La contabilidad es el lenguaje financiero que permite a las empresas mantener un registro preciso de sus transacciones, evaluar su salud financiera y tomar decisiones informadas. En el corazón de este proceso se encuentran los tipos de pólizas contables, herramientas esenciales que permiten a las empresas capturar, documentar y rastrear cada movimiento financiero.
Las pólizas contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar las transacciones financieras de una empresa. Son registros documentales que se utilizan en contabilidad para registrar las transacciones financieras de una empresa. Hay varios tipos de pólizas contables, y su uso depende de la naturaleza de la transacción que se está registrando y de los procedimientos contables específicos de cada empresa.
Entendiendo la Póliza de Diario
Una póliza de diario es un documento contable, físico o digital, utilizado por las empresas para registrar de manera cronológica aquellas operaciones económicas que afectan su estructura financiera pero que no implican una entrada o salida inmediata de dinero en efectivo o transacciones bancarias. Esta póliza es un documento interno de la empresa que nos servirá para registrar las operaciones que se realizan y se adjuntan los comprobantes de las operaciones que se asientan.
La póliza de diario es un documento contable que se usa para registrar cualquier operación o ajuste que no encaje en los registros específicos de compras, ventas, o caja. En este documento se registra todo tipo de operación relacionada a la contabilidad, ya sea para una gran empresa, un negocio e incluso para un profesionista.
En consecuencia, la póliza de diario cumple con la tarea de registrar toda operación que influye en la economía de la empresa. Por lo tanto, se traducen en operaciones que no involucran el ingreso de dinero en el banco a través de una ficha de depósito, ni salida de dinero en la cual se tenga que hacer un cheque. Hace los movimientos internos sin que exista una salida o una entrada de dinero como tal.
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A diferencia de las pólizas de ingresos (que registran entradas de dinero) y las pólizas de egresos o cheques (que registran salidas), la póliza de diario es indispensable para asentar movimientos internos como depreciaciones, amortizaciones, provisiones de gastos, cancelaciones de cuentas incobrables o la aplicación de ajustes al cierre del ejercicio. En otras palabras, no hay salidas ni entradas de efectivo.
Ejemplos de Operaciones Registradas en una Póliza de Diario
Algunos ejemplos de recopilación de información que se integran en una póliza de diario son:
- Movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos), sin que esto suponga un ingreso o egreso.
- La recepción de materia prima y de la factura que será revisada.
- La entrega de productos a un cliente y el envío de la factura, que será pagada posteriormente.
- Todo tipo de información valiosa generada por la empresa, que no implique entradas ni salidas de dinero.
- Movimientos internos entre las cuentas, cierres, traslado de saldos, reclasificaciones.
La Importancia de las Pólizas Contables
Por eso lo primero que debes recordar, es que la póliza contable es una, o tal vez la más importante dentro del rubro de la contabilidad y de la facturación electrónica. El correcto manejo de las pólizas de diario es una de las mejores prácticas para mantener la salud financiera de una organización y evitar requerimientos por parte de las autoridades fiscales.
Una póliza contable permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa. La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa, lo que es crucial para la toma de decisiones.
Al igual que cualquier otro registro contable, la póliza de diario debe respetar estrictamente el principio de partida doble, asegurando que la suma de los cargos (debe) sea exactamente igual a la suma de los abonos (haber).
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Componentes Clave de una Póliza Contable
Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. Un concepto utilizado para nombrar cada documento, que puede ser físico o digital, donde se registran, de forma puntual, todas las operaciones realizadas en la empresa y al mismo tiempo, contiene todos los detalles de cada póliza en sí y de la transacción realizada, como:
- Tipo de póliza: de diario, ingreso o egreso.
- Fecha del registro, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables.
- Número de póliza.
- Concepto de la transacción, con una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados.
- Número de cuenta o subcuenta afectada y auxiliares contables.
- Tipo de moneda utilizada, de acuerdo con el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Información de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) relacionados.
