El flujo de caja del proyecto se refiere a la forma en que el efectivo entra y sale de una organización en relación con un proyecto específico existente o potencial. Este incluye los ingresos y los costos de dicho proyecto, siendo una parte crucial de la planificación financiera en relación con los proyectos actuales o potenciales de una empresa.
Los expertos a veces llaman flujo de caja relevante al flujo de caja de un proyecto, que se refiere a cuando una empresa todavía está decidiendo si un proyecto vale su tiempo. Para calcular el flujo de caja relevante de un proyecto, una empresa analiza las entradas y salidas de efectivo que se producirían si decidiera tomar el proyecto.
Comprensión General del Flujo de Efectivo
¿Sabes qué es el flujo de efectivo y cómo se calcula? Esta es una técnica que se usa en empresas y negocios, aunque también puede aplicarse para la administración de las finanzas personales, que tiene como objetivo dar seguimiento a los gastos operativos de capital. Asimismo, el flujo de efectivo es, en otras palabras, el dinero que entra y sale de las operaciones de una empresa en un determinado periodo; brinda certeza sobre lo que se compra y lo que se vende. Puede ser de un solo producto o del total de los procedimientos. Es decir, se trata de dar seguimiento a la ruta del dinero en el gasto de las compañías u organizaciones.
El concepto de flujo de efectivo surgió a mediados del siglo XX por la necesidad de conocer de dónde se obtuvo un recurso en una empresa y a dónde fue a parar. En ese sentido, el efectivo se puede definir como los capitales que se utilizan a corto plazo y que tienen la finalidad de hacer frente a un gasto determinado. Para los administradores, contadores, inversionistas y directores, conocer el flujo de efectivo brinda información que permite la toma de decisiones, basadas en datos rigurosos, así como para analizar cuál es la capacidad de la compañía para generar flujos de efectivo que sean positivos.
Cálculo y Proyección del Flujo de Caja del Proyecto
Para calcular el flujo de caja de su proyecto se puede utilizar una fórmula simple: el efectivo que genera un proyecto menos los gastos en los que incurre un proyecto. Es crucial excluir cualquier costo operativo fijo u otros ingresos o costos que no estén específicamente relacionados con un proyecto. Al realizar un análisis de flujo de caja del proyecto, asegúrese de excluir todos los costos continuos y no relevantes, como el alquiler de oficinas o los salarios regulares.
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La previsión de flujo de caja de su proyecto debe incluir al menos incrementos mensuales para mostrar los costos e ingresos relacionados con el proyecto, así como cuándo se producirán esos costos e ingresos. Esta previsión también muestra los ingresos del proyecto y un cronograma de cuándo recibirá esos ingresos.
Recomendaciones para el Seguimiento de Gastos e Ingresos del Proyecto:
- Cree un calendario de previsión: Organice su previsión según las distintas fases de un proyecto y, a continuación, complete los detalles sobre la estructura de desglose del trabajo (EDT) de cada fase. Además, asegúrese de incluir los códigos del proyecto de cada costo.
- Incluya fechas de vencimiento de pagos: Asegúrese de ingresar las fechas de vencimiento de los pagos a proveedores.
- Utilice los términos del proveedor como guía: Los términos del contrato de un proveedor indicarán claramente una fecha de vencimiento del pago. Utilice esta información para su calendario.
- Muestre el costo verdadero de un proyecto: También debe incluir la nómina de un proyecto y otros costos estimados para obtener una imagen más precisa del costo total de ese proyecto.
En el caso de los ingresos de su proyecto, debe seguir prácticas similares. Por ejemplo, asegúrese de ingresar las fechas que indiquen cuándo un cliente debe realizar un pago a su empresa.
Datos Clave para el Análisis de Flujo de Caja del Proyecto:
A continuación, le mostramos algunos datos a tener en cuenta al realizar un análisis de flujo de caja del proyecto:
- Costos irrecuperables: Son costos en los que incurre su empresa, independientemente de que tome un proyecto o no. Generalmente se refieren a los costos fijos en los que incurre al llevar a cabo su negocio, como alquiler, nómina general, investigación y desarrollo, y otros gastos.
- Inversiones iniciales: Estas inversiones se refieren a los desembolsos en efectivo para los equipos y otros activos que necesita para ejecutar un proyecto.
