Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas de cualquier sector es la cartera vencida. De hecho, se estima que es una de las causas que más afecta para el cese de operaciones y que más del 50% de las empresas en México presenta vencimiento de cartera. ¿Qué puedes hacer para proteger a tu empresa de este riesgo? Como punto de partida, es necesario saber en detalle qué es cartera vencida y sus consecuencias sobre las finanzas.
¿Qué es Cartera Vencida?
La cartera vencida son aquellas facturas, deudas o cuentas por cobrar que no se pagan a tiempo por parte de los clientes. Esto puede ser una amenaza para la estabilidad de cualquier empresa, pero es todavía más problemático para aquellas que dependen del crédito para funcionar. En general, se considera que hay vencimiento de cartera cuando han pasado 90 días o más desde la fecha límite para cancelar la deuda.
¿Cómo Influye el Vencimiento de Cartera en las Finanzas Empresariales?
El impacto del vencimiento de cartera puede ser significativo. A continuación, se detallan algunas de las principales consecuencias:
1. Afecta el Flujo de Caja
Por ejemplo, si una cuenta lleva 30 días de retraso y el periodo medio de cobro es de 60 días (el tiempo que transcurre entre el envío de un recordatorio de pago y el desembolso), la empresa tendrá que esperar 30 días más para cobrar. Si hay varias cuentas en esa categoría, podrían pasar meses antes de que la empresa reciba dinero de los clientes morosos, causando una falta de liquidez que puede afectar sus operaciones.
2. Gastos en Recuperación de Cartera Vencida
Además de la pérdida de ingresos, hay costes adicionales asociados al cobro de los pagos atrasados. Si la empresa utiliza servicios de procesamiento de tarjetas de crédito o ha establecido cargos automáticos, es posible que tenga que pagar tasas por cada transacción fallida. La empresa también tendrá que invertir en recuperación de cartera vencida, dedicando tiempo a rastrear los pagos atrasados y ponerse en contacto con los clientes al respecto. En algunos casos, hasta puede ser necesario cubrir los honorarios de abogados si el cliente se niega a pagar.
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3. Daños a la Reputación
Por último, si una cuenta se cancela como deuda incobrable, puede ser considerada como una pérdida por los inversores o los analistas que siguen el precio de las acciones. Los inversores pueden perder la confianza si ven que las cuentas por cobrar de una empresa han aumentado debido a los impagos. De igual forma, las cuentas por cobrar podrían afectar la calificación crediticia de una empresa y afectar la posibilidad de que pueda obtener créditos en un futuro.
¿Cómo Evitar la Cartera Vencida?
Hay muchas maneras de evitar que tus clientes se conviertan en morosos. La intervención temprana consiste en hacer seguimiento de los patrones de pago de cada deudor para identificar a aquellos que están en riesgo de tener cuentas vencidas, y negociar con ellos. Esto puede disminuir el riesgo de que las deudas se conviertan en incobrables. No obstante, hay una manera más eficaz de anticiparse al vencimiento de cartera y es contar con una evaluación de riesgo efectiva.
De este modo, puedes determinar la probabilidad de que un cliente pague a tiempo y descartar a aquellos que tienen un perfil de morosidad. Criskco es una plataforma de análisis financiero que usa inteligencia artificial y APIs para conectarse a los datos del SAT, ayudándote a ejecutar análisis de riesgo de crédito más precisos para ayudarte a evitar carteras vencidas.
Administración y Recuperación de Cartera
En este artículo se presentan reflexiones acerca de los aspectos que rodean a la Administración y a las finanzas de las empresas y cómo afectan la cartera y su recuperación los estados de cuentas de las primeras. Lo analizado en el trabajo contribuye a comprender por qué la Administración se debe ocupar en las organizaciones tanto de los recursos materiales y financieros como de los humanos, ya que son estos últimos los que garantizan que bajo climas favorables se puedan trazar acciones para recuperar la cartera de las empresas.
Así, “Se entiende por Administración la integración y coordinación adecuada de los recursos humanos, financieros y materiales de una organización con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos” (Eyssautier de la Mora, 2010). Según Reyes (1992), “la administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social, es la técnica de la coordinación”. De acuerdo con Fernández (1991), “la administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura formal a través del esfuerzo humano”.
