Realizar un presupuesto es una tarea esencial para cualquier organización porque ayuda a planificar su actividad, ya sea en un departamento concreto o globalmente para el conjunto de la compañía. Para administrar correctamente una empresa es esencial la planificación y una de sus tareas básicas es la elaboración de un presupuesto. En este documento se recogerán todas las operaciones que va a desarrollar la sociedad para lograr sus objetivos -así como los recursos (dinero) necesarios para ello- y, además, se incluirá una previsión de los ingresos (ventas) que se estiman obtener.
¿Qué es un Presupuesto?
El presupuesto de una empresa es el documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos que tendrá una compañía en un ejercicio determinado. De esta manera, la empresa planifica su actividad y recursos en un determinado periodo y a posteriori, llevando un control del presupuesto, puede ir comprobando si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto, o si hay áreas de la empresa que están fallando y es necesario realizar algún reajuste.
Las principales características comunes a cualquier presupuesto de una empresa son las siguientes:
- Es una previsión a medio o largo plazo.
- Se incluyen gastos e ingresos, tanto fijos como variables.
- Se establece un punto de equilibrio y otro deseado.
- Se realiza un control del presupuesto durante su vigencia y una revisión al finalizar el periodo.
Tipos de Presupuestos de una Empresa
Dentro del mundo de las finanzas empresariales existen diferentes tipos de presupuesto con características únicas. Dependiendo de en qué área de la empresa se centre podemos hablar de los siguientes tipos de presupuestos:
- Presupuesto maestro
- Presupuesto operacional
- Presupuesto de ventas
- Presupuesto de producción
- Presupuesto de compras
- Presupuesto de flujo de caja
- Presupuesto de tesorería
- Presupuesto de marketing
A continuación, exploraremos cada uno de estos tipos de presupuestos en detalle.
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1. Presupuesto Maestro
El presupuesto maestro, como su nombre lo indica, es el más importante para las organizaciones y sirve para crear una imagen financiera integral, obtener datos globales y anexar los valores netos totales en un solo documento. Dentro de los tipos de presupuesto, el maestro es el gran referente pues abarca todos los sectores y unifica las proyecciones financieras globales de las empresas.
Esto quiere decir que incluye la totalidad de los gastos económicos de ventas, el flujo de caja, todos los ingresos y demás cuestiones que tengan que ver con las finanzas de la organización. El objetivo principal del presupuesto maestro es mantener el equilibrio entre los distintos departamentos de la empresa, además de controlar su funcionamiento y garantizar que todos los procesos se lleven a cabo para cumplir las metas establecidas.
El presupuesto maestro se encarga de hacer un balance general de la empresa y combina los siguientes modelos de presupuestos:
- Presupuesto operacional
- Presupuesto de ventas
- Presupuesto de producción
- Presupuesto de flujo de caja
- Presupuesto de tesorería
- Presupuesto de marketing
2. Presupuesto Operacional
El presupuesto de ventas operacional es el que contempla todas las actividades relacionadas con la operación de la empresa: producción, ventas y administración. Generalmente se utiliza por compañías de gran porte, pues debido a su complejidad operacional, necesitan datos concretos y actualizados en períodos determinados durante el transcurso del año.
En el presupuesto de ventas operacional deben estar expresados los precios de los productos, la mano de obra, el coste de los materiales, los gastos de fabricación, el total de las ventas, los gastos administrativos, el presupuesto de producción, entre otros. Dentro de este tipo de presupuesto cabe resaltar que los costos de nómina - específicamente la mano de obra humana - suelen ser los gastos más grandes para una empresa. Las personas pueden representar fácilmente el 70% de los gastos de una empresa.
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La información y los datos incluidos dentro del presupuesto operacional deben estar organizados y divididos por departamentos. Esto garantizará que cada sector de la empresa pueda actualizar su presupuesto de ventas de manera periódica y le permitirá a la organización tomar las medidas necesarias para cumplir con sus objetivos.
