Proceso Contable en un Restaurante: Un Ejemplo Detallado

Aunque la contabilidad de los restaurantes es un tema que muchos restauradores tratan de evitar, es un elemento esencial de la gestión de un negocio. No puedes administrar tu restaurante correctamente sin entrar en los detalles de las cuentas contables. Incluso si contratas a un profesional para manejar todos los aspectos financieros de tu negocio, tienes que entender lo que está en juego. Muchos dueños de restaurantes detestan las cuentas, simplemente porque no ven ningún valor añadido al negocio. Aunque las cuentas contables de tu restaurante no son parte del negocio principal, son importantes. Puede que sientas que te están alejando de donde está la verdadera acción, en el frente y en la cocina. Probablemente te uniste a la industria para hacer deliciosos alimentos para servir y crear un gran ambiente para tus clientes. Equilibrar tus libros y manejar tus finanzas no son realmente parte de ese plan general.

¿Por qué es importante la contabilidad en un restaurante?

Bueno, la contabilidad aporta un profundo conocimiento del estado financiero de tu empresa y su rendimiento en el mercado. Las cuentas contables de un restaurante son el proceso de interpretar y analizar los ingresos, el flujo de caja, el inventario y los estados de ingresos de un restaurante. La buena contabilidad y los procesos contables son esenciales para el buen funcionamiento de un restaurante. El uso del software de contabilidad adecuado para restaurantes y un contador centrado en los restaurantes te permite establecer tu situación financiera para el éxito, mientras que reduce los gastos innecesarios.

Terminología Clave en la Contabilidad de Restaurantes

Ciertas terminologías son importantes para comprender lo que constituyen las cuentas contables de los restaurantes. No sólo comprenderás el proceso de contabilidad real, sino que también sabrás lo que implica cada proceso:

• Coste de los Bienes Vendidos (COGS): Este es el costo de todos los artículos e ingredientes de tu menú (Inventario inicial + Inventario comprado - Inventario final). Esta cantidad no incluye los costos de mano de obra del restaurante. Como propietario o gerente de un restaurante, debes entender los COGs porque determinan directamente la rentabilidad de tu negocio. Puedes rastrear esto a nivel de cada elemento para determinar la cantidad que se gasta en la preparación de cada plato.
• Coste de la mano de obra del restaurante: Este es el coste de la mano de obra necesaria para dirigir tu restaurante. Los costos de mano de obra incluyen la cantidad gastada en los servidores, servidores, hosts y cualquier otra persona en su nómina. Esto también incluye los impuestos sobre la nómina y los beneficios de los empleados. Esta cantidad no incluye tu COGS. Al calcular tus costes de mano de obra del restaurante , considera los dos puntos siguientes. En primer lugar, los empleados que trabajan más de 40 horas semanales tienen derecho a las tasas de horas extras por cada hora extra trabajada. En segundo lugar, las propinas que recibe el personal pueden repercutir en sus obligaciones en materia de salario mínimo. Trabajo directo: Este es el costo del mantenimiento del restaurante.
• Prime Cost: Esta es una combinación de tu COGS y los costos de mano de obra. Incluye todos los gastos de comida y bebida, nómina, impuestos y beneficios). Los dueños y gerentes de los restaurantes necesitan tener una idea clara de los costos primarios porque es donde va la mayoría del dinero.
• Carta de Cuentas: Esta es una lista que describe las áreas donde el dinero fluye dentro y fuera del restaurante. Las categorías incluyen activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio. Se organiza como en las cuentas del balance (activo, pasivo y patrimonio de los propietarios) y las cuentas del estado de resultados (ingresos de explotación, gastos de explotación, ingresos y ganancias no operacionales, e ingresos y gastos no operacionales). Al organizar su plan de cuentas, puede considerar la posibilidad de dividir estos elementos en subcategorías como presupuesto de comercialización, costo de los bienes vendidos, cifras de ventas totales e inventario. Un consejo importante de Lavu es evitar complicar demasiado el plan de cuentas.
• Gastos de ocupación: Se refiere a los gastos fijos como el alquiler, los impuestos de la propiedad, los servicios públicos y el seguro de la propiedad.
• Gastos operativos: Esto es todo lo que necesitas para llevar tu restaurante día a día, como gastos de marketing, vajilla y suministros (servilletas, cubiertos, etc.). Gastos Operacionales: Este es el costo incurrido para apoyar el funcionamiento de los negocios diarios.
• Gastos fijos vs. Gastos variables: Los gastos fijos no cambian con la cantidad de ventas o servicios prestados. Incluyen los gastos de ocupación, el trabajo en el restaurante y los gastos de funcionamiento. Por otra parte, los gastos variables varían en función de factores como el tipo de trabajo requerido y la cantidad de ventas realizadas. Incluyen mano de obra directa, comisiones, gastos operativos e impuestos. Un servicio como Sourcery le permite mantener todas sus facturas en un solo lugar.
• Relación costo-venta: Este es el valor derivado de dividir los costos de la comida con las ventas de comida, multiplicado por el 100%. Idealmente, la proporción debería estar entre el 28% y el 35%, que es el medio de la industria de los restaurantes.
• Porcentaje del coste de la comida: Este valor se calcula sumando el inventario inicial a las compras de alimentos, luego restando el inventario final y dividiendo el valor por las ventas de alimentos. El inventario inicial es el inventario de alimentos a principios de mes, mientras que las compras de alimentos son los costos incurridos por la compra de ingredientes de alimentos durante ese mes.
• Ciclo de contabilidad de un restaurante: Este es el proceso que toma el proceso de contabilidad en un restaurante. Al preparar los informes financieros, el contador suele seguir el ciclo contable de las transacciones comerciales. El ciclo comienza con la compra de una comida por un cliente, con la transacción siendo registrada por el sistema PdV.
• Resumen del cajero: Este es un resumen del efectivo inicial y todas las cantidades de dólares pasan por un registro particular. Las transacciones con tarjeta de crédito deben ser clasificadas por la compañía de la tarjeta, si es posible.
• Reconciliar el balance: Aunque el balance enumera todos los activos y pasivos de una empresa, la mayoría de la gente tiende a ir directamente al fondo como se registra en la cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, es necesario comprobar los números del balance para asegurarse de que son exactos antes de comprobar el P&L.

