En el ámbito empresarial y para los profesionales autónomos, la deducibilidad de los gastos es un aspecto crucial para optimizar la carga fiscal. Un área que a menudo genera dudas es la de los consumos en restaurantes y los viáticos, ya que están sujetos a limitaciones y requisitos específicos.
Principios Generales de la Deducción Fiscal
Se considera deducible todo gasto que se puede restar de los ingresos brutos para obtener el beneficio real de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Para que un gasto sea fiscalmente deducible, debe cumplir con varios criterios fundamentales.
- Vinculación directa con la actividad económica: El gasto debe ser necesario para obtener ingresos. No basta con que sea útil o conveniente; debe existir una relación clara y demostrable.
- Justificación documental del gasto: La condición principal es que sean fehacientes. Es indispensable contar con las facturas detalladas de cada compra o servicio. La Agencia Estatal de Administración Tributaria considera que un recibo de venta no constituye acreditación suficiente, es necesaria una factura completa, no simplificada.
- Registro en la contabilidad o libros de gastos: Todos los profesionales que tributan en estimación directa están obligados a llevar un control en sus libros oficiales. Si un gasto no está registrado, Hacienda rechazará su deducción, incluso aunque esté correctamente justificado.
- Método de pago: El gasto debe haber sido abonado con recursos del contribuyente y, en muchos casos, el pago debe realizarse con tarjeta de crédito, débito, servicios o mediante monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Deducibilidad Específica de Consumos en Restaurantes
Un aspecto que a menudo causa confusión es la deducibilidad de los consumos en restaurantes cuando no se consideran viáticos. La ley establece limitaciones precisas al respecto.
- Porcentaje deducible: El numeral 28, fracción XX, de la LISR precisa que no es deducible el 91.5 % de los consumos en restaurantes. Por lo tanto, la ley establece que solo el 8.5% de los gastos realizados en restaurantes es deducible.
- Requisitos de pago: Para que la deducción del 8.5 % restante sea válida, el pago debe realizarse con tarjeta de crédito, débito, servicios o mediante monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por lo tanto, los pagos en efectivo no serán deducibles. Adicionalmente, el numeral 61 del RLISR señala que, para que las erogaciones por este concepto sean deducibles, el pago debe llevarse a cabo con tarjetas de crédito, débito o servicios, o mediante monederos electrónicos, siempre a nombre del contribuyente que busque la deducción.
Para ilustrar esta limitación, consideremos el siguiente ejemplo:
Ejemplo de cálculo: Importe de consumos en restaurantes (sin incluir IVA): $ 4,800.00
Por: Porcentaje deducible de gastos por consumos en restaurantes: 8.5 %
Igual a: Importe deducible de consumos en restaurantes: $ 408.00
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Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se pague por consumos en restaurantes es acreditable en la misma proporción en que el gasto sea parcialmente deducible para los fines del ISR, de conformidad con el artículo 5, fracción I, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA). El IVA que se aplica a restaurantes es el tipo reducido, es decir, un 10 % de la base imponible. En una empresa con una fuerte actividad comercial, la deducción de este importe puede suponer un ahorro considerable, por lo que es vital conocer cómo se gestiona así como tener en cuenta las mejores prácticas. Es importante mencionar que este tipo es único para todos los servicios del restaurante, incluso para un producto con tipo de IVA superreducido -como el pan, 4 %- o general -como la cerveza, 21 %-. Este IVA se asigna en toda España de idéntica manera, excepto en Ceuta, Melilla y Canarias.
Gastos de Representación
Los gastos de representación son aquellas erogaciones realizadas con el propósito de promover o mantener relaciones comerciales. Esto incluye comidas con clientes, regalos institucionales o atenciones personales. El Artículo 28, fracción IV, de la Ley del ISR establece de manera clara que los gastos de representación no son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta.
Sin embargo, dentro de ese marco restrictivo, la propia ley prevé una excepción para uno de los ejemplos más frecuentes de gasto de representación: los consumos en restaurantes. Aunque conceptualmente también son representativos, la fracción XX del Artículo 28 de la LISR permite deducir hasta un 8.5% del gasto total. Para que esta deducción proceda, el gasto debe pagarse mediante tarjeta de crédito, débito, de servicios o con monederos electrónicos autorizados por el SAT, y debe estar debidamente documentado mediante un CFDI emitido a nombre del contribuyente. Este tratamiento especial posiciona a los consumos en restaurantes como una excepción puntual al principio general de no deducibilidad que rige para los gastos de representación. La Ley de Impuesto de Sociedades (LIS) establece como límite de estos gastos el 1 % del importe neto de la cifra de negocio de la empresa en el ejercicio económico. Más allá de esta cifra, dicho gasto sí sería considerado como liberalidad.
Viáticos y Gastos de Alimentación en Viajes
Los viáticos son en principio deducibles para el cálculo del impuesto sobre la renta y, en algunos casos, acreditables para el IVA (Impuesto al Valor Agregado). Por otro lado, los viáticos son los gastos que incurre un trabajador o prestador de servicios cuando se traslada fuera del lugar habitual donde presta sus funciones. Sin embargo, es crucial cumplir con ciertos requisitos y salvedades para que la deducción sea válida.
