La recepción de mercancías es una de las operativas más importantes del almacén, ya que es la que inicia el flujo de materiales. Organizar con tino la recepción de mercancías es clave para conseguir un almacén eficiente y contener los costos operacionales. La recepción de mercancías va más allá de tan solo dar entrada a los pedidos procedentes de los proveedores.
Proceso y Coordinación de la Recepción de Mercancías
El proceso de recepción de mercancías se ve determinado, en parte, por una correcta coordinación de la cadena de suministro y, principalmente, por la gestión de los aprovisionamientos o compras. Planificar las llegadas de mercancía es fundamental para que no se produzcan cuellos de botella en los muelles del almacén. Es conveniente que los trabajadores destinados a recepciones cuenten con procedimientos para cada situación que se pueda dar.
Verificación Inicial y Control de Calidad
Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los albaranes para ver si coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características. Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior comprobación inicial será necesario llevar a cabo, en algunos casos, un control de calidad más en profundidad. Por ejemplo, cuando los productos son alimentos o ciertos medicamentos que necesitan de condiciones especiales en cuanto a temperatura y humedad para su correcta conservación.
Registro de Información y Trazabilidad
Durante todo el proceso de recepción de mercancías, es de vital importancia registrar toda la información y dejar constancia de la llegada de nuevo material para controlar su trazabilidad. Aunque no es lo más deseable, en ocasiones se producen las denominadas recepciones ciegas, es decir, llega un pedido sin tener constancia previa de él o a una hora diferente de la acordada. En este caso, es interesante contar con un plan de actuación para gestionarlo con eficacia. También pueden llegar devoluciones, aquí entra en juego la gestión de la logística inversa de la empresa.
Estrategias para Mejorar la Recepción de Mercancías
¿Qué estrategias podemos llevar a cabo para mejorar la recepción de mercancías en el almacén? La relación entre el layout del almacén y la planificación de operaciones como la recepción de mercancías es bidireccional. En ocasiones, la saturación de los puntos de acceso al almacén puede tener origen no en una planificación deficiente, sino en cambios estructurales que están moldeando la forma de trabajar de la propia empresa. Antes de llegar a un punto crítico, es conveniente analizar procesos, detectar puntos de mejora y encontrar soluciones que los agilicen.
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Automatización y Protocolización
Ejemplo de ello son las empresas Dafsa y Firat Food, que han trabajado con Mecalux para la implantación de sistemas automáticos en sus almacenes. Ambas cuentan con un circuito de transportadores junto a los muelles de carga y descarga que ahorran desplazamientos a los operarios. Cuánto más estandarizada esté la operación, menores incidencias se producirán. De hecho, contar con un sistema de gestión de almacén supone un gran avance para la protocolización de tareas. El sistema permite realizar funciones de recepción de mercancías como añadir la previsión de stock entrante, registrarlo, etiquetarlo y gestionar su ubicación optimizando el espacio disponible.
La Importancia de la Formación de los Operarios
Más allá de las fases de la recepción de mercancías y de las distintas estrategias que permiten optimizarla, es imposible tener una operativa eficaz sin que los operarios cuenten con la formación suficiente para llevarla a cabo.
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