Desde los orígenes de la contabilidad, la cuenta ha sido el principal elemento de registro. A raíz de la revolución tecnológica y el avance informático, la cuenta ha dejado de ser representada en una o varias palabras que definen el hecho contable que se registra, para convertirse en un código numérico, mediante el cual se registran en los software contables, las transacciones y los hechos que se suceden en la organización.
En tal sentido, el proceso a través del cual se lleva el registro de los hechos contables, usando para ello los sistemas computarizados y software contables, se le ha denominado contabilidad computarizada. La contabilidad computarizada puede definirse como el proceso a través del cual se registran los hechos contables que se suceden en la organización utilizando como herramienta la computadora y los diferentes software contables, estandarizados o elaborados, siguiendo las particularidades y requerimientos de la empresa.
Evolución Histórica de la Contabilidad y la Cuenta
A través de la historia, ha sido necesario el uso de alguna herramienta para realizar el registro de los hechos contables. Para efectos de la presente investigación, se hará mención a cuatro momentos significativos en la contabilidad, particularmente con el uso de la cuenta como herramienta.
En tal sentido, se hará un resumen de los siguientes momentos:
- Hacia los 8.000 años a.C., cuando se tiene indicio de los primeros registros contables.
- Cerca de los 3.500 años a.C. cuando se cambia la forma de registro de la mercadería.
- Hacia los 3.300 años a.C. cuando surge la escritura y comienza a usarse para el registrar los actos relacionados con la contabilidad.
- Finalmente, para el año 1975 de nuestra era cuando inicia la revolución tecnológica y se masifica el uso de los equipos de computación y los diferentes software contables.
En Mesopotamia, hacia los 8.000 años a.C, el hombre comenzó su vida sedentaria y a agruparse. En ese momento, tuvo la necesidad de registrar los productos agrícolas que de algún modo producía así como sus excedentes, especialmente de granos y ganado. Para llevar el control del intercambio de la mercancía, se hizo uso de pequeñas fichas de arcilla de múltiples formas, las cuales se constituyeron en la evidencia más primigenia de la contabilidad. En este sentido, Suarez y Pinilla (2004) plantean que para la época, los sistemas contables llevados a través de fichas lograron satisfacer las necesidades de registro que se requerían para controlar la comercialización de la producción agrícola excedente.
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Ya para los años 3.500 a.C., se conoce del uso de “fichas contables complejas”, caracterizadas por múltiples formas nuevas o muescas distintas. Se dice que, a diferencia de las fichas anteriores, éstas eran usadas para representar productos terminados, tales como pan, aceite, perfumes, lana, sogas, y artículos producidos en talleres, como utensilios en metal, brazaletes, clases de paños y vestidos.
Cerca de los años 3.300 a.C., nació la escritura. Hernández (2010), señala que “la escritura nació precisamente para satisfacer las necesidades de llevar las cuentas y de guardar las memorias de los hechos económicos” (p.15). La escritura cuneiforme se usó durante un período de unos 3.400 años (desde los 3.300 a.C. hasta 100 años d.C.); sin embargo, pese a su existencia, continuó usándose las fichas para el registro de las cuentas por su sencillez para quien realizaba el registro.
Según lo planteado por Seri (2014), si se quiere observar a la contabilidad desde la ciencia, se puede decir que ésta tuvo su primera manifestación escrita en los trabajos de Benedetto Contrugli Rangero. Este científico, humanista, comerciante, economista y diplomático, nativo de Dalmacia y radicado en Nápoles, en 1458 escribió del comercio y del comerciante perfecto (Della mercatura et el mercante perfetto). Posteriormente, en el año 1494, Luca Paccioli publica en Venecia el libro Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni e Proportionalita, donde se describen los métodos contables empleados por los comerciantes venecianos. El mayor aporte que se atribuye a Luca Paccioli es el establecimiento de la teoría de la partida doble para registrar los hechos contables, teoría que actualmente permanece vigente.
Ahora bien, un nuevo acontecimiento mundial marca un cambio significativo para el hombre y las organizaciones. Silveira (2005) argumenta que el surgimiento de la revolución tecnológica que se produjo hacia la década de los 70’s permitió el uso masivo de las tecnologías de la información, los equipos de computación y los software que se desarrollaron para llevar adelante los procesos a través de los sistemas computarizados. Producto de la necesidad de adaptarse y hacer uso de las nuevas tecnologías de la información disponible en el mercado, la disciplina de la contabilidad dio un vuelco a los procedimientos que hasta ahora había utilizado en el registro de los hechos contables realizados en forma manual. En tal sentido, tuvo que a dejar de usarse la cuenta tal y como se había venido utilizando y conocido hasta entonces para dar uso a un nuevo lenguaje que se adaptara a las nuevas tecnologías; en consecuencia, la cuenta pasa a ser representada por un código numérico que la identifica, dado que uno de los requerimientos necesarios para el uso de las nuevas tecnologías consiste en codificar, de alguna manera, la información a procesar.
