El término previsión y planeación implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual sería imposible hacer planes y actuar. Por lo tanto, la previsión es la base necesaria para el segundo paso cronológico de acción en el proceso administrativo, es decir, la planeación.
La planeación determina el camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas del trabajo para lograr los objetivos señalados por el cliente. Así, la planeación es el curso de acciones a seguir, de modo que se establezcan las reglas, políticas y procedimientos que habrán de orientar los objetivos, la secuencia de las operaciones para efectuarlos y la determinación de tiempo, elementos y presupuestos con qué lograrlos.
Principios de la planeación
Para disminuir el factor riesgo, las previsiones deben basarse en hechos, siguiendo estos principios:
- Principio de precisión: Toda planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas.
- Principio de flexibilidad: Toda planeación debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
- Principio de unidad: La palabra objetivo implica aquello hacia lo cual se dirigen las acciones; suele conocerse también con el nombre de meta.
Si al momento de iniciar la planeación de un evento no se determinan los objetivos del mismo, sería equivalente a tener una nave sin destino para navegar. Por lo tanto, la fijación de los objetivos debe ser clara y definitiva para que, de esta misma forma, estas metas marcadas sean cumplidas en forma definitiva también por parte de las personas encargadas de la planeación, organización y desarrollo de un evento.
Por su importancia, los objetivos deben plasmarse por escrito, preferentemente, para referirse a ellos en cuanto surja alguna duda o controversia por parte de los organizadores del evento y de los clientes que solicitan el mismo. Estos objetivos deben elaborarse y revisarse por las partes (organizador-cliente) y cada uno, deberá quedarse con una copia de los objetivos (metas) por escrito con la firma de visto bueno de los jefes operativos (organizado-cliente).
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Análisis y evaluación de reuniones previas
El análisis y evaluación de reuniones y eventos celebrados previamente por la asociación o empresa que solicita el servicio y también de la empresa prestadora del servicio de organización de eventos (reuniones) es muy importante ya que la información obtenida de este análisis mostrará conceptos y criterios que, en cierto caso, permitirán establecer reglas y parámetros dentro de los cuales se deberá regir la conducta de las acciones del evento a celebrar.
Investigación y análisis de factores presentes y futuros
Una vez que se han analizado los aspectos históricos (eventos celebrados anteriormente), se inicia la investigación, análisis y evaluación del presente, y delfuturo. El pasado ha mostrado conceptos importantes en cuanto a ciertos lineamientos, parámetros y condiciones que son importantes mantener y otros que se deben evitar.
Un ejemplo de los aspectos a mantener, en el caso de un evento navideño para la empresa (cliente) efectuado en lugar distinto al que actualmente lo organizara, a los empleados les pareció muy buen detalle de su empresa el que se rifarán regalos como viajes yartículos para el hogar. La etapa presente y futura dictará las condiciones que, conjugadas con las características de la empresa que se encarga de realizar el evento y con la información obtenida de las reuniones pasadas, ofrecerán las opciones óptimas para realizar con éxitoel evento solicitado por el cliente.
Factores a considerar en la previsión
- Vías de acceso (carreteras, ferrocarriles, aeropuertos, puertos).
- Cercanía con otras ciudades que brinden a los asistentes un atractivo adicional de visitas.
- Tráfico y formas de transporte dentro de la ciudad sede.
- Problemáticas sociales (huelgas, paros, plantones, marchas) que puedan afectar el desarrollo exitoso del evento y la afluencia de los asistentes al mismo.
- Factores climatológicos (fuertes lluvias, huracanes, etcétera).
- Atractivos culturales (ciudades que tengan museos, ruinas prehispánicas, ciudades coloniales, etcétera).
- Atractivos naturales (ciudades con playas, con bosques; destinos de turismo de aventura).
- Atractivos modernistas (grandes ciudades que brindan servicios como: teatros, conciertos, parques de diversiones, zoológicos, etcétera; y que la infraestructura arquitectónica de sus edificios urbanos brinda en sí también un atractivo).
Infraestructura y apoyo
La infraestructura que apoya un evento, al organizar dentro de sus instalaciones el evento solicitado (sea privado, público, patrocinado o con pago de cuota), en el caso de empresas hoteleras medianas a grandes. En el caso de hoteles pequeños y moteles, pueden ser una opción de hospedaje alterna para los asistentes a un evento en particular.
