La consolidación contable es un proceso fundamental que permite integrar los datos financieros de varios departamentos, entidades (comerciales, financieras, de servicios, etc.) y/o empresas en una sola organización. Se le llama consolidación financiera al proceso de integrar los datos de varios departamentos, entidades (comerciales, financieras, servicio, etc.) y/o empresas en una sola organización.
Generalmente, las consolidaciones se realizan con fines de reporteo y análisis vertical, horizontal y transversal. Visualizados a través de estados financieros consolidados en estados de resultados, balance general y el estado de flujo de efectivo.
Dentro de las finanzas, la consolidación incluye la importación de datos, la normalización de los datos consolidados y la producción de informes, como los estados financieros consolidados, entre otros. Todos los negocios cuentan con diferentes requisitos o necesidades, esto quiere decir, que la frecuencia con la que se realizará la consolidación financiera dependerá de los objetivos de cada negocio.
Anteriormente, no se contaban con muchas formas de facilitar a las empresas y grupos empresariales la consolidación financiera y contable, más allá de la manual. Pero a día de hoy, se cuentan con softwares y metodologías de consolidación dedicadas a ello y que permiten en algún grado una automatización de esta.
Según el nivel de complejidad y requerimiento de los datos, los responsables de finanzas pueden hacer uso de sistemas para gestión de datos: como Microsoft Excel, módulos de gestión del rendimiento corporativo o softwares de Business Intelligence.
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La consolidación implica tomar múltiples cuentas o negocios y combinar la información en un solo punto. En contabilidad financiera, los estados financieros consolidados brindan una visión integral de la situación financiera tanto de la empresa matriz como de sus subsidiarias, en lugar de la posición independiente de una sola empresa.
Importancia de la Consolidación Financiera
Una de las varias razones por las que las empresas valoran tanto la consolidación financiera, es que proporciona una visión general de alto nivel para el negocio y socios que buscan una toma de decisiones basada en datos que hagan las adquisiciones e inversiones más confiables.
Además, proporciona a los líderes empresariales información precisa y procesable, mostrando una perspectiva de las unidades del negocio con mejor y peor rendimiento e igualmente facilita la identificación de riesgos y oportunidades.
Principales Retos de la Consolidación Financiera
- Prorrateo: El prorrateo es la división proporcional de los costos, gastos y/o ganancias entre la matriz y las subsidiarias. Dentro de la consolidación financiera se realiza el prorrateo para asegurar que tanto la matriz como las subsidiarias obtengan lo equivalente a sus ingresos y egresos.
- Ajustes Consolidados: Dentro de la fase de preparación de resultados consolidados se realizan ajustes y eliminaciones. Los ajustes se caracterizan por ser extracontables y no requerir de registros contables (son realizados aparte en una hoja de trabajo).
- Presupuestos Consolidados: Incorpora todas las transferencias que pudieran realizar la matriz y las subsidiarias; contabilizándolas dentro de un estado de gastos o ingresos correspondientemente con el fin de no hacer un a doble contabilización de los números y el resultado del presupuesto sea correcto.
- Datos fuera de contabilidad: Dentro de la matriz y subsidiarias en ocasiones se presentan los llamados off-balance sheet, estos son activos, deudas o alguna actividad financiera que no se puede integrar al balance contable, pero debe ser considerada dentro de los análisis. Es un proceso fundamental, que permite integrar información externa para mejorar el alcance del análisis.
- Segmentación / Categorización: Dentro de la consolidación financiera la segmentación o categorización es un proceso esencial para la matriz y subsidiarias, ya que facilita analizar de manera transversal y detalladamente el comportamiento del mercado, productividad, gastos y ventas permitiendo tomar decisiones que beneficien los objetivos.
Estado de Resultados Consolidado
El estado de resultados es representado en forma de reporte, muestra de forma detallada la situación actual del negocio. Su principal función es informar si el negocio obtuvo ganancias o pérdidas en el periodo determinado.
El estado de resultados consolidado facilitará evaluación de la solvencia, liquidez, eficiencia operativa, flujo de efectivo y rentabilidad.
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Objetivos del Estado de Resultados
- Rentabilidad del negocio: Identifica y relaciona los ingresos del negocio con los recursos necesario para cumplir con los objetivos y de este modo asegurar la rentabilidad de los departamentos y negocio.
- Toma de decisiones: Proporciona información confiable a los altos mandos para una toma de decisiones confiables que permitan tomar medidas para la salud del negocio.
Ventajas y Desventajas de la Consolidación Financiera
Ventajas
- Proporciona una visión general “más real” de la situación del negocio, ya que muestra detalladamente (contable y extracontablemente) los activos y pasivos, facilitando la toma de decisiones a los líderes y socios potenciales.
- Minimiza la carga de preparar estados financieros para los diferentes departamentos y subsidiarias.
- Promueve la transparencia de la información. Los estados financieros independientes complican conocer la salud de las subsidiarias de un negocio. En los estados de resultados consolidados todo se encuentra disponible en un mismo reporte.
- Contabilización correcta de las transacciones inter-compañías o empresas pertenecientes al mismo grupo económico o empresarial. Lo que suele ser uno de los errores más comunes, en donde un subsidiario registra ganancias por ventas realizadas en los negocios matrices.
Desventajas
- El cambio a una estructura más compleja que brinda la consolidación requiere de mucho cuidado en su proceso para no emitir inexactitudes en los resultados.
- Una integración horizontal puede generar pérdida de dominio en áreas específicas en un inicio en vez un mejor control sobre diferentes aspectos del negocio y mercado.
- Aunque llega a mostrar la una mayor realidad de la situación actual de las empresas consolidadas y una mejor toma de decisiones, también puede generar confrontaciones debido a desigualdad de los resultados de las mismas empresas consolidadas.
- Los estados consolidados pueden no llegar a mostrar las finanzas específicas de ciertos sectores.
Beneficios Clave de la Consolidación Financiera
- Identificación de Cuellos de Botella: Si bien se deben cumplir con estándares rigurosos, es de suma importancia considerar que según se vaya escalando, también aumentaran las regulaciones y estándares de cumplimiento. Al buscar de forma continua, identificar y eliminar los obstáculos que causan los cuellos de botella se estará asegurando el buen funcionamiento del negocio y subsidiarias.
- Automatización: El uso de soluciones de Business Intelligence como Power BI, Tableau u otras, logran facilitar los procesos de consolidación, análisis y reportes al automatizar los procesos disminuyendo el grado de error en la información.
- Reportes con vista completa del negocio: La solución de Business Intelligence no solo debe brindar una descripción general y de alto nivel, sino también debe permitir una granularidad en los datos para poder profundizar a detalle, en la productividad y rendimiento de cada rama (área) del negocio.
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