La factura es un documento de tipo mercantil que contiene los datos de una operación comercial. Cómo ves, existen diferentes clases de facturas. Y si eres autónomo o administras tu empresa es preciso que las distingas. Estas facturas pueden distinguirse de acuerdo a su contenido, como la factura ordinaria, la rectificativa o la recapitulativa. Otra manera de clasificarlas es según las formas de emisión de una factura, pudiendo encontrarse las facturas de papel o la factura electrónica.
Hoy en día muchas empresas hablan de facturación digital, pero no todas saben distinguir bien entre factura electrónica y factura certificada. Muchas empresas y autónomos creen conocerlas y piensan que enviando una factura en formato PDF por medios electrónicos ya están al día en facturación digital. Muchas empresas piensan que si emiten sus facturas en PDF ya están digitalizadas, o que cualquier software ya cumple con las nuevas normativas en materia de facturación. Conocer las diferencias entre una factura electrónica y otra certificada es clave para cumplir con la normativa de facturación.
¿Qué es una Factura Electrónica?
La factura electrónica es un documento emitido y recibido en formato electrónico estructurado, como XML o FacturaE, que cumple con la normativa vigente. La factura electrónica posee la misma validez legal y fiscal que una factura en papel. La única diferencia entre estas facturas es el medio de expedición. Para que sea realmente válida, la factura electrónica debe contener todas las partes de una factura ordinaria. Es emitida en un formato estructurado (como XML) que garantiza su legibilidad.
Para que la factura comercial sea válida debe cumplir con los requisitos formales que estipula el “Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”, comúnmente conocido como Ley de facturación. Su estructura es estándar, conteniendo todos los datos, sin falta, de la operación que refleja. El desglose del IVA. Número y serie. La numeración debe ser correlativa. No olvides que estos datos deben incluirse tanto en las facturas en papel como en las electrónicas. Es necesario el consentimiento del destinatario. En la actualidad es obligatorio su uso en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas, salvo en determinados casos, como en las facturas de importe hasta 5.000 €.
Desde hace años, la firma digital dejó de ser un requisito obligatorio para emitir facturas electrónicas. Aunque la firma digital sigue siendo una medida válida para reforzar la confianza y la seguridad, ya no es suficiente por sí sola. Aunque sigue siendo posible usar una firma electrónica avanzada (como las emitidas por la FNMT), ya no es el único mecanismo aceptado. Pero atención: emitir una factura en PDF y enviarla por correo no basta.
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¿Qué es una Factura Certificada?
La factura certificada es una evolución de la factura electrónica. Una factura certificada es aquella emitida con un software de facturación certificado que garantiza que los datos no pueden ser manipulados. La factura certificada representa el siguiente nivel de seguridad y cumplimiento frente a la factura electrónica convencional.
Diferencias y Obligatoriedad: El Avance Normativo
Sin embargo, con el avance normativo, este concepto ha evolucionado. Por lo tanto, la diferencia entre factura electrónica y certificada es más que una cuestión técnica. Porque dentro de poco, muchas empresas y autónomos estarán obligados a emitir facturas certificadas, no solo electrónicas.
Cuando entre en vigor Verifactu deberás emitir facturas certificadas, sean o no electrónicas. De esta forma cumplirás con la ley y evitarás problemas con la AEAT. Y aquí tienes una ventaja: en Sage hemos sido los primeros en certificar nuestras soluciones con Verifactu, garantía de que ya trabajas con un software verdaderamente adaptado a la Ley Antifraude. Desde Sage se considera que con este aplazamiento se deberían unificar los plazos de Verifactu y de la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas (B2B).
Como hemos mencionado anteriormente, no solo es necesario cumplir con tus obligaciones fiscales sino debes de seguir los lineamientos que son el mayor peso para validar los comprobantes fiscales. Ticket BAI es un sistema obligatorio de control de facturación implantado en el País Vasco que busca prevenir el fraude fiscal en operaciones con pago en efectivo o sin trazabilidad.
Herramientas para la Verificación y Certificación
Es otra herramienta para poder verificar tus comprobantes fiscales por internet de manera gratuita, es perfecta para poder comprobar que las facturas sean auténticas y que estén correctamente certificadas. Para ello:
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- Debes de capturar el folio fiscal, el RFC tanto de quien lo emite como el que recibe la factura.
Por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), el proceso de validación de las facturas es más rápido. Como última herramienta, puedes contar con un software de administración pues tendrás una plataforma completa y vigente para poder verificar tus facturas de manera masiva, de este modo, los sistemas van a examinar la estructura de los archivos XML lo más rápido posible. En el caso de clientes de Sage con desarrollos a medida, será necesario ejecutar un diagnosticador. Efecto: Es de gran importancia que al momento de que sea verificada la factura, contenga el tipo adecuado y sea aplicado con el fin establecido.
Otras consideraciones sobre tipos de factura
La factura proforma es una factura que se entrega al cliente para indicarle una oferta comercial o presupuesto. Factura proforma: no tiene validez fiscal, pero se utiliza para informar sobre una operación futura. Pero pudiera tener validez jurídica. La factura rectificativa es la que se emite para corregir o añadir alguna información a las facturas ordinarias o completas, siempre que no hubiesen transcurrido más de 4 años a partir del devengo de la factura errónea. Con todos los datos. Solo con los datos que se corrigen o se añaden. La factura recapitulativa es muy útil para agilizar el proceso de facturación.
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