Brindan apoyo en la sinergia y organización de un evento, ya que se dedican principalmente a brindar información de costos de boletos de avión y de camión, rentas de autobuses para el transporte dentro de la ciudad sede del evento. También brindan información de opciones y costos de hospedaje, atractivos alternos (museos, parques de diversiones, funciones de teatro, conciertos), costos de estos atractivos, etcétera.
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Son los establecimientos que brindan el servicio decentro de exposiciones y convenciones; en México los más conocido y eficientes en este tipo de servicio son los denominados "World Trade Center", varias ciudades del país cuentan con uno, como: México D.F., Monterrey, Guadalajara, Acapulco, Veracruz, etcétera.
Es la institución responsable de la planeación y desarrollo de proyectos turísticos sustentables de impacto nacional, el órgano de fomento a la inversión y la capacitación del sector, así como la entidad nacionalizada que aporta su experiencia a regiones, estados y municipios, y a la pequeña y mediana empresas.
Tiene como función principal brindar a todos sussocios toda la información (veraz, confiable y oportuna) y representarlos ante las autoridades correspondientes y defender sus intereses.
Reglas, políticas y procedimientos
Las reglas son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a discusión, cambios o alteración. Las políticas son aquellos principios generales que sirven para orientar la reunión o evento, así como para formular, interpretar y suplir las normas concretas; en esencia, son el objetivo de acción. Las políticas constituyen uno de los medios básicos para delegar autoridad.
Características de las políticas:
- Se deben establecer claramente estas políticas, de preferencia por escrito.
- Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicadas.
- Se deben coordinar e interpretar adecuadamente.
Los procedimientos señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores resultados en cada función concreta; en esencia, son la división funcional de cada acto por realizar.
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Características de los procedimientos:
- Los procedimientos se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente.
- Los procedimientos se deben revisar periódicamente para eliminar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).
Programas
Los programas son aquellos planes que establecen objetivos, secuencias de acciones y tiempo para realizarlos. Es responsabilidad directa del organizador del evento, elaborar el programa general de trabajo.
Para que este programa de trabajo tenga mayor eficacia y eficiencia, es recomendable que se diseñe con el equipo de trabajo que apoyará en la planeación, organización y puesta en marcha del evento solicitado, bajo la batuta y opinión final del responsable o gerente de grupos y convenciones de la empresa. Como primera parte de este programa se recomienda una primera sesión de “lluvia de ideas”, donde todos emitirán sus opiniones y comentarios en relacióna los factores que influirán o afectarán el evento.
Las revisiones a este primer borrador del programa y los consecuentes cambios y alteraciones, evitarán en gran medida la duplicidad de funciones o el olvido de algunas. Una vez realizadas las reuniones queen opinión del operadoren jefe del evento sean necesarias y suficientes, las acciones se agruparán bajo subtítulos como programa técnico, programa social y de eventos alternos, programa de promoción, programa de hospedaje, programa de registro, programa financiero; etcétera.
Sujetas a la magnitud del evento, al número de asistentes anticipados, a la cantidad de colaboradores, a los recursos económicos y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador, la realización y cumplimiento de las acciones diseñadas en el programa de trabajo del evento serán ejecutadas por los subcomités correspondientes.
Pasos para elaborar un programa eficaz
- Efectuar reuniones del equipo de trabajo y del operador en jefe del evento, encaminadas a determinar los factores que influirán o afectarán al mismo, así como la infraestructura física que se necesitará para llevarlo a cabo.
- Organizar en forma cronológica las acciones a seguir para la puesta en marcha del evento, en cuanto al seguimiento por aplicar y el calendario por ejercer.
- Las acciones deberán ejecutarse en forma ordenada y deberán ejercerse sólo hasta que otra se haya ejecutado.
- Se deberán plasmar todas las acciones, secuencias y agrupamientos de las mismas, en hojas de trabajo, las cuales se subdividirán en meses, semanas o días, a fin de programar las fechas en que cierta acción deba iniciarse y aquélla para la cual ha de terminarse.
- La subdivisión en meses, semanas o días estará sujeta al tiempo en que se efectuará el proceso administrativo de la reunión (previsión, planeación, organización, ejecución).
- Elaborar gráficos de acción (mapas conceptuales, organigramas, rutas críticas) para tener un señalamiento gráfico de las diversas acciones y sus tiempos de inicio y cumplimiento.
