valdrán la pena el tiempo que el cambio tomará.
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Si por el contrario la empresa ya manejaba algún sistema contable, pero desea actualizarse según la tecnología que hoy en día se encuentra disponible, el tiempo que este cambio pueda tomar será mínimo, ya que los trabajadores ya tienen conocimiento sobre el manejo de este tipo de sistemas, y lo único que deben hacer es adaptarse a los nuevos cambios y su funcionalidad.
5. ¿Los datos que se suben al software de contabilidad permanecerán seguros?
Es norma que en las empresas exista esta preocupación, sobre todo porque la información con la que se trabaja es vulnerable y debe estar segura en todo momento, por eso es importante que sepan que trabajar con estos nuevos sistemas es sumamente seguro, de hecho lo es mucho más que contar con cientos de documentos que en cualquier momento pueden dañarse o extraviarse; además se debe tener en cuenta el papel que la nube juega, en donde la información también está segura y disponible.
Sin embargo, para que la seguridad sea total, se debe dar permisos y claves de acceso únicamente a personas de confianza que tengan que ver con el departamento, y ellas a su vez deben actuar con responsabilidad ante el manejo de sus claves y contraseñas, así como del sistema y los datos que en él se encuentran.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica
A continuación, se presentan algunas preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica, junto con sus respuestas y fundamentos legales:
- ¿A partir de qué periodo se deberá entregar el catálogo de cuentas y balanza de comprobación?
La información se enviará a partir de los siguientes periodos:
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Tipo de contribuyentes Periodo inicial de envío del catálogo de cuentas y balanzas de comprobación Sistema financiero Enero de 2015 Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables mayores o iguales a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013 Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables menores a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013 Enero de 2016 Personas morales y personas físicas del sector primario que optaron por presentar su declaración semestralmente Personas morales con fines no lucrativos Personas morales y personas físicas inscritas en 2014, 2015 o 2016 Fundamento legal: Resolutivo Tercero de la RMISC 2014
- ¿A qué nivel deben enviarse el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación?
El catálogo de cuentas y la balanza de comprobación como mínimo deberán enviarse a dos niveles (cuenta mayor y subcuenta a primer nivel), excepto cuando los contribuyentes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- En el caso de que tribute en el régimen de arrendamiento y no lleve ni utilice la herramienta Mis cuentas, ¿se debe enviar la información contable (Catálogos de cuentas y Balanzas de comprobación)?
Sí, está obligado a enviar la información contable en archivos electrónicos (XML).
Fundamento legal: Reglas 2.8.1.4. y 2.8.1.5., de la RMISC 2015.
- En el caso de que tribute en el régimen de actividad profesional y no lleve ni utilice la herramienta Mis cuentas, ¿se debe enviar la información contable (Catálogos de cuentas y Balanzas de comprobación)?
Sí, está obligado a enviar la información contable en archivos electrónicos (XML).
Fundamento legal: Reglas 2.8.1.4. y 2.8.1.5., de la RMISC 2015.
- ¿Cómo se deben nombrar los archivos que se tienen que enviar?
Deberá contener: Catálogo de cuentas, Balanza de Comprobación, Pólizas del Periodo, Auxiliar de Cuenta y/o Subcuenta, Auxiliar de Folios de los Comprobantes Fiscales
Fundamento legal: Anexo 24 de la RMISC 2015.
- Si cada mes agrego una cuenta mayor o subcuenta a primer nivel, ¿Debo enviar nuevamente el catálogo de cuentas?
Sí, debe ser cada vez que sea modificado a estos niveles, considerando su envío a más tardar al vencimiento de la obligación de enviar la balanza de comprobación del mes en que se agregó la cuenta mayor o subcuenta a primer nivel.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- ¿Cómo deberán enviar el catálogo de cuentas las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la SHCP, la CNBV, la CONSAR y la CNSF?
Las instituciones financieras deberán proporcionar la información contenida en el catálogo mínimo que le corresponda a cada entidad, de acuerdo con las disposiciones de carácter general emitidas por cada órgano regulador. A todas las cuentas deberán asociarle el valor “000 código de uso exclusivo del sector financiero” contenido en el apartado B del Anexo 24.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- ¿Cuándo los contribuyentes en sus sistemas contables sólo tengan cuentas de nivel mayor, como deberá asociarse al código agrupador?
Estas cuentas de nivel mayor deberán asociarse a nivel de subcuenta (nivel 2) del código agrupador del SAT.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- ¿Se considera que al entregar la información contable (catálogo de cuentas y balanzas de comprobación), implica un proceso de auditoría permanente?
No implica un proceso de auditoría permanente o contíinuo, ni modifica los procedimientos y garantías asociados al ejercicio de facultades de comprobación.
- ¿Qué tipo de cuentas de deben incluir en las balanzas de comprobación?
Todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y cuentas de orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- ¿Los saldos de la balanza de cierre afectan los saldos iniciales de la balanza del primer mes del ejercicio siguiente?
Sí, los saldos iniciales de la balanza del primer mes del ejercicio siguiente, deben ser los saldos finales de la última balanza de comprobación enviada en el ejercicio inmediato anterior.
- Cuando la balanza de comprobación no tuvo movimientos durante el mes, ¿se deberá enviar?
Sí, el contribuyente está obligado al envío de la balanza de comprobación mensual independientemente de no haber presentado movimientos en el mes.
- ¿La fecha de envío para la balanza de cierre de las personas morales es el 20 de abril o 20 días después de la declaración anual?
La fecha es a más tardar el 20 de abril del año inmediato posterior al ejercicio enviado para personas morales, independientemente de la fecha de presentación de la declaración anual.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015.
- ¿Qué plazo se tiene para enviar la balanza de comprobación derivado de un rechazo por errores informáticos?
Las veces que sean necesarias hasta que éstos sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la obligación que corresponda. En el caso de que los archivos se hayan enviado dentro de los 2 últimos días al vencimiento de la obligación y sean rechazados por causa informática, enviarán nuevamente los archivos dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que se comunicó la no aceptación.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015.
- ¿Qué plazo se tiene para enviar nuevamente la balanza de comprobación, a fin subsanar errores u omisiones?
Efectuarán la sustitución de los archivos de la balanza de comprobación, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la modificación de la información contable.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.5. de la RMISC 2015.
- ¿Se debe asociar el código agrupador a la balanza de comprobación?
No debe asociarse.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- Cuando me soliciten datos de un contribuyente (compulsa) ¿En qué formato se debe entregar?
Si en la compulsa se solicita información de pólizas deberá ser remitida en archivos XML conforme al Anexo 24.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
- ¿Qué información debo proporcionar derivado de una solicitud de devolución o compensación?
La misma que actualmente se solicita, es decir, información y documentación relacionada con el trámite de la devolución o compensación. En el caso de que se solicite información de pólizas deberá enviarse en el formato XML conforme al Anexo 24.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.9. de la RMISC 2015.
- En los datos del nodo CFDI, qué monto se debe indicar en el atributo ¿el monto DEL PAGO que está realizando el contribuyente al CFDI o el monto del CFDI?
El monto del CFDI.
- ¿Qué RFC se debe indicar en el nodo comprobante de las pólizas y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales?
Se debe indicar el RFC del contribuyente relacionado con la operación.
- ¿A las pólizas se deberá adjuntar los CFDI respectivos?
No se adjuntan los CFDI a las pólizas, sólo debe identificarse el folio del CFDI.
Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la RMISC 2015.
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