Comprender y distinguir los diferentes tipos de gastos es fundamental para mantener una contabilidad precisa y detallada. Una empresa tiene que hacer frente a varios tipos de gastos. En términos generales, podemos dividirlos en gastos directos y en gastos generales o gastos indirectos. A la hora de calcular el coste de un producto o de un servicio es necesario tener en cuenta los gastos directos y los gastos generales o indirectos.
Definición de Gastos Generales
Una de las diferencias principales es que los gastos generales no pueden asignarse directamente a un elemento concreto para el que sí es posible calcular los gastos directos. Estamos hablando en este caso bien de productos o de servicios prestados. El porcentaje de gastos generales es el porcentaje de recargo aplicable sobre los gastos directos que nos permiten asignar los gastos generales al coste de cada objeto concreto. Esta asignación se lleva a cabo en base a un principio de causalidad.
Estos dos elementos influyen en el precio final de un artículo o un servicio. Determinar cuáles son los gastos directos es muy sencillo. Sin embargo, a la hora de establecer los gastos generales o indirectos, la cosa cambia.
Generalmente, podemos dividir los gastos en gastos generales aplicados al objeto de coste y gastos generales del centro de coste. Si, a continuación, sumamos los gastos generales a los gastos directos, obtenemos los costes totales.
Este porcentaje puede determinarse respecto de cada clase de centro de coste utilizando una hoja de distribución de gastos.
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Pongamos como ejemplo el siguiente caso: se paga por una nave de producción de bicicletas 20.000 € mensuales. Sin embargo, no es posible asignar directamente dicho alquiler a cada bicicleta individual. Para ello, se recurre al porcentaje de gastos generales, un indicador que nos sirve para asignar dichos gastos generales al coste individual de los objetos.
Tipos de Gastos Generales
Los gastos generales pueden encuadrarse dentro de cuatro categorías:
- Gastos generales materiales (por ejemplo: el salario de los empleados del departamento de compras, del almacén de recepción de pedidos y del departamento de control de calidad, además del alquiler correspondiente a dicho almacén)
- Gastos generales de producción (por ejemplo: el alquiler del edificio de producción o el desgaste de las máquinas)
- Gastos generales de ventas (por ejemplo: los salarios de los empleados del departamento de ventas y marketing)
- Gastos generales administrativos (por ejemplo: salarios de recursos humanos y contabilidad, suministros de oficina)
Sin duda, los gastos administrativos y de ventas son dos de los gastos operativos más importantes en la gestión empresarial. Son esenciales para que la empresa funcione de manera ordenada y cumpla con sus obligaciones legales, fiscales y operativas. Por otro lado, pueden ser catalogados como una inversión, ya que se destinan a atraer clientes, incrementar la demanda y posicionar la marca en el mercado.
De acuerdo con la relación que tenga con el proceso de venta, podremos encontrar gastos de ventas directos como el empaquetado y envío.
Dependiendo del sector, los gastos administrativos varían:
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- Sector manufacturero: de forma general tendrán lugar gastos administrativos como los sueldos de los departamentos de administración o recursos humanos, alquileres de oficinas y servicios.
- Sector de servicios: en este caso, los gastos administrativos incluyen servicios de contabilidad, seguros o salarios, y dependiendo de la actividad específica, permisos sanitarios.
- Sector de soluciones digitales o aplicaciones de software: los principales gastos administrativos estarán relacionados con el alquiler del local y servicios de comunicaciones.
¿Cómo Calcular los Gastos Generales?
Para poder determinar cuál es el porcentaje de gastos generales que debes asignar a los objetos de coste, lo primero es repartir los gastos generales en los distintos centros de coste. Los centros de coste hacen referencia a los distintos departamentos de una empresa que suelen ser divisiones funcionales corporativas. De esta manera, lo que conseguimos es saber qué departamentos de la empresa incurren en qué costes. Así, podremos asignarlos a los productos individuales. Es necesario conocer cuáles son los gastos generales totales de una empresa para poder repartirlos en los distintos centros de coste.
Reparto de los Gastos Generales en los Centros de Coste
Si quieres repartir los gastos generales en los centros de costes, te será muy útil utilizar una hoja de distribución de gastos. Este instrumento financiero es una tabla en la que se incluyen los diferentes elementos que conforman los gastos generales, así como el importe en euros. Además, los gastos se muestran asignados a los diferentes centros de costes. Para ello, es necesario repartir los gastos generales atendiendo a su origen.
A continuación, te mostramos un ejemplo con los títulos de partida más habituales que solemos encontrar en una hoja de distribución de gastos (salarios, alquiler y seguros):
- Salarios de los empleados de cada centro de costes concreto
- Alquiler correspondiente al espacio utilizado (metros cuadrados) de cada centro de costes concreto
- Los seguros abonados por todos los empleados que trabajan en cada centro de costes concreto
Ejemplo: Calcular el Porcentaje de Gastos Generales Utilizando una Hoja de Distribución de Gastos
Vamos a utilizar un ejemplo real, para explicar mejor qué partidas encontraríamos en una hoja de distribución de gastos: imaginemos que existen 8 empleados que trabajan en el departamento de compras, en el almacén de recepción de pedidos y en el departamento de control de calidad de pedidos. Todos estos departamentos pertenecen al centro de costes de Material. Cada empleado recibe mensualmente un salario de 2.500 €, lo que supone un gasto general de 20.000 €. El seguro mensual por cada empleado asciende a 500 €. El resultado es un gasto general de 4.000 €. El alquiler de la nave asciende a 6.000 € así que este importe es el gasto general de alquiler.
