Invitaciones a comer, regalos de empresa, habitaciones de hotel para un cliente… La gestión de los gastos de representación puede generar ciertas dudas. ¿Cómo se contabilizan? ¿Son deducibles? ¿Tengo que declararlos? A lo largo de este artículo daremos respuesta a esas preguntas y trataremos de disipar las dudas que suelen asaltar a empresas y autónomos cuando tienen que lidiar con estos gastos profesionales. En el mundo de los negocios, la imagen y las relaciones son fundamentales para alcanzar el éxito. Esto incluye regalos corporativos, comidas y cenas de negocios, eventos, y otras actividades que son necesarias para que la empresa o el profesional tengan una imagen favorable frente a los demás. Los gastos de representación son una herramienta poderosa para fortalecer las relaciones comerciales y promover tu negocio.
¿Qué son los Gastos de Representación?
Empezaremos por explicar brevemente qué son realmente los gastos de representación, ya que es bastante frecuente que se confundan con los gastos de viaje. Tienen tal consideración aquellos que, sin tener una relación directa con la actividad económica que lleva a cabo la empresa, se realizan para conseguir nuevos clientes o fidelizar a los actuales. Los gastos de representación son los que se producen para mejorar la imagen de la empresa, principalmente con el objetivo de captar o fidelizar a clientes y proveedores. Su finalidad es mejorar la imagen que esos clientes o potenciales clientes tienen del negocio. Tal y como hemos visto, los gastos de representación tienen como objetivo crear y mantener relaciones comerciales. El gasto de representación no está vinculado directamente con la actividad económica, pero es necesario para que la misma se desarrolle con éxito. Estos gastos suelen estar muy vinculados a las acciones de relaciones públicas o de marketing de la organización.
Diferencia entre Gastos de Representación y Gastos de Viaje
A menudo se produce confusión en el momento de diferenciar los gastos de representación de los de viaje en general. Esto se debe en gran medida a las diferentes formas de clasificarlos que se dan en las empresas. Para una correcta imputación y control de los gastos por parte de la empresa, conviene diferenciar los que están relacionados con la captación y el fomento de la relación con los clientes de los que están relacionados con la operativa o forma de trabajar de la empresa. De aquí se derivan dos conceptos diferentes: los gastos de viaje y los de representación. La diferencia principal entre ambos tipos de gastos de empresa está en la finalidad. Mientras que los gastos de representación son los que se producen para representar a la empresa ante clientes y proveedores, los gastos de viaje están relacionados con el desempeño de la acción comercial.
Empezaremos por los gastos de viaje o desplazamiento. Estos hacen referencia a las cantidades derivadas de las actividades de un empleado o empleada en un lugar distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo. Los gastos de viaje profesionales son los que se originan como consecuencia del desplazamiento de los empleados fuera del centro de trabajo habitual para realizar labores comerciales. Serían, por ejemplo, los gastos de transporte, alojamiento y comidas para acudir a una feria. Aquí se incluirían también los gastos de transporte, de alojamiento y de manutención.
Por su parte, los gastos de representación están destinados a que el trabajador o trabajadora represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes o proveedores. Todo ello, con la finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial. Además de mejorar la imagen de la empresa, la de sus trabajadores y su posicionamiento en el mercado.
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Como se puede observar, el factor fundamental para diferenciar un tipo de gastos del otro es la finalidad de las acciones que el trabajador o trabajadora va a realizar. De todas formas, existen casos en lo que esta diferenciación es en cierto grado subjetiva. Eso ocurre, por ejemplo, cuando un trabajador acude a un congreso en otra ciudad y posteriormente queda a comer con un cliente. En estos casos, la empresa debe establecer de forma clara cómo diferenciar ambos conceptos en su política de gastos.
Marco Legal y Fiscal de los Gastos de Representación
Este tipo de gastos están contemplados en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en la Ley del Impuesto de Sociedades. Los gastos de representación están contemplados en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (LIRPF), y por la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades. Realizar bien esta diferenciación es importante para la empresa, porque los gastos de representación disponen de una regulación específica en el marco legal español. En la Ley del Impuesto sobre Sociedades, por ejemplo, se especifica los detalles en cuanto a si un gasto de representación es deducible o no.