- Flujos de caja relevantes: Son los ingresos y costos que se producen debido a un proyecto.
- Flujos de caja incrementales: Se refieren a todas las entradas y salidas de efectivo que resultan de un proyecto, incluidos los pagos a proveedores y arrendamientos de equipos.
- Flujo de caja terminal: Este término se refiere a las ganancias del equipo que compra y utiliza específicamente para un proyecto.
- Costos de oportunidad: Se refiere a la cantidad de dinero que pierde su empresa al embarcarse en un proyecto. Por ejemplo, participar en un proyecto de un año puede requerir una inversión de USD 50 000 para equipos nuevos.
Beneficios y Resolución de Problemas mediante el Análisis de Flujo de Caja
El análisis del flujo de caja de un proyecto puede ayudar a una empresa a comprender los posibles problemas de flujo de caja asociados con la aceptación de un proyecto. Los líderes de la empresa deben aprobar un análisis de flujo de caja y de costo-beneficio del proyecto antes de que una empresa decida tomar un proyecto. Tracey Bissett, Presidenta de Bissett Financial Fitness, afirma que reconocer estos problemas de flujo de caja es especialmente importante para las nuevas empresas. “Los problemas de flujo de caja son una cuestión seria, especialmente cuando se inicia un negocio“, afirma.
Courtney Barbee, directora de Operaciones y propietaria de The Bookkeeper, señala: “La gente se sobrecargará y fijará precios demasiado bajos. Luego, usará el dinero de un nuevo cliente para pagar los gastos de otro proyecto”. Y continúa: “Hacer eso puede crear problemas importantes de flujo de caja, además de problemas legales”. Un análisis de flujo de caja del proyecto también puede ayudar con los contratos de proyecto que incluyen grandes pagos iniciales. “Vemos ese tipo de compromiso inicial en los grandes contratos de marketing, en los que las empresas pueden verse comprometidas por la compra de publicidad para sus clientes o por el trabajo tercerizado de subcontratistas”, dice Barbee.
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Un análisis también puede ayudar con respecto a proyectos que pagan con menos frecuencia. “Vemos este problema en muchas licitaciones gubernamentales en las que las empresas quieren proponer los precios más bajos para quedarse con el trabajo, pero el gobierno paga 45 días después de recibir la factura, lo cual afecta en gran medida el flujo de caja de la empresa”, dice Barbee.
Un análisis puede aumentar la confianza y reducir el estrés. Bissett dice que se puede hacer incluso un análisis simple con lápiz y papel para relajarse: “No estamos tratando de reemplazar la contabilidad con una previsión de flujo de caja del proyecto. No estamos creando registros financieros muy precisos. Estamos tratando de mirar hacia el futuro. Es nuestra mejor estimación... y permite que las personas duerman mejor. Reduce el nivel de estrés y un cliente puede decir: 'Ahora puedo cuantificar mi potencial problema y lidiar con él antes de que llegue'. Eso no tiene precio”. El análisis de flujo de caja del proyecto puede resaltar los posibles problemas y darle tiempo para lidiar con ellos. Los problemas pueden incluir tener demasiadas facturas pendientes simultáneamente o la necesidad de que los clientes paguen antes.
Formas de Adaptarse a Problemas Potenciales:
Estas son las principales formas en que un análisis de flujo de caja de un proyecto puede ayudarlo a adaptarse a posibles problemas:
- Cambiar su cronograma de compras de inventario: El análisis puede ayudarlo a distribuir sus compras de inventario en un período de tiempo más prolongado, de modo que pueda evitar pagar grandes cantidades de una sola vez.
- Escalonar otras compras o requisitos para pagar facturas: Un análisis de flujo de caja le permite escalonar otras facturas, de modo que se extiendan durante varios meses.
- Escalonar otros grandes pagos: También le permite escalonar otros grandes pagos pendientes (por ejemplo, impuestos trimestrales o seguros anuales).
- Mostrar la necesidad de pagos iniciales de clientes: Un análisis de flujo de caja puede indicar cuándo su proyecto necesita un pago inicial más grande de un cliente. También puede mostrar casos en los que los pagos subsiguientes deben vencerse antes.
Barbee dice que exigir pagos iniciales u otros tipos de compromisos financieros iniciales es “una buena manera de definir sus expectativas para un cliente”. La forma en que un cliente responde a tales requisitos también puede revelar cuán serios y comprometidos están.
