En contabilidad y negocios, un inventario en una empresa se considera como un activo, por lo cual toma gran importancia. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compraventa o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
El inventario constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos o materia prima comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluye dentro de lo que es el inventario de mercancía de propiedad de la empresa que se encuentra en almacén, bodega, en tránsito o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han entregado a sus clientes.
El inventario de existencias en materia de mercancía, es aquel que enlista los productos que comercializa un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos.
Administrar un negocio es una tarea muy compleja, y para los emprendedores, realizar tantas labores a la vez los puede llevar a descuidar el orden. Si no aprende a gestionar adecuadamente su negocio tendrá problemas operativos, tributarios y económicos, motivo por el que debe utilizar un inventario, y así garantizar el crecimiento de su empresa. Conocer todos los haberes, es decir las pertenencias, los derechos y deudas de un negocio es imprescindible para todo emprendimiento, para ello se debe realizar un inventario. Un inventario es una lista ordenada y valorada y detallada por escrito que sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. En general un inventario permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona.
Tipos de Inventario
Para llevar un control correcto de los productos de tu almacén, debes estar al tanto de cuáles son los tipos de inventarios que existen y su clasificación. Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación.
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Según su Periodicidad
El tipo de inventario por periodicidad se utiliza para verificar y actualizar el registro de stock de forma programada por los sistemas de gestión, o de forma manual por los empleados. Se lleva a cabo para conocer la cantidad de mercancías, materiales o materia prima que se tiene disponible. Es un tipo de inventario programado para efectuarse de forma periódica; por ejemplo, cada mes, cada seis meses o cada año.
- Inventario inicial: Representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable evidenciados en asientos contables de la empresa.
- Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un período contable.
- Inventario anual: Se realiza una vez al año.
- Inventario periódico: Se realiza a intervalos regulares, generalmente trimestrales o anuales.
- Inventario cíclico (o rotativo): Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (o perpetuo): Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
- Inventario intermitente: Se efectúa varias veces al año.
Según su Función
- Inventario de ciclo: Se utiliza para que la producción sea equivalente a la cantidad de productos vendidos o demandados por los clientes.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para coordinar los procesos de inventariado con el fin de evitar que se empalmen.
- Inventario de existencias para especulación: Es un sistema de control para tener clara la cantidad de productos y materia prima para determinar si es posible aumentar la producción.
- Inventario en tránsito (o en ductos): Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica:
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
Según el Tipo de Producto
- Inventario de materias primas: Este tipo de existencias es necesario para abastecer el proceso productivo, si se agota la materia prima el proceso de producción se verá interrumpido.
- Inventario de suministros de fábrica:
- Inventario de productos en proceso de fabricación: Son productos que ya han sufrido parte de las operaciones de producción y están a la espera de entrar en otra fase para continuar el proceso de producción. Su venta no tendrá lugar hasta que se complete dicho proceso productivo.
- Inventario de productos terminados:
- Inventario de mercancías:
Otros Tipos de Inventario
- Inventario de mercancía en consignación: Es la lista de las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
- Inventario disponible:
- Inventario en línea:
- Inventario en cuarentena:
- Inventario físico: Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
¿Para qué sirve un inventario?
La utilidad de llevar un inventario actualizado es una lista interminable, pero aquí te mencionamos las más importantes a considerar:
- Tener un inventario evita compras no planeadas y de emergencia.
- Conocer las existencias es de vital importancia para poder calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que se deberá solicitar más productos.
- Llevar un control de inventarios ayuda a mejorar el flujo de efectivo.
- El inventario también nos permite saber si es necesario agilizar el proceso de cobranza para incrementar el flujo de efectivo.
- Llevar un buen inventario incluso permite abaratar los costos evitando fletes adicionales.
- Es necesario contar con un control de inventario muy exacto para no vender mercancía que ya no tengamos en existencia.
- Lo más importante es que tener un inventario bien planeado se va a reflejar en una buena experiencia de compra y fidelidad de nuestros clientes, ya que si contamos con el stock suficiente, ellos siempre podrán estar seguros de que van a encontrar lo que necesitan en nuestro negocio.
Consideraciones Adicionales
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
Hay dos decisiones básicas de inventarios que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones recién revisadas.
Es importante destacar que, tanto emprendedores como empresarios deben buscar el asesoramiento de expertos en la gestión de inventarios para crear mejores estrategias logísticas, que se traducen en mayor prestigio y fidelización hacia una marca específica, sustentándolo no solo en “apariencia”, sino en calidad.
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