Las auditorías ISO 9001 son puntos de control fundamentales en el camino hacia la excelencia en la calidad. A continuación, te presentamos las preguntas más habituales que se plantean las empresas durante una auditoría.
Preguntas frecuentes sobre ISO 9001
P1: ¿Qué es ISO 9001 y por qué es importante?
ISO 9001 es una norma internacional que establece los criterios de un sistema de gestión de la calidad.
P2: ¿Cómo se prepara una organización para una auditoría ISO 9001?
Las organizaciones se preparan asegurándose de que todos los procesos y procedimientos están documentados, implementados y se les dé seguimiento.
P3: ¿Qué documentación se necesita para cumplir la norma ISO 9001?
Se necesita información documentada para respaldar el funcionamiento efectivo de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), incluyendo el alcance del SGC, la política de calidad, los objetivos de calidad y los registros de monitoreo, medición y competencia.
P4: ¿Cómo se gestionan los requisitos del cliente en ISO 9001?
P5: ¿Cuál es el papel de la alta dirección en la implementación de ISO 9001?
P6: ¿Cómo se tratan las no conformidades en ISO 9001?
P7: ¿Cómo promueve ISO 9001 la mejora continua?
P8: ¿Qué ocurre si una organización no supera una auditoría ISO 9001?
P9: ¿Con qué frecuencia debe someterse una organización a una auditoría ISO 9001?
Q10: ¿Se puede revocar la certificación ISO 9001?
Políticas de Auditoría de PJR
PJR se jacta de haber registrado muchas compañías Fortune 500, pero trabaja con empresas de todos los tamaños y tipos para promover nuestro enfoque de auditoría como una situación "ganar-ganar". La relación cliente-oficina de registro es a largo plazo, y se desarrolla a través de la combinación de comunicación, especialización de los auditores y servicio.
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También ofrecemos las siguientes ventajas:
- No tenemos cuota por solicitud
- No tenemos visita en planta preliminar obligatoria
- No tenemos penalizaciones por cambio de programación (con notificación razonable)
- No hay cargos ocultos
- No hay cargos extras
- Una placa de certificación gratuita por cliente
- La preparación detallada se realiza fuera de las instalaciones
- Gastos auditor mínimos, todos los gastos de viaje son al costo
- Se utilizan auditores locales siempre que sea posible
PJR, en su historia, ha tenido un solo cliente que no obtuvo la certificación después de la primera auditoría. PJR está muy orgulloso de su destacada trayectoria con respecto a la certificación de sus clientes.
Uso del Logotipo
Sí, puede utilizarse el logotipo y se suministra en diseño preparado para impresión. El logotipo, sin embargo, no puede aparecer en el producto de su compañía. Se proporcionan las directrices del uso del logotipo junto con el certificado y el diseño preparado para impresión.
Frecuencia de las Auditorías de Seguimiento
Los clientes son habitualmente programados para el seguimiento cada seis meses, a menos que soliciten el programa anual de supervisión. En cualquier caso, las directrices publicadas recientemente por el Foro Internacional de Acreditación (IAF) requieren que el tiempo total de la auditoría de reevaluación sea igual a dos tercios del tiempo dedicado a la auditoría inicial de registro.
El tiempo de la reevaluación puede variar de la formula obligatoria de 2/3 en base a "los factores importantes que se aplican únicamente a la organización", incluyendo, pero no limitándose a, aquellos incluidos en el Anexo 2 de la Directriz de IAF sobre la aplicación de la Guía 62 de la norma ISO/IEC. Bajo este método, su sistema de calidad sigue siendo objeto de mantenimiento continuo. Con intervalos más cortos entre las visitas de control, el sistema tiene menos posibilidades de romperse. De esta manera, hay mucho menos posibilidades de que los auditores encuentren alguna no-conformidad mayor, cuya corrección puede ser larga y costosa.
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Validez del Certificado
El certificado de registro tiene una validez de tres años. Al final del período de tres años, será programada una reevaluación para renovar el certificado.
Entre el momento de la auditoría de certificación inicial y la renovación de certificados a los 3 años, los clientes son auditados periódicamente en función de la elección de los programas de seguimiento:: continuo (auditorías cada seis meses) o anuales (auditorías una vez al año).