Cada uno de estos números deben ser tenidos en cuenta al dirigir su restaurante. Estarás en un mejor lugar para determinar la salud financiera del restaurante si llevas un registro de ellos. Los gastos variables de su restaurante son muy volátiles y pueden cambiar fácilmente de un mes a otro. La presentación de informes documentados y el examen de esos costos es fundamental para mantener el negocio a flote. Puede utilizar un software de gestión de restaurantes para asegurarse de que realiza un seguimiento de estos gastos y salvaguardar sus beneficios.

Los Actores Clave en la Contabilidad de un Restaurante

La contabilidad de los restaurantes no es un trabajo de una sola persona. Incluso en las pequeñas empresas, la contabilidad de los restaurantes es una función que requiere la contribución de varios actores. Requiere la cooperación de varios equipos que trabajan en diferentes áreas de tu restaurante. Estos son los principales actores:

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• El Propietario/Gerente: Como propietario del restaurante, eres responsable de dirigir el negocio con una visión y un propósito. Tu principal objetivo puede ser servir una gran comida en un gran escenario. Sin embargo, también tiene el deber de asegurar que el restaurante funcione de manera financieramente sana. Para ello, debes entender la terminología de la contabilidad del restaurante y cómo se relaciona con las necesidades de tu restaurante.
• Tu Contador: Si vas a contratar a un profesional, asegúrate de usar un contador específico para el restaurante. Alguien que se especializó en el método de contabilidad de restaurantes te pondrá al día sobre los puntos de referencia de la industria y te guiará para comprender tus objetivos financieros. Dado que tu contador puede estar trabajando con otros restaurantes, es una buena idea establecer objetivos similares a los de restaurantes como el tuyo.
• Tu Sistema de Puntos de Venta (PdV): Asegúrate de que el software de tu contador (QuickBooks u otro) se integra con tu Sistema PdV.
• Tu Personal de la Casa y de la Parte de Atrás de la Casa: Los miembros del personal de FOH y BOH también son jugadores importantes. Tu personal de FOH usará su sistema de puntos de venta, lo que significa que deben procesar las transacciones correctamente y reportar sus propinas. Aunque las propinas no están sujetas a retención y no están clasificadas como ingresos de restaurantes, deben ser reportadas y los impuestos pagados por ellas. Tengan en cuenta el papel de cada individuo y piensen en formas de hacerlos responsables. Por ejemplo, su contador debe controlar el porcentaje de propinas en efectivo frente a las ventas en efectivo. Esta relación debería ser similar a la relación entre las propinas de las tarjetas de crédito y las ventas de las tarjetas de crédito.