Presupuestos
La acción controladora del presupuesto se establece al hacer comparativos entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o las desviaciones. Una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo.
Normalmente, se hacen con una base anual, semestral o trimestral; es decir, que te planteas el futuro de tu negocio para los próximos 3 o 6 meses o para el próximo año, aunque algunas empresas prefieren hacer un presupuesto continuo.
Los presupuestos continuos son aquellos que se actualizan constantemente. Por ejemplo, puedes tener un presupuesto anual y extenderlo por uno, dos o los meses que quieras, según te convenga. Sin embargo, es bueno que sepas que existen diferentes presupuestos y que es mejor hacer algunos a corto plazo (un año o menos), como los presupuestos de ventas o de gastos de producción, que se modifican constantemente; en cambio, si quieres planear el crecimiento de...
Previsiones contables
En la gestión financiera de cualquier empresa, anticiparse a los gastos futuros es una práctica fundamental para mantener el equilibrio y la estabilidad económica. Al incluir estas provisiones en la contabilidad, las empresas se preparan para afrontar gastos inevitables, como pagos de impuestos, indemnizaciones laborales, políticas de viajes y gastos, mantenimiento de equipos o pago de deudas pendientes.
Las provisiones son clave para asegurar que los estados financieros de una empresa reflejen, de manera precisa, sus futuras obligaciones o ingresos anticipados. Una vez identificada la necesidad de una provisión, debe estimarse el monto que probablemente se tendrá que abonar o recibir.
Previsión social
Asimismo, en su aspecto más universal, la previsión social es una protección que se brinda a las personas para mejorar las condiciones de vida, salud y económicas que tienen delante. Es importante que una empresa lleve a cabo la gestión adecuada para implementarla en el equipo de trabajo. Este tipo de previsión social opcional tiene un fuerte valor para los empleados, pues los fondos de ahorro cumplen con la función de ayudar con dinero extra al final de un ciclo de trabajo.
Previsión de ingresos
La previsión de ingresos de una compañía proporciona la base para los planes financieros y operativos en toda la empresa. ¿Qué capacidad de producción necesitamos este año, y eso requerirá nuevas inversiones de capital? ¿Cuánto debemos gastar en publicidad y esfuerzos de generación de demanda? ¿Cuántos vendedores necesitamos y qué cuotas deben tener? ¿Cómo afectará el pronóstico de ingresos a nuestro precio de las acciones y nuestra capacidad para reunir capital?
La previsión de ingresos es mucho más que establecer un número objetivo. Una previsión de ingresos evalúa el negocio en su conjunto, no solo los objetivos de ventas, los esfuerzos de marketing u otras actividades ejecutadas por los equipos de operaciones de ingresos. También se debe considerar el paisaje competitivo de una empresa, su capacidad en términos de producción y personal, y las tendencias económicas.
La previsión de ingresos es una de las primeras suposiciones esenciales en el establecimiento del presupuesto de una empresa. La previsión de ingresos se combina con estimaciones de gastos e inversiones para crear previsiones de beneficios y flujos de caja.
Una previsión de ingresos considera el desempeño histórico, las condiciones económicas y competitivas, y el plan de negocio de una empresa, incluyendo el producto, las ventas y las estrategias de marketing que esta planea aplicar durante el periodo de previsión.
La previsión también puede ser influenciada usando un enfoque de abajo hacia arriba al estimar los ingresos planificados de los departamentos individuales. O el desarrollo de productos puede dar forma a la previsión al traer nuevas características o productos al mercado.
Las suposiciones que impulsan una previsión de ingresos dan forma a los objetivos a corto y largo plazo de una empresa, y desempeñan un papel significativo en la preparación de tu organización para el futuro. La perspectiva sobre los ingresos futuros durante los próximos meses o incluso años, determina cuánto presupuestas para nuevas contrataciones, campañas de marketing, instalaciones y equipo, investigación y desarrollo de productos.
Para las empresas cotizadas, las previsiones de ingresos también se comparten a menudo con Wall Street, donde los analistas observan de cerca las tasas de crecimiento de la empresa como parte de sus decisiones de inversión. Los analistas incorporarán estas previsiones de ingresos en sus propios modelos y pueden degradar una acción, recomendando que los inversores la vendan, si una empresa no cumple con sus previsiones, especialmente si lo hace repetidamente.
