Un negocio es toda actividad económica que realizamos con el objetivo de obtener beneficios, generalmente a través del intercambio de bienes o servicios por valor monetario. En el mundo fiscal, empresarial y contable, un negocio es aquella unidad económica básica que interactúa con su entorno para satisfacer necesidades y deseos de sus clientes mientras persigue la generación de riqueza para sus propietarios y la sostenibilidad a largo plazo.
Si estás pensando en estudiar Contabilidad, lo primero que debes tener claro es que se trata de una de las áreas más importantes dentro de cualquier empresa. La contabilidad es una disciplina que se encarga de evaluar y medir la situación económica y financiera de una empresa o de una persona natural. Esta evaluación es útil porque permite tomar decisiones informadas y que se proyecten presupuestos y metas para diferentes períodos del año. La contabilidad es clave porque con ella vas a poder prever y encaminar tu emprendimiento hacia donde lo quieres posicionar financieramente. En términos simples, la contabilidad permite saber qué entra, qué sale, cuánto se gana, cuánto se debe y cuál es la situación real de un negocio. “Se trata de un sistema estructurado que registra, clasifica y resume, de manera sistemática, las operaciones de una empresa, con el fin de interpretar y analizar los resultados obtenidos”, explica Gustavo Martínez, presidente del Instituto Internacional de Ética y Cumplimiento IIEC en México.
La contabilidad es el sistema que registra, organiza, clasifica y analiza la información financiera de una empresa o persona. En otras palabras, cada compra, venta, cobro, pago, préstamo o inversión que realiza un negocio debe quedar correctamente registrado. Desde una mirada más técnica, la contabilidad también se encarga de preparar y presentar los llamados estados financieros, documentos que resumen la situación económica de una empresa durante un período determinado.
Importancia Estratégica de la Contabilidad en los Negocios
La contabilidad empresarial debe ser considerada como una herramienta estratégica para la gestión empresarial. Gracias a ella, una empresa puede tomar mejores decisiones, cumplir con sus obligaciones y proyectar su desarrollo con mayor seguridad. “La contabilidad nos debería ayudar a pilotar la nave”, dice Juan Maya, Executive Office Assistant en MNGO Management. El valor de la contabilidad en los negocios se refleja en su capacidad para aportar orden, claridad y control sobre la información financiera. Su relevancia no se limita al cumplimiento de reportes o documentos.
A continuación, detallamos por qué la contabilidad es tan importante:
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Permite llevar un registro ordenado de todas las operaciones: Toda empresa realiza movimientos económicos constantes: compra insumos, vende productos, paga servicios, cobra facturas, recibe depósitos o solicita financiamiento. La contabilidad organiza cada una de estas operaciones para su revisión en cualquier momento. Contar con registros ordenados también facilita la comparación entre periodos.
Ayuda a tomar mejores decisiones empresariales: Una empresa no puede tomar buenas decisiones si no conoce su situación financiera real. Por ejemplo, si una empresa quiere abrir una nueva sede, lanzar un producto o invertir en maquinaria, necesita saber si cuenta con la capacidad económica para hacerlo. Por eso, la contabilidad se convierte en una herramienta de gestión.
Muestra si la empresa realmente está ganando dinero: Uno de los errores más comunes en un negocio es pensar que vender más siempre significa ganar más. Aquí entra en juego la contabilidad.
Facilita el control del flujo de efectivo: Una empresa puede ser rentable y aún así tener problemas de liquidez. La contabilidad brinda visibilidad sobre el flujo de efectivo, es decir, el movimiento real del dinero dentro del negocio.
Hace posible planificar el crecimiento del negocio: Crecer sin control puede ser tan riesgoso como no crecer. La contabilidad aporta información clave para proyectar escenarios, medir resultados y establecer metas más realistas.
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Genera confianza ante inversionistas, bancos y socios: Cuando una empresa busca financiamiento, inversionistas o aliados estratégicos, necesita demostrar que su negocio es confiable. Los bancos, socios e inversionistas suelen revisar estados financieros, reportes de ingresos, niveles de deuda, rentabilidad y proyecciones antes de tomar una decisión. Por eso, una contabilidad bien llevada también cumple una función de respaldo.