Tipos de Pólizas Contables
Los tipos de póliza contable son aquellos en los que dicha póliza puede presentarse en la gestión contable de una empresa.
| Tipo de Póliza | Función Principal |
|---|---|
| Póliza de Diario | Registra operaciones internas que no implican movimiento de efectivo o bancos. |
| Póliza de Ingresos | Registra todas las entradas de dinero en la empresa, indiferentemente de si se trata de efectivo, transferencias u otros métodos de pago. |
| Póliza de Egresos | Registra cualquier operación contable en la que se produzca una salida de efectivo o erogaciones, como pago de nómina, a proveedores, o adquisición de bienes. |
| Póliza de Traspaso | Se utiliza para transferir dinero o saldos entre cuentas contables. |
| Póliza de Ajuste | Se utiliza para realizar ajustes contables al final de un período contable, como la depreciación de activos o la corrección de errores. |
| Póliza de Cierre | Al final de un período contable, cierra las cuentas de ingresos y gastos y transfiere sus saldos. |
| Póliza de Conciliación Bancaria | Se utiliza para conciliar los saldos de la cuenta bancaria de la empresa con los registros contables. |
| Póliza de Depreciación | Se utiliza para registrar la depreciación de activos fijos a lo largo del tiempo. |
Estos son algunos ejemplos de tipos de pólizas contables comunes, pero la estructura y la terminología pueden variar según la empresa y las prácticas contables específicas.
La Automatización de la Póliza de Diario
Realizar este tipo de documentos puede llegar a ser tedioso y agotador, sin mencionar el tiempo que se les debe invertir para asegurar que estén realizados correctamente. Capturar pólizas de diario a mano, arrastrar saldos en hojas de cálculo y buscar e integrar manualmente los UUID de tus facturas XML es un proceso ineficiente que consume el tiempo de tu equipo contable y eleva el riesgo de errores.
En SaaSMéxico tenemos la solución para volver este tipo de documentos informativos y tediosos, algo más sencillo y productivo para nuestra empresa. Los sistemas ERP en la nube permiten administrar áreas de contabilidad, facturación electrónica, atención a clientes e incluso inventarios, áreas de producción y compras.
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Con el Software de Contabilidad en la Nube y ERP, se transforma la gestión: el sistema genera pólizas de diario automáticas a partir de las operaciones comerciales, asocia los folios fiscales (UUID) sin intervención manual, calcula las depreciaciones de ley y genera los archivos de Contabilidad Electrónica listos para el SAT en un solo clic.
Nos distingue el hecho de hacer pólizas de provisión y de flujo de forma masiva y automática. Parte del Know How más importante es precisamente la elaboración de las pólizas de forma masiva y automática. Los sistemas parten de principios y sistemas básicos de la contabilidad; toda póliza tiene su origen en los documentos que la soportan. En México, las facturas electrónicas o CFDIs son archivos tipo XML que contienen datos de la transacción. El software toma esos datos y realiza dos tipos de pólizas: de provisión y flujo. Ya sea un ingreso o egreso, la información de la factura realiza el asiento contable correspondiente. El 90% de los asientos contables siempre son los mismos; las excepciones u opciones especiales son las que el usuario puede cambiar en la configuración de pólizas automáticas.
Configuraciones y Opciones Especiales para Pólizas Automáticas
Se puede automatizar en diferentes medidas la generación de pólizas:
- En el caso de los ingresos, se puede configurar la generación automática de pólizas al facturar, marcando las opciones correspondientes en configuración de pólizas automáticas, parámetros de facturación y configurando las cuentas contables de los ingresos en el catálogo de productos.
- Para generar pólizas de provisión manualmente, se debe asignar a los XML una cuenta contable, tener creada una cuenta de cliente/proveedor, seleccionar el XML y dar clic en el botón "Póliza de provisión".
- Para generar pólizas de flujo a egresos o ingresos no configurados con flujo al timbrar (PUE), se debe asignar a los XML fecha y forma de pago, seleccionar el XML y dar clic en el botón "Póliza de flujo".
