En medio de la reciente ola de sanciones por no enviar contabilidad electrónica, es crucial que los contribuyentes conozcan sus obligaciones y exenciones. La contabilidad electrónica en México ha generado múltiples dudas y sanciones recientes, especialmente entre quienes no están obligados a cumplir con esta exigencia del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
A continuación, se desglosan los grupos principales que están exentos de enviar su contabilidad electrónica, según las normativas actuales.
Entidades Gubernamentales y Asociaciones Civiles: Exenciones Específicas
Las entidades gubernamentales, sindicatos y ciertos organismos que están regulados por la Ley General de Contabilidad Gubernamental no están obligados a seguir las normas fiscales comunes para la contabilidad. Estos entes deben mantener registros financieros solo por actividades empresariales específicas o cuando no se generen pagos de derechos. Esto incluye entidades como la Federación, entidades federativas, y municipios, entre otros.
Asociaciones Religiosas: Una Regulación Flexible
Las asociaciones religiosas tienen una opción de exención si utilizan la herramienta electrónica ‘Mis cuentas’. Esta herramienta les permite manejar sus obligaciones fiscales de manera más accesible y adaptada a sus necesidades especiales, sin necesidad de enviar mensualmente su contabilidad electrónica.
Pequeños Contribuyentes y RIF: Simplificación al Máximo
Para las personas físicas bajo ciertos regímenes como el de Actividades Empresariales y Profesionales, Plataformas Digitales y Arrendamiento con ingresos inferiores a cuatro millones de pesos, la ley les releva de enviar contabilidad electrónica, aunque deben mantenerla. Los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), por otro lado, solo necesitan mantener un registro simplificado de sus transacciones económicas, sin necesidad de una contabilidad financiera completa.
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RESICO: Beneficios Añadidos
Tanto para personas físicas como morales registradas bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), la ley exime el envío de contabilidad electrónica.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
La Contabilidad Electrónica es el envío de información por medios digitales de todas las transacciones realizadas por una empresa o una persona a la autoridad fiscal. En el caso de México es el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para cumplir una obligación que tienen todas las empresas, esto con la finalidad de realizar una fiscalización más sencilla, hacerla más simple y sin necesidad de papeles.
Archivos que Integran la Contabilidad Electrónica
- Catálogo de cuentas: Una sola vez y cada vez que sea modificado.
- Balanza de comprobación: De forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
- Información de pólizas y auxiliares: Solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
Con esto, podrás llevar un mejor control de tu negocio porque día a día se llevará un registro claro y conciso de todos tus ingresos, así como de tus gastos.
¿Quiénes Están Obligados a Presentarla?
De acuerdo a la Ley del ISR, el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), los contribuyentes obligados a llevar y enviar la contabilidad electrónica son:
- Las personas morales y físicas con ingresos mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio tendrán que presentar su Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario.
- Para el caso de las personas físicas con actividad empresarial que no rebasen los 2 millones de pesos, tendrán que presentar su contabilidad a través del portal del SAT en “Mis Cuentas”. En caso de que estén dentro del rango de 2 a 4 millones tendrán que reportar su contabilidad a través del portal del SAT “Mi Contabilidad”.
- También las personas morales con fines no lucrativos, a excepción de las donatarias autorizadas que no rebasen de 2 millones de pesos por concepto de ingreso, así como las asociaciones religiosas y que utilicen la página de “Mis Cuentas”.
- Las personas físicas que realicen actividades primarias (agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras) cuya excepción está en el caso de que sus ingresos no excedan 16 veces el valor de la UMA anual (para 2020 es $507,100.8 pesos) que los ingresos por su actividad primaria representen cuando menos 25% de sus ingresos totales y emitan sus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) por medio de un proveedor autorizado.
¿Quiénes No Están Obligados a Presentarla?
Personas morales:
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- La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
- Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas siempre y cuando registren sus operaciones en “Mis cuentas”
Personas físicas:
- Personas físicas asalariadas
- Contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas
- Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y enajenación de bienes.
