En el ámbito empresarial, es común incurrir en diversos costos para el funcionamiento diario. En contabilidad, los gastos son los costos en los que incurre una empresa para su funcionamiento. Estos incluyen desde el alquiler de tu oficina hasta las suscripciones de software que impulsan a tu equipo.
Categorías y Registro de Gastos en Contabilidad
Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Estas son las principales categorías de gastos:
- Costo de los bienes vendidos (COGS): estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.
- Gastos operativos: estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos no operativos: estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.
- Depreciación y amortización: estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo.
Registro Preciso de los Gastos
Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de tu empresa y asegurar que calcules las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, guarda todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando declares impuestos o realices la conciliación de los registros más adelante.
A continuación, te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:
- Categoriza: determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.
- Registra: registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.
- Concilia y revisa: al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad.
Importancia del Seguimiento Preciso de los Gastos
Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Aquí tienes más detalles:
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- Seguimiento de la rentabilidad: un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: el seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: el seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
Gastos Fijos y Gastos Variables
Los gastos fijos son gastos regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según tu producción. Al distinguir entre gastos fijos y variables, puedes controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.
- Gastos fijos: Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Si tienes una cafetería, el alquiler de tu local sería un gasto fijo. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.
- Gastos variables: Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Tomando el ejemplo de tener una cafetería, el costo de los granos de café y la leche serían gastos variables. Los gastos variables aumentan con tu empresa, lo que puede hacer que sean flexibles.
Impacto de los Gastos en el Estado de Resultados
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas. Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos.
Contabilización del IVA en Facturas de Correos
Cuando se recibe una factura de Correos, puede surgir la duda sobre la deducción del IVA, especialmente si la cantidad no viene especificada y solo se indica el total de la factura. En la factura de Correos puede aparecer una nota: "Dedución del IVA: Si UD es empresario o profesional le informamos...., el importe del IVA incluido en esta factura asciende al 7,51% del precio total consignado...". De acuerdo con las resoluciones de la Agencia Tributaria de 28 de diciembre de 2005 y 10 de enero de 2006, el importe del IVA incluido en esta factura puede ascender al 7,72% del precio total consignado.
Para la deducción legal del IVA, es preciso que exista una factura normalizada. Para la deducción del IVA, la factura ha de estar debidamente formalizada, identificado el emisor/receptor, con el IVA desglosado, fecha expedición, número y conceptos detallados. Una factura de Correos podría sustituir a una factura normalizada, siempre y cuando la empresa receptora quedase identificada.
Si la factura no cumple completamente con las formalidades de facturas recibidas y con el Art. 64 del LIVA, el IVA podría no ser deducible. Sin embargo, si el importe del IVA está incluido y se indica un porcentaje, se podría calcular el IVA de acuerdo a ese porcentaje y registrar tanto el gasto como el IVA. Una recomendación es usar el porcentaje más próximo, por ejemplo, si se indica 7,51%, se podría usar 7% y ajustar la base imponible para que el total cuadre con el pagado. Si el importe fuera despreciable y no existiera una factura normalizada con identificación del receptor y cuota detallada, se podría optar por no reconocer IVA alguno y llevar el total a gasto.
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Cuentas Contables para Gastos de Servicios Exteriores
Si la empresa lo cree oportuno, cualquier gasto puede ser contabilizado para la misma. Los gastos externos se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”). Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa o gastos de representación, normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629.
Cuenta 627: Publicidad, Propaganda y Relaciones Públicas
La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial. Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros. En la cuenta 627 se engloban, concretamente, los gastos de comidas y de alojamiento, previa presentación de las facturas y tickets correspondientes.
Cuenta 629: Otros Servicios
Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera. Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings, así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.
Si una factura corresponde a un desplazamiento del personal fuera de plaza y existe forma de demostración del mismo, el importe de la factura podría ser sustituida la deducción fiscal mediante el concepto de dietas, a tenor del Art. 9 del Reglamento del IRPF. Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios, lo que representa miles de euros de inversión. Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía.
Límites para la Deducción de Gastos de Viaje
El Ministerio de Hacienda ha aumentado el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF de 0,19 euros a 0,26 euros por kilómetro. Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje se mantienen como se indica a continuación:
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| Tipo de Gasto | Condición | Límite de Deducción |
|---|---|---|
| Gastos de transporte y de alojamiento | - | No hay límites |
| Gastos de comida | Viajes por España con pernocta | 58,34 euros |
| Desplazamientos por España sin pernocta | 26,67 euros | |
| Gastos de comida | Traslados temporales fuera de España con pernocta | 91,35 euros |
| Viajes fuera de España sin pernocta | 48,08 euros |
Independientemente de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía.
Contabilización de Suplidos e IGIC en Aduanas con Correos
En casos de importación donde Correos actúa como agente de aduanas, la factura puede presentarse como un "documento de entrega" que detalla suplidos y servicios prestados. Por ejemplo, se puede encontrar una factura de un acreedor por un importe base, a la que Correos adjunta su factura de servicios desglosando un concepto de "Suplidos: IGIC" y "Servicios prestados por Correos" con su propio IGIC.
En este escenario, el IGIC en concepto de suplidos, como el 3% de una base imponible, es un impuesto soportado que Correos ya ingresó en Hacienda como Agente de Aduanas. Un impuesto corresponde a la compra de la mercancía, y el otro, al servicio de Correos como transportista. La empresa que recibe la mercancía tiene el derecho de deducírselo.
Para la contabilización, la factura del acreedor por la mercancía se registraría como una compra (por ejemplo, en la cuenta 600) contra un acreedor (cuenta 410). Los servicios prestados por Correos se imputarían a una cuenta de servicios exteriores (como la 629) y su IGIC correspondiente se registraría como IVA soportado (cuenta 472). El IGIC pagado por Correos como suplido también se consideraría IVA soportado (cuenta 472), ya que es un impuesto ingresado en Hacienda por cuenta de la empresa.
Herramientas para la Gestión y Automatización de Gastos
La correcta gestión contable de los gastos de viaje es crucial para optimizar la contabilidad de la empresa y poder deducir los importes a los que se tiene derecho. Existen soluciones de digitalización y automatización de gastos profesionales que ofrecen numerosas ventajas:
- Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo).
- La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
- Se obtiene trazabilidad de los gastos. Es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por área, por ejemplo.
- Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
- Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
- Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
- Los gastos que no son necesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan. Esto supone un importante ahorro de dinero para la empresa.
- El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral. A su vez, mejora el rendimiento y la lealtad del equipo.
- Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.
- Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.
Herramientas como Cuéntica ofrecen un buzón donde puedes dejar los documentos de gastos para procesarlos directamente y contabilizar todos los gastos de forma ágil, rápida y sin que se te olvide ninguno. Puedes subir los documentos manualmente o reenviarlos por correo electrónico. El buzón está pensado para ser un almacén temporal, un espacio en el que dejar los documentos justificantes de tus gastos para tenerlos ordenados y centralizados a la espera de ser contabilizados.
Además, soluciones como Okticket facilitan el proceso de conciliación bancaria automatizada. La conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios. Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad, olvidando los errores de registro y de asientos que no se corresponden con los extractos bancarios.
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