Crear y seleccionar tu catálogo de cuentas es la base de tu información contable, ya que en él se organiza y registra toda la estructura de tus operaciones financieras. Crearlo y seleccionarlo correctamente te permite trabajar con una configuración adecuada desde el inicio y asegurar que tus registros se clasifiquen de forma ordenada. Si al ingresar al sistema notas que tu catálogo está vacío, no te preocupes; esto significa que el sistema se encuentra en la modalidad de Catálogo vacío (sin cuentas), el cual no contiene cuentas y hace necesario registrarlas manualmente o realizar el proceso de generación del catálogo predefinido.
Tipos de catálogos disponibles en Aspel COI
Antes de solucionar el problema y generar las cuentas, es importante conocer las opciones de catálogos predefinidos que ofrece el sistema para adaptarse a tu tipo de empresa:
- Catálogo estándar general: incluye cuentas utilizadas en la mayoría de las empresas, sin importar su giro.
- Catálogo para empresas comerciales: incluye cuentas de gastos de venta como fondo de ahorro, viáticos, comidas con el personal, sueldos y salarios, comisiones, bonos, gratificaciones y cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), entre otros.
- Catálogo de empresas manufactureras: contiene cuentas indispensables para procesos de fabricación.
- Catálogo para empresas de servicios: no cuenta con almacén de productos terminados. Incluye cuentas como honorarios profesionales, asesorías, gastos de viaje o representación, boletos de avión, entre otros.
- Catálogo para empresas constructoras: maneja cuentas relacionadas con obra, planos, materiales y albañilería, así como sueldos, caja chica y bancos.
- Catálogo de sociedad y condominios: contiene cuentas para el control de terrenos y condominios.
- Catálogo para dependencias gubernamentales: incluye cuentas para gastos generales de entidades de gobierno.
- Catálogo para sociedades religiosas: considera iglesias y asociaciones religiosas. Incluye cuentas como diezmo recibido, donativos e ingresos por servicios religiosos.
- Catálogo para personas físicas: contempla a personas con capacidad de contraer obligaciones y ejercer derechos. Incluye actividades como servicios profesionales, comercio, arrendamiento o sueldos.
- Catálogo para sociedades civiles: orientado a organizaciones sin fines de lucro. Incluye cuentas como caja chica, bancos, donativos y comidas de negocios, entre otras.
Paso a paso para solucionar el catálogo vacío y crearlo en el sistema
Si deseas solucionar el problema del catálogo vacío cargando alguno de los diseños predefinidos por Aspel COI, sigue estos pasos cuidadosamente. A continuación, se indica el proceso para crear el catálogo de tu elección:
- Abre el sistema y selecciona la empresa donde se creará el catálogo.
- Ingresa a la siguiente ruta: menú Configuración y haz clic en Control de archivos. Se muestra la siguiente vista del sistema.
- En la sección Tablas disponibles, selecciona Catálogo de cuentas y haz clic en el ícono Crear tablas.
- En la ventana emergente, verifica que el campo Conexión de datos destino sea correcto y haz clic en Crear. El sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que se sobrescribirán los datos. Haz clic en Sí para continuar. Importante: Al sobrescribir, se elimina toda la información contenida en las cuentas existentes.
- A continuación, se muestra la ventana con los distintos catálogos de cuentas. Selecciona el que necesitas y haz clic en Aceptar.
Automáticamente, el sistema inicia la creación del catálogo. Al finalizar, se muestra un mensaje informativo indicando que el proceso concluyó con éxito y tu catálogo ya no estará vacío.
Cómo agregar o dar de alta cuentas de forma manual
Crear o dar de alta cuentas te permite organizar de forma clara la información financiera de tu empresa desde el inicio. Este proceso es necesario para registrar correctamente tus operaciones y mantener un control ordenado de ingresos, gastos y movimientos contables. Lo realizas cuando comienzas a trabajar con Aspel COI o necesitas agregar nuevas cuentas para reflejar cambios en tu operación.
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Si prefieres dar de alta tus cuentas de forma individual en tu catálogo, realiza el siguiente procedimiento:
- Para agregar las cuentas, ingresa por la ruta: Cuentas y pólizas, selecciona el botón Cuentas y haz clic en el ícono Agregar.
- Al ingresar, el sistema muestra una ventana donde es necesario capturar la información básica:
- No. de cuenta: indica el número de la cuenta. Haz clic en el ícono de Ayuda para consultar el catálogo y ubicar la cuenta de detalle o de mayor correspondiente.
- Descripción: define el nombre que tendrá la cuenta.
- Tipo (acumulativa / detalle): selecciona el tipo de cuenta según sus características.
- En la pestaña Generales, completa los siguientes campos:
- Afecta la póliza de ajuste cambiario: al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la póliza de ajuste cambiario.
- Tipo de moneda: el sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu catálogo de monedas.
- Inicial: define el saldo inicial de la cuenta. Captura los saldos acreedores mediante una póliza. Importante: solo puedes registrar saldos iniciales si está activo el parámetro Captura del saldo inicial en los parámetros del sistema, dentro de la carpeta Cuentas, y si es el primer mes de la contabilidad.
- Saldo Final: este campo es informativo y se actualiza automáticamente con los movimientos, por lo que no puedes modificarlo.
- En la pestaña Atributos, completa la información:
- Selecciona la naturaleza de la cuenta.
- Asocia o desasocia la cuenta según lo necesites.
- Ingresa la contrapartida, que funcionará como complemento para aumentar o disminuir el saldo de otra cuenta.
- En la pestaña Fiscales, captura los siguientes datos:
- Ingresa el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) haciendo clic en el ícono Ayuda para consultar el catálogo correspondiente.
- Selecciona el código agrupador.
- Marca las casillas según el tipo de operación que vas a realizar.
Con estos pasos, podrás estructurar de manera óptima el catálogo de cuentas de tu empresa en Aspel COI y evitar que la base de datos se muestre vacía.
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