Competencia de los Auditores
PJR se rige por los estrictos requisitos de la norma ISO/IEC 17021:2006 en cuanto a conocimientos y experiencia de los auditores.
Manejo de Quejas
Las quejas se manejan a través de nuestro Departamento de Atención al Cliente, de acuerdo con el procedimiento de quejas de PJR, lo que puede requerir la intervención tanto del Presidente como del Gerente del Programa de Auditoría. Pueden hacerse cambios en el equipo si es necesario; PJR es flexible. Su CPA puede trabajar con usted para proporcionarle información biográfica detallada sobre los auditores potenciales, si lo desea.
Auditorías Internas
Sí. PJR lleva a cabo auditorías internas dos veces al año.
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Observaciones y Acciones Correctivas
Los auditores de PJR no incluyen extensos comentarios sobre las observaciones. Las observaciones se limitan a completar las notas concisas hechas en las hojas de las no-conformidades. Se realizan más observaciones en el informe final de auditoría.
La acción correctiva debe ser presentada dentro de 60 a 90 días a partir de la auditoría por fax, correo o correo electrónico. PJR permite las acciones correctivas en planta durante la auditoría, siempre que el tiempo dedicado a la revisión de las acciones correctivas propuestas no afecte significativamente el programa u objetivos de auditoría. Sostenemos reuniones al final de cada día, para revisar las acciones correctivas.
PJR no cobra por cierre de acciones correctivas, salvo en el caso de que el cierre sea una no-conformidad mayor (ya que es necesaria una re-visita).
No Conformidades
Las no-conformidades son ya sea mayores o menores. Si la auditoría revela únicamente no-conformidades menores, el Auditor Líder recomendará el registro - en espera del cierre de las acciones correctivas. La evidencia objetiva de la acción correctiva puede ser enviada por correo o fax en el plazo de 90 días a partir de la auditoría. Una vez que las acciones correctivas han sido aceptadas por el Auditor Líder, se emitirá el certificado de registro (y las acciones correctivas se verificarán en la siguiente visita de seguimiento requerida).
En caso de una no-conformidad mayor, serán necesaria un re-visita para evaluar las acciones correctivas, salvo en casos excepcionales. La re-visita se limitará al área no-conforme. En cualquier caso, la auditoría de PJR continuará, incluso con el descubrimiento de no-conformidades mayores.
Se le notificará de cualquier deficiencia en su sistema de calidad, antes de que el equipo de auditoría deje sus instalaciones. Esta notificación escrita es parte de la visita de auditoría formal.
Flexibilidad en la Programación
PJR desea cultivar las mejores relaciones posibles con sus clientes. Esto incluye una disposición a ser flexible, incluso en relación con la programación de auditorías de registro. Sin embargo, hay una cláusula en el contrato de PJR que establece un período de cancelación de 21 días, después de los cuales la cancelación puede convertirse en un tema punitivo.
Ventajas de Contratar a PJR Temprano
Los clientes suelen contratar con una oficina de registro incluso antes de comenzar el proceso de implementación del sistema de calidad. La razón es que mediante la contratación de una registradora primero, se puede establecer un vínculo temprano con el equipo de auditoría y el programa.
PJR ha encontrado que mediante la contratación de PJR antes de las actividades de implementación del sistema de calidad, los clientes normalmente pueden recortar 30-40% del tiempo que normalmente se lleva el proceso de registro. Para participar en nuestro programa de "planificación por prioridades", debe contratar con nosotros lo antes posible. Nuestros coordinadores del programa de auditoría suelen programar auditorías con 60-90 días de antelación. Los auditores programarán tentativamente la próxima auditoría de seguimiento continuo o anual mientras se encuentren físicamente en la instalación.
Costos de Re-evaluación
Sí. El cliente paga por la re-evaluación, pero sólo por los días-hombre (más los gastos asociados) o los días necesarios para evaluar la conformidad con la norma.
