Descubre Qué Es Deducible de Impuestos para Empresas en México con Ejemplos Clave | Despacho Contable Administrativo y Fiscal

En el mundo de los negocios, cada empresa, sin importar su tamaño o situación financiera, siempre está en la búsqueda de formas para reducir gastos. Cada oportunidad para deducir impuestos es una gran ventaja. Sin embargo, es fundamental tener cuidado, ya que recortar áreas vitales de la compañía, como la inversión en recursos humanos, puede afectar la calidad del producto o servicio que ofreces.

Entre las grandes preocupaciones que existen en el ámbito de las finanzas, es que muchas empresas realizan sus registros contables de manera equivocada y en algunos casos hasta de forma intencional. Dicha situación afecta de forma directa en el pago de los impuestos; por eso hoy te hablamos de las deducciones de una empresa.

Saber los gastos deducibles en empresas es solo un paso dentro del camino. Después de conocer todo sobre los gastos deducibles, es importante saber cómo implementar todo lo abordado de manera sencilla dentro de la operación diaria de tu empresa. Tener claridad en los gastos deducibles permite hacer una planeación tributaria más inteligente.

¿Qué son los gastos deducibles?

Son aquellos gastos que pueden restarse en la declaración de impuestos a la renta por ser imputables a los ingresos de la empresa. Es decir, abarca todas las deducciones que se efectúan para obtener, mantener y mejorar la utilidad o beneficio empresarial. Y de acuerdo con la ley del ISR, las personas morales pueden deducir los gastos o egresos de dinero que sean correspondientes a la actividad empresarial y se consideren necesarios para la operatividad del negocio u empresa.

¿Es difícil la deducción de impuestos para empresas?

El mayor reto que pueden enfrentar las empresas se presenta al momento de llevar un registro y un orden de sus gastos, por lo que es de suma importancia que se establezca un proceso adecuado para así poder controlar los egresos realizados. Además, se deben tomar en cuenta aquellos gastos fijos mensuales o bimestrales (como servicios de luz e internet), ya que los pagos efectuados durante todo el año fiscal serán considerados dentro de las deducciones de una empresa sobre sus impuestos.

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También es importante informar a los colaboradores la manera correcta en la que deberán facturar los gastos deducibles, ya que estos solo serán válidos ante el SAT siempre y cuando cumplan con los 2 requisitos básicos, es decir:

El pago se realiza con un medio aprobado como tarjetas de crédito o débito, transferencias electrónicas.
Cuenta con un comprobante del gasto hecho, pero debe ser una factura o recibo que cumpla los requisitos del SAT.

Las notas de compra no son de utilidad para las deducciones de una empresa.

Requisitos para que un gasto sea considerado deducible

Para que los gastos puedan ser considerados dentro de las deducciones de una empresa, existen una serie de premisas que estos deben cumplir y entre ellas destacan:

Que sea necesario para el desarrollo de la actividad económica de la empresa.
Que estén debidamente justificados.
Estar registrados en facturas de curso legal.
Los gastos deducibles para la empresa deben estar registrados en los libros de contabilidad.
Deben ejecutarse en el mismo periodo impositivo fiscal.
Tienen que ser comprobables.
El gasto debe estar relacionado con actividades económicas
Tiene que ser necesario para obtener un ingreso

¿Cómo funcionan las deducciones fiscales?

Para llevar a cabo una deducción fiscal exitosa, es de suma importancia llenar de forma correcta tu declaración anual y cumplir con los lineamientos para hacerlas válidas. El proceso tiene ciertos límites importantes de conocer.

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Es indispensable presentar la documentación apropiada para que el SAT la revise, esto abarca:

Tener la factura. Todos los gastos sujetos a una deducción deberán estar debidamente comprobados mediante su respectiva factura o un recibo equivalente que esté avalado por el SAT, por lo que una nota de compra no sirve como comprobante. Dicho instrumento probatorio debe estar a nombre del contribuyente.
No excedas la cantidad establecida. Para las personas físicas existe una limitante de monto, pues la cantidad que como contribuyente quieras deducir no deberá exceder los 5 salarios Unidades de Medida y Actualización (UMA) o el 15 % de los ingresos que declares, lo que resulte menor.