Cada uno de los actores clave destacados arriba son importantes para el éxito financiero de su restaurante. Ninguno debe ser pasado por alto para asegurar que los registros financieros de su restaurante son exactos.

Establecimiento de Objetivos Contables para tu Restaurante

El establecimiento de objetivos contables para tu empresa es un paso más para lograr la salud financiera de tu negocio. Aunque es posible que necesites entender lo que es la contabilidad en primer lugar, los objetivos que establezcas determinarán la dirección que tome tu negocio:

• Mejorando los informes de impuestos: Entre las funciones básicas de la contabilidad en una empresa es la presentación de informes de impuestos. Aunque se te exige que pague impuestos, las rigurosas prácticas contables mantendrán tu exposición fiscal al mínimo.
• Gestione sus gastos: Documentando sus gastos en el restaurante, sabrás a dónde va el dinero.
• Diseñar mejor el precio del menú: Aunque establecer el precio correcto para sus elementos de menú es siempre un desafío, puede cubrir todos los gastos necesarios con un sistema financiero sólido.
• Conseguir niveles de dotación de personal precisos: Como se ha señalado anteriormente en esta guía, la mano de obra constituye una parte significativa de los costos del restaurante. Como dueño o gerente de un restaurante, debes asegurarte de que tienes gente óptima trabajando por turno.
• Tener un mejor control del flujo de dinero: Una de las mayores causas del fracaso de las pequeñas empresas es el flujo de efectivo. Puede ser solvente con la gente, pero aún le falta dinero para cumplir con sus obligaciones financieras. La falta de dinero suficiente para pagar a sus acreedores y proveedores es un indicio de una mala gestión del flujo de caja.
• Plan de crecimiento: Las cuentas exactas y detalladas son una poderosa herramienta de previsión de negocios.

Métodos de Contabilidad: Caja vs. Devengo

Cuando se trata de métodos de contabilidad, los propietarios y gerentes de restaurantes pueden elegir entre el método de contabilidad de caja o el de devengo. Cualquier restaurante con ingresos inferiores a un millón de dólares puede elegir un método de contabilidad. Por el contrario, cualquier restaurante con ingresos de más de 1 millón de dólares debe usar el método de acumulación.

Método de Pago en Efectivo

El método de contabilidad en efectivo es el más fácil para los restaurantes, pero no siempre el más preciso. El método registra los ingresos cuando entran en su cuenta bancaria y los gastos cuando se pagan. El método de contabilidad en efectivo es, con mucho, el enfoque más fácil y sencillo para la contabilidad de un restaurante. Sin embargo, no es el más exacto para determinar la actividad ni el más ideal para los negocios de restaurantes. Al principio, el método parece ser el mejor enfoque para los negocios en la industria de la restauración, debido a que se registran los ingresos cuando entran en el negocio y los gastos cuando salen. El principal inconveniente de este método es que no reconoce los pagos atrasados de cuentas de crédito y planes de pago. Por ejemplo, el contable de un restaurante sólo registrará una transacción después de que se hayan efectuado los pagos de las entregas, dejando fuera cualquier pago pendiente. Sin embargo, la mayoría de los restaurantes operan con pagos acumulados cuando los vendedores les permiten pagar semanas o meses después de las entregas. Si su restaurante recibe 150 dólares de la venta de su artículo de menú más vendido el 10 de enero, el contador registrará la transacción (venta) que se produjo el 10 de enero. No importa si el cliente hizo el pedido en línea el 9 de enero porque no pagó la transacción hasta el 10 de enero.

Método de Devengo

El método de devengo se diferencia del método de caja en que tiene en cuenta las transacciones a medida que se producen. Los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento de la transacción, independientemente del momento en que se realiza el pago. Esto crea una visión más precisa de cómo se realizan los gastos y de dónde provienen los ingresos. Nota: El «pago» se produce cuando se recibe el dinero en efectivo y se pagan los gastos. Dependiendo de la situación financiera de su restaurante, puede o no tener elección en cuanto al método de contabilidad.

