Cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general.
El Balance General y la Ecuación Contable
El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada.
Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.
La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas.
Componentes del Balance General
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
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Activo
El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización.
- Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios.
- Se esperan beneficios económicos futuros.
- Derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad.
Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando). Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año. Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año.
Pasivo
Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa.
Los pasivos circulantes son obligaciones con las cuales la compañía espera cumplir en el transcurso de un año o del ciclo de operación, lo que sea más largo.
Capital Contable
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares.
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El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna.
El capital (o capital de los accionistas) es la suma total del fondeo invertido o con el cual contribuyen los propietarios (capital contribuido), y de las utilidades acumuladas además de las distribuciones a los propietarios (utilidades retenidas) desde el inicio de la compañía.
La Ecuación Contable
La presentación en forma de cuenta obedece a la formula A = P + C, la cual, como ya hemos señalado, es conocida también como fórmula del balance. Recuérdese que la ecuación contable es una identidad del balance general que refleja un punto en el tiempo.
Las actividades de operación se originan a lo largo de un periodo y no se reflejan en esta identidad. Sin embargo, las actividades de operación afectan ambos lados de esta ecuación. Es decir, si una compañía es rentable, se incrementan los niveles tanto de inversión (activos) como de financiamiento (capital).
El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
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Partida Doble
Para organizaciones y entidades de cualquier tamaño, los fundamentos de la contabilidad representan un estándar en el ejercicio financiero. La partida doble es un método de uso tradicional en la práctica de la contabilidad. Este método se basa en el principio de que toda transacción financiera afecta al menos a dos cuentas contables diferentes.
Esto significa que las transacciones deben registrarse utilizando documentos comprobatorios, como facturas, recibos y contratos, que puedan ser verificados por terceros.
- Cada transacción debe tener al menos un débito y un crédito.
- La suma de los débitos (debe) debe ser igual a la suma de los créditos (haber) en cualquier transacción.
En todos los casos, los valores negativos se utilizarán para asentar los créditos, mientras que los positivos identificarán los débitos. El "debe" es una columna en el libro contable donde se registran todas las entradas que incrementan los activos o los gastos de una empresa.
Su correcta implementación tiene incidencia directa en varios aspectos, como precisión y control, transparencia y confiabilidad, además de facilitar la preparación de los análisis financieros.
Queda asentada la utilidad del debe y el haber para registrar todas las transacciones financieras de una organización. El sistema de partida doble facilita el control interno y la auditoría de las transacciones financieras.
Lo que es la partida doble es un basamento esencial de la contabilidad que asegura el registro preciso y equilibrado de todas las transacciones financieras.
El Estado de Resultados
Un estado de resultados mide el desempeño financiero de una compañía durante las fechas del balance. Es una representación de las actividades de operación de una compañía.
Las utilidades reflejan el rendimiento sobre el capital de los accionistas durante el periodo que se está considerando, mientras que las partidas de la declaración detallan la forma en que se determinan las utilidades. Las utilidades se determinan utilizando la base contable de acumulación.
Estados Financieros
Al final de un periodo, por lo común un trimestre o un año, se preparan los estados financieros para informar sobre las actividades de financiamiento e inversión hasta la fecha en curso, así como para resumir las actividades de operación del periodo anterior. Es importante distinguir que los estados financieros informan sobre las actividades de financiamiento e inversión ocurridas en una fecha determinada, mientras que a la vez contienen información sobre las actividades de operación de todo un periodo.