Deducciones de las personas morales

Las personas morales necesitan de igual manera presentar los gastos deducibles mediante una factura y haber pagado mediante transferencia electrónica, de preferencia. En el caso de las donaciones, no pueden exceder más del 7 % de las utilidades de la empresa.

Las deducciones de una empresa pueden dar como resultado un saldo a favor de los impuestos que se deberán pagar cada vez que se haga la declaración anual. Es recomendable realizar tus trámites en tiempo y forma para lograrlo.

Ejemplos de gastos deducibles

Estos son 15 apartados en los cuales podrás deducir impuestos para tu emprendimiento o negocio:

Gastos de Servicios Contables y Financieros: Una de las deducciones clave para emprendedores es la de servicios financieros y contables. Si eres un emprendedor y buscas una empresa como SIMMPLE que lleve la contabilidad, este tipo de servicios podrás deducirlos. Ejemplo: Nuestro servicio contable integral que inicia desde los $839 pesos más IVA, podrás deducirlo con su respectiva factura.
Sueldos y Salarios: Los sueldos y salarios que pagas a tus empleados son deducibles 100 % libres de impuestos, así que sin duda serán tu primera opción para deducir. Ejemplo: Si tienes una nómina de $250,000 pesos mensuales, esta cantidad la podrás deducir. De la misma manera las aportaciones al IMSS e INFONAVIT.
Renta de Locales: Si tu negocio renta 1 o más locales físicos, el costo de estos podrán ser deducibles de impuestos. Ejemplo: Renta de locales $35,000; dicha cantidad podrás deducir al final.
Servicios Públicos: En sí prácticamente cualquier servicio o producto que esté relacionado con tu negocio puede ser deducible de impuestos. En este caso, el pago de los servicios públicos como agua, luz, gas e internet entran dentro de este rubro. Ejemplo: gastos de servicios públicos $4500 mensuales, esto sería $54,000 pesos al año.
Materiales: Los materiales que pudieras necesitar para tu negocio, también son deducibles de impuestos. Ya sea que te dediques a la moda, construcción u otro rubro, estos podrás deducirlos. Ejemplo: Una persona que compra $30,000 en material de telas para su negocio, podrá deducir dicha cantidad.
Gastos de Publicidad y Marketing: Los negocios hoy en el 2025 no pueden sobrevivir sin el marketing, esta área es fundamental para el crecimiento de una empresa o emprendimiento. Afortunadamente este rubro también es deducible de impuestos; así que si gastas dinero en publicidad impresa y publicidad digital estos gastos podrás deducirlos.
Mantenimiento y Reparaciones: Si en tu negocio tienes equipo que requiere mantenimiento o reparaciones, estas también podrán ser deducibles de pago de impuestos. Ejemplo: Si tu taller gasta $150,000 de reparaciones y mantenimiento para equipos de computadora, este gasto podrás deducirlo.
Capacitación y Cursos: Probablemente uno de los recursos que tienen las empresas y que pocas usan, son los cursos y capacitaciones. Dar cursos a tus empleados no solo les dará beneficios en materia de aprendizaje y mejoras para tu empresa; si no también estos mismos serán deducibles de impuestos. Ejemplo: Si tu empresa da un curso con un costo de $25,000 en el mes, podrás deducirlo al final de tu declaración de impuestos, siempre y cuando tengas una factura del mismo.
Gastos en Viajes: Aquellos gastos que estén relacionados con viajes de negocios, también serán deducibles de impuestos con su respectiva factura. Ejemplo: Si tú como empresario realizarás un viaje de negocios que te costó $12,000 y tienes las facturas de los gastos, podrás deducirlos, siempre y cuando justifiques que fue un gasto necesario para tu negocio.
Suscripciones: Hoy en día hay algunos servicios digitales que son vía suscripción, mientras que otros son de insumos. En este modelo de suscripción podrás deducir el costo mensual del mismo. Ejemplo: Deducir el pago de membresías de software con costo de $2,000.
Gastos por Donativos: Esto probablemente ya lo conocías, ya que es conocido que algunas empresas hacen campañas al final del año o en el transcurso del mismo, para recopilar donativos o hacer los propios. Estos donativos tienen un tope de hasta 7 % de los ingresos acumulables del año, así que podrías hacer un bien a la sociedad y a la vez deducirlo. Ejemplo: Si tienes ingreso de $1, 200,000 anual, podrás deducir hasta $84,000, por lo que si haces una donación de $30,000 a alguna fundación, el donativo sería 100 % deducible.
Gastos por Comisiones: Motivar a tus empleados con comisiones por ventas es algo que ayuda a generar un mejor ingreso, siendo un extra para el empleado o vendedor. Las comisiones al ser parte del negocio, también son deducibles de impuestos. Ejemplo: Comisiones de venta del mes $40,000, mismos que podrás deducir.
Seguros: Un apartado importante para la mayoría de las empresas son los seguros. Contar con seguros de gastos médicos, de accidentes y para empleados, podrá salvarte de futuros problemas y también serán deducibles de impuestos. Ejemplo: Seguro para local: $8,000 al año, con la correspondiente factura podrás deducir dicho gasto.
Gastos por arrendamiento de bienes o máquinas: Muchas empresas no son dueñas de los equipos o máquinas con las que trabajan, en cambio suelen pagarlos a través de un modelo de arrendamiento; esto les permite usar las maquinarias sin adquirir el costo total de las mismas. Este gastos de arrendamiento podrás deducirlos con la factura correspondiente. Ejemplo: Si tu negocio gasta $2,500 para arrendar una moto para entregas comerciales, este podrá deducir $30,000 al año.
Activos Fijos: Si tu empresa tiene que comprar maquinaria o equipo de tecnología para que los procesos en tu negocio funcionen, estos podrán ser deducibles de impuestos. La deducción dependerá de la depreciación anual según el tipo de activo:
- Equipo de cómputo: 30% anual.
- Maquinaria: 10% anual.
Ejemplo: Si compras un equipo y no puedes deducir el costo total, tu opción será deducir un porcentaje % de su valor cada año.