Modificaciones y Alcance del Sistema de Calidad
Si la modificación propuesta está estrechamente relacionado con el alcance/sistema de la calidad existentes, por lo general es verificada y aprobada en la próxima auditoría de seguimiento, para ayudar a minimizar los costos. Si se trata de una desviación importante del alcance registrado, puede ser necesaria una evaluación especial para su aprobación.
Consistencia del Personal de Auditoría
PJR trabaja con clientes individuales para promover la coherencia entre el personal de auditoría. Se recomienda que por lo menos una persona del equipo de pre-evaluación forme parte del equipo de auditoría de certificación, sin embargo, no se puede garantizar la disponibilidad de los auditores.
Pre-evaluación
PJR considera que la pre-evaluación es un paso muy importante hacia una auditoría de registro exitosa. Aunque las pre-evaluaciones son totalmente opcionales, 99% de los clientes de PJR que las realizaron, aprobaron su auditorías de registro desde la primera vez.
PJR recomienda que la pre-evaluación se realice dentro de un margen de 90 días previos a la auditoría de certificación real. Un lapso más largo puede dar lugar al deterioro del sistema de la calidad debido a la falta de atención y la falta de acción. La pre-evaluación es opcional; PJR no la requiere. Sin embargo, los beneficios de contar con ella son numerosos, incluyendo enfocar su atención en las debilidades actuales de su sistema de la calidad, lo que le permite adquirir experiencia y familiaridad con una auditoría y con los auditores PJR, y el aumento de sus posibilidades generales de pasar la auditoría de certificación. La pre-evaluación por lo general toma alrededor de 60% del tiempo cotizado para la auditoría de certificación.
Cambios en la Documentación
Por lo general, no. PJR no requiere que los cambios en la documentación o modificaciones se comuniquen por escrito a sus oficinas corporativas. Las revisiones se revisan en planta durante la siguiente auditoría de seguimiento, sin costo adicional.
Manual de la Calidad
Los auditores de PJR permiten cambios de mejora continua en el Manual de la Calidad. Sin embargo, debe ser presentado 30-45 días antes de la auditoría inicial, de manera que el auditor líder puede evaluarlo y determinar su adhesión a la norma. PJR requiere la entrega de una copia controlada del Manual de las Políticas de la Calidad al Auditor Líder 30-45 días antes de la auditoría de certificación.
El tiempo de respuesta habitual es de entre 10 y 15 días. Cuanto antes se envíe la documentación, más tiempo tendrá para la acción correctiva.
Una vez que el contrato es firmado y aceptado, se le pedirá que presente un Manual de las Políticas de la Calidad para su revisión y aprobación, antes de la elaboración y ejecución de cualquier revisión. El Manual de las Políticas de la Calidad debe estar listo antes de la visita de registro. Si no se le informó al auditor líder sobre alguna modificación antes de la fecha de la auditoría, las revisará en planta.
Notificación de Desviaciones
Los clientes son notificados de las desviaciones del sistema de calidad a través de la emisión de los informes de no-conformidad (NCR) en el momento de su auditoría y cuentan con 60 a 90 días para la entrega de la acción correctiva.
Subcontratación
PJR no contrata a ninguna otra oficina de registro para mantener su acreditación, sin embargo, al igual que otras registradoras, PJR funciona con una base de auditores subcontratados, además de sus empleados de tiempo completo. PJR cuenta con un riguroso proceso de calificación para los auditores contratados, que incluye capacitación y evaluación permanente.
Cambios en el Programa de Registro
Los clientes son notificados por escrito sobre cualquier cambio en el programa de registro. PJR agradece los comentarios, fomenta el diálogo y está más que dispuesto a despejar cualquier inquietud de los clientes. Por lo general, se proporciona suficiente tiempo para implementar los cambios, los cuales no tienen que ser presentadas por escrito, sino que son supervisados por el auditor líder en la siguiente visita de seguimiento.
Políticas Establecidas
Sí, PJR tiene políticas establecidas que rigen todo lo anterior. Por favor consulte a su ejecutivo de cuenta para obtener más información.
Confidencialidad
PJR, de conformidad con la norma ISO/IEC 17021:2006, mantiene una estricta confidencialidad de toda la información exclusiva del cliente.