Permite conocer cuánto se debe y cuánto se debe cobrar: No basta con vender. Lo mismo ocurre con las obligaciones del negocio. La contabilidad lleva este control a través de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Asegura el cumplimiento de obligaciones fiscales: Toda empresa debe cumplir con pagos, declaraciones y obligaciones formales. La contabilidad simplifica la preparación de la información necesaria para declarar impuestos, sustentar ingresos y egresos, y mantener la documentación financiera en regla.
Términos Contables Clave
Para desarrollar tu talento en contabilidad necesitas conocer el vocabulario financiero. Familiarízate con estos términos esenciales:
- Estados financieros: informes que muestran el estado financiero actual de tu negocio: sus actividades, posiciones financieras, activos, pasivos y más.
- Balance general: un estado financiero que muestra tus activos, pasivos y el capital de los accionistas.
- Estado de resultados: un estado financiero que mide la rentabilidad y el rendimiento a lo largo del tiempo (también conocido como estado de resultados, o P&L).
- Estados de cuenta de flujo de efectivo: un resumen de tus entradas y salidas de efectivo.
- Nómina: el total de salarios y nóminas pagadas a tus trabajadores.
- Cuentas por pagar: el dinero adeudado de los ahorros de tu negocio a terceros.
- Cuentas por cobrar: el dinero adeudado a tu negocio por terceros.
- Contador público certificado (CPA): un profesional financiero oficialmente matriculado, que puede ayudar a tu negocio con informes financieros e impuestos detallados.
- Tenedor de libros: un encargado de registros financieros, no necesariamente un CPA.
Activos, Pasivos y Balance General
El balance general es, técnicamente, el estado de salud financiera de tu negocio. En este documento contable, puedes saber el equilibrio entre los recursos que tiene la empresa, y las deudas que se contrajeron para que la actividad comercial esté en marcha. Es decir, es el dinero que se invierte, para qué se usó ese capital, y el flujo financiero de la empresa que paga las cuentas y obligaciones. Primero, necesitas reconocer qué cuentas corren en tu negocio. Estas son las principales:
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Activos (lo que le pertenece a la empresa)
- Activo circulante: Es el dinero que tiene la empresa en circulación. Los pagos en efectivo ya están casi de salida, por lo que es más común que el negocio tenga una cuenta bancaria en la que reciba los pagos, además de ser rastreable para la autoridad fiscal.
- Caja: es el dinero en efectivo con el que cuenta la empresa.
- Bancos: los depósitos que le hacen la empresa por su actividad comercial.
- Inversiones temporales: son las inversiones que tiene la empresa a su nombre, como acciones y valores de inmediata realización. Esta cuenta disminuye cuando se hace una venta, y ese monto se va a la cuenta de caja o bancos.
- Clientes: son las entidades que tienen una relación formal con la empresa, y adquieren mercancías y/o servicios de manera regular. Por lo regular, representa ventas hechas a crédito, y cada vez que se liquida parcial o totalmente la deuda, esta cuenta disminuye y aumenta la cantidad en Caja o Bancos.
- Documentos o cuentas por cobrar: son títulos de crédito a favor de la entidad. Esta cuenta es diferente de Clientes, porque el monto acordado en el documento debe pagarse en su totalidad. Podrían ser cuentas de servicios que todavía no se liquidan, hasta el momento de la exhibición, evento o realización del servicio.
- Deudores diversos: se entiende como un préstamo que la empresa hace a otra persona física o moral. En esta cuenta, las entidades le deben al negocio por un concepto giro distinto al de la venta de sus mercancías, o el tipo de servicio que prestan.
- Anticipo a proveedores: es una parte del monto acordado que se entrega a los proveedores, antes de liquidar el costo total de los insumos que adquiere la empresa. Este anticipo es una garantía para asegurar que los proveedores entreguen en tiempo y forma los pedidos que se realizan.
- Activo Fijo: Son las propiedades con las que cuenta la empresa, que son indispensables para la actividad comercial de la empresa. Estos activos se aprecian o se amortizan con el paso del tiempo, y no son sujetos a la venta al público, porque representan parte de la riqueza de la empresa.
- Terrenos y Edificios: son los locales comerciales, propiedades, bienes raíces, espacios y predios que pertenecen a nombre de la empresa. Se registran con el precio de transacción, aunque su valor cambie en el tiempo.