Requisitos para realizar correctamente tus deducciones al final del año

Antes de querer deducir los gastos que hace tu empresa o emprendimiento, es importante cumplir con ciertos requisitos. Cada gasto que realices, tendrás que documentarlo de manera correcta acorde a las reglas del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estos son los requisitos principales:

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Factura electrónica: Las facturas electrónicas (CFDI) versión 4.0, son primordiales para deducir tus gastos. Cada compra que hagas en algún establecimiento, tendrán que otorgarte una factura emitida con tus datos de manera correcta.
Registro correcto de gastos: Cada uno de tus gastos debe de estar registrado y respaldado. Trata de llevar un registro de cada factura emitida y/o recibida de los gastos e ingresos que haces. En cierto momento el SAT podrá solicitarlas para revisiones o auditorías.
El servicio debe estar al nombre del negocio: Al momento de adquirir un servicio o producto, este debe de salir al nombre del negocio que lo está adquiriendo. Todo debe de ir apegado a los lineamientos del SAT, así que el uso de otros nombres, empresas o conglomerados evitaría que se pudiera hacer la deducción de impuestos.
Uso exclusivo para actividades del negocio: Otro de los requisitos para realizar tus deducciones fiscales, es que aquellos pagos que se hayan realizado sean de uso exclusivo para el negocio por el cual se están haciendo las facturas. Estas no deben de usarse para otros fines o negocios.
Cumple con tus declaraciones: El punto final para que puedas hacer tus declaraciones como emprendedor es el cumplir en la fecha y orden adecuado de tus declaraciones. Evita problemas y multas presentando tus declaraciones a tiempo.

