La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría.
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Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación.
Tipos de Inventario
Ahora bien, ¿cuáles son los diferentes tipos de inventario que existen y cómo podemos clasificarlos? ¿Qué inventarios se adaptan mejor a cada necesidad y realidad?
Clasificación por Periodicidad
El tipo de inventario por periodicidad se utiliza para verificar y actualizar el registro de stock de forma programada por los sistemas de gestión, o de forma manual por los empleados.
Se lleva a cabo para conocer la cantidad de mercancías, materiales o materia prima que se tiene disponible.
Es un tipo de inventario programado para efectuarse de forma periódica; por ejemplo, cada mes, cada seis meses o cada año.
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- Inventario inicial.
- Inventario final.
- Inventario anual.
- Inventario periódico.
- Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo). Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo). Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
- Inventario intermitente: se efectúa varias veces al año.
Clasificación por Función
Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna.
- Inventario de ciclo: Se utiliza para que la producción sea equivalente a la cantidad de productos vendidos o demandados por los clientes.
- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos). Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva. Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional. Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento. Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes. El inventario de desacoplamiento se utiliza para coordinar los procesos de inventariado con el fin de evitar que se empalmen.
- Inventario de existencias para especulación es un sistema de control para tener clara la cantidad de productos y materia prima para determinar si es posible aumentar la producción. Se realiza con el fin de cubrir una futura necesidad prevista con anticipación, de modo que involucra un menor riesgo al tener la certeza de qué se necesita en stock.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas. Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
Clasificación por Tipo de Producto
El inventario también está sujeto al tipo de producto almacenado.
- Inventario de materias primas.
- Inventario de suministros de fábrica.
- Inventario de productos en proceso de fabricación.
- Inventario de productos terminados.
- Inventario de mercancías.
Otros tipos de Inventario
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico: es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Consideraciones Adicionales sobre los Inventarios
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable.
Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
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En ocasiones, conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien, sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
Cada función tiende a generar demandas de inventario diferentes y a menudo incongruentes.
- Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que éstas se preparen para producir una sola parte.
Eliminación de irregularidades en la oferta. Compra o producción en lotes o tandas.
Permitir a la organización manejar materiales perecederos. Almacenamiento de mano de obra.
Sistemas de Inventario
- Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades, los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que contabilizar el inventario mismo. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método, los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
Manejo de Inventarios
- Manejo de inventarios (preparativos).
- Identificación.
- Instrucción.
Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
El costo de los artículos disponibles para la venta, se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta.
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él.
El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.
Cuentas relacionadas con el control de inventarios
- Inventario (inicial).
- Compras.
- Devoluciones sobre compra.
- Gastos sobre compras.
- Ventas.
- Devoluciones sobre ventas.
- Mercancías en tránsito.
- Mercancías en consignación.
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