Gastos de Representación bajo la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)
La Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) especifica que los gastos deducibles son aquellos en los que incurran los empleados de la empresa siempre y cuando se estén realizando actividades indispensables para la operación de la misma. La Ley define los gastos deducibles como aquellos destinados a hospedaje, transporte, alimentación y uso temporal de vehículos, y establece límites a los desembolsos y requisitos a la documentación comprobatoria necesaria. Deben ejercerse más allá de un radio de 50 kilómetros de la ciudad donde la empresa tenga su domicilio fiscal. Quienes los hagan deben tener relación laboral comprobable con la compañía, o estar prestando algún servicio profesional a la misma. Los comprobantes fiscales deben contener todos los datos fiscales del negocio o prestador de servicios emisor, así como de tu empresa. Es importante que tus empleados tengan claro estos requerimientos para que su relación de gastos y la documentación comprobatoria satisfagan lo estipulado por las autoridades del SAT, y no tengas después inconvenientes para la deducción de impuestos. En el hospedaje, hay un tope diario de 180 dólares en hoteles del extranjero, pero no en las instalaciones hoteleras nacionales. En algunos de estos desembolsos es indispensable acompañar comprobantes de la realización del viaje que los justifique. De acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta, específicamente en el Artículo 28, los gastos de representación no son deducibles; sin embargo, si los gastos son estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente, pueden ser deducibles y ayudarte a lograr los mismos objetivos. Si tu empresa da regalos, brinda atenciones o incurre en gastos similares como parte de la venta de productos o servicios, y estos se ofrecen de manera uniforme a los clientes más importantes de la empresa, es decir los que aporten más ingresos a la misma, son deducibles.
Ejemplos Comunes de Gastos de Representación
Los regalos de empresa o las invitaciones para comer que haces a los clientes serían los ejemplos más típicos. Algunos ejemplos de este tipo de gastos serían los generados por una reunión con un cliente, un regalo de empresa, una invitación a un restaurante o incluso invitaciones a sesiones relacionadas con el cuidado y bienestar. Los gastos de representación pueden variar mucho dependiendo del tipo de negocio y de las estrategias de cada empresa. Uno de los ejemplos más típicos de gastos de representación son las comidas y cenas de negocios. Imagina que invitas a un cliente potencial a cenar a un restaurante elegante para discutir un posible acuerdo. Las empresas organizan eventos como seminarios, conferencias o presentaciones de productos para atraer a nuevos clientes y mantener a los existentes interesados. Dar regalos a clientes o socios en fechas especiales o como agradecimiento por su lealtad también entra en la categoría de gastos de representación. A veces, las empresas organizan actividades recreativas como golf, salidas a teatros o eventos deportivos para sus clientes o socios comerciales. Por tanto, hay varios gastos que podrían encuadrarse dentro de esta definición. Los más comunes son los siguientes:
- El pago de estancias en hoteles a los clientes.
- Invitaciones a restaurantes para captar a clientes (este gasto es diferente al que se hace como concepto de manutención durante un viaje de negocios).
- Inscripciones en cursos, jornadas, conferencias, talleres y demás.
- Regalos de empresa (dentro de un precio razonable).
- Entradas a espectáculos deportivos (fútbol, baloncesto, hipódromo…).
- Entradas a espectáculos culturales y de ocio (cine, conciertos, teatro, parques temáticos...).
- Invitaciones a sesiones relacionados con el cuidado y bienestar (una sesión de spa, por ejemplo).
- Almuerzos o cenas para cerrar negocios, mantener relaciones o fidelizar clientes.
- Obsequios estratégicos a clientes, proveedores o aliados.
Deducibilidad de los Gastos de Representación
¿Son deducibles los gastos de representación? Para responder a esta pregunta, lo mejor es separar los diferentes tipos de impuestos. Dicha norma establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. Los gastos de representación son costes indirectos del negocio y, precisamente por ello, empresas y autónomos se los pueden deducir si cumplen los requisitos generales para ello. No obstante, hay que tener en cuenta que los gastos de representación como una comida tienen que estar especialmente bien justificados para que la Agencia Tributaria admita la deducción. Por otro lado, si se trata de un autónomo, la deducción solo es posible si se está en régimen de estimación directa del IRPF.
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Deducción del IVA de Gastos Profesionales
Al igual que los gastos de viaje deducibles, los gastos profesionales producidos para mejorar la imagen de la empresa frente a un cliente o proveedor pueden deducirse siempre y cuando cumplan una serie de requisitos:
- El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
- Es necesario aportar la factura completa original.
- Además, el gasto tiene que quedar registrado en la contabilidad.
- El plazo máximo para solicitar la devolución es de cuatro años.