Tabla de Distribución de Gastos:
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| Clase de Gasto | Importe | Material | Fabricación | Administración | Ventas |
|---|---|---|---|---|---|
| Salarios | 90.000 | 20.000 | 30.000 | 20.000 | 20.000 |
| Alquiler | 36.000 | 6.000 | 20.000 | 6.000 | 4.000 |
| Seguros | 14.000 | 4.000 | 2.000 | 4.000 | 4.000 |
| Total de Gastos Generales | 140.000 | 30.000 | 52.000 | 30.000 | 28.000 |
| Base Conjunta | 100.000 | 200.000 | 150.000 | 200.000 | |
| Tasas de Recargo | 30 % | 26 % | 20 % | 14 % |
Cómo Calcular el Porcentaje de los Gastos Generales
Si queremos obtener el porcentaje de gastos generales, tenemos que dividir los gastos generales totales entre la base de cálculo. La base de cálculo hace referencia a los costes directos (como los gastos materiales) de cada centro de costes concreto. Si utilizamos nuestro ejemplo, para calcular el porcentaje de gastos generales respecto del centro de costes de Material, deberás dividir los gastos generales totales, que ascienden a 30.000 €, entre la base de cálculo, que asciende a 100.000 €. Es decir, tu porcentaje de gastos generales es de 0,3 (30 %).
Cómo Asignar los Gastos Generales a los Objetos de Coste
En el anterior ejemplo, hemos utilizado como base de cálculo para los gastos generales materiales la suma de los materiales comprados y procesados. Una vez que tenemos los gastos generales, es necesario asignarlos a los objetos de coste. Por ejemplo, si los gastos de material en relación con un producto o servicio ascienden a 1 €, será necesario añadirle un porcentaje de gastos generales del 30 %. Es decir, el coste total será de 1,30 €.
Formas de Calcular los Gastos Generales
Cuando estamos ante una planta de producción en la que se fabrican diferentes productos, que suponen diferentes gastos, lo normal es utilizar un cálculo de gastos complementarios. Las diferencias en los gastos pueden asignarse a diferentes materiales y procesos de producción.
- Cálculo de gastos de recargo de un nivel: en este tipo de cálculo, todos los gastos generales se imputan con un porcentaje de recargo único. El porcentaje de recargo se calcula dividiendo los gastos generales totales entre los costes individuales totales de un periodo determinado.
- Cálculo de gastos de recargo multinivel: este tipo de cálculo se basa en la causalidad de los gastos. Los gastos generales se imputan a las áreas en las que se han producido. Normalmente, tanto los gastos generales como los costes individuales se producen en las áreas de material, fabricación, administración y ventas. En nuestro ejemplo, los porcentajes de recargo han sido calculados mediante el cálculo de gastos de recargo multinivel.
Si se han determinado los gastos generales utilizando la tasa de recargo, es posible determinar el precio total de un producto o servicio a partir de la suma de los costes individuales y los gastos generales.
Para ello, es fundamental establecer un sistema de clasificación contable que permita distinguir claramente los gastos administrativos de los gastos de ventas.
Estrategias para la Optimización de Gastos Administrativos y de Ventas
Por otro lado, la optimización de la gestión de los gastos administrativos y de ventas se verá impulsada por estrategias específicas no solo ayuda a reducir costos, sino también a impulsar la eficiencia y el crecimiento sostenido.
- Realizar auditorías periódicas para conocer los costos detallados: permiten obtener una visión clara de los gastos administrativos y de ventas.
- Capacitar al personal para mejorar su productividad: el desarrollo de habilidades en el equipo permite maximizar la eficiencia y optimizar el uso de recursos.
- Implementar pagos basados en objetivos: establecer pagos variables basados en el cumplimiento de objetivos puede motivar a los empleados a mejorar su rendimiento.
- Supervisar el horario laboral para optimizar costos: tarea esencial para evitar horas extras innecesarias y optimizar la productividad del equipo.
- Automatizar procesos operativos: la automatización de la gestión de gastos y otros procesos rutinarios reduce el tiempo requerido, optimiza el flujo de trabajo y minimiza la probabilidad de errores.
- Establecer acuerdos de renting y asesoría especializada: rentar equipos y maquinaria reduce el impacto financiero y permite que la empresa disponga de tecnología actualizada.
- Gestionar eficientemente los pagos y cobros: la optimización de los ciclos de pagos y cobros es esencial para mantener una buena liquidez y evitar penalidades.
- Utilizar redes sociales para gestión de publicidad y atención al cliente: son una herramienta poderosa y económica para llegar a un amplio público objetivo.