El control de costos implica identificar los gastos y encontrar formas de reducirlos para aumentar las ganancias de la empresa. Esta práctica es una parte esencial de cualquier estrategia financiera.
¿Qué es el Control de Costos?
El control de costos implica identificar y reducir los gastos para aumentar las ganancias de la empresa. Este proceso se puede realizar en un proyecto o en toda la empresa.
Como gerente de proyectos, usarás el control de costos para monitorear tu plan de gestión de recursos y tomarás medidas cada vez que identifiques un gasto excesivo. Una herramienta de informes también puede ser útil para saber cuándo excedes el presupuesto del proyecto.
Por ejemplo, imagina que un diseñador independiente que empezó a trabajar en un proyecto nuevo demoró mucho más de lo esperado en editar las imágenes. Una vez que identificas este gasto, puedes decidir contratar a un diseñador interno para el próximo proyecto a fin de reducir los costos y mejorar la eficiencia.
Importancia del Control de Costos
El control de costos puede ayudarte a reducir aún más el presupuesto, lo que conducirá a un aumento en los ingresos. Además, proporciona información sobre el gasto general de la empresa al identificar qué áreas son más costosas y qué gastos se incluyen dentro de cada una.
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El control de costos puede implementarse primero en los proyectos para reducir los costos de un proyecto individual con la esperanza de que la empresa pueda así aumentar las ganancias generales.
Técnicas de Control de Costos
Para mejorar el control de costos dentro de tu empresa, prueba estos cinco pasos:
- Planifica el presupuesto: El primer paso consiste en planificar el presupuesto para detallar las estimaciones de costos y asignar recursos de manera eficaz. Al elaborar un plan del proyecto exhaustivo, las variaciones de costos serán más bajas, o la diferencia entre el presupuesto inicial y el gasto real será menor.
Cuando planifiques el presupuesto, incluye:
- Número de miembros del equipo necesarios para el proyecto
- Tiempo estimado que tardará el proyecto en completarse
- Materiales necesarios para el proyecto
Al calcular el tiempo y los materiales necesarios para el proyecto, intenta que tu presupuesto pueda ampliarse si es necesario. Siempre existe la posibilidad de que se produzcan riesgos inesperados y de que debas extender el cronograma del proyecto o solicitar recursos adicionales.
- Supervisa todos los gastos: El siguiente paso en el control de costos del proyecto consiste en monitorear los gastos del proyecto a medida que ocurren. Es más fácil tomar medidas correctivas si observas variaciones en los costos en tiempo real.
Una buena opción para controlar los gastos durante un proyecto es establecer hitos. En cada hito, puedes evaluar los gastos y asegurarte de que el proyecto se mantenga dentro del alcance. Luego, si observas sobrecostos en cualquier hito específico, puedes decidir cómo reducir los costos en el futuro.
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- Usa sistemas de control de cambios: El control de cambios es un conjunto de pasos que gestionan cualquier modificación que surja de las partes interesadas mientras un proyecto está en curso. Esto ayuda a evitar la corrupción del alcance porque te permite prepararte para los cambios a medida que ocurren y adaptar el proyecto en consecuencia.
Los pasos para establecer un sistema de control de cambios incluyen:
- Inicio: El proceso de control de cambios comienza cuando una parte interesada solicita un cambio en el proyecto.
- Evaluación: El gerente del proyecto revisa la información básica de la solicitud.
- Análisis: El líder del proyecto aprueba o rechaza la solicitud.
- Implementación: Se actualizan los cronogramas y los entregables del proyecto, así como informar al equipo del proyecto.
- Cierre: Una vez que hayas documentado, difundido e implementado la solicitud, estará lista para cerrarse.
Cuando haces un buen seguimiento de los cambios en tus proyectos, también tienes más posibilidades de controlar los costos.
- Administra tu tiempo: La gestión del tiempo es una técnica importante en el control de costos porque cuando aumenta el tiempo total de un proyecto, también lo hace el costo total. Mantenerse dentro del cronograma estimado es una de las mejores formas de no excederse del presupuesto.
Implementa estrategias de gestión del tiempo para aumentar la productividad y ayudar a los miembros del equipo a terminar su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
Algunos consejos de gestión del tiempo incluyen:
- Timeboxing: Completar el trabajo dentro de plazos definidos.
- Timeblocking: Reservar períodos definidos en tu calendario para trabajos que estén relacionados.
- Método Pomodoro: Trabajar durante 25 minutos y, luego, hacer un descanso de 5 minutos.
- Empezar por lo peor: Abordar las tareas grandes o complejas primero.
- Principio de Pareto: Dedicar el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo.
- Getting Things Done (GTD): Escribir todas tus tareas pendientes.
Si tu equipo no es productivo, no podrá cumplir con los plazos del proyecto. Si el proyecto no cumple con los plazos, cuesta más dinero. Si el proyecto cuesta más dinero, la empresa tiene menos flujo de caja.
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- Haz un seguimiento del valor ganado: Hacer un seguimiento del valor que obtienes puede ayudarte a predecir el resultado financiero de un proyecto. Este método de control de costos requiere algunos conocimientos de contabilidad, pero puede ayudarte a comprender cuándo surgirán las variaciones de costos y, en última instancia, evitar que ocurran en proyectos futuros.
El valor ganado es la cantidad de trabajo que realmente se completó en un proyecto. Para realizar un seguimiento del valor ganado y saber si vas por buen camino, debes multiplicar el porcentaje de trabajo completado por el presupuesto del proyecto.
Puedes seguir estos pasos para conocer el valor ganado:
- Determina cuán completa está cada tarea en formato de porcentaje.
- Estima el valor planificado (PV) o el costo presupuestado del trabajo programado.
- Identifica el valor ganado (EV) o el costo presupuestado del trabajo realizado.
- Obtén el costo real (AC) o el costo real del trabajo realizado.
- Calcula la varianza de costo (CV) al restar el costo ganado del costo real (CV = EV - AC).
- Recopila los resultados.
Control de Costos vs. Gestión de Costos
Las personas a menudo confunden el control de costos con la gestión de costos, pero estos son procesos diferentes que debes conocer y entender correctamente. El control de costos es un proceso más pequeño dentro del sistema de gestión de costos general.
Si bien el control de costos implica identificar los gastos y reducirlos para aumentar las ganancias, la gestión de costos es el proceso general de estimar, presupuestar y supervisar los costos del proyecto.
Para controlar correctamente los costos, los equipos deben monitorear los gastos en varios niveles dentro de la empresa. Esto permite que cada parte del presupuesto de la empresa reciba una atención y un análisis exhaustivos.
Conclusión
Monitorear los datos de costos para reducir los gastos del proyecto es un proceso tedioso, pero la administración de costos es fundamental para la rentabilidad. La mejor manera de administrar los costos es ver toda la información que necesitas en un panel personalizable.
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