Existe una tendencia creciente en donde, independientemente del tamaño de las empresas, estas eligen trabajar con los servicios en la nube. "La Nube" es una metáfora tecnológica que se refiere al uso de servidores a los que se puede acceder por Internet para almacenar, gestionar y procesar datos, en lugar de depender de infraestructura local, como discos duros o servidores propios.
Con los datos almacenados en la nube, la colaboración tanto dentro como con otros negocios mejora y se hace más flexible. Cuando un software de Contabilidad está basado en la nube, entre otros beneficios, también permite que todas las transacciones y entradas se procesan inmediatamente y el almacenamiento de grandes volúmenes de datos es posible.
¿Cuál es la diferencia entre un software contable en la nube y un software "de escritorio"?
De inicio, ambos ofrecen la misma funcionalidad: llevar los registros contables y hacer todo el proceso de la contabilización. Pero hay una gran diferencia: las aplicaciones de Contabilidad en la nube se ejecutan en servidores remotos y se accede a ellas a través de un navegador web. Esto ayuda a las empresas a reducir costos en dos sentidos: no hay inversión en la instalación, configuración y mantenimiento de servidores físicos.
¡Ese dinero, puede entonces ser destinado a otros rubros de la compañía! Y por otra parte, facilita el trabajo desde casa o desde cualquier lugar, reduciendo costos fijos como renta de oficinas, por ejemplo.
Sube y Maneja la Información. Toda información o dato que generes o subas se guardará en la Nube, no se guarda en tu computadora.
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Ventajas de un sistema de Contabilidad en línea
De entre todas las ventajas del software contable en la nube para las empresas hacemos una selección de las más relevantes:
- Llevar tu Contabilidad de manera más ágil desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Si utilizas este tipo de software no es necesario descargar nuevas versiones ni realizar instalaciones: ¡las actualizaciones son automáticas!
- Seguridad en los datos: la información se hospeda en servidores y, de acuerdo con la trayectoria, experiencia y reconocimiento de la marca o empresa, se cuenta con altos niveles y normas internacionales de seguridad.
- Administración de accesos: es posible gestionar qué personas y qué empresa tienen acceso al software y la información que contiene.
- Acceso desde cualquier dispositivo: computadora, teléfono celular o tableta, con conexión a Internet.
- No dependes de una computadora. Pocos requisitos. No necesitas estar en la oficina.
- Contabilidad Centralizada. Acceso Multiusuario. Control de Acceso.
- Actualizaciones Incluidas. Mantenimiento Preventivo.
- Respaldos programados. Descarga de información.
- No te preocupas por la tecnología. Los pagos recurrentes son económicos.
- Actualización contable y fiscal. Consulta de reportes.
En términos de la práctica contable, las ventajas son:
- Definir la estructura del Catálogo de cuentas con mayor flexibilidad.
- En una sola pantalla, se puede visualizar el Catálogo de cuentas y la información de saldos.
- Generar en automático Catálogos.
La contabilidad en la nube ha ganado popularidad por sus múltiples beneficios, pero aún existen falsas creencias o mitos que generan dudas en algunas empresas. Los sistemas modernos están diseñados para ser intuitivos y fáciles de aprender. Los datos que se guardan en la nube están protegidos mediante los permisos que tiene cada usuario y reglas de privacidad que se utilizan en conjunto con el cifrado de datos. Los sistemas son sencillos de utilizar e incluyen todo el proceso.
En los sistemas contables modernos basados en la nube, la creación de pólizas se puede automatizar, permitiendo una gestión más ágil, segura y organizada. La automatización de pólizas contables permite que los registros de las operaciones financieras se generen de forma automática, sin necesidad de ingresarlos manualmente.
Ejemplos de programas contables en la nube
Los sistemas en la nube de forma general son de dos tipos según el tipo de acceso:
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- Los que tienen un mismo acceso para todos los clientes.
Algunos ejemplos de programas contables en la nube son:
- Odoo: Es un software integral de código abierto creado por una empresa Belga y distribuido alrededor del mundo. Este es un sistema implementado para la nube y se compone de muchos módulos como Contabilidad, CRM, Compras, Inventario, Ventas, etc.
- Alegra: Es un sistema contable y de facturación en línea creado originalmente en Colombia y luego ofrecido también en varios países de América Latina. Este es un sistema dirigido para los nuevos negocios, emprendedores y empresas pequeñas para hacerle fácil su proceso de ventas y contabilidad con un sistema en línea. Este sistema se creó desde el inicio para funcionar sobre Internet y dar la opción a las empresas que controlaran su negocio en la Nube.
Desventajas de la contabilidad en la nube
Aunque la contabilidad en la nube ofrece múltiples beneficios, también presenta algunos desafíos y limitaciones que las empresas deben considerar antes de su implementación.
- Aunque las integraciones son generalmente un punto fuerte, algunas plataformas pueden presentar problemas de compatibilidad con sistemas ya existentes, lo que podría requerir ajustes o personalizaciones adicionales.
- Uno de los inconvenientes del sistema podría ser el costo. Y es que en el mercado hay varias opciones, algunas se basan en la compra de un software y equipo, mientras que otras solo utilizan una plataforma en la nube y cobros anuales.
- Otro de los inconvenientes es el miedo a dar el primer paso. A muchas, personas físicas o morales, les da miedo porque no conocen cómo es el proceso. Están alarmados y creen que es muy complejo; además piensan que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) los va a tener más controlados, pero el hecho de que todo esté sistematizado impide o cierra muchas posibilidades de que se opere de manera informal.
Recomendaciones para la implementación de un software contable en la nube
- Asegúrate de elegir un software con validación oficial ante el SAT.
- Capacita a tu equipo contable antes de la implementación.
- Revisa que el proveedor cuente con respaldo técnico y actualizaciones constantes.
Para la migración de la información contable a la nube se necesita planificar bien el proceso para garantizar la seguridad de la información y la integridad de los datos.
Si para la implementación del software contable prefieres que un equipo de especialistas te asesore, la mejor opción sería contratar a través de un Distribuidor (los casos de Contpaqi, Aspel y Odoo) pero hay que tener en cuenta que se incrementaría el costo por lo que cobre el distribuidor por sus servicios. Si por el contrario, eres capaz de aprender el nuevo software por tus propios medios en línea y con un contacto básico del proveedor puedes resolver tus dudas, entonces la mejor opción sería contratar directamente del proveedor en la nube (los casos de Alegra y Villanett).
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