Si quieres conocer más sobre este término, no te pierdas este artículo. Dentro del mundo empresarial, para algunas organizaciones, contar con una caja chica es equivalente a perdida de dinero o un recurso innecesario. Esto a causa de la poca o nula información que se tiene o el mal control de esta.
Para que no pase lo mismo con tu empresa, a continuación, te explicamos la importancia de una caja chica, así como su manejo adecuado y como beneficiar a tus empleados al mismo tiempo que tu organización.
Definición de Caja Chica
El concepto de caja chica surge a raíz de que las empresas, cuentan con presupuestos diarios a los cuales se les determinan “gastos previstos”. Sin embargo, surgirán ocasiones en las que habrá que poner recursos fuera del presupuesto. Es ahí donde la caja chica entra para cubrir los gastos del día.
Por lo tanto, una caja chica se trata de una pequeña cantidad de dinero en efectivo que las empresas deben tener a su disposición, para cubrir los gastos moderados que se presentan de manera imprevista. Es como un pequeño bote de dinero disponible para esas situaciones diarias y que no justifican hacer una transferencia bancaria o sacar la chequera. Su objetivo principal es facilitar la agilidad operativa, evitando trámites complicados para desembolsos mínimos.
Estos pueden clasificarse como gastos administrativos según su naturaleza. La caja chica se refiere a una cantidad pequeña de dinero en efectivo que las empresas establecen y destinan a gastos moderados que puedan surgir de imprevisto. Estos ingresos deben ser justificados, por lo que se requiere un comprobante de pago.
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Es importante tener presente que la caja chica no puede ser utilizada libremente o para cualquier ocasión, sino que debe “abrirse” solo en caso de apuros y debe ser controlada y documentada para que cada mes se rindan cuentas sobre los gastos que se realizan bajo este concepto.
¿Cómo se Maneja la Caja Chica en una Empresa?
La finalidad de contar con una caja chica como ya se explicó, es poder sacar del apuro a la empresa; sin embargo, ¿cómo saber en qué momento abrirla? Para ello, es fundamental saber hacer un buen uso de ella. Para llevar un uso adecuado de la caja te recomendamos:
- Asignar un responsable: Es indispensable poner a cargo de la caja chica a una persona de confianza (para la empresa), ya que, será el encargado de realizar las tareas de registro y control para los gastos. Además de que será quien registrará los documentos fiscales mismos que se utilizarán para justificar el uso del dinero de la caja.
- Establecer una política de gastos: El dinero de la caja chica es solo para momentos urgentes, por lo que, establecer una política de gastos hará que el fondo solo se ocupe en circunstancias ya preestablecidas.
- Mantener reportes de los gastos: Con un reporte podrás llevar el control sobre los insumos que más se utilizan, así sabrás cuáles pueden entrar dentro del presupuesto para no depender del dinero de la caja chica.
- Solicita recibos de gastos: Al igual que el paso anterior, te servirá para poder medir todas las cantidades gastadas, así como las personas que llevaron a cabo dicho gasto, sin importar que haya sido un monto mínimo.
- Nunca dejes vacía tu caja chica: Si el dinero empleado te ayudó para liberarte del problema, es indispensable que ese monto regrese a su origen, independientemente de lo que se le abona cada tiempo establecido.
La persona que esté a cargo de la caja chica debe ser una persona de confianza para la empresa, pues será la encargada de realizar las tareas de registro y control de gastos.
Otros Consejos para la Administración de la Caja Chica
- Es muy importante que mantengas un equilibrio entre la cantidad a retener y la frecuencia con la que debes reponerla.
- Todos los documentos que le corresponden a la caja chica deben registrarse y conservarse.
- Trata de contar el monto de tu caja chica de manera regular. Así, en caso de tener pérdidas inesperadas, te darás cuenta de cuándo pasó.
- Asigna a una persona el trabajo de manejar la caja chica. Además, con ella puedes tener una mejor administración de las sumas de efectivo con las que cuentas. De lo contrario, tus colaboradores tendrán que usar su propio dinero y pedir su reembolso después.
Errores más Frecuentes de las Empresas con la Caja Chica
La caja chica, como se mencionó, permite a las empresas contar con un respaldo de dinero para cualquier imprevisto. Los gastos más comunes que lleva la caja chica son utensilios y productos de limpieza. Comprar artículos de oficina, pagar reparaciones imprevistas, tarifas de estacionamiento, costos de transporte, comidas… y la lista podría seguir. Prácticamente, todos los días las organizaciones deben asumir alguno de estos pequeños gastos. Para solventarlos, la alternativa más común es utilizar los fondos de la caja chica, también llamada caja menor.
Los gastos pequeños de todos los días se van sumando y generan en el mediano y largo plazo fugas de dinero para tu empresa. Y decimos “fugas” porque al no llevar un registro detallado de cada uno de esos desembolsos, por ejemplo, a través de vales de caja chica, no puedes justificar en qué se gastó. Imagina que en tu organización tienes un fondo de caja chica y que cualquier miembro de la empresa puede disponer de ese dinero cuando quiera y como quiera.
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Siempre existe el riesgo de que este fondo se destine a gastos que no son relevantes para la actividad del negocio. Esta política debería quedar por escrito y ofrecer ejemplos concretos para que los colaboradores no tengan dudas del uso correcto del fondo. Es importante tomarse el tiempo adecuado para redactar el documento.
Beneficios de un Sistema de Control de Gastos Digital
Un software para el control de gastos te permite automatizar las tareas que se vinculan a la gestión del fondo de caja chica. Olvídate del papel y de la calculadora. Tampoco tendrás que crear un Excel e incorporar allí cada gasto de forma manual.
Sumado a todo lo anterior, el software de control de gastos de Factorial también permite que los trabajadores puedan subir a la plataforma de manera automática sus gastos y recibos. Además, tienen la posibilidad de clasificarlos según las categorías que haya creado la empresa. Por otro lado, el responsable del fondo de caja chica podrá revisar cada petición de gastos de manera sencilla.
Con SAP Concur puede olvidarse de los papeles. Los empleados pueden capturar recibos con sus teléfonos, enviándolos directamente al sistema. La digitalización lo hará saber al instante cuánto se está gastando, quién lo está gastando y en qué.
Riesgos Comunes de la Caja Chica y el Fondo Fijo
- La gestión manual dificulta saber en tiempo real cuánto dinero hay, quién lo usó y para qué.
- La falta de un sistema que aplique reglas y la dependencia de procesos manuales son las principales causas de fraude.
- Los procesos manuales de registro son propensos a errores, como omisiones, duplicidades o equivocaciones al transcribir datos.
- Depender de recibos físicos para justificar gastos es un problema constante.
- Tener dinero en efectivo a mano siempre implica un riesgo de robo o extravío.
- La conciliación manual es laboriosa y propensa a errores, ya que los datos provienen de múltiples fuentes desconectadas (libro mayor, extractos bancarios, etc.).
- Si no hay un sistema que imponga las políticas de gasto, es fácil ignorar los límites o tipos de gastos permitidos.
La digitalización es la clave para profesionalizar el manejo de la caja chica y el fondo fijo.
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Después de leer este artículo es fundamental que consideres contar con una caja chica para tu empresa, ya que esta es una manera de llevar un control eficaz de tus gastos y de poder contar con un fondo de emergencia.