Los estados financieros presentan razonablemente tanto la situación financiera como los resultados de una empresa; los cuales representan la información final de cómo las operaciones realizadas afectaron directamente el activo, pasivo y capital contable. Pero estos al ser instrumentos de información, no solo deben mostrar aquella que se hubiese suscitado sino también las situaciones o condiciones que a futuro puedan tener trascendencia en la situación financiera o resultados de una entidad. Por ello, se debe incluir en estos tanto información resultante de las operaciones ya realizadas como de aquellas que se crea que a futuro puedan modificar o alterar la situación de la empresa para obtener así documentos con mayor grado de confiabilidad y utilidad que permita tomar decisiones con más elementos de juicio y máximas posibilidades de alcanzar los fines trazados.
Postulados Básicos y Cuentas de Orden
El postulado básico de ENTIDAD ECONÓMICA (NIF A-2, antes B-1), establece que toda entidad al elaborar los estados financieros solo debe informar en ellos de los valores, derechos y obligaciones propios de la entidad a la cual se refieren. El postulado de DEVENGACIÓN CONTABLE (NIF A-2, antes REALIZACIÓN Y PERIODO CONTABLE B-1), expresa que las operaciones realizadas en una entidad así como otros eventos u operaciones a afectar a la entidad deben ser cuantificados para posteriormente reflejarlos en la información. La característica secundaria de la Información Financiera; de REVELACIÓN SUFICIENTE (Asociada a la característica cualitativa de Confiabilidad como información suficiente, NIF A-4, antes B-1), justifica su uso en tanto que la información que brindan estas cuentas proporcionan al usuario mayores elementos para analizar e interpretar al balance general y así tomar mejores decisiones.
Las cuentas de orden también conocidas como correlacionadas, saldos compensados o memorándum; son aquellas que se utilizan para llevara cabo el computo o registro de las operaciones que no afecta la posición financiera o resultados de la empresa, pero que un efecto posterior de la misma si puede alterar o modificar dicha situación. Las cuentas de orden son instrumentos contables esenciales para documentar operaciones que, aunque no impactan directamente en el balance general o el estado de resultados de una empresa, sí requieren de un control. Su propósito es reflejar los compromisos, las contingencias, las garantías, los contratos y otras situaciones similares que no se registran en las cuentas de balance o de resultados.
Manejo de las Cuentas de Orden
Para cumplir con esta regla general las cuentas de orden se manejan en grupos de dos; una deudora y una acreedora. Lo anterior con la finalidad de conservar el equilibrio de la ecuación básica de la estructura financiera A=P+C.C, ya que si se carga una cuenta de orden y se abona una de balance o resultados se rompería dicha igualdad. Lo mismo ocurre cuando se carga una cuenta de balance o resultados y se abona a una cuenta de orden. Lo anterior impediría la elaboración de los estados financieros.
El nombre de las cuentas de orden se determinan asignando a una Cuenta de orden deudora (COD) el nombre de acuerdo al concepto que se quiera registrar, y a la Cuenta de orden acreedora (COA) se le invertirá el orden de las palabras de la COD. Otras formas consisten en agregar o adicionar a la COD la palabra debe o cuenta y a la COA la palabra haber o contra cuenta. Los movimientos de estas cuentas son compensados, es decir, un cargo en una COD será correspondido siempre con un abono en la COA y viceversa. Por consecuencia los saldos de estas cuentas serán aritméticamente iguales pero contrariamente contables.
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Obligaciones Fiscales y las Cuentas de Orden
El numeral 33, inciso B, fracción VI del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los contribuyentes deben formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados. Al respecto, el Servicio de Administración Tributación (SAT) indica que las cuentas de orden utilizadas y registradas por los contribuyentes para el cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR) pueden ser reportadas al cierre del ejercicio en las balanzas 12 o 13, en aquellos casos donde se encuentren obligados a enviar la contabilidad electrónica.
Entre las cuentas de orden que se deben reportar se encuentran, la Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN), la Cuenta de Capital de Aportación (CUCA), el ajuste anual por inflación acumulable o deducible, la utilidad o pérdida fiscal en la venta de activos fijos. Por su parte, el artículo 44 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta contempla que se entenderá que se cumple con el requisito de que las deducciones estén debidamente registradas en contabilidad inclusive cuando se lleven en cuentas de orden.
Importancia del Registro y Gestión Adecuada
Aunque las cuentas de orden no forman parte directa del balance general ni del estado de resultados, es fundamental gestionarlas y registrarlas de manera adecuada. El registro de estas cuentas se lleva a cabo en libros auxiliares o en secciones dedicadas del libro mayor, de acuerdo con las políticas contables establecidas por cada empresa.
Las Normas de Información Financiera (NIF) precisan los lineamientos aplicables para el registro y presentación de cuentas de orden. Por ejemplo: NIF A-2: Define los elementos básicos de los estados financieros, incluyendo cómo deben reflejarse las contingencias y compromisos.
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