Mejores Prácticas para un Análisis Efectivo del Flujo de Caja
Los expertos recomiendan una serie de prácticas recomendadas para realizar análisis efectivos del flujo de caja del proyecto, esto incluye asegurarse de identificar los gastos e ingresos específicos del proyecto. A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas para crear un análisis de flujo de caja basado en proyectos:
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- Identificar y separar los gastos variables relacionados con un proyecto: Muchas organizaciones no son lo suficientemente cuidadosas al separar los gastos asociados a un proyecto específico. “Las organizaciones tienen una gran predilección por mezclar el costo de los bienes con los gastos generales”, dice Barbee. Cuando se combinan los dos, “no se puede distinguir entre costos variables y costos fijos. Primero hay que distinguirlos”.
- Asegurarse de comprender las cinco etapas del costo del proyecto: A los fines de un análisis de flujo de caja del proyecto, un costo es solo un costo real cuando lo pagó. Hay cuatro etapas anteriores para ese tipo de gasto: cuando presupuestó el gasto; cuando se comprometió a realizar la compra; cuando realmente realizó la compra y le entregaron los materiales; y cuando le facturaron la compra.
- Emplear la facturación incremental o de hitos: Esto significa facturar a los clientes una parte del trabajo a medida que alcanza varios hitos del proyecto. Al hacerlo, recibe pagos más pequeños y frecuentes a lo largo del proyecto, lo que aumenta el flujo de caja. Practicar este tipo de facturación también significa identificar y dar seguimiento a las horas que su personal dedica a un proyecto. Barbee dice que debe hacer un seguimiento de esas horas de los empleados “incluso si solo cobra una tarifa plana para un proyecto. De esa manera, puede obtener el análisis”.
- Asignar préstamos y subvenciones a un proyecto: Puede obtener préstamos o subvenciones gubernamentales para trabajar en un proyecto. Asegúrese de asignar esos ingresos, y los intereses de los préstamos, a los ingresos y costos de ese proyecto en particular.
- Realizar una estimación precisa de las horas de trabajo esperadas: Bissett dice que los propietarios de la empresa o los gerentes de proyectos con amplia experiencia en un sector a menudo pueden realizar ciertas tareas mucho más rápido que otros empleados de la empresa. En consecuencia, los propietarios o gerentes de proyectos pueden subestimar cuánto tiempo llevará su personal completar dichas tareas para un cliente.
El Flujo de Caja en el Contexto de la Inversión y el Crecimiento Económico
La relación entre el crecimiento económico y los flujos de efectivo se determina como la liquidez con la cual cuentan las empresas para destinar recursos a la inversión, que apoyará posteriormente el crecimiento económico. En trabajos anteriores (Escobar, 2016) se analizaron los flujos de efectivo de empresas del sector industrial, comercial, servicios y agropecuario, revisando sus estructuras de operación, financiación e inversión y su relación con variables macroeconómicas como el Producto Interno Bruto (PIB).
Según el estudio, las familias proveen a las empresas el trabajo para que estas puedan producir bienes y servicios; por su parte, las familias reciben un salario por esta actividad. De este salario, destinan una parte al consumo y otra al ahorro, el cual es captado por el sistema financiero que se encarga de suministrar los recursos a las empresas para que realicen sus inversiones.
El sistema financiero se encarga de proveer parte de la liquidez necesaria que demandan las empresas para realizar sus inversiones. Para que el sistema financiero provea esta liquidez, ofrece varios instrumentos de financiación para que los empresarios puedan escoger las opciones que más se ajusten a sus necesidades y puedan realizar las inversiones necesarias (Levine 1997).
Terceño y Guercio (2011) demuestran que el desarrollo del sistema financiero interviene en forma directa en el crecimiento económico, estableciendo una correlación. Por ejemplo, en Colombia, la inyección de liquidez por el sistema financiero para aportar al crecimiento de la economía es alta a través del mercado de bonos, con una correlación de 0,90, lo que indica una relación casi perfecta.
