Mantener almacenes separados dentro de una organización es conveniente para poder agrupar productos, objetos y materiales relacionados o que son utilizados en procesos de la empresa. El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías. Cada almacén es un espacio esencial en todo negocio, y su administración debe realizarse con profesionalismo para garantizar la calidad y la eficiencia operativa.
Tipos de Almacenes y Clasificación
Los diferentes materiales pueden conservarse juntos y, dentro de los almacenes, también clasificarse en diferentes áreas. Algunos ejemplos fundamentales son:
- Almacenes de materias primas: Aquí se guardan materiales, ingredientes o componentes que se usan para la fabricación de productos.
- Almacenes de productos en curso o semiterminados: Materiales que están en medio del proceso de producción.
- Almacenes de productos terminados: Productos que ya han concluido la fase de producción y están listos para la venta.
- Almacenes de materiales auxiliares: Elementos que ayudan a la producción pero no son materia prima base.
- Almacenes de envases y embalajes: Materiales que sirven para proteger y envolver los productos terminados.
Además, pueden existir almacenes de materiales de desperdicio, materiales obsoletos y de devoluciones. La ubicación de estos lugares debe ser estratégica y adecuada al proceso operativo para el cual son necesarios.
Funciones y Gestión Operativa
Todos los materiales contenidos en el almacén están sometidos a constantes procesos de control de inventario, operaciones de ingreso y salida, reubicación y custodia. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepción de materiales y control de calidad.
- Registro de entradas y salidas del almacén.
- Almacenamiento y mantenimiento de materiales.
- Despacho de materiales y coordinación contable.
- Efectuar las tareas de control de inventarios.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad sobre todos los movimientos del almacén. Toda operación de entrada o salida requiere documentación autorizada, y el acceso debe estar restringido al personal autorizado por la gerencia.
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Tabla: Clasificación según criterios logísticos
| Criterio | Tipos de Almacenamiento |
|---|---|
| Estructura | Cielo abierto, cubiertos, cobertizos. |
| Función Logística | Central, regional, de tránsito, de consolidación. |
| Automatización | Convencionales, automatizados, automáticos. |
Control de Inventario y Contabilidad
La gestión de inventario es la gestión de activos no capitalizados. El control de inventario es un subconjunto que se enfoca en reducir el costo total del inventario al mismo tiempo que mejora la capacidad de entregar bienes a los clientes a tiempo. Minimizar el bloqueo de recursos financieros es el objetivo principal del control de inventario, disminuyendo la inmovilización innecesaria de capital en excedentes.
Los expertos a menudo aconsejan clasificar su inventario en grupos A, B y C. El grupo A consiste en cosas más caras que no necesita tanto, mientras que la categoría C incluye productos económicos con alta rotación. Un componente clave de la gestión eficaz de materiales es mantener una lista de inventario actualizada, idealmente automatizada mediante un programa de sistema de gestión de almacenes (WMS).
Las pequeñas variaciones en la forma en que se reciben las nuevas existencias pueden dejarlo perplejo al final del año si las cifras no coinciden con sus órdenes de compra. Por ello, la digitalización de procesos garantiza un control exhaustivo y en tiempo real del estado de las existencias, evitando errores en el abastecimiento y roturas de stock en las líneas de producción.
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