Si eres empresario o planeas iniciar un negocio, es posible que hayas escuchado sobre las contrataciones bajo el régimen de ingresos asimiladores al salario, también conocido como "sueldos asimilados a salarios". Pero, ¿en qué consiste esta modalidad? Asimilados a salarios son uno de los esquemas de pago que se pueden hacer a los trabajadores de una empresa. Al efectuar el pago en esta modalidad se genera un recibo asimilable a salarios. El régimen de ingresos asimiladores al salario es una opción fiscal para Personas Físicas que ofrecen sus servicios profesionales a empresas o a otras personas de forma esporádica o temporal.
Características y Aplicabilidad del Régimen de Asimilados a Salarios
El esquema de asimilados a salarios no aplica para todos los trabajadores, sino que está diseñado para personas que prestan servicios de manera eventual o sin una relación laboral formal. Este tipo de contrataciones se hacen por lo general en proyectos temporales que requieren de un experto autónomo. Este esquema es ideal para proyectos temporales o eventuales. Generalmente, son compañías que requieren personal por temporada o de forma eventual, como desarrolladoras de software, agencias de marketing o empresas que realizan proyectos temporales. En este régimen, no hay relación de subordinación, lo que significa que en términos legales, la empresa no puede exigir una jornada laboral al trabajador bajo este esquema.
Obligaciones Fiscales bajo el Esquema de Asimilados a Salarios
Para el Trabajador
- Estar inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a través de las retenciones realizadas por el empleador.
- Realizar la declaración anual por los ingresos obtenidos.
Adicionalmente, bajo este esquema el trabajador no necesita emitir facturas ni realizar declaraciones mensuales de impuestos; además, solo tiene la obligación de presentar su declaración anual si supera la cantidad anual de ingresos que estipula el SAT.
Para el Empleador
En este régimen, los empleadores realizan las retenciones correspondientes y no tienen la obligación de solicitar recibos de honorarios ni calcular el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Es importante destacar que los empleadores tienen la responsabilidad de realizar las retenciones y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al régimen de sueldos o esquema de asimilados. Quien contrata los servicios no está obligado a solicitar recibos de honorarios, así que no aplica el pago de IVA.
Ventajas e Inconvenientes del Esquema de Asimilados a Salarios
Ventajas
Para una empresa, significa simplificar la contratación de personal temporal sin generar compromisos laborales a largo plazo, lo que le permite prescindir del pago de seguridad social y/o cuotas al IMSS; eso reduce costos operativos. Muchas empresas que están empezando contratan parte de su personal bajo este régimen, ya que facilita las operaciones y la carga fiscal. Para el trabajador, el trabajo administrativo no es tan pesado, ya que la empresa se encarga de retener el ISR, lo que representa una carga menos para la presentación de sus declaraciones por los ingresos recibidos.
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Inconvenientes y Consideraciones
No es recomendado en contratos de larga duración, pues el SAT puede detectar la falta de seguridad social y generar problemas legales para la compañía. Si un trabajador labora de manera continua en la empresa y cumple con un horario fijo, tareas recurrentes y subordinación, no debería estar bajo este esquema. Algunas empresas abusan de este esquema para evitar pagar la seguridad social y prestaciones. Los asimilados a salarios no tienen acceso a IMSS, Infonavit o Afore, lo que puede ser un problema si requieren atención médica o desean cotizar para su retiro. En cuanto a los ingresos, estos pueden ser reducidos, ya que bajo este régimen el trabajador se puede librar de emitir comprobantes fiscales pero sus ingresos se disminuyen, pues la retención del 30% por ISR se realiza de manera inmediata. Adicionalmente, no cuenta con subsidio al empleo. No es favorecedor para todos los trabajadores debido a la falta de formalidad, especialmente para los empleados que desean obtener derechos como la seguridad social, entre otros.
Comparativa: Asimilados a Salarios vs. Recibos de Honorarios
Hablando en cuanto al recibo de honorarios, es un documento en donde registra el pago de honorarios a una persona por prestar sus servicios profesionales. El recibo de honorarios sirve para que las empresas o negocios tengan constancia de haber cumplido con el pago de la prestación de servicios de un profesional. Por otro lado, igual es de suma importancia contar con el recibo de honorarios por parte de los profesionales como comprobante de ingresos facilitando la obtención de bienes y/o servicios, créditos bancarios, hipotecarios, etc.
