La cuenta es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital. El nombre que se le asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en efectivo se llama Caja; a la cuenta que controla los documentos a favor de una empresa se le llama Documentos por cobrar, etc., por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.
Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones que sufren los conceptos de activo, de pasivo y de capital, por las operaciones realizadas. Normalmente a cada cuenta se le asignan dos columnas a las que se les llama Debe y Haber.
- Debe: columna que se encuentra en la parte izquierda.
- Haber: columna que se encuentra en la parte derecha.
En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían, mas por ello no deja de existir una igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, ya que si la operación aumenta, por ejemplo, uno de los valores de activo, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con un aumento en cualquiera de los elementos del pasivo o del capital, o con una disminución en cualquiera de los valores del mismo activo. Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del capital, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con una disminución de cualquiera de los valores de activo o con una disminución de los elementos del mismo pasivo o del capital.
Esta compensación entre los elementos del balance es la base de la partida doble. La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que se producen el las operaciones de los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma de pasivo con el capital.
Nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada y sistemática las operaciones que diariamente realiza el ente económico.
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Para comprender mejor el funcionamiento de las cuentas, es importante entender los siguientes conceptos:
- Cargar o debitar: es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
- Abonar o acreditar: es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
- Movimiento deudor: suma de los cargos de una cuenta.
- Movimiento acreedor: suma de los abonos de una cuenta.
- Saldo: es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor.
Existen dos clases de saldos:
- Saldo deudor: una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
- Cuenta saldada o cerrada: cuando sus movimientos son iguales.
Al registrar una transacción, es crucial:
- Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminución.
- Definir si se trata de un débito o crédito.
Clasificación de Cuentas
Las cuentas se clasifican en tres categorías principales:
- Cuentas reales o de balance: Activo, Pasivo y Capital (patrimonio).
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos, Gastos y Costos.
- Cuentas de orden: Deudoras y Acreedoras.
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