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El método de los valores devengados se diferencia del método del dinero en efectivo en que registra cuándo se producen las transacciones y no cuándo se intercambia el dinero en efectivo, lo que significa que los gastos e ingresos se registran en el momento de la transacción sin tener en cuenta cuándo se efectúan los pagos o se recibe el dinero en efectivo. Los métodos de acumulación proporcionan una visión más precisa de la salud financiera del restaurante. Los dueños y gerentes de restaurantes pueden tener una clara visión financiera de cómo los ingresos se comparan con los gastos en un momento dado. El método de acumulación incluye tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar. Esto significa que pinta un cuadro más exacto de la rentabilidad de su restaurante. Aparte del método de acumulación que proporciona datos financieros más precisos, es el método de contabilidad más ideal para los restaurantes. Esencialmente, los pequeños restaurantes y bares que generan un ingreso de 1 millón de dólares en un año pueden elegir entre el método de efectivo y el de acumulación. Sin embargo, los que ganan más de un millón de dólares carecen de este privilegio porque el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos les exige que utilicen el método de acumulación. Incluso con esas diferencias reglamentarias, el método de contabilidad en valores devengados es más ideal que el método de caja para los pequeños restaurantes. El método de contabilidad en valores devengados no permite conocer la corriente de efectivo al preparar los informes. Esto significa que el restaurante puede parecer muy rentable durante un período de tiempo determinado, mientras que en realidad, funciona con cuentas bancarias vacías. Si su restaurante recibe un pedido de 150 dólares de la venta de su artículo de menú más vendido el 9 de enero, el contador registrará la transacción (venta) que se produjo en enero. 9. Esto no importará que el cliente haya hecho el pago real de la orden en enero 10.

Tanto el método de contabilidad de devengo como el de caja son ideales para las pequeñas empresas. Sin embargo, la elección del método a utilizar dependerá de las preferencias contables y las operaciones del restaurante. Para una representación más exacta y adecuada del rendimiento financiero de su restaurante, el método de contabilidad de acumulación es más ideal. El método suaviza las ganancias de su restaurante con el tiempo al contabilizar todos los gastos e ingresos a medida que se generan.

Preguntas Frecuentes sobre la Contabilidad en Restaurantes

Puede que tengas algunas preguntas candentes sobre la contabilidad de los restaurantes y su importancia. Por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros? ¿Qué papel juega un contador en un restaurante, entre otras cuestiones?

• Teneduría de Libros vs. Contabilidad: Los contables son responsables de registrar las transacciones financieras. Por otro lado, los contables interpretan, clasifican, analizan, informan y resumen estos datos financieros. Esta es la mayor diferencia entre los servicios de contabilidad de un restaurante y la contabilidad de un restaurante.
• El Rol del Contador: Los contadores de restaurantes llevan un registro del flujo de efectivo, inventario y estados de ingresos. Documentan todas las transacciones financieras del restaurante. Esto incluye el registro de cada transacción (por ejemplo, una comida comprada) en un diario de contabilidad. El papel de un contador abarca todas las áreas de operaciones de un restaurante. Necesitan contar el inventario semanalmente para asegurarse de que no hay ni mucho ni poco. Del mismo modo, necesitan mostrar las ganancias y pérdidas del restaurante durante un cierto período de tiempo mediante la preparación de una declaración de ingresos. También conocido como la declaración P&L, demuestra los ingresos del negocio a través de las ganancias, los gastos y el inventario.
• Costos de un Contador: Un contador de restaurante normalmente cobra por hora. El coste suele depender del tipo de trabajo, el tamaño del restaurante y su ubicación. También te costará más contratar a un contador que a un tenedor de libros.
• Software de Contabilidad: El mejor software de contabilidad para restaurantes está basado en la nube (o en línea).

En lo que respecta a las preguntas frecuentes de los restaurantes, la clave del éxito de la contabilidad de un restaurante es contratar a los profesionales adecuados y emplear las herramientas adecuadas en función de las necesidades de su restaurante.

Consejos para el Éxito en la Contabilidad de Restaurantes

Además de hacerse preguntas importantes sobre la contabilidad del restaurante, también necesita saber qué se necesita para tener éxito en esta área de su restaurante. En la siguiente sección se ofrecen algunos consejos útiles que le facilitarán la contabilidad.

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• Contrata a un contador: Si todo el proceso de contabilidad le resulta confuso, es una buena idea contratar a un contable para que le guíe en los pasos y la terminología. Un buen contador lo guiará a través del proceso mientras interpreta los datos. Asegúrate de contratar a un contador que haya trabajado en la industria de los restaurantes.
• Use las herramientas apropiadas: Elija un buen sistema de puntos de venta para restaurantes. Como se mencionó anteriormente, su sistema PdV debería ofrecer características que le...