Importancia de la Codificación en la Contabilidad Computarizada
La importancia de una codificación adecuada a las cuentas contables, radica en el hecho de que ese código en la contabilidad computarizada sustituye el nombre de la cuenta y por tanto, un error en la codificación automáticamente se convierte en un error de registro, en un error de resultados y posiblemente en un error al momento de tomar decisiones con la información contenida en el reporte financiero (estados financieros). La gerencia de la entidad, responsable de analizar los estados financieros generados por la contabilidad computarizada, debe tener la capacidad no sólo de conocer los resultados de las transacciones realizadas, sino también debe estar en capacidad de detectar cualquier error cometido como consecuencia de una mala codificación de la cuenta con el consecuente resultado incorrecto.
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Catálogo de Cuentas: Estructura y Diseño
Para desarrollar la codificación de las cuentas a ser utilizadas por un ente u organización, debe construirse lo que se conoce como el catálogo de cuentas el cual debe contener los códigos de las cuentas a ser utilizadas y los nombres de cada una de ellas. Para ello, deben definirse los dos elementos fundamentales: la cantidad de niveles a utilizar y la longitud de cada nivel. Con estos elementos, se define la estructura del catálogo de cuentas.
Romero (2014), define el catálogo de cuentas como “una lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de las cuentas que en un momento determinado son requeridas para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización” (p. 289). Según Uribe (2016), un catálogo de cuentas debe contener una “relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas y costos de producción o de operación, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación” (p.
Tipos de Sistemas de Codificación
Existen lenguajes de codificación de los cuales las entidades buscan el que mejor se adapte a sus necesidades de registro y posterior información.
- Sistema decimal de Dewey: Es un sistema de codificación de estructura jerárquica que se conforma de categorías y sub categorías donde se van formando grupos y sub grupos, los cuales dependen unos de otros.
- Sistema Nemotécnico: Por este método, la codificación se realiza asignando la combinación de letras y números. Las letras pueden ser seleccionadas de acuerdo al grupo financiero que representan. Es poco usado pero sin embargo puede aplicarse perfectamente.
- Combinación de los sistemas decimal y centesimal: Permite codificar con mayor facilidad por cuanto se puede colocar a las cuentas del primer orden, los números del 1 al 9 y, a las cuentas control y de detalle, los números del 01 al 99 o los números 001 al 999 según la necesidad.
De acuerdo con la revisión de la codificación de las cuentas a las empresas que llevan los registros contables a través de sistemas computarizados, este tipo de codificación es el mayormente utilizado en las PYME al permitir incluir un número ilimitado de cuentas pero además, la inclusión de nuevas cuentas que puedan surgir como consecuencia de los hechos contables.
Errores Comunes en la Codificación de Cuentas
Los diferentes software contables con los que se cuenta en el mercado, sean estandarizados o elaborados para una entidad particular, a menudo contienen errores relacionados con la codificación de las cuentas; errores que pueden ser detectados al momento de reportar (imprimir) los estados financieros. Los catálogos de cuentas están conformados por diferentes niveles. Si en la codificación se cometen errores relacionados con la correcta ubicación de las cuentas en cada uno de esos niveles, el resultado contable no será el esperado y, peor aún, puede dar lugar a cometer errores de cuantificación de los diferentes grupos financieros contenidos en cada uno de esos niveles.
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Otro error frecuente es que se estructuran catálogos de cuenta que no poseen la flexibilidad necesaria que permiten, por ejemplo, incluir nuevas cuentas que puedan surgir como consecuencia de un hecho contable que no se haya dado con anterioridad, o que las cuentas que contiene el estándar de catálogo no coinciden con las que necesita la entidad para el registro de sus hechos contables, por no estar creada en la base de dato;, o bien, las cuentas que tiene creadas no coinciden con el objeto social de la entidad que requiere del uso de esas bases de datos.
Los llamados planes de cuentas incluidos en los software comerciales normalmente son estructurados de forma tal que puedan ser universalmente utilizables, independientemente del tipo de empresa de que se trate y de las diferencias que a todas luces existen en cuanto a si se trata de empresas comerciales, de servicios, manufactureras o industriales, con fines o sin fines de lucro, micro, pequeñas, medianas o grandes empresas. Pero además, la codificación de las cuentas no es realizada siguiendo una metodología que permita que el resultado final del sistema de contabilidad, que no es otra cosa que los reportes financieros, presenten errores de ubicación de cuentas y posibles errores de resultados.
En tal sentido, una cosa es que existan catálogos de cuentas estandarizados incluidos en los software que puedan adaptarse a las empresas, y otra muy distinta, es que esos catálogos cumplan con los requerimientos contables, pero fundamentalmente, con las necesidades de información de las empresas.
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