- Mobiliario y equipo: son los muebles, mesas, estanterías, y otro equipo (como la iluminación de un local), que le pertenecen a la empresa. Son esenciales para prestar el servicio de la empresa, o realizar la actividad comercial del negocio.
- Equipo de cómputo: son las computadoras y dispositivos digitales que tiene la empresa en propiedad, para realizar la actividad comercial. Se registran con el precio de venta que absorbió el negocio.
- Equipo de entrega o reparto: si es el caso, se registran los vehículos que son propiedad de la empresa, no los equipos con los que cuentan los repartidores antes de contratarse.
- Depósitos en garantía: Son contratos que hace la empresa en anticipo, para adquirir otros activos o inversiones que aportan valor o capital a la empresa.
- Inversiones permanentes: son acciones y otras inversiones financieras que tienen un plazo de vencimiento mayor a un año.
- Activo diferido: Son compras, adquisiciones o inversiones que se pagan por anticipado, de manera periódica, que representan un beneficio mayor en el futuro. Por ejemplo:
- Gastos de investigación
- Gastos de publicidad
- Primas de seguros
- Intereses pagados por anticipado
Pasivo
Son las cuentas que representan una obligación de pago para la empresa.
- Pasivo circulante: Son las cuentas que la empresa debe pagar con recursos financieros en el corto plazo.
Tipos de Negocio
Existen múltiples clasificaciones de negocios, las cuales se definen según diversos criterios como el tamaño, el sector, el alcance o la forma jurídica. Algunos de estos son:
- Negocios pequeños o de autónomos.
- Negocios de tamaño medio o empresas medianas.
- Grandes empresas o corporaciones.
Asimismo, podemos encontrarnos con negocios locales, con operaciones limitadas a una región geográfica específica, negocios nacionales, con presencia en todo un país, y negocios internacionales, que traspasan fronteras y operan en varios países.
Ejemplos prácticos de negocios
Ejemplo de un negocio local: Imaginemos una pequeña pastelería en una ciudad. Esta pastelería produce y vende sus productos en el mismo local y a través de encargos. Con un plan de negocio bien definido que engloba una oferta diferenciada, gestiona sus recursos financieros, empleando una contabilidad detallada para poder cumplir con sus obligaciones fiscales y sigue una estrategia de marketing local para atraer a nuevos clientes.
Ejemplo de un negocio internacional: Consideremos una empresa tecnológica que desarrolla software para clientes en todo el mundo. Con operaciones en varios países, debe gestionar de manera eficiente las diferencias fiscales en cada mercado, a la vez que mantiene la contabilidad en línea con estándares internacionales. Este negocio busca no sólo ofrecer productos competitivos, sino también garantizar su crecimiento y sostenibilidad a largo plazo a nivel global.
Métodos Contables
Como era de esperar, los diferentes métodos contables proporcionan distintas perspectivas financieras. Es importante que investigues un poco antes de adoptar un método para asegurarte de que sea adecuado para ti y tu negocio. Este es un resumen de los dos métodos más comunes:
- Contabilidad basada en efectivo: analiza cuándo entra y sale efectivo del negocio. Su cálculo se basa en cuándo se ha producido una transacción.
- Contabilidad por acumulación: monitorea cuándo se registran los ingresos o gastos, así como cuándo se recibe o paga el dinero. Requiere un mayor mantenimiento de registros.
Generalmente, el método basado en efectivo es un poco más fácil de mantener, ya que se centra solo en los momentos en que el dinero entra o sale de tu negocio. Si escoges usar este sistema, siempre sabrás el estado de tu flujo de efectivo en algún momento dado. Por otro lado, si escoges el método contable por acumulación, obtendrás un panorama más detallado de tus ahorros para negocios y tu salud financiera general.
Consejos para una Contabilidad Eficiente
Para los dueños de negocios pequeños, llevar un control financiero adecuado es esencial para el crecimiento y la estabilidad. Para poder llevar a cabo una contabilidad eficiente es conveniente cumplir varios requerimientos. En esta entrada te contaremos cuáles son esos aspectos a tener en cuenta y qué cosas básicas deberás recordar siempre a la hora de llevar la contabilidad de tu empresa o de tu emprendimiento. Lo que te vamos a contar aquí son tips y consejos básicos de lo que desde Treinta consideramos son excelentes prácticas a la hora de enfrentar la contabilidad de tu emprendimiento así que presta atención y llévate lo que creas que te pueda servir.