Las empresas privadas que buscan pedir préstamos, atraer inversiones de capital privado o de riesgo, o vender parte o todo el negocio también proporcionarán previsiones de ingresos.
Cómo predecir los ingresos
Predecir tus ingresos requiere preparación y disciplina en el proceso:
- Recopilación de datos: Los datos te permiten comprender la historia de tu organización. La previsión depende de datos históricos y más actuales de la empresa para ofrecer una imagen clara sobre los resultados pasados y las finanzas actuales. Los estados de resultados, balances y estados de flujo de caja proporcionan la base.
- Periodo de previsión: Es típico tener una previsión de ingresos anual, más algunos incrementos más pequeños, más a menudo trimestrales.
- Consideraciones de capacidad: Esto comienza con los productos y servicios que vendes, incluyendo cualquier oferta nueva o expansiones geográficas. Ten en cuenta la capacidad en términos de producción, personal, logística y similares.
- Identificación de impulsores: Estos factores, también conocidos como "impulsores", pueden acelerar o ralentizar tu crecimiento empresarial.
- Análisis de sensibilidad: ¿Qué tan sensible es tu predicción a factores como el gasto del consumidor o la inversión empresarial? ¿Hay restricciones de suministro como entradas de material, mano de obra cualificada o transporte que podrían limitar la capacidad?
- Herramientas de previsión: Esto podría ser una hoja de cálculo o un software sofisticado de previsión financiera.
- Selección de métodos de previsión: Con tus datos, suposiciones y herramientas en su lugar, elige qué métodos de previsión se ajustan mejor a tu modelo de negocio y suposiciones.
- Consideración de fortalezas y debilidades: Cualquier método de previsión tiene fortalezas y debilidades específicas y depende de diferentes variables en tu empresa. Elegir el mejor método para tu organización dependerá de tu patrón actual de crecimiento de ingresos.
Métodos de previsión
Los métodos de previsión se pueden clasificar en cualitativos y cuantitativos:
- Cualitativos: Se basan en opiniones de expertos, que podrían incluir a tu fuerza de ventas, aliados de canal, análisis externos y ejecutivos.
- Cuantitativos: Se basan en el uso de datos y la extrapolación de un valor futuro a partir de estos.
Métodos cuantitativos comunes
- Previsión lineal: Se asume que las tasas de crecimiento pasadas continuarán.
- Análisis de series de tiempo: Utiliza datos históricos en intervalos regulares para predecir un resultado futuro.
- Previsión de promedio móvil ponderado: Utiliza el promedio ponderado de puntos de datos para predecir el siguiente en la secuencia.
- Regresión lineal: Implica usar la relación entre ingresos y variables independientes para hacer una predicción.
Enfoques basados en la opinión de expertos
- Consulta a tus ejecutivos: Aprovechar la experiencia de los líderes de la empresa.
- Consulta a tus vendedores: Pedir a la fuerza de ventas el potencial de ingresos.
- Consulta a expertos externos: Depender de analistas de la industria y consultores.
- Consulta a tus clientes: Realizar encuestas sobre intenciones de compra.
Errores comunes en la previsión de ingresos
- Esperar que el pasado continúe.
- Depender de datos limitados o contradictorios.
- Subestimar las condiciones externas cambiantes.
- Subestimar las consecuencias de la variabilidad.
- Complicar demasiado tu modelo.
- Sobreajustar tu modelo de aprendizaje automático.
Cuando los datos financieros e históricos de tu compañía son capturados y utilizados para prever tus ingresos futuros, estas predicciones basadas en datos pueden ayudarte a fortalecer y expandir la empresa. Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) y Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) te proporcionan los datos y herramientas analíticas para crear un proceso de predicción de ingresos sólido.
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Importancia histórica de la previsión contable
Las prácticas contables comerciales básicas se remontan a la década de 1400, cuando los inversionistas venecianos realizaban un seguimiento de sus expediciones comerciales asiáticas utilizando la contabilidad de doble entrada, los estados de resultados y los balances.
La previsión empresarial moderna comenzó como respuesta a la devastación económica de la Gran Depresión de la década de 1930. Se desarrollaron nuevos tipos de estadísticas y análisis numéricos que podrían ayudar a las empresas a predecir mejor el futuro. La aparición de las computadoras centrales en la década de 1960 y las computadoras personales en la década de 1980 aceleró el proceso.
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