En México, la expedición de una factura electrónica debe incorporar información específica para que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reconozca su validez. Uno de los elementos fundamentales al emitir una factura electrónica es el campo de “uso del CFDI”, un dato obligatorio que se debe introducir desde la versión 3.3.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet, conocido como CFDI, es un documento electrónico que tiene como función principal respaldar legal y fiscalmente las operaciones económicas realizadas por personas físicas o morales en México. El CFDI es indispensable para deducir impuestos, comprobar ingresos y gastos, así como para cumplir con las obligaciones fiscales establecidas por la ley. La clave de uso del CFDI es necesaria porque el Sistema de Administración Tributaria considera que así se tiene un mejor manejo y administración de los comprobantes fiscales, permitiendo una correcta clasificación de las transacciones y facilitando la fiscalización por parte de la autoridad.
La Clave P01 "Por Definir" en CFDI 3.3
Dentro del catálogo de la versión 3.3 del CFDI se preveía la clave P01-Por definir. Ésta era usada cuando el receptor aún no tenía definido el uso dado a ese comprobante fiscal. La clave de uso del CFDI por definir se empleaba cuando el emisor expedía un CFDI y en ese momento el mismo no tenía definido el uso que le daría a ese comprobante. Esto derivaba en que, si el receptor daba un uso diferente al señalado en el campo «Uso del CFDI», le era imposible deducir impuestos si fuera el caso.
Transición al CFDI 4.0 y la Eliminación de P01
El 1ro de enero de 2022 entró en vigor el uso de la versión CFDI 4.0. Aunque las autoridades fiscales dieron un periodo de convivencia con la versión 3.3, es crucial entender que a partir del 30 de junio de 2022, los contribuyentes debieron empezar a usar la versión 4.0 y, con ella, dejar atrás la clave de uso P01 Por definir. Es importante mencionar que, en la versión 4.0 del CFDI, la clave P01 (Por definir) fue eliminada, por lo que ya no se puede utilizar. Ya no existe la opción práctica de dejarlo “por definir” y resolverlo después.
La eliminación de la clave P01 refleja el objetivo del SAT de que el uso del comprobante sea más congruente con la operación real. Uno de los requisitos para la versión 4.0 es establecer si se le dará un uso distinto al que se expidió. Entre los principales cambios que introdujo la versión 4.0 están: la obligatoriedad de incluir el nombre completo del receptor tal como aparece en su constancia de situación fiscal, su código postal, y el régimen fiscal correspondiente. No actualizar el sistema puede generar errores al emitir comprobantes, rechazos en el timbrado y afectaciones al cumplimiento fiscal.
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Tipos de CFDI en México
El sistema de facturación electrónica en México contempla distintos tipos de CFDI, cada uno diseñado para registrar una operación específica. Usar un tipo incorrecto puede generar inconsistencias contables y problemas al momento de presentar declaraciones:
- Comprobante de Ingreso: Se utiliza cuando se recibe un pago por un bien o servicio. Es el comprobante más común y se emite en ventas, cobros, honorarios y cualquier operación donde se genera un ingreso para el emisor.
- Comprobante de Egreso: Se emite cuando se realiza una devolución, descuento o bonificación sobre una operación previamente facturada. Sirve para ajustar o corregir una transacción registrada anteriormente con un comprobante de ingreso.
- Comprobante de Traslado: Este CFDI se utiliza para amparar el transporte de mercancías cuando no hay una compraventa involucrada. Es común en empresas de logística, distribuidores o en el traslado entre sucursales.
- Comprobante de Recepción de Pagos: Este comprobante se emite cuando se recibe el pago de una factura que fue previamente emitida en parcialidades o a crédito.
- Comprobante de Nómina: Este CFDI se utiliza para documentar el pago de sueldos, salarios y prestaciones laborales. Debe incluir todos los conceptos pagados al trabajador, como percepciones, deducciones, impuestos retenidos y aportaciones.
- Comprobante de Retenciones e Información de Pagos: Se emplea para informar sobre retenciones de impuestos realizadas a terceros, como el ISR, IVA o IEPS.
Cada tipo de CFDI debe emitirse bajo las condiciones específicas que marca la normatividad fiscal.