En el esquema de honorarios, el profesional es completamente independiente y debe emitir facturas ante el SAT con IVA. Además, debe realizar declaraciones periódicas y llevar un control más estricto de su contabilidad. Los contribuyentes que se encuentran en el régimen de honorarios están obligados a pagar impuestos sobre los ingresos que perciben por sus servicios profesionales, a diferencia de los asimilados a salarios, donde el empleador realiza las retenciones de ISR.
Configuración y Timbrado de Recibos de Nómina Asimilados a Salarios en Software
Configurar correctamente las claves del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para trabajadores asimilados en NOI es fundamental para emitir recibos de nómina válidos y cumplir con las disposiciones fiscales. Este proceso se realiza al configurar trabajadores asimilados, asegurando que las percepciones y deducciones estén correctamente clasificadas para el timbrado de los comprobantes. A continuación, consulta las claves SAT que se utilizarán para la emisión de recibos:
- Accede al catálogo de percepciones y deducciones. Para consultar las claves SAT, ingresa al menú Nómina y haz clic en el ícono Percepciones y deducciones.
- Asigna la clave SAT. Elige la percepción o deducción que deseas validar y haz clic en el ícono Modificar. En el campo Clave SAT, presiona el ícono de Ayuda y elige la opción correspondiente del catálogo.
- Consulta las claves SAT válidas.
Claves SAT para Percepciones
Percepciones
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- Clave SAT: 045, Descripción: Ingresos en acciones o títulos valor que representen bienes, Gravado / Exento: Gravado
- Clave SAT: 046, Descripción: Ingresos asimilados a salarios, Gravado / Exento: Gravado
Claves SAT para Deducciones
Deducciones
- Clave SAT: 002, Descripción: Impuesto Sobre la Renta (ISR)
- Clave SAT: 073, Descripción: Ajuste en ingresos en acciones o títulos valor que representen bienes gravados.
- Clave SAT: 098, Descripción: Ajuste a ingresos asimilados a salarios gravados.
- Clave SAT: 101, Descripción: ISR retenido de ejercicio anterior
- Guarda la configuración. Una vez asignadas las claves correspondientes, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota: consulta el proceso para registrar los movimientos a la nómina para trabajadores asimilados.
Herramientas Tecnológicas para la Gestión de Nóminas
El timbrado de la nómina será mediante Layouts XML generados con las etiquetas necesarias. Es importante elegir un software de nómina actualizado con las últimas disposiciones del SAT en cuanto a formatos, requerimientos técnico-informáticos y otras solicitudes. También se debe verificar que el software incluya asignación ilimitada de folios fiscales (timbrado) de CFDI por parte de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y un validador de CFDI para cumplir con los requisitos técnicos y fiscales. Por otro lado, puedes hacerlo por tu cuenta desde Excel, aunque hoy en día crear nóminas desde cero ya no es necesario, ya que puedes utilizar plantillas o programas administrativos que ayuden a lo requerido. Puedes crear el recibo de nómina en Excel de casi forma automática de los empleados por medio de un libro de Excel, puedes dividir el libro en distintas pestañas nombrándolas con la información de los empleados como sueldo base, sueldo por horas, etc.
Opciones de Software
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Ejemplos de Soluciones
La implementación de N9000 es mediante un equipo local de la empresa o en un servidor en la nube. Para su instalación N9000 está disponible en ambientes: Java, Powerbuilder y PHP. Y es compatible con ERP´s como NOM2001, SAP, Epicor, Dynamics, Oracle, AS/400, Infor, BusinessPro y Sistemas a la medida.
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Buenas Prácticas y Recomendaciones
Para que el esquema de asimilados a salarios funcione bien, debe haber un análisis tanto de la empresa como del trabajador, para saber si se adapta a las necesidades de la relación laboral. Antes de optar por este esquema, es muy importante definir la duración del proyecto de manera clara, las actividades a desempeñar y las condiciones de pago dentro de un contrato. Es importante para las empresas, dentro de sus buenas prácticas, el tener un control adecuado de los recibos emitidos, retenciones de ISR y documentación contractual, ya que esto ayuda a evitar inconsistencias ante una revisión del SAT.