Consultar las preguntas frecuentes sobre los primeros pasos en COI te ayuda a familiarizarte con las funciones básicas del sistema y a resolver las dudas más comunes al comenzar a utilizarlo. Esta información es útil durante la configuración inicial y en las primeras actividades, agilizando una puesta en marcha más sencilla y ordenada.
Familiarización y Configuración Inicial en COI
Catálogos de Cuentas y Personalización
Al crear una empresa en COI, el sistema genera un catálogo de cuentas estándar, además de catálogos específicos según la actividad económica de la empresa. Estos pueden personalizarse para adaptarse a tus necesidades contables y operativas.
Flexibilidad en la Configuración del Sistema
Si inicias tu contabilidad sin configurar departamentos, presupuestos, centros de costos o proyectos, puedes agregarlos más adelante. En COI puedes dar de alta departamentos, presupuestos, centros de costos y proyectos en cualquier momento para organizar y clasificar tus operaciones contables.
En COI, un período contable no se puede modificar una vez creado, ya que el sistema lo utiliza para controlar operaciones y realizar cierres que aseguran la integridad de la información financiera. Sin embargo, sí puedes agregar nuevos períodos según lo necesites.
Manejo de Actualizaciones y Operaciones
La actualización de COI no interrumpe tus operaciones; sin embargo, se recomienda generar un respaldo de tu información para garantizar la integridad y seguridad de los datos. Para evitar la pérdida de conceptos al editar pólizas, asegúrate de tener instalada la última actualización disponible de COI y realiza un respaldo de tu información antes de efectuar modificaciones.
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Permisos y Roles de Usuario
Es posible modificar los permisos de los roles preestablecidos para los usuarios en COI. Cuando realizas cambios en un rol preestablecido, el sistema genera automáticamente una copia con las modificaciones aplicadas, conservando el rol original.
Solución de Problemas Comunes
Si aparecen caracteres extraños o letras desconocidas al ingresar a COI 11.0, esta situación suele deberse a la configuración regional del equipo. Accede al Panel de control, selecciona la opción Región y verifica que el formato esté configurado como Español (México). Posteriormente, reinicia el equipo para aplicar los cambios.
Actualizaciones y Migración de Datos entre Versiones de COI
La Importancia de Mantener COI Actualizado
Actualizar a COI 11.0 te permite acceder a mejoras funcionales, optimizaciones de rendimiento y actualizaciones fiscales incorporadas en el sistema.
Proceso de Traducción y Migración de Versiones Anteriores
Traducir versiones anteriores de Aspel COI te permite obtener y adaptar la información de empresas creadas en versiones anteriores del sistema. Este proceso es útil cuando necesitas conservar la compatibilidad con configuraciones previas, acceder correctamente a la información histórica y agilizar el uso del sistema de forma clara y ordenada.
Preparación para la Traducción
- Para traducir versiones anteriores de Aspel COI, genera un respaldo de la base de datos, desde la siguiente ruta: Archivo, selecciona el botón Respaldar y después elige Respaldar.
- Si el sistema se utiliza en red, realiza este proceso desde el servidor y verifica previamente que no existan usuarios trabajando en la base de datos. Esto ayuda a evitar daños o pérdidas de información durante el mantenimiento.
- Importante: genera un respaldo de la base de datos por cada una de las empresas que deseas traducir a la nueva versión.
- En la versión anterior, realiza el diagnóstico y recuperación de archivos desde la siguiente ruta: Configuración, selecciona la opción Control de archivos, activa la casilla Seleccionar todas las tablas y posteriormente presiona el ícono Diagnóstico y recuperación.
- Este proceso depura y elimina posibles inconsistencias en la base de datos, por lo que es un requisito previo antes de realizar la traducción.
- Al finalizar, se recomienda generar un nuevo respaldo. Este será el respaldo definitivo de la base de datos de la versión anterior y deberá almacenarse correctamente identificado.
Traducción de una Empresa Individual
- Al ingresar a la empresa 1 de COI 10.0, el sistema mostrará el asistente de configuración. En la ventana de bienvenida, haz clic en el botón Siguiente.