Uno de los más importantes es la adaptación a la normativa del país o los países donde la empresa tiene actividad. “La adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ha sido un paso importante para armonizar y estandarizar la presentación de informes financieros”, explica Gustavo Martínez.
Otra de las necesidades de las compañías en este campo es contar con profesionales de confianza que tengan una formación sólida y actualizada. Para ello, “hay que incluir la implementación de programas de capacitación continua, el establecimiento de códigos de ética profesional y la adopción de sistemas contables informatizados”, afirma Martínez. Por otro lado, es necesario que el equipo abarque todas las facetas de esta disciplina.
En resumen, llevar a cabo una buena contabilidad empresarial, “implica un enfoque integral que combina el uso de nuevas tecnologías, la certificación y pertenencia a colegios profesionales, un sólido compromiso con la ética y la adopción de programas de cumplimiento normativo”, explica Martínez.
Sistema de Registro y Organización
Una vez que hayas decidido qué método contable quieres usar, estarás casi listo para ponerlo en práctica. Pero primero, organízate. Encuentra un espacio seguro para guardar toda tu documentación y tómate un tiempo para organizarla. Algunos de los artículos para tener a mano incluyen:
- Cuentas por cobrar
- Facturas
- Recibos
- Declaraciones de impuestos
- Documentos W-2 y 1099
- Estados de cuenta bancarios
Es útil que también catalogues los documentos por año y tipo de gasto para que siempre puedas encontrarlos rápidamente. Llevar la contabilidad de tu negocio no tiene que ser complicado. Mantén todo organizado: Designa un espacio físico o digital para almacenar tus recibos, facturas y documentos financieros. Registra las transacciones diariamente: No dejes que las tareas contables se acumulen.
Mantén el control de tu inventario: Para este punto tu mejor aliado es Treinta, la app en donde podrás registrar tu inventario y llevar control de todo lo que sucede con él, incluso si son tus empleados los que hacen esos registros a la hora de vender productos. Este es un paso importante porque controlar el inventario te va a dar total claridad de cuánto dinero inviertes en tu negocio y cuánto de eso tuvo un retorno y una ganancia. Además, podrás tener en la mira cuando algún producto o material se te está acabando y así poderte abastecer de nuevo (eso también puedes hacerlo con Treinta 😀).
Lleva el control de tus gastos y de tus ventas: Este punto está relacionado con el anterior, y en esa medida recuerda que con Treinta también puedes llevar este control. La diferencia con este registro es que este es el registro del dinero que inviertes en tu negocio y de lo que tu negocio recibe. Por ejemplo, imaginemos que invertiste X cantidad de dinero en una freidora de papas a la francesa porque tienes un negocio de hamburguesas. Es importante registrar ese gasto porque en algún momento las ventas que hagas deben pagar esa freidora con la venta de las papas. Esa inversión debe tener un retorno y debes ser capaz de visualizarlo dentro de tu contabilidad. Lo ideal es llevar la contabilidad de manera diaria para que tengas certeza de que no se te escapa ningún movimiento en tu flujo de caja.
Conoce tus deberes fiscales: ¿Suena complicado? Vamos paso a paso, te lo explicamos. Todo lo que tenga que ver con dinero de tu emprendimiento va a estar ligado a las normas o leyes de tu país porque la entidad que controla eso tiene que estar al tanto de la procedencia del dinero que entra y sale de tu negocio. Además, tendrás que pagar ciertos impuestos y tasas de registro de las cuales deberás saber. Para esto te recomendamos asesorarte con un contador y un abogado que sepan bien cómo funcionan este tipo de trámites desde el principio, no queremos que por no saber termines pagando sanciones o multas innecesarias.
Mantener el orden es la clave del éxito en la contabilidad: Llevar un registro, saber dónde, cómo, cuándo sucedieron transacciones, préstamos o gastos será clave. Recuerda que con Treinta podrás administrar tu negocio, llevar todas estas cuentas fácilmente y organizar la contabilidad de tu negocio, ¡te recomendamos que uses nuestra app! Igual, lo realmente importante es que lleves un control como te resulte más fácil porque el día que te pidan alguna factura o comprobante, tú debes tenerlo a la mano.