Deducción del IRPF de los Gastos de Representación
Del mismo modo, los gastos de representación están exentos de tributar en el IRPF siempre y cuando se justifiquen debidamente. En el caso de una comida, por ejemplo, basta con demostrar que el potencial cliente ha recibido la invitación. Pero si no se hace, podrían considerarse como liberalidades, y estas no son deducibles.
Gastos Deducibles según la Ley del Impuesto sobre Sociedades
Entonces, ¿Cuáles son los gastos de representación deducibles? “Aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deberá justificar en una inspección tributaria”. Es decir, “los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, así como los que se hallen correlacionados con los ingresos” según se desprende del artículo 14 Ley del Impuesto sobre Sociedades. Concretamente, establece deducciones en los siguientes casos:
- Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
- Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
- Gastos que se efectúen de acuerdo con los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.
- Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.
Límite Anual para la Deducción de Gastos de Representación
¿Hay un límite para los gastos de representación? Si posteriormente esos gastos son deducibles, ya depende de lo establecido por la Agencia Tributaria. Es importante recordar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio. Esto no quiere decir que no puedas superar ese porcentaje, pero todo lo que sobrepase el 1% ya no lo podrás deducir.
Contabilización de los Gastos para Actividades Empresariales
Contabilizar correctamente los gastos de representación es esencial para mantener unas finanzas transparentes y aprovechar los beneficios fiscales. Con los gastos de representación ocurre como con los gastos de viaje. Según la Agencia Tributaria, tiene que contabilizarse dentro del Grupo 6 del Plan General de Contabilidad, concretamente en el subgrupo 62 (compras y gastos de la actividad), donde encontramos: la cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas, y la cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios. La Agencia Tributaria exige el asiento contable de los gastos de representación. Dentro de dicho grupo hay un subgrupo (el 62) que se refiere a servicios exteriores. En definitiva, los gastos de representación en la contabilidad deben quedar recogidos en el Grupo 6, subgrupo 62, cuenta 627 y 629.
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El primer paso es asegurarte de mantener una documentación adecuada de todos los gastos de representación. Esto incluye conservar los recibos, facturas y cualquier otra prueba de pago. Una vez que tengas toda la documentación, debes clasificar los gastos de representación en categorías específicas, como comidas de negocios, eventos corporativos, regalos empresariales, viajes de negocios y actividades de entretenimiento. Registra cada gasto en el libro mayor de tu empresa, asignando las categorías correspondientes. Es recomendable que sean revisados y aprobados por un supervisor o gerente financiero. Finalmente, incluye los gastos de representación en los informes financieros de tu empresa. En caso de que tengas una PYME y no cuentes con un extenso departamento de finanzas, te recomendamos consultar con un asesor fiscal para asegurarte de que los gastos de representación se están contabilizando y deduciendo correctamente.
Cómo Justificar Correctamente los Gastos de Representación
Como has podido leer, para poder deducir los impuestos de los gastos de representación necesitarás justificarlos. Hay que pedir factura completa que incluya el nombre de la empresa, la razón social, el NIF, los datos del proveedor, el número de la factura, la fecha y desglose de los diferentes conceptos que se han cobrado (base imponible y tipo impositivo). Además, debe hacer referencia al número de comensales y al motivo de la comida. Para que el ticket sea válido, debe contener una serie de datos:
- Número de ticket (y serie)
- Fecha de expedición
- Fecha de operación (si es distinta de la de expedición)
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del emisor como del destinatario
- Identificación de los bienes o servicios prestados
- Tipo impositivo
- Importe total
Además, los justificantes tienen que ser legibles y quedar guardados durante 5 años por si se produce una inspección.
Herramientas y Soluciones para la Gestión de Gastos
Existen soluciones inteligentes y tecnológicas en el mercado que te ayudarán a gestionar los gastos de representación y facilitar el trámite de la deducción de impuestos, una de estas soluciones son las tarjetas de servicio como Empresarial Edenred. Con Empresarial Edenred, puedes establecer las reglas de uso y asignar saldos y límites a cada empleado en particular, y agilizar la recuperación y devolución de los fondos no utilizados, ganando en control y eficiencia. La deducción de los gastos de representación puede convertirse en un ahorro de dinero e invertirlo posteriormente en otras áreas de la empresa, simplemente es necesario que dichos gastos sean razonables y estén debidamente documentados. Y hacerlo con orden, inteligencia fiscal y herramientas adecuadas es lo que diferencia a una empresa que crece… de una que improvisa.