La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa.
Definición de Inventarios
Inventarios: son los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes y/o servicios, para su posterior comercialización.
Importancia del Manejo de Inventarios
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Cuentas Relacionadas con el Control de Inventarios:
- Inventario (inicial)
- Compras
- Devoluciones sobre compra
- Gastos sobre compras
- Ventas
- Devoluciones sobre ventas
- Mercancías en tránsito
- Mercancías en consignación
Tipos de Inventarios
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable.
Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas, otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción, o de ésta al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso.
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Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones, conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien, sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
Impacto de los Inventarios en las Funciones de la Empresa
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferentes y a menudo incongruentes.
- Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
Gestión Óptima de Inventarios
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría.
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Funciones que Facilitan los Inventarios:
- Eliminación de irregularidades en la oferta.
- Compra o producción en lotes o tandas.
- Permitir a la organización manejar materiales perecederos.
- Almacenamiento de mano de obra.
Sistemas de Inventario
Hay dos decisiones básicas de inventarios que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones recién revisadas.
- Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades, los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que contabilizar el inventario mismo. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.
- Inventario intermitente: Se efectúa varias veces al año.
- Inventario físico: Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. El cálculo del inventario es llevado a cabo mediante un listado del stock realmente poseído.
Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
Métodos de Valuación de Inventarios:
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
Método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.
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Gestión de Inventarios en la Cadena de Suministro
La gestión del inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Muy poco inventario cuando y donde se necesita puede generar clientes descontentos. Pero un inventario grande tiene sus propias responsabilidades, el costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daño.
Operaciones Logísticas de Pedidos Multicanal:
- Compra de inventario: los productos listos para la venta se compran y entregan en el almacén o directamente en el punto de venta.
- Almacenamiento de inventario: el inventario se almacena hasta que se necesita. Los bienes o materiales se transfieren a través de su red logística hasta que están listos para su envío.
- Aprovechamiento del inventario: se controla la cantidad de producto a la venta. Los productos terminados se sacan para hacer la logística de los pedidos.
Tecnologías en la Gestión de Inventarios
Las empresas emplean sistemas de gestión de inventario con código de barras para asignar un número a cada producto que venden. RFID, o identificación por radiofrecuencia, es un sistema que transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en forma de un número de serie único. Realiza un seguimiento de los artículos y proporciona información detallada del producto.La globalización, la tecnología y los consumidores empoderados están cambiando la forma en que las empresas gestionan el inventario. Los operadores de la cadena de suministro emplearán tecnologías que proporcionen información significativa sobre cómo se puede mejorar el rendimiento de la cadena de suministro.
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