Uso de la Tecnología en la Contabilidad
Es importante que la empresa cuente con herramientas específicas para garantizar la calidad de su contabilidad. En este sentido, a la hora de establecer mecanismos de monitorización, la tecnología se perfila como una gran aliada. En la actualidad, existen muchas herramientas diseñadas para facilitar la contabilidad y las finanzas para emprendedores, incluso si no tienes experiencia previa.
Es una de las herramientas más populares entre los emprendedores. Permite registrar ingresos y gastos, generar facturas, preparar informes financieros y realizar seguimiento de inventarios. Este software es gratuito y está dirigido a pequeños negocios. Aunque no tiene tantas funciones avanzadas como otros programas, podrás acceder a funciones esenciales como el seguimiento de ingresos y gastos, así como la generación de informes. Si tu negocio aún es muy pequeño y no quieres invertir en software especializado, puedes empezar con una hoja de cálculo.
Factores que Afectan la Contabilidad de Calidad
Hay factores que pueden afectar al desarrollo de una contabilidad de calidad por parte de la empresa. Entre ellos, se encuentra, “la informalidad económica que puede llevar a cometer infracciones fiscales y la falta de registros contables adecuados”, explica Martínez. Por otro lado, en determinados entornos, una empresa que no establezca una vigilancia adecuada puede tener problemas derivados de “la corrupción y falta de transparencia que socavan la integridad de la información financiera y ponen en riesgo la confianza de los inversores y del público en general”, afirma el presidente del IIEC.
Preguntas Frecuentes
¿Debería separar mis gastos personales y de negocios?
Sí, es buena idea separar los gastos personales y de negocios para optimizar tus procesos de contabilidad y facilitar la presentación de tus declaraciones de impuestos. Para hacer esto, considera configurar una cuenta bancaria para negocios con una institución financiera en la que confíes. Vincular una tarjeta de crédito a tu cuenta para compras de negocios también es una buena idea.
¿Debería usar un software de contabilidad?
Sí, el software de contabilidadSe abre en superposición puede eliminar las conjeturas de la contabilidad desglosando los gastos de negocios y proporcionando perspectivas en tiempo real de las finanzas de tu compañía. Es posible que también recibas acceso a funciones adicionales, como informes automatizados, soporte a solicitud por profesionales financieros e integración móvil, dependiendo del programa que escojas. Tómate un tiempo para investigar tus opciones para que te des una idea de qué programas funcionarían bien según tus necesidades.
¿Cómo manejo los impuestos de mi negocio?
Cuando llegue la temporada de impuestos, tendrás que presentar una declaración detallada al IRS. La precisión y los detalles de tu contabilidad durante todo el año afectarán la preparación de tus impuestos. Cuanto más precisos e integrales sean tus archivos, más simplificado puede ser tu proceso. A muchos propietarios de negocios les resulta útil contratar a un profesional financiero durante la temporada de impuestos cada año. Un profesional puede ayudarte a organizar tu información, buscar deducciones para ahorrar dinero y completar tu reembolso.
¿Debería contratar a un contador profesional?
La importancia de la contabilidad a la hora de mantener y en última instancia, hacer crecer un negocio no puede ser exagerada. Si no estás totalmente seguro de tu capacidad para administrar tus cuentas, o si simplemente prefieres dedicar tu tiempo a otras actividades, es posible que te beneficies de los servicios de un contador profesional.
Aunque los números no sean lo tuyo, aún puedes dominar los conceptos básicos de la contabilidad para negocios, y probablemente descubras que hacerlo vale la pena, tanto literal como figurativamente, porque podrás tomar decisiones financieras más informadas para tu compañía. También te preparará mejor para los períodos clave de informes y para la temporada de impuestos. ¡Es momento de empezar! Si lo haces de manera adecuada y organizada desde el principio, tus cuentas seguro no supondrán un dolor de cabeza para tu negocio, y entre más organizadas las tengas, mejores proyecciones, inversiones, decisiones podrás tomar. Ánimo, no le tengas miedo a empezar por temor a equivocarte, recuerda que Treinta siempre será tu aliado en este camino emprendedor.
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