Registro de Empresas
Sí. PJR mantiene un registro de todas las empresas registradas. Para obtener más información, póngase en contacto con su ejecutivo de cuenta.
Experiencia de PJR
En ISO 9000, PJR ha registrado empresas tan importantes como Hughes Aircraft, Monsanto, Coca-Cola Bottling y Estee Lauder. En el área automotriz hemos certificado a Federal Mogul, Valeo y Siegel Roberts. El alcance de la acreditación Perry Johnson Registrars 'cubre aproximadamente 600 códigos SIC.
Acreditaciones de PJR
PJR está acreditada para conceder certificados de ISO 9001, ISO 14001, AS9100, TL 9000 e ISO/TS 16949. PJR es también una de las primeras oficinas de registro autorizadas para auditar a dos nuevas especificaciones importantes en el área de las normas de gestión: Responsible Care ®, ahora designada oficialmente como RC-14001 y OHSAS 18001, la especificación de salud y seguridad en el trabajo.
Favor de consultar el libro de cotizaciones de PJR, el cual contiene la historia de la compañía, sus calificaciones, políticas y procedimientos. Sí. De acuerdo con nuestros planes de expansión en todo el mundo, PJR está trabajando para obtener las acreditaciones con varios organismos nacionales de acreditación. PJR también tiene solicitudes pendientes con el China National Accreditation Council for Registrars (CNACR) y el Korea Accreditation Board (KAB). PJR está acreditada por ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB - anteriormente RAB), el Consejo de Japanese Accreditation Board (JAB), el United Kingdom Accreditation Service (UKAS), Italian National System for Accreditation of Certification and Inspection Body (Accredia).
Calificación de los Auditores
No, pero todos los equipos de auditoría PJR tendrán por lo menos con un auditor líder certificado por ANAB-, IRCA o PJR. Los otros miembros del equipo, todos ellos tendrán una considerable experiencia en auditoría, docencia y/o consultoría, auditores certificados ´por ANAB-, IRCA o-PJR.
PJR sigue las directrices contenidas en la norma ISO 19011:2002 para definir sus criterios de calificación para los auditores de sistemas de calidad. ISO 19011:2002 detalla los requisitos de educación, formación, experiencia, cualidades personales, capacidad de gestión y la formación continua. Todos Auditores Líderes están certificados profesionalmente (RABQSA, IRCA y/o PJR) y participan en la formación adicional específica de las políticas y procedimientos PJR.
Cantidad de Certificados Emitidos
PJR ha emitido más de 4.000 certificados de registro. Se programan nuevas auditorías de registro diariamente, ya que PJR adquiere contratos con más de 200 empresas nuevas cada mes.
Evaluación de Candidatos a Auditor
PJR realiza amplias evaluaciones a los candidatos a auditor para garantizar la competencia técnica de cada individuo. Esta evaluación incluye la comprobación de referencias, verificación de antecedentes y pruebas. Para que nuestros auditores puedan obtener la competencia en un sector EA en particular, es necesaria la combinación de la experiencia laboral, capacitación/educación y días de auditoría. Muchos auditores profesionales empleados por PJR son expertos que también imparten clases de calidad en la auditoría.
PJR mantiene una base de auditores tanto de personal a tiempo completo como subcontratado, muchos de los cuales han enseñado a los Auditores líder de nuestros competidores. Los auditores de PJR tienen un promedio de 15 años de experiencia en auditoría y un promedio de 18 años de experiencia en aseguramiento de la calidad.
Tamaño de PJR
PJR es la oficina de registro más grande de América del Norte, sobre la base de empresas individuales registradas.
En Caso de Quiebra o Pérdida de Acreditación
* Sin embargo, en el caso improbable de que PJR se declarase en quiebra o perdiera su acreditación, ha establecido un memorando de entendimiento (MOU por sus siglas en inglés) con un organismo de certificación acreditado. Esto mantendrá su estatus como una empresa registrada.
* Según lo informado por las Actualizaciones de Sistemas de Calidad de los años 1999, 2000, 2001 y 2002. PJR es una empresa privada y, aunque los registros financieros son confidenciales, podemos demostrar estabilidad financiera. está acreditada por siete diferentes organismos interna...