¿Cada cuánto tiempo debo reportar los gastos de mi empresa al SAT?

Desde la reforma fiscal implementada en 2014, todas las empresas, ya sean personas físicas con actividad empresarial o personas morales, están obligadas a realizar sus reportes fiscales en formato electrónico. Este cambio tiene como objetivo agilizar los procesos y reducir la carga administrativa tanto para los contribuyentes como para el SAT.

Obligaciones de las Personas Morales

Las personas morales en el régimen general, que incluyen a sociedades mercantiles, asociaciones civiles e instituciones financieras, deben cumplir con diversas obligaciones fiscales. Entre ellas se encuentran las siguientes:

Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Expedir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI).
Llevar una contabilidad electrónica que debe ser entregada de manera mensual.
Presentar declaraciones y pagos mensuales, incluyendo la Declaración Anual.

Las declaraciones mensuales deben cubrir los siguientes impuestos:

Impuesto sobre la Renta (ISR).
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
En algunos casos, el Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS), si aplica para el tipo de actividad de la empresa.

Además, si realizas retenciones de ISR o IVA a tus empleados o proveedores, debes reportarlas al SAT en el mismo plazo.

¿Cuándo Debes Presentar las Declaraciones?

Los pagos mensuales deben hacerse a más tardar el 17 de cada mes, correspondiente al mes anterior. Estos pagos y declaraciones se pueden realizar a través del portal del SAT, completando un formulario electrónico. En cuanto a la declaración anual, que es un reporte más detallado sobre los impuestos generados en el año, se debe presentar dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.

Por ejemplo, si tu empresa cierra su ejercicio fiscal el 31 de diciembre, debes presentar tu declaración anual entre enero y marzo del año siguiente. Sin embargo, en años recientes, el SAT ha otorgado prórrogas para las personas morales, lo que puede extender la fecha límite, como ocurrió en 2025, cuando el plazo para la declaración anual se extendió hasta el 3 de abril.

Documentos Necesarios para la Declaración

Para hacer tu declaración anual o mensual, es importante tener a la mano ciertos documentos como:

Estados de resultados.
Balance general.
Estado de costos y demás balances obligatorios para las personas morales.

Asegúrate de que estos documentos estén correctamente preparados y que reflejen la situación financiera real de tu empresa, para evitar cualquier tipo de inconveniente con el SAT.

¿Cómo deducir los impuestos sobre nómina en mi empresa?

Una parte importante de las obligaciones fiscales de las empresas tiene que ver con el pago de impuestos sobre la nómina. En diciembre de 2013, el gobierno mexicano modificó varias disposiciones para hacer más clara y efectiva la deducción de impuestos sobre los pagos a los empleados. Aquí te explicamos cómo puedes deducir los impuestos sobre nómina de manera correcta.

Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI)
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) sustituyó al modelo anterior de facturación electrónica. Esto implica que todas las nóminas de tus empleados deben estar acompañadas de un CFDI, el cual se emite a través de un sistema electrónico validado por el SAT. Este comprobante es necesario para que las deducciones de impuestos sobre nómina sean válidas.
El SAT proporciona una lista de Proveedores de Certificación de Factura Electrónica que están autorizados para emitir estos comprobantes. El primer paso para poder deducir los impuestos es contactar a uno de estos proveedores y generar los CFDI correspondientes a los pagos de nómina.
Verificación del RFC de los Empleados
Una de las claves para que las deducciones sean válidas es asegurarse de que los Registros Federales de Contribuyentes (RFC) de tus empleados estén correctamente registrados en el sistema del SAT. Esto es obligatorio para que los pagos hechos a tus trabajadores bajo el concepto de salarios puedan ser deducibles de impuestos.
Puedes verificar que los RFC de tus empleados estén correctamente registrados mediante las herramientas que el SAT pone a disposición en su portal. De esta forma, evitarás retrasos en el proceso de deducción y minimizarás el riesgo de sanciones.
Prestaciones Exentas y Deducibilidad
Una de las reformas más significativas en la deducción de impuestos sobre nómina tiene que ver con las prestaciones exentas. Estas son aquellas que el trabajador recibe y que no están sujetas al Impuesto Sobre la Renta (ISR). Ejemplos comunes incluyen las prestaciones por salud, transporte, o alimentación.
Sin embargo, no todas las prestaciones exentas son deducibles al 100%. Según la reforma fiscal, las prestaciones exentas solo serán deducibles en un 47% de su valor. Si estas prestaciones no han disminuido en comparación con el año anterior, se puede deducir hasta un 53%. Es fundamental que lleves un control adecuado de este tipo de prestaciones para calcular correctamente las deducciones.

