Realizar un presupuesto es una tarea esencial para cualquier organización porque ayuda a planificar su actividad, ya sea en un departamento concreto o globalmente para el conjunto de la compañía. Para administrar correctamente una empresa es esencial la planificación y una de sus tareas básicas es la elaboración de un presupuesto.
¿Qué es un Presupuesto?
El presupuesto de una empresa es el documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos que tendrá una compañía en un ejercicio determinado. En este documento se recogerán todas las operaciones que va a desarrollar la sociedad para lograr sus objetivos -así como los recursos (dinero) necesarios para ello- y, además, se incluirá una previsión de los ingresos (ventas) que se estiman obtener. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo.
De esta manera, la empresa planifica su actividad y recursos en un determinado periodo y a posteriori, llevando un control del presupuesto, puede ir comprobando si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto, o si hay áreas de la empresa que están fallando y es necesario realizar algún reajuste.
Un presupuesto realista y realizado a conciencia, permite medir la capacidad de desarrollo y crecimiento del negocio en un determinado período de tiempo, conocer cuánto capital se necesita para cubrir las necesidades de la empresa, identificar cuáles son los gastos y costos, y por ende, facilitar la tarea de asignación de recursos. Supone una idea de equilibrio contable entre ingresos y gastos. Es una previsión normativa. Es decir, se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, se evalúa, se justifica el monto y la necesidad de cada renglón del mismo.
Características principales de un presupuesto:
- Es una previsión a medio o largo plazo.
- Se incluyen gastos e ingresos, tanto fijos como variables.
- Se establece un punto de equilibrio y otro deseado.
- Se realiza un control del presupuesto durante su vigencia y una revisión al finalizar el periodo.
Tipos de Presupuestos de una Empresa
Dependiendo de en qué área de la empresa se centre podemos hablar de los siguientes tipos de presupuestos:
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Presupuesto de Ventas o Presupuesto de Ingresos
Es un presupuesto financiero en él se detallan las previsiones de ventas que se esperan alcanzar en un periodo determinado y sirve para fijar mejor los objetivos de la compañía. Para elaborarlo correctamente, hay que tener en cuenta tanto el pasado del negocio, como las tendencias del sector y la evaluación de la demanda que existe en el mercado.
Presupuesto de Producción
Tras realizar el presupuesto de ventas hay que elaborar el de producción, en el que se detallarán los costes que intervienen en la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En este presupuesto se señalará el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas presupuestadas.
El siguiente paso es elaborar el presupuesto de compras, que contendrá los costes de los insumos que va a necesitar la empresa para fabricar sus productos según sus previsiones de producción. Gracias a este documento la compañía evitará tener que paralizar la producción por falta de materias primas, por ejemplo.
Presupuesto de Flujo de Caja
Este presupuesto tiene como objetivo planificar los flujos de dinero con los que contará la empresa en un determinado periodo, estimando cuándo y cómo entrará el dinero en la compañía y en qué cantidades. Este documento sirve de ayuda para saber si el negocio contará con los recursos necesarios en cada momento para garantizar su actividad.
Presupuesto de Tesorería
Vinculado al anterior, este presupuesto planifica las entradas y salidas de dinero (los cobros y los pagos) de la empresa en un periodo dado. Es útil para garantizar la liquidez de la compañía y suele realizarse tanto al inicio de la actividad empresarial (para anticipar su rentabilidad) como al inicio de cada ejercicio.
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Presupuesto de Capital
Este presupuesto es una previsión financiera que determina la diferencia entre las inversiones futuras y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Presupuesto de Operación u Operativo
Es un presupuesto que permite a la empresa planificar sus operaciones en un determinado periodo de tiempo. Recoge la previsión de ingresos por las ventas de los productos o servicios y contabiliza también los gastos que implicarán producirlos.
Presupuesto de Marketing
Este presupuesto fija las cantidades de dinero que se dedicarán a las distintas acciones y estrategias de marketing. Ayuda a fijar objetivos en esta área y permite evaluar el retorno de la inversión en cada partida.
Presupuesto Maestro
Es el presupuesto principal de una empresa y en él se engloban todas las áreas (compras, producción, ventas, marketing, etc.), uniendo todos los presupuestos anteriormente descritos. Su objetivo es facilitar una planificación global de la actividad de la compañía en un ejercicio dado.
¿Cómo se Elabora un Presupuesto?
Para elaborar cualquiera de los anteriores tipos de presupuesto han de seguirse varios pasos. Por poner el ejemplo de la elaboración de un presupuesto maestro, estas serían las etapas del presupuesto que habrían de seguirse:
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- Definir la situación financiera de la empresa para poder hacer un presupuesto realista y alcanzable.
- Tener claros los objetivos y metas de la organización, porque serán estos los que determinarán hacia dónde se dirigirán los recursos e inversiones.
- Analizar los datos históricos de la propia empresa: los ingresos y gastos de años anteriores serán el punto de partida para hacer una estimación de los del ejercicio que se está presupuestando.
- Presupuestar los gastos, tanto los fijos como los variables.
- Estimar gastos fijos y variables: para optimizar los recursos es imprescindible conocer los costos.
- Se denomina costo al valor de los recursos necesarios para producir o vender un producto o servicio.
- Los mismos se clasifican en costos fijos, que son los que no guardan relación con el volumen de las ventas o de la producción, y los costos variables que son aquellos que fluctúan en relación a los volúmenes de ventas o producción.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo.
- Pronosticar ingresos: para determinar un estimado de las ventas y de los ingresos que esté ajustado a la realidad, se debe realizar un análisis de varios factores, entre ellos la capacidad de producción en el caso que sea necesario, el mercado meta, la demanda estimada del producto o servicio a comercializar, la competencia en el mercado y el precio promedio del producto o servicio en el mercado.
- Repartir los recursos entre cada área de la organización.
- Hacer un control periódico del presupuesto para comprobar si se están cumpliendo las previsiones o se producen desviaciones.
- Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales.
- Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida.
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