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Al igual que la Administración, las finanzas son un aspecto básico que no puede dejarse de lado. Estas últimas son una rama de la Economía mediante la cual se estudia la obtención y aplicación por parte de la organización, de los fondos de que dispone para llevar a cabo los objetivos organizacionales y los criterios para utilizar los activos que se tienen. En resumen, las finanzas implican las decisiones que se toman concernientes al manejo del dinero o flujos de efectivo.
La Importancia de la Administración Financiera
La Administración financiera es importante para todas las empresas tanto públicas como privadas, ya sea que manejen flujos de efectivo o que produzcan y ofrezcan bienes y servicios financieros. Es fundamental porque básicamente se refiere a las decisiones que se deben tomar acerca del manejo y la obtención del dinero o flujo de efectivo y obviamente no hay empresa que funcione sin estos rubros, de aquí la necesidad imperante de contar con una administración financiera fuerte y sólida (Beslley y Brigham, 2008).
Cuando se habla de tesorería de la empresa, se refiere al área en la que se planean, se coordinan y se llevan a cabo todas las acciones relacionadas con operaciones monetarias, tales como pagos a proveedores, la cobranza que deriva de la actividad que realiza la empresa, los movimientos de caja y los movimientos bancarios, debido a estas funciones la tesorería es considerada el corazón de toda organización, sea cual sea el tipo de empresa de la que se trate, bombeando constantemente la liquidez y tomando decisiones que tienen un impacto directo e irreversible en la cuenta de resultados (Olsina, 2009).
Actualmente la Administración de la tesorería debe evaluar y prever eventos que anteriormente no se tomaban en cuenta, para poder continuar con las operaciones y permitir el crecimiento del negocio, se deben de considerar factores internos y externos, siendo los segundos los más importantes en la actualidad. En el pasado las previsiones de la tesorería no se tomaban con tanta seriedad ya que las variaciones en el panorama no exigían que se planeara a medio y largo plazo, ahora se exige que se planee cuando menos a 12 meses, convirtiéndose esto en uno de los mayores desafíos de trabajo de los tesoreros (Prieto, 2011).
Si se compara a la empresa con el cuerpo humano, la tesorería representaría el oxígeno que es necesario tener en cantidad suficiente para que circule correctamente, de aquí la importancia de la previsión de la tesorería ya que la falta de liquidez es el preludio a la quiebra de una organización. Aunque parezca paradójico, una organización puede seguir operando aun estando en quiebra, siempre y cuando cuente con una tesorería que provea una liquidez suficiente que permita hacer frente a las obligaciones inmediatas. Por lo tanto se puede concluir que las empresas no mueren como consecuencia de las pérdidas sino por la falta de liquidez (Dominguez y Manzano, 2012).
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Gestión de Cuentas por Cobrar y Pagar
Diversas cuentas conforman este rubro y al igual que otros activos, las cuentas por cobrar forman parte de los recursos económicos de los que puede disponer una organización, sólo que a futuro. Estas cuentas forman parte del activo circulante y las principales que la conforman son las siguientes: clientes, documentos por cobrar, funcionarios y empleados, así como deudores diversos (Guajardo y Andrade, 2008).
Dentro de la operación de la organización se cuenta con varios medios de financiamiento a corto plazo, como los créditos bancarios, los papeles comerciales, las líneas de crédito, el financiamiento a través de inventarios, el crédito comercial. El crédito comercial que está representado en el rubro de cuentas por pagar, que abarca todo el dinero que una persona u organización debe a sus proveedores por la obtención de mercancías a crédito, es el principal método de financiamiento con el que cuentan las pequeñas y medianas empresas (Zapata, 2008).
Procedimientos para la Recuperación de Cartera en las Empresas
La cartera vigente en una empresa está conformada por todos los clientes que le deben a la organización que se encuentran al corriente con sus obligaciones de pago, mientras que la cartera vencida generalmente se califica de acuerdo a la sensibilidad del retraso que puede ir desde poco riesgosa, hasta incobrable. Para analizar de una forma más precisa la calidad de la cartera, se divide en ponderada según su antigüedad entre la cartera bruta, lo que arrojará un porcentaje y permite ser mucho más atinados, debido a su análisis ponderado en la antigüedad (Estupiñan, 2006).
Para la organización es muy importante el incrementar sus dividendos, estimulando las ventas, lo cual se logra extendiendo crédito a los clientes, lo cual representa la decisión de inversión en un activo circulante como lo son las cuentas por cobrar, pero se debe de contar con políticas óptimas analizando el costo beneficio de dichas operaciones, ya que una política liberal de crédito, frecuentemente genera gastos mayores por cartera vencida, dada la posibilidad de que varios de nuestros clientes incumplan con sus obligaciones de pagos, acarreando costos y pérdidas (Charles, McGuigan y Kretlow, 2005).
