¿Qué lleva la contabilidad? Requisitos esenciales en México

Llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino una obligación marcada por las leyes. Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

¿Qué es la contabilidad fiscal?

Antes de conocer dichos requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.

Requisitos fiscales de la contabilidad

El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.

Contabilidad Mercantil según el Código de Comercio

El Código de Comercio establece ciertas obligaciones para los comerciantes en relación con su contabilidad:

• Artículo 33: El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
• Artículo 35: En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
• Artículo 37: Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
• Artículo 41: En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
• Artículo 46: Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.

¿Quiénes deben llevar la contabilidad?

Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.

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Contabilidad electrónica en México

En el entorno empresarial mexicano, necesitamos adaptarnos a los cambios tecnológicos de manera permanente. Desde 2014, la facturación electrónica es obligatoria en México, lo que ha llevado a la implementación de la contabilidad electrónica como un medio para cumplir con las regulaciones fiscales. La contabilidad electrónica es una oportunidad para optimizar procesos, mejorar la toma de decisiones y fortalecer la posición competitiva de la empresa.

Elementos de la Contabilidad Fiscal - Requerimientos

Ahora bien, la contabilidad electrónica fiscal en México está compuesta por elementos que los contribuyentes deben generar y algunos de ellos se deben presentar ante el SAT. Estos elementos se interrelacionan y garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales establecidas por el ente regulador:

1. Catálogo de cuentas: Este es un listado que clasifica todas las cuentas que se utilizarán en la contabilidad de la empresa.
2. Pólizas contables: Cada transacción debe ser registrada en el sistema contable mediante asientos que reflejen el impacto en las cuentas correspondientes.
3. Balanza de comprobación: Este es un informe que resume los saldos de todas las cuentas contables al final de un periodo determinado.
4. Facturas electrónicas (CFDI): Se refiere a los documentos que respaldan las transacciones comerciales, como las facturas electrónicas.
5. Documentación contable según el CFF: Son documentos que registran las transacciones financieras de la empresa y se envían únicamente cuando el SAT las pide (o en el caso de solicitar una devolución de saldos a favor).

Beneficios de la contabilidad electrónica

1. La contabilidad electrónica reduce la necesidad del papel, lo que conlleva un ahorro en materiales de oficina y en el almacenamiento físico de documentos.
2. Al utilizar sistemas contables digitales, se minimizan los errores manuales en el registro de las transacciones.
3. La contabilidad electrónica te permite un acceso más rápido y fácil a la información financiera.
4. La contabilidad electrónica permite un seguimiento más claro y organizado de las transacciones financieras, lo que facilita las auditorías internas y externas.
5. Con la contabilidad electrónica, los datos pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya conexión a internet.

¿Cómo se presentan los informes de contabilidad fiscal?

El envío de la contabilidad electrónica al SAT debe realizarse en momentos específicos, de acuerdo con los lineamientos establecidos.

1. Mensual: No se envían de manera periódica.
2. Anual: Se envía la balanza ajustada conocida como “balanza 13” al cierre del ejercicio fiscal a más tardar el 20 de abril del año siguiente, según la regla 2.8.1.7.

Toda contabilidad electrónica se remite a la autoridad fiscal a través del portal de Buzón Tributario.

Proceso para enviar la contabilidad electrónica al SAT

La contabilidad electrónica en México se envía al SAT a través del Buzón Tributario, un sistema digital del SAT que permite a los contribuyentes presentar sus registros contables de forma segura y organizada.

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1. Tal como señala QuickBooks, los registros contables deben ser generados en formato XML. Asegúrate de comprimir tus archivos en formato .zip. Nombra todos los documentos según el formato solicitado por el SAT. Después, incluye los 4 dígitos del año al que corresponde al ejercicio fiscal y dos números que representen el mes en el que se envía la información. Finalmente, añade una clave que permitirá al SAT identificar el tipo de documento.
2. Antes de enviar los archivos, es necesario validarlos utilizando el validador de archivos XML proporcionado por el SAT.
3. Los contribuyentes deben ingresar al Buzón Tributario en la página oficial del SAT utilizando tu e.firma o contraseña, o bien, su firma electrónica.
4. Una vez dentro del Buzón Tributario, los contribuyentes pueden cargar los archivos XML validados.
5. Después de enviar la información, es recomendable verificar que el SAT haya recibido los archivos correctamente.

Errores comunes y cómo corregirlos

Si los archivos que envías al SAT contienen errores, es probable que tu envío sea rechazado o que se generen inconsistencias en tu información fiscal. El sistema del SAT detectará los errores y rechazará tu archivo. Es necesario corregir los errores en los archivos antes de volver a enviarlos. Una vez que se hayan corregido los errores, los archivos deben ser enviados nuevamente al SAT. Y la mejor recomendación: evita dejar tu trámite para última hora, ya que si es rechazado por errores, deberás enviar tus archivos tantas veces como sea necesario hasta que sea aceptado sin ningún error.

Multas por no enviar la contabilidad electrónica

Las multas por no enviar la contabilidad electrónica pueden variar significativamente. En 2024, se han reportado multas que pueden alcanzar hasta 21,000 pesos por incumplimiento.

La contabilidad electrónica más que un cumplimiento normativo, es una oportunidad para modernizar tus registros y procesos. La clave está en prepararte para cumplir a tiempo con los envíos de información al SAT.

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