3. Presupuesto de Ventas o Presupuesto de Ingresos
Este modelo también es conocido como presupuesto de ingresos y define las proyecciones económicas que tiene una empresa dentro del mercado para aumentar su patrimonio. El presupuesto de ventas es un plan financiero que estima los ingresos totales de la empresa en un período de tiempo específico. Se enfoca en dos cosas, la cantidad de productos vendidos y el precio al que se venden, para predecir cómo se desempeñará la organización.
El presupuesto de ventas debe ser realista y debe ajustarse a las demandas actuales del mercado. De él depende el enfoque que tendrá la empresa para alcanzar las metas a futuro, así como la elaboración de los otros tipos de presupuestos. Para realizar un presupuesto de ingresos se debe seguir un plan estratégico de ventas que permita estudiar el mercado y trazar las estrategias que serán implementadas para mejorar los procesos. Cada empresa debe hacer un análisis exhaustivo de los datos recopilados para garantizar que la ejecución del presupuesto sea acorde con su realidad financiera.
4. Presupuesto de Producción
El presupuesto de producción es una de las bases para trazar los objetivos y las metas de tu empresa. En este modelo se estima cuánto debe producirse en relación a lo que se ha definido en el presupuesto de ventas, para que la organización tenga completa noción de lo que se fabrica. Generalmente, los datos históricos de ingresos se toman como referencia para realizar un plan de producción que permita conocer la cantidad de insumos y recursos que serán utilizados para generar ganancias para la empresa.
Manejan este tipo de presupuesto los miembros de la empresa que tengan acceso a datos sensibles, como costes de mano de obra y materias primas. Este modelo sirve como base para realizar el presupuesto operacional.
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5. Presupuesto de Compras
Tras realizar el presupuesto de ventas hay que elaborar el de producción, en el que se detallarán los costes que intervienen en la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En este presupuesto se señalará el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas presupuestadas. El siguiente paso es elaborar el presupuesto de compras, que contendrá los costes de los insumos que va a necesitar la empresa para fabricar sus productos según sus previsiones de producción.
El presupuesto de compras se realiza a continuación del presupuesto de producción. En él se incluyen las estimaciones de compras de insumos y servicios para poner en marcha la producción. Entre los tipos de presupuesto de ventas, este está estrechamente relacionado con el área comercial, pues es desde allí que surgirán las estimaciones de la demanda que habrá en el mercado.
Esto permitirá realizar las compras de materia prima, herramientas, servicios y otros insumos para suplir las necesidades del área de producción. El departamento de compras será el encargado de implementar un inventario que garantice la cantidad exacta de insumos que se necesitan para producir en tiempo y forma todos los pedidos. El presupuesto de compras debe estar siempre actualizado para garantizar el abastecimiento de los productos y para que no se retrase la programación de los pedidos.
6. Presupuesto de Flujo de Caja
Este presupuesto tiene como objetivo planificar los flujos de dinero con los que contará la empresa en un determinado periodo, estimando cuándo y cómo entrará el dinero en la compañía y en qué cantidades. Este documento sirve de ayuda para saber si el negocio contará con los recursos necesarios en cada momento para garantizar su actividad.
El presupuesto de flujo de caja le informará a tu empresa con cuánto dinero podrás contar en un determinado periodo. Los tipos de presupuesto de flujo de caja proyectan cómo, cuánto y cuándo entrará el dinero con el que la empresa llevará a cabo las estrategias que han sido trazadas. Dicho de una manera más sencilla, el presupuesto de flujo de caja será el responsable de informarte si tu empresa tiene recursos suficientes para continuar funcionando.
Para hacer un presupuesto de flujo de caja se deben tener en cuenta los siguientes indicadores:
- Flujo de entradas: son todos los ingresos que la empresa tiene previstos.
- Flujo de salidas: se refiere a todos los gastos previstos por la organización.
- Flujo de efectivo neto: se trata de la diferencia(ya sea positiva o negativa) que existe entre el flujo de entradas y el flujo de salidas. Este indicador te dará una noción real del estado de tu negocio.
- Efectivo final: este indicador se refiere a la suma del efectivo inicial más el flujo de efectivo neto del periodo que comprende el presupuesto.