Existen funciones adicionales que el usuario podrá seleccionar para modificar la forma estándar de realizar las pólizas automáticas:
- Cuentas contables: Permite cambiar las cuentas cuando el usuario modifica el catálogo estándar, asegurando que al hacer pólizas automáticas se contabilice correctamente.
- Aplicar traspasos de IVA-IEPS en pólizas automáticas: Los asientos contables de cobranza y pago contemplarán el IVA-IEPS efectivamente cobrado, pasando el IVA por acreditar a IVA acreditable pagado y el IVA por pagar a IVA trasladado cobrado.
- Enviar IVA por acreditar a la misma cuenta de gasto: Para personas con actividades exentas, el sistema envía el importe a la misma cuenta del gasto en lugar de separar el IVA en una cuenta de balance.
- Acreditar IEPS: Para contribuyentes de IEPS, el IEPS se contabilizará en la cuenta de IEPS por acreditar y se enviará a IEPS acreditable pagado cuando se efectúe la póliza de flujo.
- Asignar gasto, segmento y partida del proveedor: El sistema asigna automáticamente los conceptos de gastos cada vez que se entra al administrador de CFDIs, según el proveedor.
- Desglosar movimientos en provisión de ingresos: Permite que los asientos contables de provisión de ingresos con varios productos se vean reflejados de forma desglosada en la cuenta del cliente.
- Desglosar movimientos en provisión de egresos: Tiene la misma lógica que la opción anterior pero para los egresos, prorrateando los impuestos proporcionalmente.
- Exigir segmento de negocio o partida presupuestal para generar póliza de provisión: Evita que se realicen pólizas si no se ha asignado un segmento o partida, ayudando a generar correctamente los reportes.
- Considerar CFDIS sin pólizas en reportes de CXC y CXP: Sirve para que los reportes de Cuentas por Cobrar y Pagar consideren todos los CFDI del administrador que tengan fecha, sin importar si tienen póliza.
- Validar Cliente/Proveedor en detallado con Clave SAT: Valida que al usar el botón "Detallar con clave SAT" se asigne una cuenta contable a los productos de las facturas, solo si el Cliente y/o Proveedor coincide con el capturado en el catálogo de Conceptos CFDI SAT.
- No permitir agregar o editar cuentas y movimientos de pólizas automáticas: Bloquea la edición de pólizas generadas automáticamente desde el administrador de CFDI's.
- Configuración de cuenta de proveedor/cliente nacional: Permite seleccionar una cuenta contable para que al subir XMLs se generen automáticamente las cuentas de detalle de nuevos clientes/proveedores.
- Netear devoluciones y descuentos: Permite que las devoluciones y descuentos incluidos en facturas se neteen, evitando un movimiento por separado.
- Usar T.C. (Tipo de cambio) de fecha de pago para Bancos/Medios de pago o para IVA-IEPS: Las pólizas de flujo tomarán el tipo de cambio de la fecha de pago o cobro, ajustando la diferencia como una pérdida o utilidad cambiaria.
- Usar T.C. (Tipo de cambio) capturado en facturación: El sistema ocupará el tipo de cambio de la factura en lugar del tipo de cambio oficial.
- Generar pólizas al facturar: Cuando un usuario administrativo realiza alguna operación, como emitir un CFDI, el asiento contable se hará de forma automática. Se pueden seleccionar series de facturación específicas que se registren en contabilidad de forma automática.
- Generar póliza al aplicar una entrada al almacén: Cuando se aplica una entrada al almacén desde un CFDI, se contabilizará de forma automática la provisión de egresos y póliza de costo.
- Generar pólizas de costo de ventas: Registra las operaciones de costo de ventas en automático cuando se realizan ventas a través del punto de venta o se cambie el estatus de las salidas a “entregado”.
- No permitir cancelar CFDIS que tengan alguna póliza: Las facturas no podrán cancelarse hasta que el encargado de contabilidad borre la póliza de provisión correspondiente, evitando reportar ingresos de facturas canceladas ante el SAT.