Periodicidad para Presentar la Contabilidad Electrónica
La periodicidad para presentar los archivos que integran la contabilidad electrónica (Catálogo de cuentas y la Balanza de comprobación) depende del contribuyente:
| Contribuyente | Tipo de envío |
|---|---|
| Personas físicas | Mensual - Al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar. |
| Personas morales | Mensual - Al tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar. |
| Que cotizan en Bolsa de Valores | Trimestral - Al tercer día hábil del segundo mes posterior del trimestre al que corresponde la información a enviar. |
| Personas físicas y morales del sector primario que optaron por presentar su declaración semestral | Semestral - Al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información a enviar. |
En cuanto a las pólizas auxiliares, se entregarán solamente cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
Obligación de Remitir la Contabilidad en Formato Electrónico
La obligación de remitir mensualmente la contabilidad en formato electrónico a la autoridad fiscal, conforme al artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación (CFF), se introdujo en la reforma fiscal de 2014. Inicialmente, esta disposición abarcaba a la totalidad de los contribuyentes, con excepción de aquellos que optaran por utilizar la herramienta conocida como "Mis cuentas".
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) especificó que las personas morales debían enviar su contabilidad electrónica con información a partir de julio de 2014, en enero de 2015 como plazo límite. En el caso de las personas físicas, este requerimiento aplicaría a partir de 2015, con la obligación de remitir la información en formato electrónico en febrero de dicho año.
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Esto provocó muchas protestas de los contribuyentes, pues el artículo segundo transitorio, fracción III, segundo párrafo del CFF para 2014, prescribe que esta obligación se cumpliera en forma escalonada, atendiendo a la capacidad administrativa y tecnológica de los contribuyentes. Ante ello, los legisladores autorizaron a través del artículo 22, fracción IV de la Ley de Ingresos de la Federación 2015, que se enviará a partir del año 2015, según el calendario que debía publicar el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Para tal efecto, el SAT mediante el artículo tercero transitorio de la séptima modificación a la RMISC 2014, confirmó que el envío de la contabilidad electrónica sería para los contribuyentes: con ingresos en 2013 que excedan de $ 4,000,000.00 a partir de 2015 con ingresos inferiores inferiores, los dedicados a la actividad primaria, contribuyentes del Título III de la LISR a partir de 2016, y quienes inicien operaciones en 2014 o 2015, la obligación será a partir del ejercicio 2016
Sin embargo, en el contenido de la RMISC 2015 no se convalidó esta opción, y propició confusión entre los contribuyentes sobre si se mantenía ese calendario, o todos iniciaban con la obligación a partir de 2015, enviado la información el tercer y quinto día del segundo mes al que corresponda la información.
Esto fue resuelto por el SAT, mediante la primera modificación a la RMISC 2015, en su artículo cuarto transitorio, en el que se convalidó la vigencia del calendario previsto en la Séptima resolución de modificaciones de la RMISC 2014, así los contribuyentes: con ingresos en 2013 de hasta $4,000,000.00, tendrían la obligación de enviar su catálogo de cuentas y su balanza a partir de 2016, y con ingresos que excedan de ese monto tendrían la obligación a partir de 2015, a enviarse enero a más tardar el 3 o 5 de marzo, si es persona moral o física, respectivamente.
Obligaciones Adicionales
Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, deben atender lo siguiente: enviar el catálogo de cuentas de inicio y cuando hubiese modificaciones, las balanzas contables mensuales, así como las pólizas contables cuando estas sean solicitadas por la autoridad fiscal o para gestionar la solicitud de devolución de saldos a favor; cuyas especificaciones de estos tres conceptos se precisan en el Anexo 24, cuya última versión se publicó en el DOF del 7 de marzo de 2019.
En términos generales el envío de la contabilidad electrónica se formalizó a partir del ejercicio 2015, pues existen reglas de excepción para ciertos contribuyentes con ingresos inferiores a $4,000,000.00, así como los que la ingresen a través del aplicativo mis cuentas, o quienes tributen el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO); quienes no se ubiquen en estos supuestos tienen la obligación de enviar el catálogo de cuentas por única vez o cuando haya cambios en este, así como las balanzas mensuales.
Las personas morales, y personas físicas que realicen actividades empresariales o profesionales, así como las que obtengan ingresos por arrendamiento (arts. 76, frac. I, 110, frac. II, 118, frac. I y II, de la LISR) están obligadas a llevar contabilidad.