En el contexto de una auditoría administrativa, es fundamental comprender el rol y las responsabilidades del auditado. La auditoría administrativa se enmarca dentro de la organización de una empresa en una unidad departamental, con jerarquía suficiente para inmiscuirse en las unidades administrativas que deben ser auditadas.
El Equipo Auditor y su Organización
La organización del equipo auditor requiere un orden jerárquico que garantice el flujo de información. Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo utilicen su potencial y conocimientos para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática.
Funciones del Equipo Auditor
- Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
- Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.
- Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoría.
- Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
- Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
- Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
- Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
- Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas.
- Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización.
- Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles.
- Revisar el flujo de datos y formas.
- Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
- Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
- Evaluar los registros contables e información financiera.
- Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.
- Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
- Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoría.
El Rol del Auditado
El auditado es la entidad o departamento dentro de la organización que está siendo examinado durante el proceso de auditoría. El equipo de auditoría administrativa es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto, no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna.
Responsabilidades del Cliente Auditado
El cliente auditado tiene varias responsabilidades cruciales para el éxito de la auditoría:
- Definir los objetivos de la auditoría: Establecer claramente qué se espera lograr con la auditoría.
- Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría: Asegurar que el equipo auditor tenga los recursos necesarios.
- Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución: Gestionar la información obtenida y distribuirla a las partes interesadas.
- Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría: Mantener a los empleados informados sobre el proceso.
- Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor: Asignar personal que actúe como guía y enlace.
- Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes: Facilitar el acceso a toda la información necesaria.
Alcance de la Auditoría y el Auditado
El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder, consultando al auditado. Cualquier cambio posterior debe ser acordado entre el cliente y el auditor líder. Los objetivos y alcance de la auditoría deben estar claramente definidos, incluyendo:
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- El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
- La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.
- La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades de importancia significativa.
- Identificación de los aspectos de operación que son de alta prioridad.
- Identificación de los documentos de referencia.
- El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.
- Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría.
- El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
- Requerimientos confidenciales.
- El contenido, formato y estructura del informe.
Documentación y Evidencia de la Auditoría
Se deben mantener los documentos de trabajo hasta que se complete la auditoría, protegiendo la información confidencial. La evidencia debe ser de calidad y cantidad suficiente para que auditores competentes lleguen a resultados similares. Esta evidencia se recolecta a través de entrevistas, revisión de documentos y observación de actividades.
Reunión con la Gerencia del Auditado
Antes de preparar el informe, los auditores deben reunirse con la gerencia del auditado para presentar los resultados y asegurar una comprensión clara. Los desacuerdos deben resolverse antes del informe final.
Informe de la Auditoría
El informe escrito, preparado bajo la dirección del auditor líder, debe incluir:
- La identificación de la organización auditada y del cliente.
- Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
- Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
- El periodo cubierto por la auditoría.
- Las fechas en que la auditoría fue realizada.
- La identificación del equipo auditor.
- La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría.
- Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo enfrentado.
- Las conclusiones de la auditoría.
- Las recomendaciones o sugerencias.
En resumen, el auditado juega un papel crucial en el proceso de auditoría, facilitando el acceso a la información, participando en las discusiones y asegurando que las recomendaciones se implementen para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización.
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