- Finalidad del Gasto: Los viáticos deben estar relacionados con la actividad del contribuyente, ya sea como persona física o moral.
- Distancia: Los gastos no son deducibles si se incurre en ellos dentro de una franja de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente. El artículo 57 del RLISR precisa que el "establecimiento del contribuyente" se refiere al lugar donde normalmente presta servicios la persona beneficiaria de los viáticos.
- Relación Laboral: Es fundamental que exista una relación laboral formal, ya sea mediante un contrato individual de trabajo o un contrato de prestación de servicios. Las personas beneficiarias deben tener una relación laboral con el contribuyente conforme al Capítulo I del Título IV de la LISR, o prestar servicios profesionales.
- Comprobantes Fiscales: Siempre se debe solicitar un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por parte de la persona que recibe el viático. Cuando los viáticos beneficien a personas que presten servicios profesionales, los CFDI deben emitirse a nombre del contribuyente. Si benefician a personas con servicios subordinados, los comprobantes pueden estar a nombre de dichas personas, cumpliendo con el requisito de respaldo fiscal.
Límites para la Deducción de Alimentación en Viáticos
Tratándose de alimentación durante viajes, el artículo 36, fracción III, de la LISR establece límites máximos de deducción:
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- En territorio nacional: Para gastos de alimentación en territorio nacional, la deducción está limitada a 750 pesos diarios por cada beneficiario.
- En el extranjero: O hasta $1,500.00 pesos diarios en el extranjero, siempre que se acompañe con comprobante fiscal o la documentación que respalde hospedaje o transporte. Los gastos de hospedaje son deducibles hasta 3,850 pesos diarios en el extranjero.
Además, el pago tiene que efectuarse con tarjeta de crédito de la persona encargada del viaje. En ningún caso serán deducibles los consumos en bares.
Viáticos y Seminarios o Convenciones
Cuando se trata de seminarios o convenciones, los conceptos de hospedaje, alimentos y otros deben estar claramente desglosados. De lo contrario, solo será deducible el monto destinado a la alimentación, siempre que no exceda los límites establecidos.
Ejemplos de Aplicación de Viáticos
- Situación 1: Supongamos que una empresa con sede en Monterrey invita a un cliente local a cenar en un restaurante. La cuenta asciende a $4,800.00 pesos antes de IVA. Este gasto no puede considerarse viático, ya que no existe desplazamiento fuera del área de 50 kilómetros.
- Situación 2: Si la misma empresa viaja a la Ciudad de México para participar en una convención, y durante ese viaje se reúne con el mismo cliente en un restaurante, el gasto podría tratarse como viático. En este caso, la alimentación, si cumple los requisitos de comprobación y límites, sería deducible.
Deducción del IVA en Restaurantes: Requisitos y Buenas Prácticas
Para deducir el IVA de los restaurantes, es esencial cumplir con los requisitos establecidos y adoptar buenas prácticas que faciliten la gestión contable y eviten problemas con la autoridad fiscal.
- Vinculación con la actividad: El primer requisito para deducir el IVA de los restaurantes es que el gasto esté vinculado a la actividad profesional o empresarial desarrollada. Según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA), los empresarios y profesionales no pueden deducir la cantidad abonada por la compra o adquisición de bienes y servicios que no estén directamente vinculados con la actividad económica de la compañía.
- Justificación documental: El gasto debe estar debidamente justificado, ya sea con la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado. Las facturas que no estén vinculadas con la actividad de la compañía y los tiques en los que no aparezcan los datos fundamentales como el NIF, serán rechazados por la Agencia Tributaria. Para evitarte problemas con el fisco tienes que pedir siempre la factura completa, con los siguientes datos:
- Numeración de la factura
- Fecha
- Lugar de emisión
- Datos fiscales del emisor y del receptor
- Descripción completa del servicio
- Base imponible
- Tipo impositivo aplicado
- Cuota repercutida
- Moneda en la que se paga
- Si se trata de una comida de negocios, incluir el motivo de la cita y los comensales que han participado en ella.
- Registro contable: Además, es necesario que esté registrado adecuadamente en la contabilidad de la empresa.
Buenas Prácticas para la Deducción del IVA
Una recomendación para que puedas deducir el IVA de restaurantes es llevar a cabo las comidas de negocios en pocos restaurantes diferentes, siempre que sea posible. De esta forma podrías acordar con el establecimiento hostelero una facturación mensual a nombre de la empresa, en lugar de acumular tiques de restaurantes diferentes. El restaurante puede enviarte a final de mes una factura junto con todos los tiques, gastos desglosados y fechas. Los tiques deberían estar firmados por un empleado de la empresa que haya estado presente en la comida. Además, lo ideal sería vincular las facturas a proyectos determinados. De esta forma se agiliza la gestión contable y se hace más difícil que la Agencia Tributaria rechace la deducción. Tendrás un mayor control de los gastos, agilizarás el proceso contable y obtendrás una factura completa, con tus datos fiscales para deducir el IVA del restaurante. Además, el restaurante también declarará el IVA repercutido a tu empresa, por lo que se facilita la gestión a ojos de la Agencia Tributaria.