Dado lo común que resulta el contar con cartera vencida, las empresas se preparan mediante procedimientos de cobranza, métodos mediante los cuales una compañía pretende recuperar la cartera vencida que se ha generado:
- Enviar avisos o cartas cuyo fin es informar al cliente el vencimiento de su deuda, misma que se solicita sea liquidada.
- Hacer llamadas telefónicas.
- Visitas al domicilio intentando recuperar el pago.
- La contratación de agencias especializadas en cobranza.
- Las acciones legales contra el cliente (Charles, McGuigan y Kretlow, 2005).
El procedimiento de cobranza por la vía legal se lleva a cabo cuando se han agotado todos los procedimientos y métodos con los que se pretendía recuperar el adeudo, es entonces cuando se comparece ante juzgados para realizar procedimientos jurídicos confiscatorios (Pimentel, 1993). A pesar de que el objetivo de los métodos de cobranza es acelerar el cobro de los pagos vencidos, se deben cuidar las técnicas de cobranza, ya que un método demasiado agresivo puede ocasionar conflicto con clientes normalmente solventes, y que debido a alguna situación mayor no hayan liquidado a tiempo su deuda.
Las políticas de cobranza no se pueden diseñar a la ligera, se deben hacer análisis minuciosos sobre los vencimientos, cuántos clientes tienen atraso de quince días, cuántos de 30, etcétera, con lo que podamos determinar el grado de presión con el que se debe de atacar a ese cliente. Además se debe de tomar en cuenta a la competencia, las condiciones del mercado y la economía, así como nuestro tipo de clientes (Haime, 2009).
Estrategias Prácticas para Resolver Problemas de Cartera Vencida
En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos y efectivos para resolver este problema y mantener tu negocio en la senda del éxito. La cartera vencida se refiere a los pagos pendientes que tus clientes o clientes potenciales aún no han realizado dentro del plazo acordado. Hay diferentes maneras y acuerdos previos que se tiene que dar desde la cotización que ayudarán a evitar las carteras vencidas.
La cartera vencida puede tener un impacto devastador en tu negocio:
- Flujo de efectivo: Una cartera vencida impide que tengas acceso a los fondos necesarios para operar y crecer tu negocio.
- Relaciones con clientes: La acumulación de deudas puede dañar las relaciones con tus clientes y afectar tu reputación.
- Estrés financiero: La preocupación constante por la cartera vencida puede generar estrés financiero y distracciones que dificultan la toma de decisiones efectivas.
La gestión de la cartera vencida debe ser una prioridad constante en tu negocio. No esperes a que la situación se vuelva insostenible.
Establecer plazos claros para el pago es fundamental. Dependiendo de tu industria y el tipo de servicio o producto que ofrezcas, los plazos pueden variar. Sin embargo, es esencial comunicar estos plazos de manera clara y asegurarte de que tus clientes los entiendan. Revisa si tus procesos de facturación y cobro son eficientes. Informa a tus clientes sobre tus políticas de pago desde el principio.
Si es posible, brinda opciones de pago flexibles a tus clientes, como pagos a plazos o descuentos por pago anticipado. En algunos casos, es posible que debas negociar acuerdos de pago con clientes en dificultades financieras. No dejes que la cartera vencida se acumule nuevamente. En situaciones complicadas, puede ser beneficioso buscar asesoramiento financiero de expertos en recuperación de cartera.
Análisis de Cuentas por Cobrar y su Impacto en la Liquidez
Las Cuentas por Cobrar también llamadas clientes, nacen de la actividad comercial de realizar ventas a crédito, valores que forman parte del activo exigible; el tiempo de crédito que se le otorga a cada cliente debería ser establecido por el monto de dichas operaciones. Es importante y necesario tomar en cuenta que al momento de conceder un crédito excesivo o plazos muy extensos es mucho mayor el riesgo de incobrabilidad, lo que sería perjudicial para un negocio, por lo tanto de aquí la importancia de implementar y establecer políticas de crédito que se ajusten a la capacidad financiera de la empresa.
Al hacer una revisión previa de los estados financieros para el período 2015, se detectó que el saldo presentado en las cuentas por cobrar no era razonable, y al realizar una investigación previa con los directivos de la empresa, se pudo conocer que los procesos en el manejo de la cuenta por cobrar presentan deficiencias que podrían ocasionar problemas de liquidez a futuro.