Proyección de Flujos de Efectivo a partir del Crecimiento Económico
Con base en investigaciones, se ha planteado un sistema que permite proyectar los flujos de efectivo a partir de la variación que presenta el crecimiento de la economía; es decir, medir el porcentaje de variación que presentarán los flujos de efectivo ante la variación del PIB de la economía regional. Se encontró que la principal variable que une los flujos de efectivo y el crecimiento económico es la liquidez que proporciona el sistema financiero a las empresas para que estas puedan realizar la inversión necesaria y así aporten al crecimiento de la economía.
Al realizar la sumatoria entre los flujos de efectivo de operación y financiación y correlacionarla con el crecimiento económico, el resultado de la correlación estadística ascendió en Antioquia a 0,740 y en el Valle del Cauca a 0,818; esto demuestra que las variables se pueden utilizar para realizar el análisis de regresión y la posterior predicción de los flujos de efectivo.
De acuerdo con estos resultados, se comprueba que siempre que el crecimiento económico sea cero por ciento (0%) el valor de los flujos de efectivo será igual al valor de la constante y que, por cada punto porcentual que varíe el PIB, los flujos de efectivo variarán en 0,37% en el departamento de Antioquia y en el Valle en 0,22% en promedio.
La constante significa que si el valor del PIB de un período es de cero (0%), los flujos de efectivo de las empresas del sector industrial en conjunto tendrán un valor para el departamento de Antioquia de $182.696.086 y para el departamento del Valle $404.471.757. El coeficiente del PIB significa que ante una variación del crecimiento en un punto equivalente al 100%, los flujos de efectivo aumentarán en $68.246.497 para Antioquia y para Valle $89.286.870; también ocurrirá de forma contraria, es decir, si el PIB disminuye en esta cantidad disminuirán los flujos de efectivo futuros.
A continuación, se muestra una proyección de las variaciones del flujo de efectivo para el sector industrial en Antioquia y Valle del Cauca, considerando las variaciones del PIB:
| Año | Crecimiento del PIB esperado (%) | Variación del PIB (%) respecto al año anterior | Variación de los flujos de efectivo en Antioquia (%) | Variación de los flujos de efectivo en Valle del Cauca (%) |
|---|---|---|---|---|
| 2014 | 4.7 | - | - | - |
| 2015 | 4.4 | -0.3 | -0.11 | -0.06 |
| 2016 | 4.3 | -0.1 | -0.037 | -0.022 |
| 2017 | No se espera variación | 0.0 | 0.0 | 0.0 |
Según estos datos, si se desea establecer la variación que tendrán los flujos de efectivo del sector industrial de los departamentos de Antioquia y Valle se debe utilizar esta variación; es decir, si el PIB esperado aumenta en un punto porcentual debe incrementar sus flujos de efectivo en 0,37% y 0,22% para el próximo período; y si es un decremento en el mismo porcentaje, debe reducir su flujo en -0,37% y -0,22%.
Métodos de Cálculo del Flujo de Efectivo
Para calcular de mejor forma el flujo de efectivo de cualquier negocio o empresa, es necesario determinar uno de los dos procesos para lograr el objetivo: el método directo y el indirecto.
Método Directo
Grosso modo, el método directo se diferencia por presentar, de manera separada y desglosada, las categorías principales de los ingresos y egresos de efectivo de las operaciones del negocio, es decir, un detalle de forma bruta del ejercicio de la organización. El uso del método directo presenta información más detallada y útil en las estimaciones de los flujos de efectivo a largo plazo.
Método Indirecto
Mientras que, por su parte, el método indirecto indica las ganancias y pérdidas del negocio, es decir, es el resultado de las actividades operativas. Luego incide en los ejercicios no financieros, como las partidas del resultado que no tienen efecto sobre el flujo de efectivo, como lo son la depreciación, el pago de impuestos, los dividendos de cambio no efectuados, los suministros, las cooperaciones asociadas, entre otras categorías más, por divisas de pago diferido, además de otros efectos en las cobranzas y liquidaciones de la empresa, tanto en períodos previos, como en los presupuestados a futuro.
Tipos de Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo establece tres clases de flujos de efectivo:
- Flujos de efectivo de las actividades de explotación (FEAE).
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión (FEAI).
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación (FEAF).
El aumento o disminución neta del efectivo o equivalentes será la suma algebraica de los tres tipos de flujos: Aumento/Disminución neta del efectivo o equivalentes = = ± FEAE ± FEAI ± FEAF.
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