Límites y Antigüedad
Solo serán deducibles las cuotas correspondientes del IVA español o de países con los que haya firmados convenios de deducción y establecidos mecanismos de solicitud de la devolución. La factura no puede superar los cuatro años de antigüedad. La liquidación del IVA se realiza con el modelo 303, mensual o trimestralmente.
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Deducciones por Comidas de Empleados y Autónomos
Existen circunstancias especiales para desgravar comidas de empresa y las dietas de los autónomos, que dependen de múltiples factores.
- Dietas por alimentación para asalariados: Por lo general, las llamadas «dietas por alimentación» se incluyen en sus nóminas. Son, por tanto, retribuciones a los empleados. La empresa asume en primera persona el pago de esas comidas. Son, a todos los efectos, gastos específicos de la empresa, los cuales deben contabilizarse en la cuenta 64. El Reglamento del IRPF establece que los gastos de manutención están exentos de gravamen y, por lo tanto, no deben tributar, siempre y cuando se ajusten a unos límites:
- Gastos dentro de España: como máximo 26,67 euros al día si no hay pernocta, o 53,34 euros al día pasando la noche fuera.
- Gastos en el extranjero: 48,08 euros sin pernocta y 91,35 euros con pernocta.
- Comidas de empresa por uso y costumbre: La Ley de Impuesto de Sociedades, cuyo artículo 15.e excluye de desgravación de los donativos y las liberalidades. Sin embargo, de forma excepcional, no considera como tales los gastos por atenciones a clientes, proveedores y personal de la empresa, en este último caso, cuando se realizan por usos y costumbres habituales. Por lo tanto, son gastos deducibles a todos los efectos las comidas y cenas de empresa cuando no constituyen actos esporádicos.
- Tickets o vales-comida: Una variedad interesante es el uso de tickets o vales-comida, con un límite de 11 euros diarios.
- Deducciones para autónomos: Según la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, estos profesionales pueden aplicarse deducciones por su dieta diaria de alimentación. Las ingestas deben realizarse durante el desempeño de la actividad profesional. El pago se tiene que llevar a cabo con tecnología electrónica: por móvil, con tarjeta bancaria, etc. Los gastos se ajustan a los límites ya indicados para las dietas dentro y fuera de España. En su momento, el Tribunal Supremo corrigió el criterio de Hacienda respecto a las comidas con clientes, empleados y proveedores que son deducibles, ampliando el criterio inicial que solo permitía deducir las que propiciaban conseguir mejores resultados en la actividad.
Deducciones Específicas para el Negocio de Restaurantes
Al igual que cualquier otro negocio, los restaurantes pueden deducir gastos comerciales legítimos de las empresas que los toman. Sin embargo, los restaurantes cuentan con algunos gastos únicos que pueden deducir de su ingreso fiscal. Estas deducciones incluyen costos de alimentos, meseros y los trabajadores de la cocina, los gastos de operación y de publicidad y los gastos de capital.
- Costos de alimentos: Uno de los gastos más grandes de un restaurante, además de la mano de obra, es la comida. Los costos por alimentos pueden alcanzar hasta el 35 por ciento de los gastos totales del negocio. Estos costos incluyen los ingredientes crudos, la compra de cualquier producto previamente empaquetado o en lata y los costos indirectos de la comida como especias o aceite para freír. El costo de la comida en un restaurante también incluye el costo de los ingredientes derramados o desperdiciados que se tiran antes de que ya no se puedan usar para el proceso de cocción o no puedan ser servidos.
- Costo de la mano de obra: Un costo importante en un restaurante es el costo de proveer alimento a los clientes. Esto incluye cocineros, gerentes, barman, lavaplatos y meseros. El costo del componente humano para el funcionamiento del restaurante incluye sueldos brutos, cualquier ganancia ofrecida e impuestos de nómina que paga el empleador. El costo por proveer alimentos a los empleados también se deduce de los impuestos del restaurante y no constituye un impuesto al que estén sujetos los empleados.
- Gastos de operación: Los costos diarios por el funcionamiento del restaurante también se pueden deducir de impuestos. Otros costos de operación incluyen el alquiler, servicios públicos, artículos de oficina, menús, decoración del restaurante y servicios de ropa.
- Gastos de publicidad: Los gastos por publicidad a menudo son altos e incluyen un directorio de publicidad, cupones, folletos y anuncios en el periódico.
- Gastos de capital: Los gastos de capital en un restaurante incluyen equipo de cocina, mesas y sillas, mejoras importantes en los locales o edificios y vehículos que pertenezcan al negocio. Los gastos de capital cuentan con una vida útil mucho mayor que solo el año fiscal y se deben establecer como activos del negocio en lugar de mandarlos a cuentas de resultado en el año de compra de tales activos.
Cualquier gasto que esté directamente relacionado con el restaurante de alguna forma es deducible de impuestos.
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