El Arqueo de Caja: Un Componente Esencial

La gestión financiera en el sector gastronómico es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. Uno de los aspectos cruciales en esta gestión es el análisis de los movimientos de efectivo, ya que el manejo adecuado de las transacciones en efectivo, con un arqueo de caja, es esencial para mantener un balance económico sólido. El arqueo de caja es una herramienta contable invaluable, pues permite llevar un registro preciso de las entradas y salidas de dinero en cualquier negocio, como el de alimentos. En este artículo, exploraremos cómo calcularlo, su importancia y su aplicación en el contexto de los restaurantes y franquicias de comidas.

¿Por qué el arqueo de caja es esencial en la gestión financiera?

Es una práctica esencial en el manejo financiero de cualquier negocio gastronómico por diversas razones, como las siguientes.

• Detecta errores en el registro de transacciones en efectivo El arqueo permite comparar las transacciones registradas con el dinero efectivo. Cualquier discrepancia entre ambos revela posibles errores en el registro, por lo tanto, garantiza una contabilidad precisa.
• Previene el robo o la malversación de los fondos Al llevar un control detallado de las entradas y salidas de dinero, actúa como un disuasivo contra el robo o la malversación de fondos. Esto asegura la integridad financiera del negocio.
• El arqueo de caja mantiene un control financiero eficiente El arqueo proporciona una visión clara de la situación financiera actual. Gracias a esto se pueden tomar decisiones informadas y ajustar estrategias en función de la disponibilidad de efectivo.
• Evalúa la rentabilidad y solidez del negocio El análisis de los movimientos de efectivo contribuye a evaluar la rentabilidad y solidez del negocio. Esto es esencial porque se pueden implementar mejoras y alcanzar los objetivos financieros.

El cálculo del arqueo de caja: fórmula y ejemplos

Dicho esto, ¡verás que no es algo complicado! El cálculo implica restar el efectivo inicial, del efectivo final y sumar los ingresos durante el período. La fórmula es simple: Efectivo Final - Efectivo Inicial + Ingresos.

¿Cómo hacer un buen arqueo de caja en el sector gastronómico?

Estos consejos te ayudarán en un restaurante:

1. Preparación y organización Antes de comenzar el proceso de arqueo, asegúrate de tener todas las herramientas necesarias. Por ejemplo, calculadoras, lápices, hojas de cálculo o software de contabilidad. Prepara también sobres o bolsas para separar diferentes denominaciones de billetes y monedas.
2. Selección del momento correcto Ahora bien, ¿no sabes cuál es? Pues el momento ideal para realizar el arqueo es al final de cada jornada laboral, una vez que todas las transacciones en efectivo hayan sido completadas. Esto evita que las cifras se mezclen con ingresos y egresos de días posteriores.
3. Efectivo inicial y conteo detallado Registra el monto de efectivo con el que comenzaste la jornada. Luego, empieza contando las monedas y billetes en efectivo de manera detallada. Organiza el dinero en grupos de denominaciones similares (por ejemplo, billetes de $10, $20, monedas de $1, etc.). Esto facilitará el conteo y ayudará a identificar posibles discrepancias.
4. Registra todas las transacciones Registra cada transacción en efectivo realizada durante el día. Anota el monto, la descripción (por ejemplo, venta de café, propina, etc.) y la hora de la transacción. Utiliza hojas de cálculo o sistemas de punto de venta para mantener un registro organizado.
5. Comparación con el registro Una vez que hayas contado todo el efectivo y registrado todas las transacciones, compara el monto total contado, con el monto total registrado. Deben coincidir, sí o sí. Si hay una discrepancia, investiga la causa antes de continuar. No te preocupes: a veces, suelen ser errores de cálculo.
6. Documentación y reportes Guarda una copia detallada del arqueo. Esto incluye registros de transacciones, anotaciones y cualquier discrepancia identificada. Estos documentos son esenciales para futuras referencias y auditorías.

Con esa información, podrás analizar tendencias y patrones para mejorar tu gestión. Entonces, si ya sabes qué es una franquicia y has entendido el concepto de arqueo de caja, ¿qué esperas para aplicarlo?

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