- Selecciona la opción Traducir de una versión anterior y después haz clic en Siguiente.
- Elige la versión que deseas traducir. Después, indica el número de empresa origen y la empresa destino en COI 10.0. En este ejemplo, la empresa 1 de COI 9.0 se integrará a la empresa 1 de COI 10.0.
- Si cuentas con perfiles definidos en la versión anterior, activa la opción correspondiente; de lo contrario, puedes desmarcarla. Para continuar, haz clic en el botón Aceptar.
- Importante: el tiempo de procesamiento dependerá del tamaño de la base de datos y de las características del equipo de cómputo. Espera a que el proceso concluya correctamente.
- Si seleccionaste la opción para traducir perfiles, el sistema mostrará la ventana correspondiente para validarlos o configurarlos. Al finalizar la validación, cierra la ventana.
- Configura los parámetros de operación necesarios para administrar correctamente la información.
- Selecciona los usuarios que trabajarán en el sistema, así como las actividades que determinarán los accesos a cada proceso.
- Cuando la traducción concluya correctamente, el sistema mostrará una ventana de confirmación. Haz clic en Aceptar.
- Posteriormente, selecciona el período con el que deseas ingresar al sistema.
- Valida que toda la información se encuentre correctamente en los catálogos correspondientes, como catálogo de cuentas, departamentos y pólizas. Si la información es correcta, la traducción de la empresa 1 habrá finalizado.
Traducción de Múltiples Empresas
- Si cuentas con varias empresas para traducir desde una versión anterior de COI, ingresa a la empresa 1 y dirígete a la siguiente ruta: Configuración, después haz clic en el botón Agregar empresa.
- El sistema mostrará el asistente de configuración para agregar empresas. Selecciona la opción Traducir empresa de una versión anterior y elige la versión 9.0. Después, haz clic en el botón Aceptar para continuar.
- Selecciona la empresa que deseas actualizar de COI 9.0 a COI 10.0 y haz clic en el botón Siguiente.
- Indica el número de empresa destino en el que deseas incorporar la información y después haz clic en el botón Siguiente.
- Importante: COI 10.0 permite realizar una traducción cruzada. Esto significa que puedes incorporar la información de la empresa 3 de COI 9.0 en la empresa 3 de COI 10.0 o en cualquier otra empresa que necesites.
- Selecciona los usuarios que trabajarán en el sistema, así como las actividades que determinarán los accesos a los procesos.
- Al concluir, el sistema mostrará un mensaje indicando que la empresa se creó correctamente. Haz clic en el botón Finalizar.
- Importante: es posible realizar la traducción de manera lineal o cruzada.
Consideraciones y Solución de Problemas en la Traducción
- Para actualizar a COI 10.0 desde COI 8.0 es necesario pasar por COI 9.0.
- La actualización de COI 7 a COI 10 no se realiza de manera directa; primero es necesario migrar a COI 8 y luego a COI 9 antes de llegar a COI 10.
- Si vas a migrar de COI 9.0 a 10.0, es recomendable actualizar solo las empresas que realmente utilizas. Sin embargo, también puedes migrar las de respaldo para conservar su información en la nueva versión, aunque no las uses activamente.
- Si trabajas en red, es necesario que realices la búsqueda del archivo Conexiones.ini desde el equipo servidor. Si la instalación es local, es decir, en un solo equipo, será necesario que realices un respaldo del sistema desde el DAC, reinstales con la versión de COI que estás utilizando, abras el archivo y direcciones en la ruta «DataBase» el nombre del equipo o IP según corresponda.
Gestión de Información Fiscal: Detección de EFOS
¿Qué son las EFOS?
EFOS significa Empresas que Facturan Operaciones Simuladas y se refiere a contribuyentes identificados por el SAT por emitir comprobantes fiscales de operaciones sin sustento real. Los EFOS, también conocidos como empresas fantasmas, emiten comprobantes fiscales por operaciones, bienes o servicios que no fueron realizados, con el fin de obtener beneficios económicos de manera indebida.