Claves de Uso del CFDI en la Versión 4.0
El uso del CFDI es una clave que indica la finalidad que el receptor dará a la factura electrónica. Al expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet deberá indicarse la clave de uso respectiva, de acuerdo con el Anexo 20 de la Guía de llenado publicada en el Portal del SAT. Para elegir el uso correcto, es recomendable verificar directamente con el receptor de la factura cuál es la clave que debe aplicarse, ya que depende de cómo pretende utilizar fiscalmente el comprobante. A continuación, algunas de las claves de uso que existen dentro del catálogo para la expedición de la versión 4.0 del CFDI:
| Clave de Uso | Descripción |
|---|---|
| G03 | Gastos en general (Es una de las más usadas, pero no significa que aplique para todos los casos y en la práctica, muchos vendedores la usan demasiado por costumbre.) |
| D01 | Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios |
| D02 | Gastos médicos por incapacidad o discapacidad (Es válido en la compra o alquiler de aparatos para rehabilitación de pacientes derivados de incapacidades.) |
| D03 | Gastos funerales (Al realizar gastos funerarios para su cónyuge, ascendiente(s) en línea recta o descendiente(s) en línea recta (incluyendo a los hijos adoptivos) y la persona con quien viva en concubinato. Esto deberá ser efectivo en el mismo año.) |
| D09 | Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones (Al realizar deducciones por aportaciones para el retiro en otros instrumentos de inversión o institución distinto al SAR que estén regulados bajo LISR.) |
| D10 | Pagos por servicios educativos (colegiaturas) (Este uso es exclusivo para el pago de colegiaturas desde Preescolar a Prepa o Bachillerato.) |
De forma general, las claves no solo dependen del tipo de gasto, sino también del tipo de receptor y su régimen fiscal. El catálogo oficial de usos del CFDI es publicado y actualizado por el SAT en su sitio web.
Proceso Básico para Emitir un CFDI
Emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet es una tarea que puede realizarse de forma rápida y segura si se cuenta con los requisitos necesarios y se siguen los pasos correctos:
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- Contar con e.firma o certificado de sello digital (CSD): El primer paso es tener vigente la e.firma (antes FIEL) o, preferentemente, el Certificado de Sello Digital emitido por el SAT.
- Capturar los datos del receptor: Es necesario ingresar correctamente el RFC del cliente o receptor, su nombre o razón social, régimen fiscal, domicilio fiscal y el uso del CFDI.
- Seleccionar la forma y el método de pago: Se debe indicar si el pago fue en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades o diferido (PPD).
- Timbrar el CFDI: Una vez que toda la información ha sido capturada, se procede a generar y timbrar el CFDI. Este proceso implica enviar el comprobante al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para que lo valide y le asigne un folio fiscal.
- Enviar el CFDI al receptor y almacenarlo: Es obligación del emisor enviar el CFDI al cliente y conservar una copia del archivo XML.
Emitir correctamente un CFDI es fundamental para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar sanciones. Si eliges mal el uso CFDI, la factura no se puede editar.
Cancelación de CFDI
Cancelar un CFDI es una acción que puede realizarse únicamente bajo ciertas condiciones establecidas por el Servicio de Administración Tributaria. Desde la entrada en vigor de la versión 4.0 del CFDI, el proceso de cancelación ha sido más controlado. Es importante recordar que, para cancelar un CFDI, en muchos casos se requiere que el receptor acepte la cancelación. Los motivos más comunes son:
- Clave 01: Aplica cuando el comprobante contiene errores (como montos incorrectos, claves de producto mal asignadas o errores en los datos del receptor) y se va a generar uno nuevo que lo sustituya.
- Clave 02: Se usa cuando el CFDI tiene errores y no será reemplazado. Por ejemplo, si se emitió por accidente y no hay necesidad de realizar la operación nuevamente.
- Clave 03: Se utiliza cuando la operación no se concretó por alguna razón externa (cancelación del pedido, falta de pago, desistimiento del cliente).
Utilizar un programa como STEL Order o Facturama no solo facilita el cumplimiento fiscal, sino que mejora la eficiencia operativa de cualquier negocio, permitiendo la generación, timbrado y envío de CFDI de manera rápida y segura.
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