Un inventario es una herramienta indispensable en el control de bienes, activos o productos. Consiste en una lista detallada de las mercancías que posee una empresa. El verbo “inventariar” se refiere a hacer inventario, es decir, elaborar una lista ordenada y precisa de las cosas que pertenecen a una persona, entidad o comunidad, o de las que se hallan en un lugar. Su función principal es comprobar los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado.
En contabilidad y negocios, un inventario en una empresa se considera como un activo. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compraventa o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinado. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Importancia del Inventario
Mantener el inventario de la compañía al día aporta información muy valiosa que debe tenerse presente a la hora de tomar decisiones y emplearse para crear estrategias. Si no aprende a gestionar adecuadamente su negocio tendrá problemas operativos, tributarios y económicos, motivo por el que debe utilizar un inventario, y así garantizar el crecimiento de su empresa.
Además de facilitar las operaciones y el trabajo diario, elaborar el inventario del almacén proporciona una serie de ventajas que pueden marcar la diferencia entre un negocio exitoso y uno que funcione a medio gas:
- Mantener un registro de actividades.
- Controlar el stock.
- Reducir gastos.
- Reflejar la producción empresarial.
- Satisfacer a los clientes.
- Prever la demanda futura.
- Rastreo de activos.
- Contabilidad.
- Cumplimiento de normativas.
Tipos de Inventario
Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación. En las grandes empresas se manejan diferentes tipos de inventario para satisfacer sus necesidades operativas y los requerimientos de los clientes. Conocer los tipos de inventario permite una mejor planificación financiera en temas de aprovisionamiento, transporte y almacenamiento, pero también en la elección de tecnologías avanzadas para su gestión.
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Estos son algunos tipos de inventario:
- Inventario por Periodicidad: Se utiliza para verificar y actualizar el registro de stock de forma programada. Es un tipo de inventario programado para efectuarse de forma periódica; por ejemplo, cada mes, cada seis meses o cada año.
- Inventario de Ciclo: Se utiliza para que la producción sea equivalente a la cantidad de productos vendidos o demandados por los clientes.
- Inventario de Desacoplamiento: Se utiliza para coordinar los procesos de inventariado con el fin de evitar que se empalmen.
- Inventario de Existencias para Especulación: Es un sistema de control para tener clara la cantidad de productos y materia prima para determinar si es posible aumentar la producción.
Tipos de Inventario según su Naturaleza
- Inventarios Físicos: Consisten en verificar las existencias de los materiales, equipo, muebles e inmuebles con los que cuenta la compañía. Una vez se sepa la cantidad física de los elementos a contabilizar, se debe corroborar que los datos coinciden realmente con los almacenes.
- Inventarios de Bienes Intangibles: Hay activos y bienes que no se pueden contabilizar de la misma manera que los físicos. Los activos corrientes y las deudas no se pueden contar físicamente, se deben registrar en un inventario contable.
Sistemas de Control de Inventario
Existen diferentes sistemas para controlar el inventario, cada uno con sus propias características y beneficios:
- Sistema de control de inventario periódico: Gracias a este sistema se recuentan físicamente y cada cierto tiempo las existencias actuales dentro de la propiedad de la empresa.
- Sistema de control de inventario permanente: Bajo un sistema como este, las cuentas de inventario y las bases de los datos se actualizarán automáticamente cada vez que se reciba o se venda un producto. Con ellos, se puede hacer un seguimiento instantáneo del movimiento o entradas y salidas de los activos de la empresa.
Inventarios en Contabilidad
En contabilidad el inventario debe ser llevado con rigurosidad, teniendo que llevar el registro, ordenándose de acuerdo al periodo contable de la siguiente manera:
- El inventario inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable evidenciados en asientos contables de la empresa.
- Inventario de mercancía en consignación Es la lista de las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
- Inventario continuo o Perpetuo Es la mercancía que entra se registra a la cuenta de inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
- El Inventario Actual Se realiza al terminar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia.
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él.
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¿Para qué sirve un inventario?
La utilidad de llevar un inventario actualizado es una lista interminable, pero aquí te mencionamos las más importantes a considerar:
- Tener un inventario evita compras no planeadas y de emergencia.
- Llevar un control de inventarios ayuda a mejorar el flujo de efectivo.
- El inventario también nos permite saber si es necesario agilizar el proceso de cobranza para incrementar el flujo de efectivo.
- Llevar un buen inventario incluso permite abaratar los costos evitando fletes adicionales.
El Inventario como Activo Estratégico
El inventario puede ser el activo más importante de una empresa. La gestión del inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Muy poco inventario cuando y donde se necesita puede generar clientes descontentos. Pero un inventario grande tiene sus propias responsabilidades, el costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daño.
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