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Consulta y Verificación de EFOS en COI 11.0
En COI 11.0 puedes realizar esta consulta desde el menú Fiscales. Haz clic en el ícono Consultar tercero en lista negra del SAT para verificar si un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) se encuentra registrado en dicha lista.
En COI 11.0, la lista negra del SAT (EFOS) no es posible descargarla directamente desde el sistema; solo es posible consultarla en línea. COI 11.0 utiliza un servicio web que mantiene actualizada la lista negra del SAT y verifica automáticamente si algún RFC registrado en tu catálogo de terceros coincide con ella.
Si el sistema detecta que un RFC de tu catálogo de terceros coincide con la lista negra del SAT (EFOS), el sistema mostrará el estatus correspondiente del RFC, indicando si se encuentra como presunto, definitivo, desvirtuado, con sentencia favorable o si no forma parte de la lista negra del SAT.
En la sección de documentos relacionados del visor de comprobantes, el buscador permite localizar y filtrar los comprobantes relacionados dentro de la consulta de documentos digitales, facilitando la identificación rápida de la información asociada.
Funcionalidades Avanzadas y Aplicaciones de Aspel COI
Siigo Aspel COI es un software de contabilidad integral diseñado para facilitar la gestión financiera de empresarios, emprendedores y contadores. Todas las funciones de nuestro software de contabilidad están diseñadas para simplificar tus procesos contables.
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Administración Multimoneda
- Consulta el histórico de tipos de cambios y el estado financiero en moneda extranjera.
- Genera la póliza de ajuste cambiario y conoce las ganancias o pérdidas que te dejan tus actividades con moneda extranjera.
- Convierte el tipo de moneda en reportes como Auxiliares y Balanza de comprobación.
- Actualiza el tipo de cambio con base en la información de Banxico.
Usuarios y Beneficiarios de COI
En México todas las personas morales están obligadas a llevar su contabilidad y presentar declaraciones anuales. Si entras en alguna de estas categorías, puedes beneficiarte de implementar un sistema contable. Programas de contabilidad como Siigo Aspel COI te ayudan a gestionar tu información y alivian tu carga administrativa gracias a sus funciones de automatización.
- COI para restaurantes y bares: Mejora el control de tus ventas, compras y gastos operativos con nuestro programa contable diseñado para procesar altos volúmenes de transacciones. ¡Optimiza la toma de decisiones de tu restaurante, bar o taquería con reportes precisos!
- COI para tiendas de conveniencia y abarrotes: Lleva registro de tus transacciones diarias y toma el control de tu inventario. Además, ¡automatiza el cálculo de impuestos para menos errores y conformidad con el SAT!
- COI para constructoras e inmobiliarias: Centraliza la gestión de tus gastos, presupuestos y cotizaciones, ¡evalúa la rentabilidad de cada obra y evita comprometer la salud financiera del negocio!
Características Clave del Sistema Aspel COI
- Administración de cuentas
- Contabilidad electrónica ilimitada
- Centros de costos y proyectos
- Cálculo de impuestos
- Pólizas dinámicas
- Seguimiento activos y depreciación
- Emisión reportes y hojas de cálculo
- Validación EFOS en RFC de terceros
- Integración con sistema administrativo SIIGO NUBE
- COI Remoto
- Diario de operaciones
- Descarga de CFDI
¡Por supuesto! Gracias a su interfaz intuitiva, Siigo Aspel COI es muy fácil de usar. ¡Solo debes descargarlo y seguir las instrucciones para su instalación!
Cierre de Periodo Contable
La creación de la póliza de cierre se basa en saldar las cuentas de resultados y precisar la pérdida o ganancia contable del ejercicio, a esto se le llama también cierre contable o cierre fiscal. Si ya cuentas con COI entonces tu cierre fiscal o cierre contable podrás realizarlo usando la opción de Póliza de cierre. Es fundamental indicar que el sistema permite realizar el cierre del ejercicio en cualquier mes del año, por ello, el sistema crea el mes de ajuste después del mes de cierre fiscal que se asigne en Parámetros del Sistema.