- Saldo de efectivo excedente: refleja la cantidad de efectivo con el que cuenta la empresa para llevar a cabo las estrategias que han sido trazadas.
7. Presupuesto de Tesorería
Vinculado al anterior, este presupuesto planifica las entradas y salidas de dinero (los cobros y los pagos) de la empresa en un periodo dado. Es útil para garantizar la liquidez de la compañía y suele realizarse tanto al inicio de la actividad empresarial (para anticipar su rentabilidad) como al inicio de cada ejercicio. Cuando hablamos de tipos de presupuesto, el presupuesto de tesorería es uno de los más importantes para el crecimiento económico de las empresas, pues es aquel que permite controlar y prever el dinero disponible de la empresa. Este modelo clasificacion de presupuestos tiene como objetivos principales:
- Identificar los flujos de entrada y salida del efectivo.
- Analizar y reconocer posibles desequilibrios financieros.
- Preparar el terreno para posibles dificultades definiendo acciones que permitan corregir los déficits.
El presupuesto de tesorería se compone de algunos elementos que permiten realizar la previsión financiera durante un ejercicio económico:
- Saldo inicial: Cantidad de dinero líquido con el que una organización cuenta al inicio del ejercicio o un determinado periodo.
- Actividades de explotación: Se refiere al flujo de ingresos y gastos que tiene la empresa para llevar a cabo su actividad productiva principal. Aquí se incluyen algunos valores importantes como los pagos por compras, salarios, gastos en publicidad y marketing, cobros por ventas, pago del alquiler y servicios, entre otros.
- Operaciones del capital: Cuando hablamos de este tipo de elemento dentro del presupuesto de tesorería nos referimos a los cobros y pagos derivados de las inversiones y la financiación que recibe la empresa. Esto incluye las ampliaciones de capital, el pago de préstamos o cualquier tipo de inversiones, por ejemplo.
- Operaciones del circulante: Incluye el pago de las cuotas de los préstamos, el pago de los intereses de las deudas y el pago de impuestos, entre otros.
El presupuesto de tesorería sirve como una guía para saber en qué períodos habrá menos dinero y liquidez, lo que permitirá que se adopten medidas para hacer frente a los pagos, como por ejemplo, solicitar un préstamo.
8. Presupuesto de Marketing
Este presupuesto fija las cantidades de dinero que se dedicarán a las distintas acciones y estrategias de marketing. Ayuda a fijar objetivos en esta área y permite evaluar el retorno de la inversión en cada partida. Todas las empresas necesitan promocionarse en el mercado para conquistar nuevos clientes y ampliar sus horizontes.
Con el presupuesto de marketing las organizaciones destinan una cierta cantidad de dinero para crear estrategias de comunicación y de exposición de la marca. Dentro del presupuesto de marketing debe estar contemplado el dinero destinado para la organización de eventos, publicidad en sitios web, publicidad en medios tradicionales, redes sociales, agencias, entre otros. Realizar estos tipos de presupuesto es importante para obtener datos exactos del dinero invertido en el sector de comunicación y marketing para trazar estrategias que se adapten a la realidad económica de la empresa.
¿Cómo se Elabora un Presupuesto?
Para elaborar cualquiera de los anteriores tipos de presupuesto han de seguirse varios pasos. Por poner el ejemplo de la elaboración de un presupuesto maestro, estas serían las etapas del presupuesto que habrían de seguirse:
- Definir la situación financiera de la empresa para poder hacer un presupuesto realista y alcanzable.
- Tener claros los objetivos y metas de la organización, porque serán estos los que determinarán hacia dónde se dirigirán los recursos e inversiones.
- Analizar los datos históricos de la propia empresa: los ingresos y gastos de años anteriores serán el punto de partida para hacer una estimación de los del ejercicio que se está presupuestando.
- Presupuestar los gastos, tanto los fijos como los variables.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo.
- Repartir los recursos entre cada área de la organización.
- Hacer un control periódico del presupuesto para comprobar si se están cumpliendo las previsiones o se producen desviaciones.
- Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales.
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