¿En qué te ayuda una empresa de gestión de nómina?

Ahora bien, aunque es posible gestionar la nómina por cuenta propia, muchas empresas eligen delegar este proceso a expertos en la materia. Las empresas que ofrecen servicios de gestión de nómina se encargan de todos los aspectos técnicos y fiscales involucrados en el cálculo de salarios, impuestos, deducciones y prestaciones. ¿Por qué es importante contar con este servicio especializado?

Cumplimiento de Normativas Fiscales:
Las leyes fiscales en México y en muchos otros países están en constante cambio. A menos que te dediques específicamente a la gestión de nómina o a la asesoría fiscal, es probable que no tengas el tiempo necesario para mantenerte al tanto de todas las actualizaciones legales. Un servicio de gestión de nómina asegura que tu empresa cumpla con todas las normativas fiscales y de seguridad social, evitando sanciones y multas por no cumplir con los requisitos.
Reducción de Riesgos Legales:
El proceso de nómina también involucra la emisión de recibos, el cálculo de impuestos y la retención de fondos. Si alguno de estos pasos se realiza incorrectamente, podrías enfrentar problemas legales con los empleados o con las autoridades fiscales. Al contratar una empresa especializada en gestión de nómina, puedes minimizar estos riesgos y asegurarte de que todo esté en orden. Además, si llegas a tener conflictos con algún empleado relacionados con la nómina, la empresa de gestión de nómina puede encargarse de resolverlos, evitando que se conviertan en un problema mayor.
Ahorro de Tiempo y Recursos:
La administración de nómina es un proceso repetitivo que consume mucho tiempo y recursos. Si decides asumir esta tarea internamente, tendrás que contar con personal adicional para realizar las funciones administrativas, lo cual puede generar costos adicionales. En cambio, al contratar una empresa externa, puedes liberar a tu equipo de estas tareas y concentrarte en actividades más estratégicas para el crecimiento de tu empresa.
Optimización de la Nómina:
Una empresa especializada en la gestión de nómina no solo se encarga de cumplir con los requisitos legales y fiscales, sino que también puede ayudarte a optimizar el proceso. Esto incluye el uso de herramientas tecnológicas, como software especializado, que facilita la gestión de pagos, cálculo de deducciones y emisión de recibos, lo que reduce la probabilidad de errores y mejora la eficiencia del proceso.

¿Cómo una empresa de gestión de nómina ayuda con las retenciones y cálculos de impuestos?

Uno de los mayores beneficios de contratar una empresa de gestión de nómina es que se encargará de todo lo relacionado con las retenciones salariales. Cada mes, tu empresa debe retener una serie de impuestos del salario de tus empleados, como el ISR y las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Este proceso no solo es técnico, sino que debe cumplirse con precisión para evitar problemas fiscales.

Además, la empresa de gestión de nómina tiene la experiencia y el conocimiento para realizar estos cálculos de manera correcta, garantizando que los impuestos y las contribuciones se retengan adecuadamente. También se encargarán de emitir los pagos correspondientes a las autoridades fiscales y de seguridad social, lo que te permitirá concentrarte en otras áreas de tu negocio.

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¿Qué es deducible de impuestos para una empresa? Ejemplos en México