Para analizar con claridad el tema de la cartera de créditos y cobranzas de la empresa, es necesario conocer el alcance del diagnóstico administrativo, el cual nos conducirá a identificar cuáles son las fallas que existen en la estructura organizativa, para luego asignar los recursos económicos, materiales y humanos que se necesiten en la ejecución de los procesos administrativos, organización y métodos de la empresa.
Para, Carrasco y Tumbaco (2013) “el registro, control, información y procesos inadecuados de las cuentas por cobrar impiden conocer por completo el vencimiento de las mismas, y esto a su vez imposibilita establecer políticas de crédito apropiadas y cuando el Flujo de información contable financiera no es generado a diario con exactitud, ocasiona atraso en el registro de las transacciones; así como en la elaboración de los informes financieros, lo que obliga a que los ejecutivos tomen decisiones sin conocer lo que realmente ocurre en la empresa.”.
Zapata, (2011), sobre Cartera de créditos y cobranzas, indicó “que se origina cuando se tiene una cuenta por cobrar por ventas a crédito de bienes o servicios a un cliente. Sintetizando, las cuentas por cobrar son el derecho para percibir efectivo en un futuro, a partir de una transacción hecha en la actualidad. Según Zapata (2011) en relación con las cuentas por cobrar señaló: las cuentas por cobrar pertenecen al activo corriente, eventualmente parte del crédito concedido podría formar parte del activo a largo plazo, de esta manera se registrarán y controlarán los créditos otorgados a las personas naturales o jurídicas, para que se puedan controlar de manera individual las cuentas pendientes, es necesario llevar registros auxiliares como por ejemplo el kárdex.
Para Canales y Hernández (2015) los procedimientos de cobranza se debe establecer como regla que deben ser planificados y anticipados, con el objetivo de alcanzar una cobranza eficiente, para ello se debe asegurar el cobro y hay que minimizar las pérdidas en las cuentas por cobrar, para alcanzar el propósito es necesario regular y obtener un pronto pago. Las etapas usuales de cobranza son: recordar, exigir, insistencia y acción drástica; las cuales ayudarán a mejorar y recuperar la cartera de la empresa de manera más eficiente.
Con la cobranza planificada y anticipada, ejecutada de manera ordenada, se puede obtener cobros seguros, lo que reducirá el aumento de cuentas por cobrar y esto evitará el origen de las cuentas incobrables.
Según González, Correa y Acosta (2002), señalo en relación con la rentabilidad: como expresión de aptitud o capacidad de la firma para generar recursos o resultados con los capitales o medios invertidos, se ha convertido, en las últimas décadas, en el indicador financiero más habitual a la hora de medir el nivel de acierto o fracaso en la gestión empresarial. Posibilita evaluar, a partir de los valores reales obtenidos, la eficacia de la estrategia implantada y efectuar, por tanto, comparaciones sobre la posición competitiva de una organización en el entorno socio-económico en el que actúa.
La figura siguiente se esquematiza la incidencia de las cuentas por cobrar en la liquidez en la compañía, a pesar que la variación es negativa en 262.377,62 dólares, el saldo del efectivo recibido por los clientes aumenta, esto no significa que la variación del efectivo y equivalentes al efectivo, esté en la misma dirección, su variación depende de otros orígenes que tenga dicho movimiento del efectivo, entre ellos, pago de proveedores, empleados, dividendos, impuestos.
El comportamiento de las ventas es otro indicador directo de las variaciones de las cuentas por cobrar, para el caso de estudio estas solamente se incrementaron en el 6 por cientos, y, las cuentas por cobrar disminuyeron en el orden del 9%, lo que significa que se limitó al otorgamiento del crédito.
Falta de manual de procesos para manejo de cartera de clientes que permita mejorar los procesos para que las funciones que desempeñan los ejecutivos que realizan las gestiones de cobranzas que conlleven a eliminar los atrasos en pagos de clientes.
Para los clientes privados, se sugiere actualizar datos constantemente, tener más contacto con los mismos, búsqueda de nuevas cuentas, para mejorar ventas y obtener mayores ingresos.
Se recomienda, establecer procesos para el otorgamiento de un crédito a clientes nuevos, realizar estudios e investigación de los nuevos clientes que deseen acceder al crédito, que estos brinden información de índole financiera, bancaria, etc.
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