- Detallar nómina con base en Clave SAT + Concepto, Clave SAT + Clave interna, o Solo Clave SAT: Determina la forma en que el sistema leerá los CFDIs de nómina y contabilizará las percepciones y deducciones, permitiendo una contabilización detallada o simplificada. FiscoClic People es una superplataforma que permite gestionar la nómina en segundos, administrar a todos los colaboradores, cumplir la ley y descargar la póliza contable de nómina en XML.
Con la implementación de la contabilidad electrónica en México, que sustituyeron a los asientos contables tradicionales, las pólizas de contabilidad en papel, pasaron a ser formatos, en algún programa informático, de hojas de cálculo como excel o algún otro software especializado. Este tipo de programas cuenta con plantillas para elegir el tipo: póliza de diario, ingreso o egreso. Además, brindan menús con los movimientos u opciones más comunes o frecuentes, mismas que contienen una serie de cuentas y etiquetas predeterminadas para seleccionarlas fácilmente. La ventaja de los softwares de contabilidad es que la mayoría de ellos permite importar pólizas generadas anteriormente a través de excel, incluso de forma masiva, para que los usuarios puedan integrar fácilmente sus archivos contables en una sola plataforma.
Gestión de Errores y Mantenimiento de Pólizas
Al realizar una póliza de diario, pueden ocurrir varios errores que afectan la precisión de los registros contables. En caso de haberla registrado con un error, pero nos dimos cuenta hasta que la subimos al sistema, lo correcto sería crear una segunda póliza con un asiento de contrapartida, al igual que una referencia a la póliza errónea. Registramos la segunda póliza y se corregirá el error.
Operaciones Masivas en la Gestión de Pólizas
- Importación masiva: Se puede usar un Layout de Excel "Póliza modelo" para importar movimientos desde Excel de forma masiva. Para importar muchas pólizas, se cuenta con la "Póliza modelo de muchas pólizas" en utilerías pólizas.
- Eliminación masiva: Por seguridad, las pólizas solo pueden borrarse una por una en la opción de Pólizas. Si se desea borrar más pólizas, se debe ir al menú/utilerías/pólizas, donde solo los perfiles autorizados como Gerente o Socio podrán hacerlo.
- Auditoría de pólizas: Para evitar que otro usuario modifique pólizas por error, se pueden auditar. Una vez auditadas, las pólizas no podrán ser borradas ni editadas de ninguna manera.
- Reordenar folios: Al realizar automáticamente las pólizas, los folios pueden no ser consecutivos debido al borrado de pólizas. Existe una opción para reordenar los folios en el menú/utilerías/pólizas.
- Reclasificación masiva: No es necesario editar póliza por póliza para reclasificar movimientos contables. Se puede usar la herramienta de Traspaso de Auxiliares para reclasificar de forma masiva los movimientos contables, seleccionando la cuenta de origen y destino y moviendo los movimientos deseados.
La Póliza de Diario en la Contabilidad Electrónica Mexicana
Bajo las normas vigentes de la Contabilidad Electrónica en México, las pólizas de diario deben incluir de forma obligatoria el soporte documental digital, como la asociación de los UUID (Regla del SAT). La importancia de utilizar pólizas contables, además de que son una herramienta para llevar la contabilidad de forma correcta, se trata de uno de los elementos que integran la contabilidad electrónica, junto con el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, como parte de las obligaciones fiscales de las personas morales y físicas con actividad empresarial.
Por otro lado, existen algunos casos en los que el SAT solicita la entrega de las pólizas contables con fines de comprobación, tanto a los contribuyentes, como a terceros relacionados, por ejemplo en el caso de solicitar alguna devolución o compensación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 22, décimo párrafo y 42, fracciones II, III, IV o IX del Código Fiscal de la Federación.
Derivado del artículo 28 fracc., la plataforma permite descargar tu póliza contable de nómina en XML.